пример оформления ВКР. Министерство науки и высшего образования Российской Федерации Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего образования государственный университет управления
 Скачать 1.5 Mb.
|
2.2 Система межведомственного электронного документооборота в ГБУ «Ритуал»В 2017 году Департамент информационных технологий города Москвы перевёл и обновил программное обеспечение электронного документооборота всех подведомств Правительства Москвы, что значительно ускорило, защитило и оптимизировало процесс межведомственного документооборота. В процесс обновления программного обеспечения попал и ГБУ «Ритуал». Как ранее утверждалось, ЕАС «Ритуал» — это консолидация более 7 информационных систем. Одной из них была система, отвечающая за межведомственный электронный документооборот. И на данный момент система электронного межведомственного документооборота является частью Единой Автоматизированной Системой «Ритуал». [29] В рамках обновления в 2017, проведённого Департаментом информационных технологий города Москвы, были обновлены: [29] Системы баз данных и их основание: они переведены на более свободные системы управления базами данных с ранее используемых американских платформ. Ускорена сама система, путём рефакторинга множества программного кода. Рефакторинг – обновление программного кода на более новый, так как мир технологий не стоит на месте: всегда появляются какие-либо новые подходы, оптимизирующие затраты программы на оперативность. Сокращено время поиска необходимого документа в системе в два разы – до пары сотен миллисекунд. Увеличено максимальное допустимое место хранение дискового пространства для всей системы электронного документооборота. Таким образом, система электронного документооборота обновилась в плане технических характеристик, что хорошо, так как количество документов и пользователей вышеупомянутой системы с каждым месяцем растёт: обновлять сервера нужно. Но при этом функционал системы особо не поменялся. Изменились только какие-либо незначительные, незаметные пользователю, процессы в системе, связанные с переходом на новую систему управления базами данных. В рамках межведомственного документооборота, интегрированного в ЕАС «Ритуал», можно: Отправлять и получать официальные ответы лиц-представителей иных ведомств или подведомств как внутри структуры ГБУ «Ритуал», так и снаружи (например, Департамент торговли и услуг города Москвы). Схема данного процесса отражена на рисунке 8; Формировать документы на захоронения и иные работы с местами захоронений по шаблону. Схема данного процесса отражена на рисунке 9; Получать в рамках процессов ЕАС «Ритуал» официальные разрешения на проведения захоронений от Департамента торговли и услуг города Москвы. Схема данного процесса отражена на рисунке 10; Формировать распоряжения внутри ведомства и осуществлять запрос на закупки. Схема данного процесса отражена на рисунке 11.  Рисунок 8 - Схема взаимного обмена межведомственных запросов и ответов На рисунке 8 можно разглядеть определённую простоту процесса. Всего два звена и между ними двустороннее сообщение. Так оно и есть. По современным тенденциям высоконагруженных систем: чем проще, тем лучше. Мне не довелось просмотреть интерфейс межведомственного электронного общения, так как доступ к некоторым данным мне был ограничен в рамках практики, но по комментариям сотрудников ГБУ «Ритуал» интерфейс системы предельно понятный: можно прослеживать время и дату получения ответов и закрыть обсуждение (то есть закрыть возможность оставлять по данному вопросу сообщения). При этом доступ к межведомственному электронному документообороту имеет только заведующий кладбищем и его заместители, которые получили соответствующие доступы в ЕАС «Ритуал». Рядовые сотрудники доступа к документообороту не имеют и, если то требуется, формируют собственные запросы к заведующему кладбищем, а тот в свою очередь, собирает эти запросы с сотрудников и составляет собственный, консолидированный с запросами своих подчинённых, запрос. Подобная система имеет ряд заведомых недочётов. Например, каким образом сотрудник поймёт, что его запрос доставлен вышестоящим или иным инстанциям в соответствующем и компетентном виде? Особенно, если запрос имеет узкоспециализированную тематику, компетенции для которой не хватает заведующему кладбищем.  Рисунок 9 - Схема формирования официальных документов на захоронения при обращении граждан Процесс формирования документов на основании обращения граждан тоже не имеет трудностей в схеме, как показано на рисунке 9. Гражданин обращается в администрацию кладбища с определённым пакетом документов; передаёт их организатору услуг; организатор ритуальных услуг собирает нужные данные и таким образом заполняет поля в форме по заявлению; на выходе получается два документа: цифровая версия записи остаётся в системе и по мере необходимости может быть распечатана ещё раз и бумажная версия, которая передаётся гражданину. По запросу гражданин может отказаться от печатной версии и получить цифровую версию документа на почту. Система автоматически отправит на почту документ, если то будет указано организатором ритуальных услуг.  Рисунок 10 - Схема процесса получения разрешения от Департамента торговли и услуг города Москвы на проведение захоронения и реализации данного процесса Процесс получения разрешения от Департамента торговли и услуг Москвы на проведение захоронения (рисунок 10) является немного схожим с процессом обычного обращения граждан в администрацию кладбища (рисунок 9), но выглядит более сложным. Сложность данного процесса заключается в том, что между гражданином и организатором ритуальных услуг встаёт третья сторона и начинает контролировать полностью весь процесс, а организатор ритуальных услуг всего лишь сопровождает его проведение. Наличие третьей стороны в лице Департамента торговли и услуг города Москвы обусловлено распоряжением Департамента торговли и услуг Правительства города Москвы от 2 июня 2017 года № 170 «Об утверждении порядка выдачи разрешений на установку надмогильных сооружений, требований к выполнению работ по установке надмогильных сооружений и контролю за их соблюдением». Таким образом Департамент торговли и услуг города Москвы выдаёт разрешения, формирует требования к выполнению работ и контролирует их соблюдение, путём обмена между администрацией кладбища и сотрудниками департамента визуальными подтверждениями выполненных работ.  Рисунок 11 – Схема процесса формирования внутренних нормативно-правовых актов Формирование внутренних нормативно-правовых актов через систему электронного документооборота между ведомствами в ЕАС «Ритуал» обусловлена тем, что часть категорий внутренних НПА требуют вышестоящего подтверждения. В рамках оптимизации процессов и рабочего времени была сформирована система электронного ведения внутренних НПА для лучшего контроля. Такая система внутреннего контроля локальных нормативно-правовых актов добавляет прозрачности системе в том смысле, что теперь нет возможности формировать нормативно-правовые акты, обходя требования и нормы и разрешения. Формирование электронных внутренних НПА контролирует, но не одобряет или отклоняет, Департамент торговли и услуг города Москвы. Таким образом формируются внутренняя база локальных НПА, соответствующих контролю качества, а также нормы должного правового ведения деятельности кладбищ, что, в частности, способствует искоренению коррупции, хотя и не является полностью исключающим данное явление. |