|
Методические рекомендации по применению Правил организации х. Методические рекомендации по применению Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах,
ДАННЫХ НА ОБЛОЖКЕ ДЕЛА ОПИСАТЕЛЬНОЙ СТАТЬЕ ГОДОВОГО РАЗДЕЛА
ОПИСИ ДЕЛ
Приложение N 6
к п. 3.2
ФОРМА ЛИСТА-ЗАВЕРИТЕЛЯ ОПИСИ ДЕЛ
ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ОПИСИ ДЕЛ N ____ (ФОНД N ____)
В описи дел подшито и пронумеровано _______________________________ листов,
(цифрами и прописью)
в том числе:
литерные номера листов ___________________________________________________;
пропущенные номера листов _________________________________________________
Наименование должности
работника Подпись Расшифровка подписи
Дата
Приложение N 7
к п. 3.3
Образец заполнения реестра описей
1. Первичное поступление дел постоянного хранения, по личному составу, временного (45 лет) хранения, временного (15 лет) хранения в архив организации и составление первых годовых разделов описей дел (заполняются графы 1, 2, 3, 4, 10):
N п/п
|
N фонда
|
N описи
|
Название описи
|
Количество дел в описи
|
Крайние даты
|
Количество листов в описи
|
Количество экземпляров описи
|
Примечание
|
постоянного хранения
|
временного (свыше 10 лет) хранения
|
по личному составу
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
7
|
8
|
9
|
10
|
11
|
1
|
1
|
1
|
Постоянного хранения
|
|
|
|
|
|
4
|
|
2
|
1
|
2
|
По личному составу
|
|
|
|
|
|
3
|
|
3
|
1
|
3
|
Временного (45 лет) хранения
|
|
|
|
|
|
2
|
|
4
|
1
|
4
|
Временного (15 лет) хранения
|
|
|
|
|
|
2
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
2. Опись дел постоянного хранения закончена (заполняются графы 5, 6, 7, 8, 9) и заведена следующая опись дел постоянного хранения (заполняются графы 1, 2, 3, 4, 10):
N п/п
|
N фонда
|
N описи
|
Название описи
|
Количество дел в описи
|
Крайние даты
|
Количество листов в описи
|
Количество экземпляров описи
|
Примечание
|
постоянного хранения
|
временного (свыше 10 лет) хранения
|
по личному составу
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
7
|
8
|
9
|
10
|
11
|
1
|
1
|
1
|
Постоянного хранения
|
9999
|
|
|
15 января 1995 г. - 26 декабря 2006 г.
|
385
|
4
|
|
2
|
1
|
2
|
По личному составу
|
|
|
|
|
|
4
|
|
3
|
1
|
3
|
Временного (45 лет) хранения
|
|
|
|
|
|
4
|
|
4
|
1
|
4
|
Временного (15 лет) хранения
|
|
|
|
|
|
4
|
|
5
|
1
|
5
|
Постоянного хранения
|
|
|
|
|
|
4
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
3. Составление ежегодной итоговой записи (например, на 1 января 2015 года):
Всего хранится в архиве
5 (пять)
описей, из них
(цифрами и прописью)
постоянного хранения
2 (две)
,
(цифрами и прописью)
временного хранения (свыше 10 лет)
2 (две)
,
(цифрами и прописью)
по личному составу
1 (одна)
,
(цифрами и прописью)
в том числе поступило в __________________
году ______________________ описей
(цифрами и прописью)
в том числе выбыло в ____________________
году ______________________ описей
(цифрами и прописью)
Наименование должности работника архива организации, составившего реестр описей
Подпись
О.И. Архипова
Наименование должности руководителя архива (лица, ответственного за архив)
Подпись
И.Н. Тучин
15.01.2015
|
Приложение N 8
к п. 3.5
ЛИСТ ФОНДА N 1
Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД)
|
|
01 января 1996 г.
|
(местонахождение фонда (наименование организации, где хранится фонд)
|
|
(Дата первого поступления
документов фонда)
|
Крайние даты каждого названия фонда
|
НАЗВАНИЕ ФОНДА
|
1
|
2
|
02.03.1966 - 23.06.1992
|
Всесоюзный научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела Главного архивного управления при Совете Министров СССР (ВНИИДАД)
|
24.06.1992 -
|
Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела Комитета по делам архивов при Правительстве Российской Федерации (ВНИИДАД)
|
|
|
1. Учет неописанных документов
Дата записи
Название, N и дата документа, по которому поступили или выбыли документы
Поступление
Выбытие
Кол-во дел
Крайние даты
Кол-во дел
|
Наличие (остаток)
|
Крайние даты
|
Всего дел
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
7
|
01.03.1997
|
Акт об обнаружении неучтенных документов N 1 от 27.02.1995
|
35
|
|
|
|
35
|
02.04.1997
|
Акт описания архивных документов N 2 от 02.04.1995
|
|
|
35
|
04.05.1993 - 28.12.1993
|
0
|
2. Учет описанных документов
Дата записи
Номер описи дел
Год
Название описи или аннотации документов
Поступило ед. хр.
Выбытие
Кол-во единиц хранения
Основание выбытия (название, дата, N документа)
В том числе по описям, утвержденным ЭПК
Кол-во ед. хр.
Кол-во ед. хр.
Крайние даты
Постоянного хранения
Кол-во ед. хр.
Крайние даты ед. хр.
Из них по описям, утвержденным ЭПК
Кол-во ед. хр.
Крайние даты
|
Наличие (остаток)
|
В том числе
|
По личному составу
|
Кол-во ед. хр.
|
Крайние даты
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
7
|
8
|
9
|
10
|
11
|
12
|
13
|
14
|
15
|
16
|
15.01.1996
|
N 1
|
1992
|
Временного (15 лет) хранения
|
10
|
|
|
|
|
10
|
|
|
|
|
|
|
02.04.1997
|
N 2
|
1993
|
Временного (15 лет) хранения
|
35
|
|
|
|
|
45
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Приложение N 9
к п. 3.6
ОБРАЗЕЦ ЗАПОЛНЕНИЯ КНИГИ УЧЕТА ПОСТУПЛЕНИЯ И ВЫБЫТИЯ ДЕЛ
Акционерное общество "Светосервис"
---------------------------------------------------------------------------
(наименование организации)
Архив Акционерного общества "Светосервис" ;
---------------------------------------------------------------------------
(название архива)
КНИГА
учета поступления и выбытия дел, документов
1
Том N -----
01.02.2015
Начат ----------
Окончен ________
Пример заполнения книги учета и выбытия дел
Продолжение приложения 9
N п/п
Дата поступления и выбытия документов
Наименование организации (структурного подразделения, лица, архива), от которой поступили (или выбыли) документы
Наименование, номер и дата документа, по которому поступили или выбыли документы
Название и номер фонда
Годы поступивших или выбывших документов по описи
Вид носителя <*>
Поступление описанных документов
Выбытие описанных документов
Количество ед. хр.
Количество ед. хр.
постоянного хранения
временного (свыше 10 лет)
по личному составу
постоянного хранения
временного (свыше 10 лет)
|
Неописанных дел, документов, листов
|
Примечание
|
по личному составу
|
поступило
|
выбыло
|
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
7
|
8
|
9
|
10
|
11
|
12
|
13
|
14
|
15
|
16
|
1
|
17.05.2015
|
Акционерное общество "Светосервис"
|
Опись дел постоянного хранения N 1
|
Акционерное общество "Светосервис", N 1
|
2010 - 2012
|
БН
|
134
|
|
|
|
|
|
|
|
|
1
|
17.05.2015
|
Акционерное общество "Светосервис"
|
Опись дел по личному составу N 2
|
Акционерное общество "Светосервис", N 1
|
2010 - 2012
|
БН
|
|
|
25
|
|
|
|
|
|
|
2
|
18.05.2015
|
Акционерное общество "Светосервис" (фондодержатель), Общество с ограниченной ответственностью "Свет" (фондообразователь)
|
Акт приема-передачи архивных документов на хранение N 2
|
Общество с ограниченной ответственность "Свет", N 2
|
2011
|
БН
|
78
|
5
|
26
|
|
|
|
|
|
|
2
|
18.05.2015
|
Акционерное общество "Светосервис" (фондодержатель), Общество с ограниченной ответственностью "Свет" (фондообразователь)
|
Акт приема-передачи архивных документов на хранение N 3
|
Общество с ограниченной ответственность "Свет", N 2
|
2012
|
БН
|
|
|
|
|
|
|
79
|
|
|
3
|
12.12.2015
|
Государственное казенное учреждение "Государственный архив Н-ской области"
|
Акт приема-передачи архивных документов на хранение N 1
|
Общество с ограниченной ответственность "Свет", N 2
|
1995 - 2001
|
БН
|
|
|
|
516
|
|
39
|
|
|
|
4
|
15.12.2015
|
Государственное казенное учреждение "Государственный архив Н-ской области"
|
Акт приема-передачи архивных документов на хранение N 2
|
Акционерное общество "Светосервис", N 1
|
2002 - 2008
|
БН
|
|
|
|
311
|
18
|
|
|
|
|
2015 347 (триста сорок семь)
Итого в ---- году поступило ----------------------- ед. хр., в том числе:
(цифрами и прописью)
347 (триста сорок семь)
на бумажном носителе -----------------------, электронных ________________,
(цифрами и прописью) (цифрами
и прописью)
аудиодокументов ____________________, видеодокументов ____________________.
(цифрами и прописью) (цифрами и прописью)
показываются раздельно итоговые данные по графам 8, 9, 10, 14 книги;
884 (восемьсот восемьдесят четыре)
выбыло ---------------------------------- ед. хр., в том числе: на бумажном
(цифрами и прописью)
884 (восемьсот восемьдесят четыре)
носителе ----------------------------------, электронных _________________,
(цифрами и прописью) (цифрами и прописью)
аудиодокументов ____________________, видеодокументов ____________________.
(цифрами и прописью) (цифрами и прописью)
показываются раздельно итоговые данные по графам 11, 12, 13, 15.
Наименование должности лица,
составившего итоговую годовую запись Подпись И.Н. Новикова
Наименование должности руководителя архива
(лица, ответственного за архив) Подпись Р.С. Степанов
10.01.2016
--------------------------------
<*> В графе указывается вид носителя (БН - документы на бумажном носителе, ЭД - электронные документы).
Приложение N 10
к п. 4
|
|
|
Скачать 3.22 Mb.