Методические рекомендации по применению Правил организации х. Методические рекомендации по применению Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах,
 Скачать 3.22 Mb.
|
|
3.7. Ведение дела фонда Дело фонда ведется на каждый архивный фонд. Дело фонда включает документы, подтверждающие любые изменения в составе и количестве единиц хранения фонда и фиксирующие проведение определенных архивных работ - акты проверки наличия и состояния архивных документов (приложение N 3 Правил); - акты о технических ошибках в учетных документах (приложение N 4 Правил); - акты об обнаружении документов (не относящихся к данному фонду, неучтенных) (приложение N 5 Правил); - акты об утрате документов (приложение N 6 Правил); - акты приема-передачи архивных документов на хранение (приложения N 20, N 30 Правил); - акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению (приложение N 21 Правил); - акты о неисправимых повреждениях архивных документов (приложение N 22 Правил); - протоколы выемки документов; - акты рассекречивания. Кроме этого в дело фонда включаются документы, отражающие историю организации и ее фонда - историческая справка и дополнения к ней. Пересоставленные листы фонда также подлежат включению в дело фонда (п. 3.9. Правил). Акты и другие документы, фиксирующие изменения в составе и количестве единиц хранения фонда, включаются в дело фонда только с отметкой о внесении изменений во все учетные документы архива организации. Акты нумеруются в пределах фонда по видам актов в валовом порядке. Все документы в деле фонда располагаются в хронологической последовательности их составления. На документы дела фонда составляется внутренняя опись, листы дела нумеруются. По мере пополнения дела фонда внутренняя опись дополняется. К законченному делу фонда составляется лист-заверитель дела. Дело фонда должно быть подшито, пронумеровано, заключено в твердую обложку. Дела фондов хранятся в порядке возрастания номеров фондов. Дело фонда является служебным документом и пользователям не выдается. Графическое представление процесса 3.7. "Ведение дела фонда" представлено на схеме 24 приложения N 4. 3.8. Учет использования документов Архив организации ведет учет использования архивных документов по фактам выдачи дел, документов из архива организации; выдачи архивных справок, архивных выписок, архивных копий документов (см. раздел V Правил, раздел 5 Методических рекомендаций). Если в архиве организации помимо указанных, существуют иные формы использования архивных документов, то все формы использования подлежат учету. Основными формами использования документов архива организации являются: - информационное обеспечение работников организации; - исполнение запросов пользователей, в том числе запросов граждан социально-правового характера; - выдача документов и дел во временное пользование, предоставление копий архивных документов по запросам пользователей, в том числе в форме электронных документов. Формами использования документов архива организации являются также: - информирование сторонних организаций о наличии и содержании имеющихся в архиве документов; - использование документов в средствах массовой информации; - использование документов для подготовки историко-информационных мероприятий: выставок, экскурсий, конференций; - выдача документов для работы в читальном (просмотровом) зале архива; - организация доступа работников организации к документам архива путем использования информационно-телекоммуникационной сети. В результате исполнения запросов пользователей документы из архивохранилища могут быть выданы во временное пользование сторонним организациям (раздел 2.2.3. Методических рекомендаций) с оформлением акта соответствующего содержания (приложение N 10 Правил) или возвращены владельцу или его родственнику (раздел 5.1. Методических рекомендаций, п. 5.17. Правил). В учете использования документов данные об этом также закрепляются в соответствующих учетных документах, что отражено на схеме 25 приложения N 4. Архив организации вправе самостоятельно разрабатывать формы учетных документов для учета использования архивных документов организации. Для того чтобы осуществлять их учет, каждой единице хранения в составе архивного фонда присваивается учетный номер, являющийся частью архивного шифра (п. 3.4. и приложение N 28 Правил). Пример архивного шифра: Ф. 53. Оп. 3. Д. 148, где "Ф. 53" - номер архивного фонда (присваивается государственным (муниципальным) архивом после оформления первого поступления документов организации на постоянное хранение или проставляется по листу фонда); "Оп. 3" - номер описи дел; "Д. 148" - учетный номер единицы хранения (соответствует номеру в первой графе (N п/п) описи дел организации (приложения N 23, 24 Правил). Архивные шифры присваиваются единицам хранения после утверждения (согласования) годовых разделов описей дел ЭПК архивного учреждения и утверждения их руководителем организации, после чего наносятся чернилами в левом нижнем углу каждой единицы хранения (до этого архивный шифр проставляется карандашом - п. 4.27., Правил, раздел 3.2. Методических рекомендаций). 4. СОЗДАНИЕ И ВЕДЕНИЕ НАУЧНО-СПРАВОЧНОГО АППАРАТА К ДОКУМЕНТАМ АРХИВА Система научно-справочного аппарата (НСА) к документам архива - комплекс взаимосвязанных и взаимодополняемых, созданных на единой научно-методической основе, архивных справочников о составе и содержании документов архива. Состав и формы научно-справочного аппарата зависят от состава и содержания документов, хранящихся в архиве, характера и задач поиска и интенсивности использования документов (п. 5.4 Правил). Через систему НСА реализуется преемственность учетно-справочного аппарата, создаваемого в делопроизводстве и архиве организации, его совместимость с НСА государственных (муниципальных) архивов. Преемственность информации о составе дел в учетно-справочных документах может быть представлена схемой: Номенклатура дел организации  Опись дел, документов структурного подразделения Годовой раздел описи дел, документов Опись дел, документов.Номенклатура дел организации составляется в делопроизводстве, обеспечивает систематизацию документального фонда организации, служит для обеспечения текущего хранения документов и содержит информацию о сроках их хранения. Опись дел, документов структурного подразделения составляется на основании заголовков номенклатуры дел; из годовых разделов описей дел, документов, создаваемых в архиве организации на основе описей дел структурных подразделений, формируется опись дел, документов, являющаяся обязательным элементом НСА архива организации. Если организация является источником комплектования государственного (муниципального) архива, одновременно из годовых разделов описи дел постоянного хранения, утвержденных ЭПК архивного учреждения, формируется опись дел постоянного срока хранения в государственном (муниципальном) архиве. 4.1. Оформление описи дел, документов и справочного аппарата к ней Обязательным элементом НСА архива организации является опись дел, документов (п. 5.4. Правил). К первому годовому разделу описи дел, документов составляется справочный аппарат описи дел (п. 5.5. Правил), который затем дополняется и/или изменяется при составлении последующих годовых разделов описи дел и/или внесении изменений в годовые разделы описи дел. Состав справочного аппарата описей дел отражен в приложении N 10. Титульный лист описи дел, документов (в соответствии с п. 5.5. Правил) включает следующие данные: - полное наименование государственного (муниципального) архива, куда передаются на хранение документы Архивного Фонда Российской Федерации, если организация является источником комплектования; - наименование вышестоящей организации в именительном падеже (при ее наличии); - последнее полное наименование организации, которое соответствует названию фонда (п. 5.5 правил). Если в хронологических рамках крайних дат единиц хранения описи дел наименование организации изменялось, то под первым указанным наименованием в скобках или на отдельном листе указывают все предыдущие наименования организации в хронологическом порядке; - номер фонда; - номер описи; - название описи (включает указание категории документов (постоянного, временного хранения, по личному составу и др.), содержащихся в делах, заголовки которых включены в опись); - крайние даты внесенных в опись единиц хранения (крайние даты могут меняться при составлении последующих годовых разделов описи дел и/или внесении изменений в годовые разделы описи дел). Примерная форма титульного листа описи дел представлена в приложении N 11. Оглавление описи дел, документов содержит наименования структурных элементов описи дел (разделы, подразделы, выделенные группы дел, элементы структуры). Предисловие к описи дел, документов в дополнение к сведениям, указанным п. 5.5. Правил, может включать: - сведения об основных направлениях деятельности и структуре организации в хронологических рамках крайних дат единиц хранения описи дел; - краткую характеристику содержания и полноты дел фонда, включенных в опись (в том числе выделяют наиболее типичные группы дел по разновидностям и содержанию); - сведения о наличии дел, выходящих за хронологические границы фонда; - сведения об особенностях формирования и оформления дел (электронных дел), описания и систематизации заголовков дел; - основные принципы составления справочного аппарата к описи дел и порядок его использования. Список сокращений включает в себя алфавитный перечень используемых в документах и справочном аппарате описи дел, сокращений с их расшифровкой. Список сокращений составляется в том случае, если в годовых разделах описи дел употребляются характерные для деятельности организации сокращения. Указатели к описи составляются в случае, если годовые разделы описи дел являются сложными по структуре и содержанию. Целесообразность и формы их составления определяются по согласованию с государственным (муниципальным) архивом. Нумерация листов годовых разделов и справочного аппарата описи дел осуществляется при оформлении законченной описи дел в порядке, предусмотренном для оформления дел (п. 1.2 методических рекомендаций). Требования к описательной статье описи, составу справочного аппарата описи, оформлению ее титульного листа содержатся в п. 5.5. Правил. В архиве организации могут создаваться дополнительные архивные справочники - каталоги и указатели. Целесообразность их создания определяется руководителем архива организации или лицом, ответственным за архив, в зависимости от состава и содержания документов, хранящихся в архиве, характера и задач поиска, интенсивности использования документов (п. 5.4 Правил). С целью обеспечения доступа пользователей к информации о содержащихся в архиве организации документах и облегчения поиска, НСА может быть представлен в электронной форме. При организации электронной системы НСА могут использоваться оцифрованные копии документов НСА на бумажном носителе, также может быть организована база данных, позволяющая настроить систему фильтров при условии внесения достаточной информации об архивных документах для обеспечения их поиска и отбора. Состав системы НСА может быть раскрыт в локальных нормативных документах архива, включен в историческую справку к фонду. 4.2. Оформление исторической справки к фонду Составление исторической справки к фонду является основой дальнейшего научно-обоснованного использования документов фонда. Историческая справка к фонду - документ, содержащий сведения по истории фондообразователя и архивного фонда, краткую характеристику состава и содержания документов архивного фонда и научно-справочного аппарата к нему. Для организаций, не являющихся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, составление исторической справки к фонду не обязательно (см. п. 5.6 Правил). Историческая справка к фонду включается в дело фонда. Историческая справка к фонду представляется организацией-источником комплектования в архивное учреждение при первой передаче документов фонда. При утверждении новых годовых разделов описей дел постоянного хранения в ЭПК архивного учреждения вместе с годовым разделом описи представляется Дополнение к исторической справке. Если за время, прошедшее с момента утверждения предыдущих годовых разделов описей дел постоянного хранения, не произошло каких-либо изменений в истории фондообразователя и его фонда, это оговаривается в дополнении к исторической справке. Дополнение к исторической справке составляется по правилам составления исторической справки. Историческая справка должна иметь заголовок с указанием названия фонда и хронологического периода, который она охватывает. Название фонда состоит из последнего полного и (в скобках) - официально принятого сокращенного названия организации-фондообразователя, ее подчиненности и крайних дат деятельности организации за хронологический период, освещенный в исторической справке, например: Историческая справка к фонду Российского агентства по патентам и товарным знакам (Роспатент) за 1992 - 1999 годы. Историческая справка состоит из трех разделов (п. 5.6. Правил): - история фондообразователя; - история фонда; - характеристика документов фонда и его справочного аппарата. Основными источниками для подготовки исторической справки являются нормативные акты высших органов государственной власти и управления, учредительные документы фондообразователя, его вышестоящей организации, организационно-распорядительные документы фондообразователя, историческая и справочная литература, учетные документы, дело фонда. История фондообразователя должна содержать следующие сведения: - даты создания, переименования, реорганизации и ликвидации организации со ссылкой на законодательные акты или распорядительные документы; название организации-правопреемника; - сведения о вышестоящей организации; - состав системы подведомственных организаций (их виды, краткую характеристику, территориальное размещение), все последующие ее изменения с указанием дат утверждения и основных причин изменений; - структура фондообразователя и ее изменения с указанием дат и основных причин изменений; - задачи и функции фондообразователя, сведения о документах, которыми вносились указанные изменения, их причины; - название организации-предшественника (в случае отсутствия прямого предшественника может быть указана организация, выполнявшая аналогичные функции). При составлении истории фондообразователя необходимо иметь в виду следующее: - официально принятое полное и сокращенное название организации указывается на основании нормативных правовых актов. Если в документах (нормативных правовых актах, распорядительных, учредительных документах и др.), относящихся к вопросу создания, деятельности организации, а также ее преобразований, будут обнаружены расхождения в названии организации, приводятся все имеющиеся в документах названия со ссылками на соответствующие документы. В случае отсутствия правовых актов о создании, переименовании, реорганизации, изменении подведомственности и ликвидации организации, эти сведения устанавливаются по косвенным данным, что оговаривается в исторической справке; - указывается непосредственная подчиненность организации-фондообразователя (например, министерству или какому-либо его структурному подразделению); - даты создания, переименования, реорганизации и ликвидации указываются со ссылкой на законодательные акты и распорядительные документы; при наличии нескольких нормативных правовых актов разных органов (Указ Президента Российской Федерации, постановление Правительства Российской Федерации, приказ федерального органа исполнительной власти) в исторической справке указываются обе даты, но за основу берется постановление высшего органа государственного управления. Если организация является действующей, сведения по ее истории в исторической справке должны охватывать тот же хронологический период, что и годовые разделы описи дел постоянного хранения, представляемые на утверждение ЭПК архивного учреждения. Если организация была ликвидирована, то историческая справка содержит сведения по истории фондообразователя за весь период ее деятельности, независимо от того, за какой период представлены документы в описи. При наличии нескольких правовых актов одного и того же органа о создании, переименовании, реорганизации, изменении подведомственности, ликвидации организации в исторической справке указываются все документы, но за основу берется наиболее ранний по времени подписания акт. Если в тексте нормативного правового акта имеется указание на фактическую дату образования или ликвидации организации, не совпадающую с датой нормативного правового акта ("образовать с (указание даты)" или "упразднить с (указание даты)"), то оговариваются обе даты. При отсутствии правовых актов крайние даты названий организаций устанавливаются по косвенным данным (самое раннее упоминание организации и др.), что оговаривается в исторической справке. При указании даты ликвидации организации не принимается во внимание ликвидационная деятельность организации после подписания правового акта о ликвидации. В случае официального создания ликвидационных комиссий их наличие и крайние даты их работы оговариваются особо. Сведения о структуре фондообразователя, сети подведомственных ему организаций и изменениях в них могут быть приведены в тексте справки или даны в виде приложений (в зависимости от объема структуры и количества изменений). При изложении фактов создания, переименования, реорганизации и ликвидации организации сохраняются формулировки правовых актов: "образовать", "создать на базе", "преобразовать", "реорганизовать", "исключить из", "ликвидировать" и т.п. Все данные по истории организации приводятся с обязательными ссылками на соответствующие документы. Сведения по истории организации излагаются в исторической справке в хронологической последовательности. Задачи и функции организации излагаются в соответствии с нормативными правовыми актами (уставы, положения и др.), отсутствие соответствующих документов оговаривается. Для объединенного архивного фонда может составляться общая историческая справка по всем фондообразователям. При этом сведения по истории конкретных фондообразователей даются отдельно по каждой организации. В исторической справке к архивной коллекции указываются сведения по истории ее создания, сведения о составителе, а также о местонахождении коллекции до поступления в архив (если она не была создана в архиве). История фонда должна содержать следующие сведения: - количество дел в фонде; - дата первого поступления документов фонда в архив, их объем и крайние даты; - степень сохранности документов; - дата передачи документов на постоянное хранение. Дополнительно можно включить следующую информацию: - сведения о проведенных в архиве мероприятиях по описанию документов, по переработке или усовершенствованию описей, комплексной целевой экспертизе ценности документов с указанием причин, вызвавших необходимость этих работ и дат их осуществления; - изменения в составе и объеме фонда и их причины (проведение экспертизы ценности, утраты, незадокументированные периоды); При изложении истории фонда необходимо иметь в виду следующее: - крайними датами документов фонда являются даты создания и ликвидации организации; - если организация действующая, или документы фонда сохранились не за весь период деятельности организации-фондообразователя или выходят за хронологические рамки ее деятельности, то крайними датами документов фонда будут являться годы, за которые имеются документы. - если ЭПК архивного учреждения принималось решение о фондировании <10>, то в исторической справке излагается данное решение со ссылкой на протокол ЭПК. Раздел по истории фонда может содержать краткую обобщенную характеристику состава документов по структуре фонда и по видам документов, содержания документов по темам, вопросам, отражающим направления деятельности фондообразователя, с указанием хронологии тем и обозначением их географических (административно-территориальных) границ. -------------------------------- <10> Фондирование документов - определение принадлежности документов конкретному фондообразователю и хронологических границ архивного фонда. Дополнительно может быть включена информация по библиографии фонда. Библиография включает список опубликованных и неопубликованных справочников по фонду и документальных публикаций, выполненных на его основе. В третьем разделе исторической справки отражается: - основной состав документов (их разновидности), вошедших в опись, и их полнота; - сведения о наличии документов, выходящих за хронологические границы фонда; - состав научно-справочного аппарата к фонду; - наличие и место хранения (с указанием фактического адреса) документов по личному составу). В этом же разделе могут быть указаны такие сведения как: - наличие документов, относящихся к профилю данного фонда, в составе других фондов архива, с указанием их названий и номеров; - сведения о наличии документов других фондообразователей (если это сложилось исторически и изъятие их нецелесообразно); - сведения о наличии документов фондообразователя (в том числе по личному составу), находящихся в составе других фондов или архивохранилищ, и местах их хранения; - возможность использования документов фонда (с указанием целей использования). При изложении характеристики документов фонда необходимо иметь в виду следующее: - в случае неполноты документов фонда указываются причины отсутствия (утраты) документов, их состав по основным категориям с указанием крайних дат данных (годов), излагаются результаты их розыска; - если документы выходят за хронологические границы фонда, приводится обоснованное доказательство включения этих документов в состав фонда; - сведения о научно-справочном аппарате к фонду отражают номера и названия всех описей дел фонда, хронологические рамки включенных в них документов, другие виды НСА (указатели к документам, обзоры и т.д.). Если в составе фонда имеются электронные документы, в исторической справке дается их характеристика с указанием вида документации (управленческая, научно-техническая и др.), программно-технические средства, использованные для создания документов, состав и форматы файлов и другую информацию, которая позволит в дальнейшем осуществлять доступ к данным, их конвертирование (миграцию). В случае выявления новых данных по истории фондообразователя и истории фонда, в историческую справку вносятся исправления, она дополняется или пересоставляется. Историческая справка к фонду подписывается исполнителем с указанием его должности и даты составления, руководителем архива организации. В соответствии с п. 5.6. Правил историческая справка к фонду и дополнения к ней составляются в двух экземплярах, один - хранится в деле фонда, второй - передается в государственный (муниципальный) архив. В случае если организация не является источником комплектования, историческая справка и дополнения к ней в единственном экземпляре включаются в дело фонда. 5. ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ДОКУМЕНТОВ АРХИВА ОРГАНИЗАЦИИ Организация использования архивных документов - деятельность организаций по предоставлению государственным органам, органам местного самоуправления, юридическим или физическим лицам архивных документов для их изучения, прочтения, просмотра или прослушивания. Пользователь архивными документами - государственный орган, орган местного самоуправления либо юридическое или физическое лицо, обращающиеся на законных основаниях к архивным документам для получения и использования необходимой информации. Целью использования архивных документов является обеспечение информационных запросов пользователей. Для достижения этой цели в архиве организации решаются следующие задачи: - информационное обеспечение работников организации; - исполнение запросов пользователей, в том числе запросов социально-правового характера в форме выдачи архивных справок, архивных выписок, архивных копий, информационных писем, тематических перечней, тематических обзоров документов; - выдача дел, документов во временное пользование; - выдача дел, документов в читальный зал архива. Архив организации может организовывать использование документов при подготовке информационных мероприятий, выставок, а также их публикацию (п. 5.7. Правил). При подготовке информационных мероприятий совместно со средствами массовой информации, партнерами, архив определяет тематику, объем и сроки подготовки материалов; тематика и сроки утверждаются руководителем организации. 5.1. Исполнение запросов пользователей Запросы пользователей, поступающие в архив организации, могут быть социально-правовыми или тематическими (п. 5.9. Правил). В соответствии с Федеральным законом от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" социально-правовые запросы - это запросы, связанные с социальной защитой граждан, предусматривающей их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с законодательством Российской Федерации. Запросы социально-правового характера исполняются архивом безвозмездно. Тематические запросы - это запросы по определенной теме, событию, факту. Тематические запросы государственных органов или органов местного самоуправления, связанные с исполнением ими своих функций, архив рассматривает в первоочередном порядке в сроки, установленные законодательством либо согласованные с авторами запросов. Исполнение таких запросов осуществляется на безвозмездной основе <11>. -------------------------------- <11> Исполнение запросов акционеров акционерных обществ осуществляется в порядке и сроки, установленные Федеральным законом от 26 декабря 1995 г. N 208-ФЗ "Об акционерных обществах". Срок исполнения запроса социально-правового характера в архиве не должен превышать 30 дней с момента регистрации запроса (п. 5.10 Правил). По решению руководителя организации или иного уполномоченного им лица срок исполнения запроса может быть продлен не более, чем на 30 дней, с обязательным уведомлением об этом заявителя. Основанием для продления срока исполнения запроса, в частности, может быть необходимость изучения большого объема архивных документов, размещение архивохранилищ вне основной территории архива, проведение в архиве обработки документов и др. Запрос пользователя оформляется в письменной форме и, в соответствии с п. 5.10. Правил, должен содержать следующую информацию: - наименование юридического лица - автора запроса (для граждан - фамилии, имени, отчества, при наличии последнего); - почтовый и/или электронный адрес, по которому должен быть дан ответ; - полное указание на сведения, интересующие пользователя (их хронологические рамки, тематика, любая другая информация, которую пользователь считает необходимой указать); - форму получения пользователем информации (информационное письмо, архивная справка, архивная выписка, архивная копия, тематический перечень, тематический обзор документов); - данные документа, удостоверяющего личность (подтверждающего полномочия представлять интересы другого лица); - личную подпись автора запроса (гражданина или должностного лица); - дату обращения. В случае отсутствия в запросе пользователя каких-либо сведений, необходимых для исполнения запроса, организация направляет пользователю уведомление о необходимости предоставления этих сведений. В этом случае срок исполнения запроса исчисляется с даты получения архивом необходимых сведений от пользователя. Для удобства пользователей рекомендуется в соответствии с установленными требованиями разработать бланк запроса, который может быть заполнен в бумажном виде или в электронной форме в виде шаблона, размещенного на сайте организации. Пример бланка запроса приведен в приложении N 12. Запрос должен быть зарегистрирован в течение трех рабочих дней с момента поступления (п. 5.10 Правил). Регистрация запросов пользователей, отправка уведомлений, вынесение резолюции руководителем осуществляется в соответствии с общими правилами делопроизводства и работы с обращениями граждан в организации. Запрос, не относящийся к составу хранящихся в организации документов (непрофильный запрос), пересылается вместе с сопроводительным письмом за подписью руководителя в соответствующую организацию (другой архив, государственный орган или организацию) в течение 7 дней со дня регистрации запроса. Одновременно пользователю отправляется уведомление о переадресации запроса. При отсутствии в архиве документов, необходимых для исполнения запроса, пользователю направляется письмо-ответ, в котором указываются причины, по которым запрашиваемые сведения не были выявлены, и, по возможности, предлагается алгоритм дальнейшего поиска. Если документально подтверждены факты утраты архивных документов, в которых содержались запрашиваемые сведения, пользователю направляется письмо, в котором указываются причины отсутствия запрашиваемой информации со ссылкой на учетные документы архива. Информацию о просмотренных фондах и делах целесообразно указывать на втором экземпляре ответа, который остается в архиве организации. Графическое представление процесса 5.1. "Исполнение запросов пользователей" приведено на схеме 26 приложения N 4. Ответы на запросы (архивные справки, архивные выписки и архивные копии) должны быть оформлены в соответствие с требованиями, установленными в п. 5.11. - 5.14. Правил). |