Методические рекомендации по применению Правил организации х. Методические рекомендации по применению Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах,
 Скачать 3.22 Mb.
|
|
1.4. Передача дел в архив организации Передача дел в архив организации осуществляется по графику, согласованному с руководителями структурных подразделений и утвержденному руководителем организации (п. 4.33. Правил). Передача дел постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу в архив организации проводится только по описям, составленным в структурных подразделениях (п. 4.31. Правил). Опись дел структурного подразделения - учетный документ, включающий сведения о делах, сформированных в подразделении и подлежащих передаче на архивное хранение. Порядок составления описей дел структурных подразделений устанавливается инструкцией по делопроизводству организации. Работа по составлению описей дел структурных подразделений выполняется лицами, ответственными за ведение делопроизводства в структурных подразделениях и работниками службы делопроизводства организации. Методическое руководство составлением описей дел структурных подразделений осуществляет архив организации. Ответственность за своевременное и качественное составление описей дел структурных подразделений несут руководители этих подразделений. Описи дел структурных подразделений составляются на все завершенные в делопроизводстве организации дела постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения и дела по личному составу, прошедшие экспертизу ценности (п. 4.11. Правил). Описи дел, подготовленные структурными подразделениями, являются документами, по которым осуществляется передача дел в архив организации. На основе описей дел структурных подразделений в архиве составляются годовые разделы описей дел, документов (п. 4.11. Правил). Описи составляются отдельно на: - дела постоянного хранения; - дела временных (свыше 10 лет) сроков хранения; - дела по личному составу; - дела, состоящие из специфических, характерных только для данной организации, документов (судебные и следственные дела, научные отчеты по темам и др.). Отдельные описи составляются на электронные документы постоянного хранения; временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу (п. 4.31. Правил). В делопроизводстве описи дел структурных подразделений указанных категорий дел составляются на дела каждого структурного подразделения организации. Описи дел структурных подразделений составляются по установленной форме (приложения N 23, 24 Правил) и представляются в архив не позднее чем через год после завершения дел в делопроизводстве (п. 4.31.). При наличии в структурных подразделениях неописанных дел за несколько лет по согласованию с архивом на них может составляться одна опись (внутри описи дела располагаются по годам их заведения). Перед внесением заголовков дел в опись структурного подразделения проверяются качество формирования и оформления дел, соответствие количества дел, вносимых в опись, количеству заведенных дел по номенклатуре дел организации (п. 4.32. Правил). Описательная статья описи дел структурного подразделения включает в себя следующие элементы: - порядковый номер дела (тома, части); - индекс дела (тома, части) в соответствии с номенклатурой дел; - заголовок дела; - крайние даты дела (тома, части); - срок хранения дела (не проставляется в описи дел постоянного хранения); - количество листов в деле (томе, части), для электронных дел - объем в Мб (приложение N 24 Правил); - примечания. При составлении описи дел структурного подразделения необходимо соблюдать следующие требования: - каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером; если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть) вносится в опись под самостоятельным номером; - порядок нумерации описательных статей в описи - валовый; - систематизация дел в описи дел структурного подразделения соответствует их систематизации в номенклатуре дел организации, а номер описи структурного подразделения может состоять из кода структурного подразделения, соответствующего коду подразделения в номенклатуре дел, с добавлением прописной начальной буквы наименования категории документов, составляющих опись, и последних двух цифр года, в котором заведены дела, включенные в опись, например: описи дел постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу структурного подразделения, код которого 07, включенных в номенклатуру дел 2015 г., будут иметь номера: 7п-15, 7в-15 и 7 л/с-15; - графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела; - при внесении в опись дел нескольких дел с одинаковыми заголовками обозначение дел словами "то же" не допускается; одинаковые заголовки дел вносятся в опись полностью. - графа описи "Примечание" используется для отметок об особенностях физического состояния дел, о передаче дел другим структурным подразделениям организации, о наличии копий и др. В конце описи дел структурного подразделения вслед за последней описательной статьей заполняется итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи: наличие литерных или пропущенных номеров. Опись дел структурного подразделения подписывается руководителем структурного подразделения и согласовывается с руководителем службы делопроизводства организации. При наличии в структурном подразделении организации экспертной комиссии структурного подразделения (далее - ЭК структурного подразделения), опись должна быть согласована с ЭК структурного подразделения. Решение ЭК структурного подразделения оформляется протоколом. Опись дел структурного подразделения организации составляется в двух-трех экземплярах, один из которых передается вместе с делами в архив организации, второй остается в качестве контрольного экземпляра в структурном подразделении, третий приобщается к протоколу заседания ЭК (при наличии в структурном подразделении ЭК). Прием-передача дел в архив организации производится работником архива и работником структурного подразделения, при этом на всех экземплярах описи дел структурного подразделения против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи дел структурного подразделения указываются цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, итоговая запись подписывается лицом, ответственным за архив, и работником структурного подразделения, передавшего дела. Передача электронных документов в архив организации производится на основании описей электронных дел, документов структурных подразделений (п. 4.34. Правил) по информационно-телекоммуникационной сети (при наличии в архиве организации информационной системы) или на физически обособленных материальных носителях в двух идентичных экземплярах. Опись электронных дел структурных подразделений составляется по установленной форме (приложение N 24 Правил). Требования к составлению описи электронных дел аналогичны требованиям к составлению описи дел на бумажном носителе, за исключением следующих правил: - в графе 6 описи электронных дел указывается объем в Мб; - в итоговой записи описи электронных дел указывается объем в Мб; - дела с одинаковыми заголовками вносятся в опись электронных дел полностью; При передаче электронных документов в архив организации выполняются следующие основные процедуры работы с документами: - формирование в информационной системе организации электронных дел, являющихся совокупностью контейнеров электронных документов или контейнером электронного документа, содержащим контент и метаданные электронного документа, файлы электронных подписей и визуализированную копию текстового электронного документа в формате PDF/A (п. 4.34 Правил); - формирование в информационной системе описи электронных дел структурного подразделения; - проверка архивом организации электронных документов на наличие вредоносных компьютерных программ; - проверка воспроизводимости электронных документов; - проверка физического и технического состояния носителей (при передаче электронных документов в архив организации на физически обособленных материальных носителях); - проверка наличия файла электронной подписи, которой был подписан электронный документ, и/или файла проверки электронной подписи. Прием электронных документов в архив организации оформляется составлением итоговой записи в конце описи электронных дел, в которой цифрами и прописью указывается количество фактически принятых в архив электронных дел и их объем в Мб. Итоговая запись подтверждается подписями сотрудника архива и сотрудника структурного подразделения, передавшего электронные дела. При приеме на архивное хранение (при необходимости) электронные дела заверяются электронной подписью руководителя организации или уполномоченного им должностного лица. После приема в архив электронных документов на физически обособленных материальных носителях вкладыши, помещенные в футляр единицы хранения в структурном подразделении, заменяются на вкладыши, оформляемые в архиве. На вкладыше, помещаемом в футляр единицы хранения, оформляемом в архиве, указывается: наименование организации (полное, сокращенное); номер фонда; номер описи электронных дел, документов; номер дела по описи; отметка о статусе экземпляра электронных документов: "Осн." (основной) или "Раб." (рабочий); крайние даты документов электронного дела; при необходимости оформляются дополнительные отметки об ограничении доступа к документам. Вкладыш помещается в футляр физически обособленного материального носителя таким образом, чтобы надписи на нем были видны при закрытом футляре. Описи дел структурных подразделений служат основой для составления годового раздела сводной описи дел организации, подготовка которого возлагается на архив организации (лицо, ответственное за архив). Если структурные подразделения в организации отсутствуют, то ответственный за делопроизводство в организации составляет сразу проект годового раздела описи дел организации. Графическое изображение процесса 1.4. "Передача дел в архив организации" представлено на схеме 05 приложения N 4. 2. ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ В АРХИВЕ ОРГАНИЗАЦИИ Хранение документов - деятельность, обеспечивающая рациональное размещение и сохранность документов. Процесс хранения документов включает: - организацию хранения документов; - обеспечение сохранности документов. Графическое изображение процесса 2 "Хранение документов в архиве организации" представлено на схеме 06 приложения N 4. 2.1. Организация хранения документов Организация хранения документов - совокупность действий, обеспечивающих условия для хранения и поиска документов в архиве, включает: - систематизацию документов в архиве; - предоставление помещения для архива; - оснащение архивохранилищ специальным оборудованием для хранения документов; - обеспечение нормативных условий хранения документов. 2.1.1. Систематизация документов в архиве организации Работы по подготовке дел к передаче в архив организации (выделение дел, подготовка описей дел структурных подразделений) ведутся с учетом схемы систематизации дел фонда. Систематизация документов в архиве организации - группировка дел по признакам их содержания или (в некоторых случаях) формата и носителя. Систематизация документов в архиве организации создает условия, необходимые для рационального размещения документов, а также для проведения операций по учету и поиску документов. Архивные документы должны храниться в систематизированном виде в пределах фонда (п. 2.9. Правил). Систематизация документов архивного фонда проводится работниками архива организации на основе общих положений, регламентирующих создание архивного фонда организации: - документы, образующиеся в деятельности организации, составляют документальный фонд (п. 2.1. Правил); - часть документального фонда, включающая документы Архивного фонда Российской Федерации и документы временных (свыше 10 лет) сроков хранения, включенные в учетные документы архива, составляют архивный фонд организации, который подлежит хранению в архиве организации (п. 2.3. Правил). Организация, в деятельности которой образовался архивный фонд, является фондообразователем. Определение фондовой принадлежности документов осуществляется работниками архива и проводится: - при создании архива организации; - при поступлении в архив документов, относящихся (возможно относящихся) к другому фонду (исходный документ - акт приема-передачи архивных документов на хранение (приложение N 20 Правил); - при создании в архиве нового фонда (например, фонда документов известного деятеля науки, искусства, работавшего в организации, и др.); - при реорганизации организации, смене формы собственности, изменении статуса и функций организации. Определение принадлежности документов к конкретному архивному фонду основывается на следующих принципах: - принадлежность документов к архивному фонду организации определяется по содержанию документов, реквизитам бланка, подписям, адресату, регистрационному штампу, резолюции и отметке о направлении документов на исполнение; - входящие документы относятся к архивному фонду той организации, которой они получены; - копии исходящих документов относятся к архивному фонду той организации, в которой созданы документы; - внутренние документы относятся к архивному фонду той организации, в которой они созданы; - дела, начатые в одной организации, а законченные в другой, относятся к фонду последней. Документы организации, как правило, образуют один архивный фонд. Архивные документы организации составляют один (единый) архивный фонд: - до и после реорганизации, а также изменения структуры, штатной численности организации если это не повлекло за собой изменения целей и предмета деятельности организации; - до и после изменения территориальных границ деятельности организации, если это не повлекло за собой коренного изменения ее статуса; - в случае смены учредителя (п. 2.6. Правил), если это не повлекло за собой изменения целей и предмета деятельности организации. Архивные документы организации составляют единый архивный фонд в случае временного прекращения деятельности организации, а затем ее восстановления с теми же функциями. Архивные документы организации относятся к разным архивным фондам: - в случае изменения собственника имущества организации (п. 2.6. Правил), в том числе, если смена собственника имущества организации связана со сменой учредителя; - при расширении или сужении прав организации, которое влечет за собой коренное изменение ее статуса и создание новой организации. Документы министерств СССР и РСФСР и документы федеральных органов исполнительной власти Российской Федерации, созданных после 1991 г., составляют разные архивные фонды. Разграничительная дата между ними устанавливается на основе законодательных и иных нормативных правовых актов о конкретном органе исполнительной власти. Документы органов государственной власти субъектов Российской Федерации, и документы предшествующих им советов народных депутатов республик, краевых, областных, автономных образований, а также районных и городских советов народных депутатов составляют разные архивные фонды; разграничительные даты между ними устанавливаются на основе соответствующих законодательных и иных нормативных правовых актов. В случае ликвидации организации с передачей ее функций вновь созданной организации законченные делопроизводством дела включаются в фонд ликвидированной организации, а незаконченные дела передаются для окончания их исполнения организации-правопреемнику и включаются в документальный фонд последней. Виды архивных фондов организации определены в п. 2.4. Правил. Объединенные архивные фонды создаются, как правило, в организациях, имеющих подведомственные организации. Не допускается создание объединенных архивных фондов из документов органов представительной, исполнительной и судебной власти Российской Федерации (субъектов Российской Федерации), а также из документов этих органов и документов избирательных комиссий по выборам органов представительной и исполнительной власти, если это не предусмотрено законодательством Российской Федерации и/или субъектов Российской Федерации. Образование объединенных архивных фондов требует изменения архивных шифров дел (номеров фондов, описей), составления соответствующих учетных документов, размещения документов объединенного фонда в одном месте архивохранилища, а при необходимости и новой систематизации дел и пересоставления описей. Допускается учет документов организаций, входящих в объединенный архивный фонд, в отдельных описях. Объединенный архивный фонд может образовываться не путем объединения существующих архивных фондов. Фонд может сразу формироваться как объединенный. В этом случае перешифровки и каких-либо других изменений не требуется. Документы подчиненных организаций, передаваемые в архив руководящей организации, могут храниться не только в виде объединенного архивного фонда, но и как самостоятельные фонды. Архивные коллекции могут поступать в архив в виде сложившихся документальных комплексов или же образуются в архиве из отдельных документов в целях создания условий для их хранения и использования. Архивы федеральных органов исполнительной власти, а также других организаций, имеющих подведомственные организации, могут хранить несколько архивных фондов. Отдельные организации, подвергшиеся реорганизации с изменением характера и содержания основной деятельности, формы собственности и др., также могут хранить более одного фонда. Организации вправе выделять и отдельно хранить фонды, включающие документы работавших в организации деятелей науки, техники, культуры, искусства и др., созданные в период их работы в организации. Хронологическими границами архивного фонда являются: для архивного фонда организации - устанавливаемые на основе нормативных актов даты создания и ликвидации организации (при наличии нескольких актов об образовании организации принимается дата наиболее раннего из них); для объединенного архивного фонда - даты создания наиболее ранней и ликвидации наиболее поздней по времени деятельности организации, документы которой вошли в состав объединенного архивного фонда; для архивного фонда известного деятеля, состоящего из документов, созданных им в процессе исполнения функций по должности, - даты самого раннего и самого позднего документа; для архивной коллекции - даты самого раннего и самого позднего документа (п. 2.8. Правил). Для архивного фонда действующей организации дата завершения архивного фонда остается открытой. После определения фондовой принадлежности дел, документов систематизация дел, документов осуществляется в пределах конкретного архивного фонда. В пределах фонда единицей систематизации архивных документов является единица хранения - учетная и классификационная единица, представляющая собой совокупность документов или физически обособленный документ, имеющую/имеющий самостоятельное значение. Единицей хранения в архиве организации является дело (электронное дело) (п. 3.3. Правил). В свою очередь, в пределах одного дела документы должны быть систематизированы и оформлены в порядке, обеспечивающем учет, поиск и использование архивных документов. Требования к формированию и оформлению дел содержатся в п. 4.19 - 4.26 Правил и в разделах 1.1.2. и 1.2. Методических рекомендаций. Единицы хранения должны быть учтены в годовых разделах описей (п. 2.10 Правил). Систематизация единиц хранения в пределах фонда в большинстве случаев проводится на основе сочетания признаков систематизации: - хронологически-структурная схема систематизации применяется по отношению к фондам действующих организаций (учитывая дальнейшее пополнение фондов) и ликвидированных организаций. По этой схеме дела группируются по времени их создания (годам, периодам), а в пределах каждой хронологической группы - по структурным подразделениям организации; - структурно-хронологическая схема систематизации применяется по отношению к фондам организаций, имевших стабильную структуру, изменения которой происходили редко и были несложны. При систематизации по этой схеме дела группируются по структурным подразделениям организации, а в пределах каждой структурной группы - по времени их создания; - хронологически-функциональная схема систематизации применяется по отношению к фондам организаций с часто менявшейся структурой; при этом группировка дел происходит вначале по хронологическому признаку, а затем по функциям (видам, направлениям деятельности) организации, подгруппы дел располагаются с учетом значимости функций организации (руководство, финансирование, учет и отчетность и др.) или в соответствии с классификатором видов (направлений) деятельности самой организации; - функционально-хронологическая схема также применяется по отношению к архивным фондам организаций с часто менявшейся структурой; при этом дела группируются сначала по функциям деятельности организации, а затем по хронологическому признаку; - хронологически-тематическая или тематически-хронологическая схемы систематизации применяются по отношению к небольшим по объему архивным фондам, а также отдельным архивным коллекциям; - хронологически-номинальная и номинально-хронологическая схемы применяются, как правило, для систематизации дел архивных фондов организаций, не имеющих структуры. При систематизации единиц хранения необходимо иметь в виду следующее: - дела относятся к тому году, в котором они начаты или в котором поступили в данную организацию (структурное подразделение) из другой организации (структурного подразделения); - планы, отчеты, штатные расписания, номенклатуры дел, сметы и материалы к ним относятся к тому году, на который или за который они составлены, независимо от даты их составления; планы, охватывающие несколько лет, относятся к начальному году их действия, а отчеты за несколько лет - к последнему году отчетного периода; - документы по личному составу выделяются в особую группу, систематизируются обособленно и включаются в отдельную опись. Регистрационно-учетные формы документов по личному составу (книги, журналы регистрации приказов о приеме, переводе, увольнении, личных карточек, личных дел, трудовых договоров, соглашений к ним и других документов) включаются в опись документов по личному составу. Личные дела, если они передавались из одной организации в другую в связи с переводом работников, включаются в документальный (архивный) фонд получившей их организации. На личные дела уволенных работников может составляться отдельная опись. Дела по личному составу, как правило, систематизируются по хронологическому признаку. В архивах крупных организаций с большим количеством работников может использоваться структурно-хронологический принцип систематизации. При необходимости личные дела могут систематизироваться по алфавиту фамилий работников, не принимая во внимание хронологию. В пределах каждого года дела по личному составу систематизируются по степени важности - приказы о приеме на работу (зачислении в учебное заведение и др.), перемещении, увольнении (окончании учебного заведения и др.), трудовые договоры и соглашения об их изменении, личные карточки работников, лицевые счета, списки, журналы учета документов по личному составу, другие регистрационно-учетные документы, личные дела, лицевые счета, карточки-справки по заработной плате. Личные дела и личные карточки уволенных работников относятся к году увольнения и систематизируются в пределах каждой группы по алфавиту фамилий. Документы, вошедшие в объединенный архивный фонд, располагаются по значимости фондообразователей (при объединении документов организации с документами подведомственных организаций), по хронологии их создания, по алфавиту названий и др. При этом документы отдельных организаций могут систематизироваться в соответствии с разными схемами, выбор которых определяется характером деятельности конкретных организаций, составом и объемом их документов. Для фондов однородных организаций используется общая схема систематизации (п. 2.12. Правил). Систематизация документов коллекций определяется тематикой и составом документов (п. 2.13 Правил). В пределах коллекции документов одного вида (разновидности) возможна группировка по авторскому признаку с расположением групп в алфавитном порядке названий организаций или фамилий авторов. В пределах коллекции документов, созданной по тематическому признаку, могут быть образованы тематические подгруппы, расположенные в порядке их значимости или хронологии. Внутри тематических подгрупп документы могут быть объединены по различным признакам, исходя из объема и состава документации. Результатом процесса систематизации документов фонда является схема систематизации дел архивного фонда - внутренний рабочий документ, который разрабатывается в архиве организации: - при создании архива организации; - при поступлении в архив документов другого фондообразователя. Схема систематизации включает: - номер фонда; - виды составляемых описей (соответствуют выделяемым комплексам документов): опись дел, документов постоянного хранения; опись дел, документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения; опись дел, документов по личному составу <6> (в архиве организации могут выделяться и другие комплексы документов, требующие составления описи: например, научные отчеты); -------------------------------- <6> В общественных организациях, где отсутствуют штатные сотрудники и соответственно документы по личному составу, опись дел, документов по личному составу не составляется. - структуру каждой описи: выделяемые разделы и перечень включаемых видов документов. Схема систематизации дел архивного фонда составляется на каждый фонд архива. Возможно (при необходимости) их объединение в общую схему. Результаты систематизации единиц хранения в пределах фонда закрепляются при составлении описей дел, документов в архиве организации. Графическое изображение процесса 2.1.1. "Систематизация дел в архиве организации" представлено на схеме 07 приложения N 4. |