Методология внедрения

• Название: Методология внедрения
• Дата: 24.11.2022
• Размер: 2.82 Mb.
• Имя файла: TZ-na-vnedrenie-UPP.doc
• Тип: Документы; #810810
• страница: 6 из 17

3.1.1.3Регистрация договоров с покупателями

3.1.1.3.1Описание задачи

В условиях функционирования АС каждый договор купли-продажи, заключаемый между покупателем и предприятием, должен регистрироваться в системе. Договор, создаваемый в АС, регламентирует основные положения и условия по сделке с покупателем и позволяет управлять и контролировать выполнение этих условий. Зарегистрированный договор настраивает деталировку (условия и параметры) и принципы (бизнес-правила) ведения взаиморасчетов (отгрузки и оплаты) с покупателем. В АС должен быть предусмотрен механизм регистрации всех договоров. Выделение договоров с покупателями осуществляется с помощью параметра «Виды договоров». Все договора с покупателями должны иметь вид – «С покупателем».

Предпосылками к созданию договора в АС служат:

1. 
   Заключенный с покупателем договор.
   

Перечислим условия, которые должны учитываться при регистрации договоров в АС:

1. 
   Условия по детализации взаиморасчетов:
   

• 
  в разрезе заказов;
  
• 
  по договору в целом;
  
• 
  по расчетным документам;
  
• 
  по счетам.
  

2. 
   Общая сумма реализации в заданный период времени и периодичностью в пределах указанного периода. Периодичность задается следующими значениями: неделя, месяц, квартал, год.
   
3. 
   Спецификации с перечнем номенклатурных позиций, которые должны быть поставлены покупателю в рамках договора с указанием цен и количества.
   
4. 
   Условия по ценам на стандартную продукцию, которая будет реализовываться покупателю в рамках договора
   
   1. 
      «Тип цены» - определяет отпускную цену;
      
   2. 
      «Скидки»- определяет условия скидки и расчет цены с учетом этой скидки.
      
   3. 
      Валюта взаиморасчетов по договору.
      
5. 
   Условия оплаты и отгрузки:
   
   1. 
      процент предоплаты по заказу покупателя для начала отгрузки.
      
6. 
   Условия по контролю дебиторской задолженности:
   
   1. 
      максимальная сумма дебиторской задолженности по договору
      
7. 
   Условия резервирования:
   
   1. 
      количество дней сохранения резерва без поступления оплаты.
      

К зарегистрированному в АС договору должна привязываться ссылка на электронную версию текста подписанного между сторонами договора, а также любые другие электронные документы, связанные с договором.

Договор должен быть связан с контрагентом, предварительно зарегистрированному в системе.

3.1.1.3.2Входные данные

1. 
   Контрагент;
   
2. 
   Перечень и значения, учитываемых условий по договору;
   
3. 
   Электронная версия текста договора;
   

3.1.1.3.3Выходные данные

1. 
   Зарегистрированный в АС договор.
   

3.1.1.4Регистрация заказов с покупателями

3.1.1.4.1Описание задачи

Начало исполнения каждой сделки с клиентом предполагает регистрацию заказа покупателя в системе. Регистрация заказа включает в себя три операции: создание заказа, информационное наполнение заказа и сохранение заказа.

Возможны следующие варианты создания заказа:

1. 
   Заказ создается на основании договора. В этом случае его информационное содержание определяется условиями, записанными в договоре.
   
2. 
   Заказ создается по заявке покупателя. В этом случае информационное содержание заказа определяется условиями, изложенными в заявке и внутренними бизнес-правилами предприятия по исполнения такого рода заказов, которые должны находить отражение в договоре, регистрируемом в системе. Такой договор может не иметь формально оформленного договора между предприятием и покупателем. Регистрация такого договора в АС призвано обеспечить автоматическое выполнение бизнес-правил работы с покупателем по определенным видам сделок.
   

Информационное наполнение заказа в АС должно включать в себя указание всех существенных условий, необходимых для начала его исполнения. Т.е. при регистрации заказа формируются бизнес-правила его исполнения (которые в болей части переходят из договора, на основе которого создается заказ).

Перечислим данные, которые должен содержать заказ:

1. 
   Перечни номенклатурных позиций и услуг с указанием их количества, цены, плановой себестоимости и суммы скидки. Причем АС должна выводить контрольные разницы значений цен относительно плановой себестоимости. Если цена равна или меньше плановой себестоимости, то значение разницы выделяется красным цветом.
   
2. 
   Реквизиты предприятия;
   
3. 
   Реквизиты покупателя;
   
4. 
   Договор, на основании которого создается заказ;
   
5. 
   Информация для формирования цен: тип цен; скидки; ставки НДС, включение/исключение НДС, валюта документа;
   
6. 
   Планируемая дата отгрузки.
   
7. 
   Планируемая дата оплаты. Это фактически срок, до которого действителен созданный заказ;
   
8. 
   Процент предоплаты для начала отгрузки по заказу (условие, задается только на основе договора по заказу);
   
9. 
   Информация о лице ответственном за исполнение заказа со стороны предприятия: ФИО и подразделение;
   
10. 
    Информация о лице ответственном за исполнение заказа со стороны покупателя: контактное лицо контрагента;
    
11. 
    Количество дней сохранения резерва без поступления оплаты по заказу (условие, задается только на основе договора по заказу);
    
12. 
    Номер заказа;
    
13. 
    Дата составления заказа.
    

После сохранения заказа на его основе формируется счет на оплату. Счет для клиента является основанием для оплаты заказа. Счет является печатной формой заказа и отдельно не создается в системе. Счет (заказ) является аналитическим разрезом системы взаиморасчетов.



Рис. 3. Схема бизнес-процесса регистрации заказов с покупателями

3.1.1.4.2Входные данные:

1. 
   Реквизиты заказчика;
   
2. 
   Реквизиты предприятия;
   
3. 
   Перечень номенклатурных позиций;
   
4. 
   Договор с заказчиком;
   
5. 
   Дата планируемой отгрузки;
   
6. 
   Доступность товаров на складах;
   
7. 
   Планируемое поступление товаров на склад;
   
8. 
   Дата планируемой оплаты:
   
9. 
   Информация о лице, ответственном за исполнение заказа со стороны поставщика;
   
10. 
    Информация о лице, ответственном за исполнение заказа со стороны покупателя;
    
11. 
    Цены на товары и услуги;
    
12. 
    Дата составления заказа;
    

3.1.1.4.3Выходные данные:

1. 
   Счет на оплату.
   
2. 
   Документ «Заказ покупателя», зарегистрированный в АС
   
3. 
   Счет на оплату
   

3.1.1.5Резервирование готовой продукци

3.1.1.5.1Описание задачи

Резервирование продукции под заказ покупателя должен объединять в себе две категории, имеющие свою специфику выполнения операций резервирования:

1. 
   Резервирование под заказ
   
2. 
   Размещение в заказах поставщикам.
   

В операциях резервирования, регистрируемых в АС должны участвовать следующие документы:

- заказ покупателя – это документ, на основе которого создается резерв;

- отчеты по анализу остатков на складе – это документы, которые позволяют принять решение по выполнению резервирования;

- заказ поставщику – это документ, в который размещают резерв;

- резервирование товаров – это документ, при помощи которого производится резервирование.

Каждая операция по резервированию должна строго фиксироваться в АС документом, который производит резервирование с указанием ответственного исполнителя.

Резервирование под заказ покупателя

Резервирование под заказ покупателя - это система распределения имеющихся на складах объемов продукции и товаров для использования в соответствующем заказе. Резервированию подлежат только имеющиеся на складах реальные объемы товаров.

Для оформления резерва в АС необходимо определить:

• 
  номенклатурные позиции (что резервировать?);
  
• 
  количество (сколько резервировать?);
  
• 
  склад (где резервировать?);
  
• 
  заказ (подо что резервировать?)
  

Резервирование должно быть всегда привязано к определенному складу. Резервировать товары можно на любом складе. Более того, один и тот же товар в заказе может быть зарезервирован частично на одном складе, а частично на другом.

Резервирование должно производиться как вручную, так и автоматически, на основе алгоритмов, анализирующих складские остатки и распределения уже существующих резервов. По этому алгоритму система сама должна подобрать для каждого товара в заказе покупателя подходящий склад для резервирования. Система анализирует наличие товара, указанного в заказе товара на складах предприятия и, в случае если товар в необходимом количестве есть в свободном остатке, система зарезервирует этот товар в заказе покупателя.

Установка резерва может быть произведена при выполнении следующих операций:

• 
  создания резерва по заказу;
  
• 
  корректировка заказа;
  

Снятие резерва может проводиться при выполнении следующих операций:

• 
  корректировка заказа;
  
• 
  снятия просроченного резерва;
  
• 
  отгрузка по заказу покупателя;
  
• 
  закрытия заказа покупателя.
  

Номенклатурные позиции по одному заказу покупателя могут быть зарезервированы на нескольких складах одновременно.

При резервировании в АС анализируется свободный остаток на складах и резервированный товара под другие документы АС (в том числе заказы покупателей).

В АС необходимо предоставить возможность отдельным документом корректировать существующие резервы, а именно, осуществить переброску резерва между складами, между заказами, снять резерв.

Резерв - это свойство складских остатков в контексте времени. Для одного момента времени товары на складах могут быть зарезервированы, для другого — нет. Товары, не зарезервированные ни под какой заказ, называются товарами в свободном остатке.

В общем случае товары на складах могут быть зарезервированы на срок с момента оформления заказа до отгрузки заказа. Однако в АС должна быть предусмотрена установка условия на срок резервирования в зависимости от факта оплаты этого заказа покупателем. Для этого в по каждому заказу необходимо установить свойство держать резерв ограниченное количество времени и по истечении определенного срока резерв по неоплаченному заказу будет снят автоматической обработки отдельным документом АС. В рамках АС, вышеописанное условие будет указываться в договоре по заказу покупателя (см. описание задачи «Регистрация договоров с покупателями).

Размещение в заказах поставщикам

Размещение в заказ поставщикам – это система распределения запланированных к покупке объемов продукции и товаров для использования в соответствующем заказе покупателя.

Этот механизм позволяет указывать для заказов, сделанных поставщикам, их назначение, т.е. для выполнения каких заказов покупателей сделан заказ на покупку у поставщика. Этот механизм можно использовать для товаров, которые закупаются, а, соответственно, и заказываются, с целью перепродажи.

Указание заказа поставщика для обеспечения заказа покупателя будем называть размещением заказов покупателей в заказах поставщикам. Размещение должно производится только в фактически оформленных заказах поставщикам, а не в планируемых. Т.е. в АС не будет храниться специальный список заказов покупателей, требующий размещения в заказах поставщикам. Подобный список может быть сформирован только на определенный момент времени. Если на момент попытки размещения заказа покупателя нужный заказ поставщику не создан, необходимо создать этот заказ, а затем произвести в него размещение.

По мере того, как будет выполняться заказ поставщику (товары будут поступать на склады предприятия), товар, заказанный покупателем и размещенный в этом заказе, должен переходить в разряд зарезервированного на складе.

Как и резервирование, размещение заказов должно проводиться вручную или автоматически. По автоматическому алгоритму система сама должна подобрать для каждого товара в заказе покупателя подходящий заказ поставщику для размещения. Система анализирует наличие товара, указанного в заказе покупателя товара в существующих заказах поставщикам и, в случае если товар в необходимом количестве есть в свободном остатке в заказе поставщику, система зарезервирует этот товар в заказе покупателя.

При оформления резервирования должно быть явно видно для каждой номенклатурной позиции, в каком заказе поставщика разместить заказанное количество.

Установка размещения может быть произведена при выполнении следующих операций:

• 
  создание размещения по заказу;
  
• 
  корректировка заказа;
  

Снятие размещения может проводиться при выполнении следующих операций:

• 
  корректировка заказа;
  
• 
  отгрузка по заказу покупателя;
  
• 
  поступление товаров по заказу поставщику, в котором было проведено размещение
  
• 
  закрытия заказа покупателя.
  

3.1.1.5.2Операции с резервами

1. 
   Распределение заказа по складам. При этой операции для позиций заказа производится резервирование только на складах из свободных остатков. При выполнении этой операции должна быть также предусмотрена возможность снятия резерва по заказу покупателя.
   
2. 
   Распределение заказа по заказам поставщикам. При этой операции для позиций заказа размещение только в заказах поставщикам.
   
3. 
   Распределение заказа по складам и по заказам поставщикам. Операция включает в себя возможности предыдущих двух операций.
   
4. 
   Снятие резерва на складах под заказы покупателей.
   
5. 
   Снятие размещения в заказах поставщикам под заказы покупателей.
   
6. 
   Перемещение зарезервированных товаров на складах под заказы покупателей в размещения в заказы поставщикам и наоборот.
   

Рис. 4. Схема бизнес-процесса резервирования продукции под заказы покупателей



Рис. 5. Схема бизнес-процесса резервирования продукции на складах



Рис. 6. Схема бизнес-процесса снятия резерва со складов, проведенных под заказы покупателей.



Рис. 7. Схема бизнес-процесса размещения продукции в исполняемых заказах поставщикам



Рис. 8. Схема бизнес-процесса снятия размещений в заказах поставщикам, проведенных под заказы покупателей



Рис. 9. Схема бизнес-процесса автоматического контроля выполнения условия сохранения резерва без поступления оплаты по заказу покупателей

3.1.1.5.3Входные данные

1. 
   Заказы покупателей;
   
2. 
   Информация о складских остатках в разрезе резервов и свободных остатков;
   
3. 
   Заказы поставщикам;
   
4. 
   Информация о поступлении оплат от покупателей
   

3.1.1.5.4Выходные данные

1. 
   Резерв на складах;
   
2. 
   Размещение в заказах поставщикам;
   
3. 
   Снятие резерва;
   
4. 
   Снятие размещения;
   
5. 
   Информация о движении резервов, сделанных под заказы покупателей.
   

3.1.1.6Оформление отгрузки продукции по заказам покупателей

3.1.1.6.1Описание задачи

Перед началом отгрузки товаров по заказу покупателя должно контролироваться выполнение условий оплаты по заказу (условия оплаты прописаны в договоре по заказу). Для этого должен использоваться отчет «Анализ заказа покупателя». В случае не выполнения условий оплаты, АС должна будет сигнализировать об их нарушении при каждом создании документов по отгрузке выводом на экран сообщения о нарушении. Оформление отгрузки в АС будет выполняться с помощью документа «Реализация товаров и услуг». Формирование этого документа должно происходит строго на основании заказа и при создании он автоматически заполняется всеми номенклатурными позициями, которые еще не были отгружены по заказу покупателя. Как и в случае с заказом в документе «Реализация товаров и услуг» должно осуществляться раздельное оформление товаров, тары и услуг. После проведения факта отгрузки товара покупателю открывается ранее созданный документ «Реализация товаров и услуг», при необходимости она корректируется (например, если покупатель забрал не все номенклатурные позиции по заказу), и на ее основе печатается расходная накладна (ТОРГ12). При частичной отгрузке рассчитывается фактически отгруженное количество. Оформление документа «Реализация товаров и услуг» должно сопровождаться выполнением следующих операций в АС:

1. 
   Со складов на документ списываются указанные в нем номенклатурные позиции. Причем, списание идет сначала, исходя из зарезервированного объема продукции под заказ по документу, а потом из свободного остатка (если не все товары по заказу были зарезервированы). Товары снимаются с резерва по заказу, и этот резерв переходит под оформленный документ. Таким образом, то количество товара, которое выписано в документе «Реализация товаров и услуг», уже не может быть выписано другим пользователем вторично.
   
2. 
   Во взаиморасчетах по заказу и договору отражается факт отгрузки и/или выполнения услуг. На объем фактически отгруженных товаров и/или оказанных услуг заказ покупателя будет считаться исполненным.
   

Информационное содержание документа «Реализация товаров и услуг»:

1. 
   номер документа;
   
2. 
   дата и время документа;
   
3. 
   реквизиты предприятия;
   
4. 
   реквизиты покупателя;
   
5. 
   заказ покупателя, на основе которого создан документ;
   
6. 
   наименование договора, в рамках которого был создан заказ покупателя;
   
7. 
   сумма документа;
   
8. 
   настройки включения/исключения НДС из суммы документа;
   
9. 
   ответственное подразделение;
   
10. 
    ответственное лицо за оформление документа;
    
11. 
    грузополучатель;
    
12. 
    объект (адрес доставки);
    
13. 
    перечень товаров;
    
14. 
    перечень тары;
    
15. 
    перечень услуг;
    
16. 
    другие данные необходимые для решения задач в рамках настоящего проекта.
    

Далее на основе сохраненного в системе документа «Реализация товаров и услуг» на товарные позиции должны выписываться складские ордера. В том случае, если товар в заказе покупателя размещен на нескольких складах, то должно оформляться несколько документов реализации на разные склады, в соответствии с указанной в заказе схемой размещения. При этом отгрузка товаров по расходным ордерам должна производиться только по тому складу, который указан в документе «Реализация товаров и услуг» При выписке расходных ордеров происходит фактическое списание товаров со склада. До оформления расходных ордеров считается, что товар находится в наличии на складе. Системой контролируется количество расходных ордеров выписанных по документу реализации, поэтому невозможно в расходных ордерах выписать товаров больше, чем указано в документе реализации. С другой стороны выписка расходных ордеров уменьшает фактическое количество товаров на складе, поэтому невозможно выписать в расходных ордерах товаров больше, чем фактически находится на складе. На основе созданного в системе расходного ордера должна осуществляться печать бумажной копии электронного документа.

Информационное содержание расходного складского ордера:

1. 
   номер документа;
   
2. 
   дата и время документа;
   
3. 
   реквизиты предприятия;
   
4. 
   реквизиты покупателя;
   
5. 
   документ реализации, на основании которого был создан ордер;
   
6. 
   реквизиты склада, с которого производится отгрузка по приходному ордеру;
   
7. 
   ответственное подразделение;
   
8. 
   ответственное лицо за оформление документа;
   
9. 
   перечень типовых изделий
   
10. 
    перечень нетиповых изделий;
    
11. 
    перечень составных частей нетиповых изделий;
    
12. 
    другие данные необходимые для решения задач в рамках настоящего проекта.
    

На основе выписанного документа реализации в АС должен создаваться документ «Счет фактура», которая затем распечатывается и оформляется в соответствии с реализацией других задач, настоящего ТП. При необходимости из документа реализации можно распечатать Товарно-транспортную накладную.

В случае реализации импортных товаров в документе реализации по каждой номенклатурной позиции заполняются данные о ГТД и стране происхождения по зарегистрированным в системе данным (см. описание задачи «Оформление поступления товаров по заказам поставщикам).



Рис. 10. Схема бизнес-процесса отгрузки товаров по заказам покупателей (часть 1)



Рис. 11. Схема бизнес-процесса отгрузки товаров по заказам покупателей (часть 2)

3.1.1.6.2Входные данные

1. 
   Заказ покупателя;
   
2. 
   Договор с покупателем;
   
3. 
   Информация о складских остатках;
   
4. 
   Информация об оплатах по договорам и заказам;
   

3.1.1.6.3Выходные данные

1. 
   Документ «Реализация товаров и услуг»;
   
2. 
   Документ «Расходный ордер»;
   
3. 
   Информация о списании товаров со складов предприятия;
   
4. 
   Информация об отгрузке во взаиморасчетах по договорам и заказам покупателей.
   
5. 
   Отражение операций с резервами под заказ покупателя.
   

3.1.1.7Корректировка заказов покупателей

3.1.1.7.1Описание задачи

Для корректировки заказов предназначен документ «Корректировка заказа покупателя». С помощью этого документа должна проводится корректировка уже исполняемого заказа, связанная с изменением товарных и финансовых договоренностей с покупателем.

Документ всегда должен вводиться на основании документа «Заказ покупателя».

Документ должен заполняться всеми товарами, которые еще не были реализованы по заказу покупателя, на основании которого введен документ корректировки. При заполнении должны учитываться все ранее проведенные документы корректировки, выписанные по заказу.

В том случае, если необходимо произвести замену позиции номенклатуры в заказе покупателя, то в документе «Корректировка заказа покупателя» должны найти отражение две строки: позиция, которую нужно удалить, вводится со знаком минус, а позиция, которую нужно добавить вводится со знаком плюс.

При корректировке цены или количества по позиции номенклатуры в заказе покупателя, также в документе должны найти отражение две строки: строка со старой ценой или количеством со знаком минус и строка с новым количеством или ценой со знаком плюс.

Должна быть реализована возможность автоматического заполнения либо перечнем нереализованных товаров по заказу покупателя, либо всем перечнем товаров, указанных в заказе покупателя.

3.1.1.7.2Операции по корректировке заказа покупателя

С помощью документ «Корректировка заказа покупателя» должны выполняться следующие операции:

1. 
   добавление номенклатурных позиций по документу «Заказ покупателя»;
   
2. 
   удаление номенклатурных позиций по документу «Заказ покупателя»;
   
3. 
   изменение цен и/или количества в номенклатурных позициях по документу «Заказ покупателя».
   

3.1.1.7.3Входные данные

1. 
   Заказ покупателя;
   
2. 
   Информация об отгрузке по заказу покупателей;
   
3. 
   Информация об остатках номенклатурных позиций по заказу покупателя по количеству и ценам;
   
4. 
   Информация о резервах по заказу покупателя.
   

3.1.1.7.4Выходные данные

1. 
   Фиксация изменений по заказу покупателя;
   
2. 
   Фиксация изменений во взаиморасчетах;
   
3. 
   Корректировка резервов по заказу покупателя.
   

3.1.1.8Оформление оплат от покупателя

3.1.1.8.1Описание задачи

Оплата заказа покупателя должна осуществляться одним из двух способов:

1. 
   безналичная оплата;
   
2. 
   наличная оплата.
   

Оплата от покупателя принимается на основании счетов, выписанных по заказу.

Отражение оплаты, любым из указанных выше способов, во взаиморасчетах (по заказу, договору) должно предусматривать два варианта учета поступления оплат от покупателя: учет намерений изменения состояния денежных средств и учет фактического изменения состояния денежных средств.

Например, если в качестве подтверждения оплаты заказа покупатель передает платежное поручение по факсу, а банковской выписки, подтверждающей приход денег на счет еще нет, то можно указать в системе не факт, а прогноз поступления денег по соответствующему платежному документу. При этом в системе появится информация о предполагаемом состоянии взаиморасчетов, если указанный платеж все-таки придет. Фактически такая ситуация будет означать, что клиент оплатил заказ и ему можно начинать отгрузку, если по этому заказу было определено бизнес-правило – «получение аванса».

Учет оплаты должно отражаться в системе целым рядом документов. Однако сам факт создания и проведения первичного документа еще не является отражением факта свершившейся хозяйственной операции. Для указания факта изменения состояния денежных средств в первичных документах необходимо поставить признак оплаты и дату оплаты. То есть первичные документы могут служить и для указания намерений по изменению денежных средств и для указания фактов их поступления. Оформление хозяйственных операций становится двухступенчатым. Явно выделяются моменты указания намерений и фактов. Причем, что указывается первым, не важно. Например, в случае если клиент сначала сдает деньги в кассу, кассир выписывает ПКО и проводит факт получения денег, затем менеджер по номеру ПКО находит документ, указывает реквизиты для взаиморасчетов и проводит его по управленческому учету. Возможна и обратная ситуация, когда клиент обещает оплату по счету, менеджер выписывает ПКО и отражает изменения в оперативных взаиморасчетах, чтобы было возможным оформление расходных документов. При этом менеджер не указывает факт свершения операции получения денег, а только регистрирует намерение о поступлении денег. Клиент идет в кассу, кассир находит ПКО и проводит его с признаком оплаты, указывая тем самым факт получения денег.

Аналогичным способом можно вести учет планируемых к поступлению безналичных платежей. Когда клиент присылает, например, по факсу копию платежного поручения, но данных о фактическом зачислении денег на счет еще нет, менеджер может зафиксировать входящее платежное поручение и в дальнейшем установить в нем признак оплаты.

Такая организация учета призвана решить следующие задачи:

• вести регистрацию всех сформированных на предприятии и поступивших на предприятие документов по учету денежных средств;

• регистрировать отдельно момент создания первичного документа и момент свершения операции, оформленной документом;

• учитывать намерения об изменении состояния денежных средств и связанных с этим взаиморасчетов;

• связывать факты изменения состояния денежных средств с указанными ранее намерениями.

В том случае если изменение денежных средств связано с системой взаиморасчетов, у пользователя есть возможность явно указать какие задолженности будут погашаться платежами. В документах по движению денежных средств сумма платежа может быть разнесена между несколькими задолженностями одного контрагента, например, разнесена по нескольким договорам. Задолженности, которые будут погашены, можно выбирать как из списка фактических задолженностей, так и из списка планируемых. Например, если от клиента зарегистрировано несколько заказов на покупку, то в системе взаиморасчетов это событие отражается формированием плановой задолженности. То есть мы планируем поступление оплаты от клиента по заказам. Если оплата производится наличными денежными средствами, то при оформлении ПКО можно подобрать в качестве погашаемых задолженностей сделки по заказам.

В случае если платеж целиком относится на одну сделку, выбор задолженности может быть выполнен только вручную. Если сумма платежа погашает несколько задолженностей контрагента, то подбор задолженности может быть выполнен как вручную, так и автоматически. При автоматическом подборе задолженности можно выбрать одну из следующих стратегий:

погашение задолженности, начиная с самой ранней;

погашение задолженности, начиная с самой поздней;

ручной выбор порядка погашения задолженности (в этом режиме задолженности погашаются в порядке расположении договоров и сделок в табличной части платежного документа);

подбор задолженности для суммы платежа (в этом режиме сначала указывается сумма платежа, а потом подбираются по выбранной стратегии задолженности до достижения заданной суммы).

Безналичная оплата

Оформление безналичной оплаты должно осуществляться в два этапа. Сначала оформляются первичные документы по движению средств (платежное поручение, объявление на внос наличными и т.д.). При совершении фактических движений по переданным в банк документам производится списание денежных средств с остатка по расчетному счету, указанному в документе.

Для отражения в системе безналичной оплаты могут использоваться следующие документы:

1. 
   Платежное поручение полученное;
   
2. 
   Объявление на взнос наличными;
   
3. 
   Аккредитив полученный;
   
4. 
   Платежное требование выставленное;
   
5. 
   Инкассовое поручение переданное;
   
6. 
   Платежный ордер: поступление денежных средств.
   

В системе есть возможность отразить частичную оплату банком расчетных документов. Это касается, в первую очередь, платежных требований и инкассовых поручений, которые не могут быть оплачены полностью из-за недостатка денежных средств на расчетном счете организации или контрагента. Частичное движение средств по расчетному документу отражается с помощью документа «Платежный ордер: поступление денежных средств», который вводится на основании расчетного документа. После проведения платежного ордера данные исходного расчетного документа редактированию не подлежат; на месте реквизитов «Оплачено» и «Дата оплаты» появляется надпись «Частичная оплата» и указание суммы, на которую оплата уже произведена.

В системе есть возможность сравнить учетные данные по проведенным безналичным платежам с банковской выпиской. Для построения аналога банковской выписки система отбирает документы по выбранному банковскому счету с датой оплаты, равной дате выписки, а также все остальные проведенные на платеж по счету выписки документы с датой, меньшей либо равной дате выписки. При отсутствии в базе документа, по которому прошло движение денежных средств согласно данным банковской выписки, его необходимо зарегистрировать и установить признак оплаты.

При работе с выпиской банка из формы выписки можно ввести платежный ордер для выбранного документа. Частично оплаченные документы, не погашенные полностью, отмечаются специальным значком.

Наличная оплата

Также как и при безналичной оплате, оформление наличной оплаты осуществляется в два этапа. Сначала оформляются первичные документы по движению средств (ПКО). При совершении фактической оплаты в кассу производится списание денежных средств с остатка по кассе, указанной в расчетном документе.

Для отражения в системе наличной оплаты от покупателей используется документ «Приходный кассовый ордер».



Рис. 12. Виды оплат заказов покупателей



Рис. 13. Схема бизнес-процесса безналичной оплаты



Рис. 14. Схема бизнес-процесса наличной оплаты

3.1.1.8.2Входная информация

1. 
   Договор покупателя;
   
2. 
   Заказ покупателя;
   
3. 
   Счет покупателя;
   
4. 
   Информация о плановой дате поступления платежа;
   
5. 
   Информация о прошедших оплатах от покупателя;
   
6. 
   Документ, подтверждающий оплату, получаемый от покупателя.
   

3.1.1.8.3Выходная информация

1. 
   Документ, отражающий факт получения оплаты от покупателя;
   
2. 
   Регистрация банковской выписки;
   
3. 
   Отражение информации во взаиморасчетах по заказам и договорам с покупателем;
   

3.1.1.9Закрытие заказов покупателей

3.1.1.9.1Описание задачи

Выполнение задачи необходимо для снятия заказов покупателей с учета. Снятие с учета невыполненной части заказа, оплаты и всех резервов должно производиться автоматически. Может использоваться в случае расторжения сделки или в случае, когда считается, что заказ выполнен, даже если по данным учета он не сошелся «в ноль».

Выполнение этой операции также целесообразно в случае, когда заказ выполнен не полностью, и перспективы его выполнения нет.

Данная операция также выполняется со всеми заказами покупателей, по которым выполнены все обязательства.

Для реализации задачи закрытия заказов покупателей в системе существует документ «Закрытие заказов покупателей».

Одним документом может быть закрыто сразу несколько заказов. По каждому закрываемому заказу покупателя в документе «Закрытие заказов покупателей» указывается причина.

В АС должно быть предусмотрено создание неограниченного количества причин закрытия, которые будут храниться в отдельном справочнике.

Если перед закрытием заказа необходимо зачесть часть оплаты заказа в оплате других заказов, то вначале на основе заказа, требующего закрытие, в системе создается документ «Корректировка долга». В этом документе указывается сумма для зачета: реквизиты закрываемого заказа: реквизиты покупателя: ответственное лицо за оформление документа: произвольное описание документа: перечень заказов, в которые необходимо зачесть оплату и суммы зачета по каждому заказу. Документ изменяет взаиморасчеты по выбранным заказам в части поступления оплаты. Далее оформляется документ «Закрытие заказов покупателей».

3.1.1.9.2Входная информация

1. 
   Заказ покупателя;
   
2. 
   Информация об отгрузке по заказу покупателей;
   
3. 
   Информация об остатках номенклатурных позиций по заказу покупателя по количеству и ценам;
   
4. 
   Информация о резервах по заказу покупателя.
   

3.1.1.9.3Выходные данные

1. 
   Фиксация закрытия заказа покупателя;
   
2. 
   Фиксация изменений во взаиморасчетах;
   
3. 
   Снятие резервов по заказу покупателя.
   

3.1.1.10Контроль и анализ оплаты и отгрузки по заказам покупателей

3.1.1.10.1Описание задачи

Для оперативного контроля по исполнению заказов покупателей в АС предусматривается ряд динамических инструментов и отчетов:

Динамический документ «Календарь пользователя». Этот инструмент содержит в себе все планируемые события отгрузок и оплат по исполняемым (не закрытым) заказам покупателей. Закрытые заказы в документе не отражаются. Для каждого заказа покупателя, переданного в исполнение в этом документе формируются два плановых события: отгрузка по заказу и оплата по заказу. Они формируются на основе информации, указанной в заказе о запланированных датах поставки и оплаты. Эти события формируют задания на каждый день по контролю исполнения заказов покупателей. Т.е. на каждый день по каждому заказу в документе «Календарь снабженца» выводится план исполнения по отгрузкам и оплатам. При отражении в системе фактов отгрузки и/или оплаты, которые сделаны на основе заказа, в документе «Календарь снабженца» появляется информация о сверившихся оплатах или отгрузках. Свершившиеся отгрузки и оплаты отражаются в плановых событиях показателем процента исполнения. Если запланированное событие было выполнено до намеченного срока или в срок, то оно выделяется зеленым шрифтом. Если запланированное событие было выполнено позже указанного в нем срока, оно выделяется синим шрифтом. Красным цветом выделяются события по заказам, по которым отгрузка прошла полностью, оплата – нет. Зеленым цветом выделяются события по заказам, по которым оплата выполнена полностью, а отгрузка - нет. Каждое событие содержит в себе следующую информацию: процент от общего выполнения по заказу, дата создания заказа, дата события, номер заказа (счета), вид операции (отгрузка или оплата по заказу), Контрагент, Информация (номер р/с или касса для событий «Оплата по заказу» и номера складов для событий «Отгрузки по заказу»). «Календарь пользователя» должен отфильтровывать события по следующим признакам и их комбинациям: 1) Ответственный за исполнение заказов покупателей. В этом случае появляются события, привязанные к заказам с выбранным ответственным лицом. 2) Заказ покупателя (номер). В этом случае появляются все события связанные с выбранным заказом. 3) Дата (интервал дат). В этом случае появляются события на указанную дату или входящие в интервал. 6) Контрагент. В этом случае появляются события по заказам с указанным контрагентом. 7) Дата заказа. В этом случае появляются события по заказам, с указанной датой создания. 8) Вид операции (Отгрузка по заказу или Оплата по заказу). В этом случае появляются события с указанным типом операции. Выбрав любое событие из документа «Календарь пользователя» можно выйти по нему на заказ покупателя и документ, сформировавший его для более детального анализа события.

Оперативный отчет «Заказы покупателей» - в отчете показываются все незавершенные на дату оформления отчета заказы покупателей. То есть показываются те заказы, по которым необходимо произвести отгрузку товаров;

Оперативный отчет «Ведомость по заказам покупателей» - показывается полная информация по выполнению заказов покупателей за определенный период в части отгрузки товаров. В отчете выводятся только количественные показатели.

Оперативный отчет «Анализ заказов покупателей» - отчет предназначен для анализа состояния открытых заказов покупателей на определенный момент времени. В отчете показывается состояние отгрузки и оплаты по заказам. В заказе также отражается процент необходимой предоплаты по заказу.

Оперативный отчет «Выполнение условий по договорам контрагентов» - отчет предназначен для план–фактного анализа, выполнения покупателем условий, оговоренных с ним в договоре. В качестве условий договора может быть:

1. 
   общая сумма объема обязательных закупок за определенный период;
   
2. 
   количество и цена тех товаров, которые должны быть обязательно закуплены покупателем за определенный в документе период времени;
   

Невыполнение этих условий может служить основанием применения к покупателю санкций, оговоренных в договоре.

Оперативный отчет «Анализ причин закрытия заказов» - отчет предназначен для анализа причин закрытия заказов покупателей, эти причины устанавливаются в документах закрытия заказов.

3.1.1.10.2Входные данные

1. 
   Заказы покупателей;
   
2. 
   Информация об отгрузках;
   
3. 
   Информация об оплатах;
   
4. 
   Договоры контрагентов;
   
5. 
   Условия по договорам взаиморасчетов.
   

3.1.1.10.3Выходные данные

1. 
   Описанные отчетные формы и обработки
   

3.1.1.11Контроль работы менеджеров по продажам по исполнению заказов покупателей

3.1.1.11.1Описание задачи

«Доходность менеджеров» - отчет, содержащий на определенный период времени в разрезах: менеджер по продажам, номенклатурные позиции, контрагент, заказ, договор, показатель выручки.

3.1.1.11.2Входные данные

1. 
   Заказ покупателя;
   
2. 
   Информация об оплатах и отгрузках по заказам и договорам.
   

3.1.1.11.3Выходные данные

1. 
   Описанный отчет
   

3.1.1.12Анализ доступности товаров для продажи

3.1.1.12.1Описание задачи

«Анализ доступности товаров на складах» - настраиваемый отчет с аналитической информацией о состоянии складских запасов.

3.1.1.12.2Входные данные

1. 
   Информация о состоянии складских остатков.
   

3.1.1.12.3Выходные данные

1. 
   Описанные отчеты