Методические рекомендации по применению Правил организации х. Методические рекомендации по применению Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах,
 Скачать 3.22 Mb.
|
|
2.1.2. Предоставление помещения для архива организации Предоставление помещения для размещения архивных документов - один из процессов, обеспечивающих условия рационального размещения документов и их сохранности. Предоставление помещения для размещения архивных документов осуществляется на основании распорядительного документа руководителя организации о создании архива. Организацию процесса предоставления помещения для размещения архивных документов осуществляет руководитель архива (лицо, ответственное за архив) при участии административно-хозяйственной службы организации. Процесс предоставления помещения для размещения архивных документов включает определение площади, выбор помещений архива организации и оснащение их оборудованием. 2.1.2.1. Определение площади и выбор помещений архива Определение площади и выбор помещений архива осуществляется с учетом объема и состава архивного фонда (фондов) организации, а также с учетом возможности отдельного хранения электронных документов (п. 2.35. Правил). Расчет необходимой площади помещений производится с учетом установленных норм расположения стеллажей и их наполнения (п. 2.21. Правил). Максимальный состав помещений архива устанавливается следующий: архивохранилище; помещение для приема и временного хранения документов; помещение для использования документов (читальный зал, участок выдачи документов и информационно-поисковых средств); рабочие комнаты сотрудников архива организации, которые должны быть изолированы от помещений, где хранятся архивные документы (п. 2.16. Правил). Организации, не имеющие возможности выделить все указанные помещения, а также организации, имеющие архивные фонды небольшого объема, должны выделить помещение для архивохранилища и изолированные от него рабочие места для сотрудников архива или (если объем архивного фонда это позволяет) осуществлять хранение документов в специальном металлическом запирающемся на ключ и опечатываемом шкафу, исключающем доступ к документам посторонних лиц. Архивохранилища не допускается размещать в подвальных помещениях и на верхних этажах здания. Выбор помещений архива осуществляется с учетом требований, закрепленных в п. 2.16 - 2.19. Правил. При выборе помещения для хранения электронных документов на обособленных носителях следует учитывать, что не допускается хранение электронных носителей с магнитным рабочим слоем в хранилищах с постоянными или переменными магнитным полем напряженностью более 400 А/м. Хранилища должны быть удалены от электродвигателей, трансформаторов, лифтового оборудования, других источников магнитных и электромагнитных полей. 2.1.2.2. Оснащение архивохранилищ специальным оборудованием Оснащение архивохранилищ специальным оборудованием - процесс, обеспечивающий условия для размещения документов и их физической сохранности. Процесс оснащения архивохранилища специальным оборудованием инициируется приказом руководителя организации о создании архива и исполняется руководителем и работниками архива, а также работниками хозяйственных служб, в пределах их компетенций. Требования к оснащению архивохранилища специальным оборудованием изложены в п. 2.20., 2.21., 2.24. Правил. При оснащении архивохранилища оборудованием учитываются правила соблюдения противопожарного, охранного, температурно-влажностного и светового режимов, а также необходимость наличия специализированных средств размещения магнитных носителей (шкафов, боксов), в которых носители защищаются от магнитных и электромагнитных воздействий окружающей среды, и мест для установки компьютеров. Не допускается хранение магнитных носителей на ферромагнитных металлических стеллажах; стальные каркасы могут быть использованы при условии размагничивания и замыкания контуров стеллажа (соединение металлических частей стеллажа электропроводом и их заземление) <7>. -------------------------------- <7> РД 50-524-84. Методические указания. Порядок хранения документов на машинных носителях. - М.: Изд-во стандартов, 1985. Хранилище электронных документов обеспечивается также первичными средствами хранения магнитных носителей (футлярами). Наиболее приемлемыми материалами для них являются такие виды пластмассы как полистирол, полипропилен и поликарбонат. Не следует использовать первичные средства хранения магнитных носителей из бумаги, картона, пенорезины, поливинилхлорида, целлюлозных видов пластмассы, высокопластифицированных материалов. По результатам выделения помещения для архива и оснащения его необходимым оборудованием составляется акт приема помещений в эксплуатацию, который подписывается руководителем архива, представителем администрации, а также ответственным за противопожарную безопасность организации. Графическое изображение процесса 2.1.2. "Предоставление помещения для архива организации" представлено на схеме 08 приложения N 4. 2.1.3. Обеспечение нормативных условий хранения документов Обеспечение нормативных условий хранения документов (п. 2.15 Правил) включает: - соблюдение противопожарного режима; - соблюдение охранного режима; - соблюдение нормативных температурно-влажностного, светового, санитарно-гигиенического режимов; - обеспечение нормативных условий хранения электронных документов. 2.1.3.1. Соблюдение противопожарного режима Противопожарный режим - правила поведения людей, порядок организации производства и (или) содержания помещений (территорий), обеспечивающие предупреждение нарушений требований пожарной безопасности и тушение пожаров. Противопожарный режим в зданиях, где размещается архив организации, и в архивохранилищах устанавливается в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации в области пожарной безопасности (п. 2.22. Правил) <8>. -------------------------------- <8> Специальные правила пожарной безопасности государственных и муниципальных архивов Российской Федерации. Утв. приказом Министерства культуры Российской Федерации от 12 января 2009 г. N 3, п. 1.2. Меры обеспечения пожарной безопасности архива должны быть изложены в специальном разделе инструкции о пожарной безопасности в организации <9>. -------------------------------- <9> Там же, п. 1.9. Соблюдение противопожарного режима включает: - выбор для архивохранилища помещения, безопасного в пожарном отношении; - оборудование архивохранилища средствами противопожарной защиты; - ежедневное соблюдение противопожарного режима. Ответственными за обеспечение пожарной безопасности организации является руководитель архива (лицо, ответственное за архив), а также лицо, ответственное за обеспечение пожарной безопасности организации в целом. Для обеспечения пожарной безопасности устанавливаются следующие правила: - архивохранилища должны размещаться в помещениях, изолированных от других помещений; - помещение архива должно быть оборудовано средствами пожаротушения и пожарной сигнализацией; - помещения архивохранилищ должны быть безопасными в пожарном отношении, гарантированы от затопления, по возможности иметь запасный выход. В помещениях не должно быть газовых и водонесущих магистральных трубопроводов; - электропроводка в архивохранилищах должна быть скрытой, штепсельные розетки - герметичными, переносная электроаппаратура должна иметь резиновую изоляцию шнуров. Общие и поэтажные рубильники располагают вне помещений хранилищ; - отделку помещений архивохранилищ проводят с использованием неагрессивных, непылящихся материалов, а в системах и средствах пожаротушения применяют нейтральные, безопасные для документов вещества; - в хранилищах запрещается применение огня, нагревательных приборов, размещение посторонних объектов; ремонтно-монтажные работы проводятся с соблюдением мер защиты, охраны и сохранности документов; - стеллажи и шкафы используются металлические; расстановка стеллажей и шкафов осуществляется в соответствии с требованиями, изложенными в п. 2.21 Правил; - в хранилище устанавливается металлическая дверь, или дверь обивается изнутри металлическим листом. Архивохранилище должно иметь выходы к лифтам и лестничным клеткам. Ежедневно по окончании работы архива ответственным за обеспечение пожарной безопасности проводится осмотр помещения в порядке, установленном инструкцией о мерах пожарной безопасности. Результаты осмотра отмечаются в журнале осмотра помещений. При выявлении в ходе осмотра нарушений требований пожарной безопасности необходимо принять меры к их устранению. При невозможности самостоятельно устранить выявленные нарушения требований пожарной безопасности доложить об этом руководителю архива и сделать соответствующую запись в журнале осмотра помещений. 2.1.3.2. Соблюдение охранного режима Соблюдение охранного режима включает: - обеспечение помещений архива специальным оборудованием; - установление охранного режима и его соблюдение. Обеспечение помещений архива специальным оборудованием проводится в соответствии со следующими правилами: - архивохранилища (за исключением архивохранилищ, располагающихся на охраняемой территории) оборудуются дверями с повышенной технической укрепленностью против возможного взлома, оснащенными замками повышенной секретности; по завершении рабочего дня архивохранилища (специальные шкафы, где хранятся документы при отсутствии помещений архивохранилищ) опечатываются; - окна помещений первого этажа должны быть оборудованы распашными запирающимися решетками, открывающимися наружу (п. 2.20 Правил); - помещение должно быть оборудовано охранной сигнализацией. Охранный режим устанавливается с учетом требований, изложенных в п. 2.23. Правил. Порядок соблюдения охранного режима устанавливается специальным разделом инструкции о соблюдении охранного режима для организации в целом или в специальной инструкции. При этом устанавливается порядок контроля доступа в архивохранилище и помещения архива, порядок их сдачи под охрану и снятия с охраны. Ответственным за соблюдение охранного режима в архиве организации является руководитель архива (лицо, ответственное за архив) или лицо, ответственное за соблюдение охранного режима в организации в целом. 2.1.3.3. Соблюдение нормативного светового режима Нормативный световой режим обеспечивается в процессе выбора помещения архивохранилища и его оборудования. Контроль за обеспечением светового режима проводит руководитель архива (лицо, ответственное за архив). Обеспечение нормативного светового режима основывается на следующих правилах: - архивные документы следует хранить в темноте; - все виды работ с документами должны проводиться при ограниченных или технологически необходимых уровнях освещения; - защита документов от действия света обеспечивается хранением документов в коробках, папках и переплетах, в шкафах или на стеллажах закрытого типа; - естественное освещение в архивохранилище допускается при условии применения на окнах светорассеивателей, защитных фильтров, штор, жалюзи, нанесенных на стекло покрытий; для искусственного освещения применяются лампы накаливания в закрытых плафонах с гладкой поверхностью; - уровень освещенности в диапазоне видимого спектра не должен превышать: на вертикальной поверхности стеллажа, на высоте одного метра от пола - 20 - 50 люксов, на рабочих столах - 100 люксов (п. 2.24. Правил). 2.1.3.4. Соблюдение нормативного температурно-влажностного режима Нормативный температурно-влажностный режим обеспечивается в процессе выбора помещения архивохранилища и его оборудования. Контроль за соблюдением температурно-влажностного режима обеспечивает руководитель архива (лицо, ответственное за архив). Конкретные операции по снятию показаний контрольно-измерительных приборов и записи их в журнал может осуществлять один из работников архива (лицо, ответственное за архив). Обеспечение нормативного и температурно-влажностного режима основывается на требованиях, закрепленных в п. 2.25., 2.26. Правил. Температурно-влажностный режим контролируется путем регулярного измерения температуры и относительной влажности комнатного воздуха: в кондиционируемых помещениях - не реже одного раза в неделю; в архивохранилищах, не оснащенных системой кондиционирования воздуха - 2 раза в неделю (п. 2.26. Правил). Показания контрольно-измерительных приборов фиксируются в журнале регистрации температурно-влажностного режима. При наличии в здании архива централизованной системы обеспечения температурно-влажностного режима в помещениях, где хранятся документы, контроль за его соблюдением осуществляется в автоматическом режиме (п. 2.26. Правил). При выявлении нарушений температурно-влажностного режима работник архива сообщает об этом руководителю архива и вызывает специалиста хозяйственной службы для ликвидации неисправности. Меры, принятые по нормализации температурно-влажностного режима, также отражаются в журнале. После ликвидации нарушения проверка температуры и относительной влажности воздуха проводится один раз в сутки (п. 2.26. Правил) в течение месяца. Если нарушение температурно-влажностного режима было длительным (от трех суток и более) и сопровождалось повышением относительной влажности воздуха до 70 - 90%, после ликвидации неисправности принимаются меры по нормализации уровня влажности (интенсивное проветривание, осушение архивохранилища). В журнале регистрации температурно-влажностного режима также отражаются результаты проверки правильности показаний контрольно-измерительных приборов. Проверка точности показаний контрольно-измерительных приборов должна проводиться не реже одного раза в три месяца специалистами соответствующих организаций. Контрольно-измерительные приборы монтируют на одном щитке, размещая их в главном проходе на стеллаже, вдали от отопительных и вентиляционных систем (контрольная точка). 2.1.3.5. Соблюдение нормативного санитарно-гигиенического режима Нормативный санитарно-гигиенический режим обеспечивается в процессе выбора помещения архивохранилища и его оборудования. Контроль за обеспечением санитарно-гигиенического режима проводит работник архива. Соблюдение нормативного санитарно-гигиенического режима включает: - выбор помещения, соответствующего требованиям чистоты, проветриваемости и отсутствия насекомых и грызунов; - осуществления работ по поддержанию санитарно-гигиенического режима. Работы по поддержанию санитарно-гигиенического режима проводятся в соответствии со следующими правилами: - помещения архива организации должны содержаться в чистоте, в условиях, исключающих возможность появления плесени, грызунов, насекомых, пыли; - в помещениях архивохранилищ должна быть обеспечена свободная циркуляция воздуха, исключающая образование непроветриваемых зон, опасных в санитарно-биологическом отношении. - в помещениях архивохранилищ необходимо: проводить систематическую влажную уборку; не реже одного раза в год проводить обеспыливание коробок, связок с документами, шкафов, стеллажей; обрабатывать цокольные части стеллажей, полы, плинтусы, подоконники водными растворами антисептиков. Два раза в год (в начале и по окончании отопительного сезона) документы и помещения архивохранилищ подвергаются обследованию для своевременного обнаружения насекомых и плесени. При обнаружении биологических вредителей принимаются срочные меры по дезинфекции и дезинсекции документов и помещений силами работников архива, а при необходимости - силами соответствующих служб. Проведение санитарно-гигиенических работ фиксируется в журнале. В архивохранилище запрещается находиться в верхней одежде, мокрой и грязной обуви; хранить посторонние предметы, имущество и оборудование, употреблять пищевые продукты (п. 2.27., 2.28. Правил). Графическое изображение процесса 2.1.3. "Обеспечение нормативных условий хранения документов" представлено на схеме 09 приложения N 4. Обеспечение нормативных условий хранения электронных документов Обеспечение нормативных условий хранения электронных документов помимо условий, перечисленных выше, включает (п. 2.30 Правил): - создание в архиве организации не менее двух экземпляров каждой единицы хранения электронных документов (основной и рабочий экземпляры должны находиться на разных физических устройствах); - обеспечение архива организации техническими и программными средствами воспроизведения, копирования, перезаписи и контроля физического и технического состояния электронных документов; - обеспечение режима информационной безопасности электронных документов; - обеспечение физико-технической сохранности носителей электронных документов; - синхронное изменение программно-аппаратной среды в организации и в архиве организации; - сохранение возможности доступа в архиве к архивным электронным документам, созданным в ранее использовавшемся программном обеспечении. Работы по соблюдению нормативных условий хранения электронных документов проводят работники архива и подразделения IT-технологий. Ответственность за сохранность электронных архивных документов несет: - при их хранении в архиве организации - руководитель архива (лицо, ответственное за архив); - при их хранении в архивной части информационной системы организации - руководитель подразделения IT-технологий. Обеспечение информационной безопасности электронных документов архива включает: - обеспечение режима хранения электронных документов, исключающего утрату, несанкционированную рассылку, уничтожение или искажение информации; - обеспечение аутентичности, полноты, достоверности, целостности и неизменности информации, содержащейся в электронных документах, при осуществлении их перезаписи на другие носители. Обеспечение физико-технической сохранности носителей электронных документов и воспроизводимости электронных документов включает: - проведение не реже одного раза в 5 лет технического контроля физического состояния носителей электронных документов и воспроизводимости электронных документов; - проведение при выявлении изменений физического состояния носителей электронных документов по решению руководителя организации работы по перезаписи электронных документов на новые носители; - проведение работ по перезаписи электронных документов в новые форматы при изменении форматов в результате преобразования программно-аппаратной среды, ухудшения воспроизводимости электронных документов; - создание фонда пользования электронных документов. |