ОП.09 ИНформационные технологии в профессиональной деятельности.. Пояснительная записка данные методические указания составлены для проведения практических занятий в процессе изучения дисциплины Информационные технологии в профессиональной деятельности

• Название: Пояснительная записка данные методические указания составлены для проведения практических занятий в процессе изучения дисциплины Информационные технологии в профессиональной деятельности
• Дата: 17.06.2022
• Размер: 5.56 Mb.
• Имя файла: ОП.09 ИНформационные технологии в профессиональной деятельности..pdf
• Тип: Пояснительная записка; #598570
• страница: 7 из 10

Тема занятия: Структура таблицы: поля и записи. Создание базы данных: поля со списками, правило проверки данных при вводе, сообщение об ошибке, значение по – умолчанию.
2. Цель: Познакомиться со структурой таблицы, научиться заполнять таблицы информацией. Познакомиться с возможностями систем управления базами данных.
3. Оборудование, приборы, аппаратура, материалы: ПК, система управления базами данных MS Access.
4. Краткие теоретические сведения.
Обобщение информации
Структура базы данных.
Большинство баз данных имеют табличную структуру, состоящую из многих связанных таблиц. Такие базы данных называются реляционными. В таблице адрес данных определяется пересечением строе и столбцов. В базе данных столбцы называются полями, а строки – записями. Поля образуют структуру базы данных, а записи составляют информацию, которая в ней содержится.
Создание структуры БД в СУБД Access.
Создать новую базу данных можно тремя способами: путем создания новой пустой базы данных; созданием копии существующей базы данных; с помощью создания базы данных с использованием шаблона.
Если в базе нет никаких данных (пустая база), то это все равно полноценная база данных. Хотя данных в базе нет, но информация в ней все-таки есть — это структура базы.
Она определяет методы занесения данных и хранения их в базе. Простейший
«некомпьютерный» вариант базы данных — деловой ежедневник, в котором каждому календарному дню выделено по странице. Даже если в нем не записано ни строки, он не перестает быть ежедневником, поскольку имеет структуру, четко отличающую его от записных книжек, рабочих тетрадей и прочей писчебумажной продукции.

Базы данных могут содержать различные объекты, основными объектами любой базы данных являются ее таблицы. Простейшая база данных имеет хотя бы одну таблицу.
Соответственно, структура простейшей базы данных тождественно равна структуре ее таблицы.
Мы знаем, что структуру двумерной таблицы образуют столбцы и строки. Их аналогами в структуре простейшей базы данных являются поля и записи. Если записей в таблице пока нет, значит, ее структура образована только набором полей. Изменив состав полей базовой таблицы (или их свойства), мы изменяем структуру базы данных и, соответственно, получаем новую базу данных.
СУБД Microsoft Access 2000 предоставляет несколько средств создания каждого из основных объектов базы. Эти средства можно классифицировать как:
• ручные (разработка объектов в режиме Конструктора);
• автоматизированные (разработка с помощью программ-мастеров);
• автоматические — средства ускоренной разработки простейших объектов.
ЗАДАНИЯ.
Задание 1
Создание базы данных.
1. Создать новую базу данных.
2. Создать таблицу базы данных.
3. Определить поля таблицы в соответствии с табл. 4.1.
4. Сохранить созданную таблицу.
ТЕХНОЛОГИЯ РАБОТЫ
Для создания новой базы данных:
 загрузите Access, в появившемся окне выберите пункт Новая база данных;
 в окне "Файл новой базы данных" задайте имя вашей базы (пункт Имя Файла) и выберите папку (пункт Папка), где ваша база данных будет находиться. По умолчанию
Access предлагает вам имя базы db1, а тип файла - Базы данные Access.
Имя задайте
Преподаватели
, а тип файла оставьте прежним;
 щелкните по кнопке <Создать>.
Для создания таблицы базы данных:
 в окне базы данных выберите вкладку Таблицы, а затем щелкните по кнопке
<Создать>;
 в окне "Новая таблица" выберите пункт Конструктор и щелкните по кнопке
<ОК>. В результате проделанных операций открывается окно таблицы в режим конструктора
(рис. 4.2), в котором следует определить поля таблицы.

Рис. 4.2. Окно таблицы в режиме конструктора - в этом режиме вводятся имена и типы полей таблицы
Для определения полей таблицы:
 введите в строку столбца Имя поля имя первого поляКод преподавателя;
 в строке столбца "Тип данных" щелкните по кнопке списка и выберите тип данных Числовой. Поля вкладки
Общие
оставьте такими, как предлагает Access.
Примечание. Заполнение строки столбца "
Описание " необязательно обычно используется для внесения дополнительных сведений о поле.
Для определения всех остальных полей таблицы базы данных Преподаватели в соответствии с табл. 4.1 выполните действия, аналогичные указанным выше.
Внимание!
Обратите внимание на вкладку
Общие
в нижней части экрана. Советуем изменить данные в пункте Размер поля, а остальные пункты оставить по умолчанию (их функции рассмотрим далее). Например, для текстового типа данных Access предлагает по умолчанию длину 50 символов. Но вряд ли поле "Фамилия" будет содержать более 15 символов, хотя лучше точно подсчитать, сколько символов в самой длинной фамилии. Не бойтесь ошибиться - в дальнейшем можно скорректировать длину поля. Для числового типа
Access предлагает Длинное целое, но ваши данные могут быть либо небольшие целые числа (в диапазоне от -32768 до 32767) - тогда надо выбрать Целое,либо дробные числа - тогда надо выбрать С плавающей точкой..Для выбора необходимого параметра надо щелкнуть по полю, а затем нажать появившуюся кнопку списка и выбрать необходимые данные. В результате ваша таблица будет иметь более компактный вид, а объем базы данных уменьшится.
4. Для сохранения таблицы:
 выберите пункт меню Файл, Сохранить;
 в диалоговом окне "Сохранение" введите имя таблицы Преподаватели,
 щелкните по кнопке <ОК>.
Примечание
. В результате щелчка по кнопке <ОК> Access предложит вам задать ключевое поле (поле первичного ключа), т.е. поле, однозначно идентифицирующее каждую запись. Для однотабличной базы данных это не столь актуально, как для многотабличной, поэтому щелкните по кнопке <Нет>.
ЗАДАНИЕ 2
Заполнение базы данных.
1. Ввести ограничения на данные, вводимые в поле "Должность"; должны вводиться только слова Профессор, Доцент илиАссистент.
2. Задать текст сообщения об ошибке, который будет появляться на экране при вводе неправильных данных в поле "Должность".
3. Задать значение по умолчанию для поля "Должность" в виде слова Доцент.
4. Ввести ограничения на данные в поле <Код>; эти данные не должны повторяться.
5. Заполнить таблицу данными в соответствии с табл. 4.2 и проверить реакцию системы на ввод неправильных данных в поле "Должность".
6. Изменить ширину каждого поля таблицы в соответствии с шириной данных.
7. Произвести поиск в таблице преподавателя Миронова.
8.Произвести замену данных: изменить заработную плату ассистенту Сергеевой с 450 р., на 470 р.
9. Произвести сортировку данных в поле "Год рождения" по убыванию,
10. Произвести фильтрацию данных по полям "Должность" и "Дисциплина".
Просмотрите созданную таблицу, как она будет выглядеть на листе бумаги при печати.
Таблица 4.3
Код
Фамилия
Имя
Отчество
Дата рожд.
Должность Дисциплина
Телефон
Зарплата
1 1 Истомин Ремир Евгеньевич 23.10.54 Доцент Информатика 110-44-68 890р.
2 Миронов Павел Юрьевич 25.07.40 Профессор Экономика 312-21-40 1200р.
3 Гришин Евгений Сергеевич 05.12.67 Доцент Математика 260-23-65 760р.
4 Сергеева Ольга Ивановна 12.02.72 Ассистент Математика 234-85-69 450р.

5 Емец Татьяна Ивановна 16.02.51 Доцент Экономика 166-75-33 890р.
6 Игнатьева Татьяна Павловна 30.05.66 Доцент Информатика 210-36-98 790р.
7 Миронов Алексей Николаевич 30.07.48 Доцент Физика 166-75-33 890р.
ТЕХНОЛОГИЯ РАБОТЫ
1. Для задания условия на значение для вводимых данных:
 войдите в режим Конструктор для проектируемой таблицы. Выделите таблицу
Преподаватели и щелкните на кнопке Конструктор на панели инструментов;
 в верхней части окна щелкните по полю "Должность";
 в нижней части окна щелкните по строке параметра Условие на значение;
 щелкните по кнопке для определения условий на значение при помощи построителя выражений;
 в появившемся окне напишите слово Профессор, затем щелкните по кнопке Or (эта кнопка выполняет функцию ИЛИ), напишите Доцент, снова щелкните по этой же кнопке, напишите Ассистент и щелкните по кнопке <ОК>. Таким образом, вы ввели условие, при котором в поле "Должность" могут вводиться только указанные значения.
2. В строке Сообщение об ошибке введите предложение (без кавычек!): "Такой должности нет, правильно введите данные".
3. В строке Значение по умолчанию введите слово "Доцент".
4. Введите ограничения на данные в поле "Код преподавателя ". Здесь ограничения надо вводить не совсем обычным способом. Дело в том, что коды преподавателей не должны повторяться, а также должна быть обеспечена возможность их изменения (из-за последнего условия в этом поле нельзя использовать тип данных Счетчик, в котором данные не повторяются). Для выполнения второго условия пришлось задать в поле "Код" тип данных
Числовой, а для выполнения первого условия сделайте следующее:
 в верхней части окна щелкните по полю "Код преподавателя ";
 щелкните по строке параметра Индексированное поле;
Примечание. Индекс - это средство Access, ускоряющее поиск и сортировку данных в таблице. Ключевое поле (поле первичного ключа) таблицы индексируется автоматически. Не допускается создание индексов для полей типа MEMO и Гиперссылка vim полей объектов OLE. Свойство Индексированное поле определяет индекс, создаваемый по одному полю. Индексированное поле может содержать как уникальные, так и повторяющиеся значения. Допускается создание произвольного количества индексов.
 выберите в списке пункт Да (совпадения не допускаются);

перейдите в режим Таблица, щелкнув по кнопке на панели инструментов или выполнив команду Вид, Режим таблицы. На вопрос о сохранении таблицы щелкните по кнопке <Да>.
5. Введите ПО СТРОКАМ данные в таблицу в соответствии с табл. 4.3. Попробуйте в поле <Должность> любой записи ввести слово Лаборант. Посмотрите, что получилось. На экране должно появиться сообщение: "Такой должности нет, правильно введите данные".
Введите правильное слово.
6. Для изменения ширины каждого поля таблицы в соответствии с шириной данных:
 щелкните в любой строке поля "Код преподавателя ";
 выполните команду Формат, Ширина столбца;
 в появившемся окне щелкните по кнопке <По ширине данных>. Ширина поля изменится;
 проделайте эту операцию с остальными полями.
7. Для поиска в таблице преподавателя Миронова:
 переведите курсор в первую строку поля "Фамилия";
 выполните команду Правка, Найти;
 в появившейся строке параметра Образец введите Миронов;
 в строке параметра Просмотр должно быть слово ВСЕ(имеется в виду искать по всем записям);
 в строке параметра Совпадение выберите из списка С любой частью поля;
 щелкните по кнопке <Найти>. Курсор перейдет на вторую запись и выделит слово Миронов;
 щелкните по кнопке <Найти далее>. Курсор перейдет на седьмую запись и также выделит слово Миронов;
 выйдите из режима поиска.
8.Для замены заработной платы ассистенту Сергеевой с 450 р. на 470 р.:
 переведите курсор в первую строку поля "Зарплата";
 выполните команду Правка, Заменить;
 в появившемся окне в строке Образец введите 450 ;
 в строке Заменить на введите 470. Обратите внимание на остальные опции - вам надо вести поиск по всем записям данного поля;
 щелкните по кнопке <Найти далее>. Курсор перейдет на четвертую запись;
 щелкните по кнопке <3аменить>. Данные будут изменены;
Примечание. Чтобы заменить сразу все данные, надо воспользоваться кнопкой
<3аменить все>. щелкните по кнопке <3акрыть>.
9. Для сортировки данных в поле "Дата рождения" по убыванию:
 щелкните по любой записи поля " Дата рождения";
 щелкните по кнопке на панели управления или выполните команду Записи,
Сортировка, Сортировка по убыванию. Все данные в таблице будут отсортированы в соответствии с убыванием значений в поле "Год рождения".
10.
Для фильтрации данных по полям "Должность" и "Дисциплина":
 щелкните по записи Доцент поля "Должность";
 щелкните по кнопке или выполните команду Записи, Фильтр, Фильтр по
выделенному. В таблице останутся только записи о преподавателях - доцентах;
 щелкните по записи Информатика поля "Дисциплина";

 щелкните по кнопке или выполните команду Записи, Фильтр, Фильтр
по выделенному. В таблице останутся только записи о преподавателях - доцентах кафедры информатики;
 для отмены фильтрации щелкните по кнопке на панели инструментов или выполните команду Записи, Удалить фильтр. В таблице появятся все данные.
Для просмотра созданной таблицы:
 щелкните по кнопке или выполните команду Файл, Предварительный,
просмотр. Вы увидите таблицу как бы на листе бумаги;
 закройте окно просмотра.
Примечание. Если вы захотите изменить поля или ориентацию таблицы на листе бумаги, выполните команду Файл, Параметры страницы. В открывшемся окне можете изменять указанные параметры.
ЗАДАНИЕ 3
Ввод и просмотр данных посредством формы.
1. С помощью Мастера форм создать форму Состав преподавателей (тип - форма один столбец).
2. Найти запись о доценте Гришине, находясь в режиме формы.
3. Изменить зарплату ассистенту Сергеевой с 470 р. на 490 р.
4. Произвести сортировку данных в поле "Фамилия" по убыванию.
5. Произвести фильтрацию данных по полю "Должность".
6. Изменить название поля "Дисциплина" на "Преподаваемая дисциплина".
7. Просмотреть форму с точки зрения того, как она будет выглядеть на листе бумаги.
ТЕХНОЛОГИЯ РАБОТЫ
1. Для создания формы Состав преподавателей:
 откройте вкладку Формы в окне базы данных;
 щелкните по кнопке <Создать>;
 в появившемся окне выберите (подведите курсор мыши и щелкните левой кнопкой) пункт Мастер форм;
 щелкните по значку списка в нижней части окна;
 выберите из появившегося списка таблицу Преподаватель;
 щелкните по кнопке <ОК>;
 в появившемся окне выберите поля, которые будут присутствовать в форме. В данном примере присутствовать будут все поля, поэтому щелкните по кнопке "››" ;
 щелкните по кнопке <Далее>;
 в появившемся окне уже выбран вид Форма в один столбец, поэтому щелкните по кнопке <Далее>;
 в появившемся окне выберите стиль оформления. Для этого щелкните по словам, обозначающим стили, либо перемещайте выделение стрелками вверх или вниз на клавиатуре. После выбора стиля щелкните по кнопке <Далее>;

 в появившемся окне задайте имя формы, набрав на клавиатуре параметр Состав
преподавателей .Остальные параметры в окне оставьте без изменений;
 щелкните по кнопке <Готово>. Перед вами откроется форма в один столбец.
Столбец слева - это названия полей, столбец справа - данные первой записи (в нижней части окна в строке параметра Запись стоит цифра "1).
2. Для поиска преподавателя Гришине:
 переведите курсор в первую строку поля "Фамилия';
 выполните команду Правка, Найти;
 в появившемся окне в строке Образец введите фамилию Гришин;
 в строке параметра Просмотр должно быть слово ВСЕ(имеется в виду искать по всем записям);
 в строке параметра Совпадение выберите из списка параметр С любой частью
поля;
 щелкните по кнопке <Найти>. Курсор перейдет на вторую запись и выделит слово Гришин;
3. Для замены зарплаты ассистенту Сергеевой с 470 р. на 490 р.:
 переведите курсор в первую строку поля "Зарплата";
 выполните команду Правка, Заменить;
 в появившемся окне в строке параметра Образец введите 470 ;
 в строке параметра Заменить на введите 490 . Обратите внимание на остальные опции - вам надо вести поиск по всем записям данного поля;
 щелкните по кнопке <3аменить>. Данные будут изменены;
 щелкните по кнопке <3акрыть>.
4. Для сортировки данных в поле "Дата рождения" по убыванию:
 щелкните по любой записи поля " Дата рождения";
 щелкните по кнопке на панели управления или выполните команду Записи, Сортировка, Сортировка по убыванию. Все данные в таблице будут отсортированы в соответствии с убыванием значений в поле " Дата рождения".
5. Для фильтрации данных по полю "Должность":
 щелкните по записи Доцент поля "Должность";
 щелкните по кнопке или выполните команду Записи,
Фильтр,
Фильтр по выделенному. В форме останутся только записи о преподавателях - доцентах;
 щелкните по записи Информатика поля "Дисциплина";
 щелкните по кнопке или выполните команду Записи, Фильтр, Фильтр по
выделенному. В форме останутся только записи о преподавателях - доцентах кафедры информатики;
 для отмены фильтра щелкните по кнопке на панели инструментов или выполните команду Записи, Удалить фильтр. В таблице появятся все данные;
6. Измените название поля "Дисциплина" на "Преподаваемая дисциплина". Для этого:
 перейдите в режим конструктора, щелкнув по кнопке на панели инструментов или выполнив команду Вид, Конструктор;
 щелкните правой кнопкой мыши в поле "Дисциплина" (на названии поля - оно слева, а строка справа с именем Дисциплина - это ячейка для данных, свойства которых мы не будем менять). В появившемся меню выберите пункт Свойства. На экране откроется окно свойств для названия поля "Дисциплина";

 щелкните по строке с именем Подпись, т.е. там, где находится слово Дисциплина;
 сотрите слово "Дисциплина" и введите "Преподаваемая дисциплина";
 для просмотра результата перейдите в режим формы, выполнив команду Вид,
Режим формы.
Примечание. Изменить ширину полей можно в режиме конструктора.
7.Для просмотра созданной формы:
 щелкните по кнопке или выполните команду Файл, Предварительный
просмотр. Вы увидите форму как бы на листе бумаги;
 закройте окно просмотра.
Примечание. Не удивляйтесь полученному результату, так как на листе поместилось несколько страниц формы. Распечатывать форму не будем, потому что основное назначение подобной формы - удобный построчный ввод и просмотр данных, а не сохранение данных в виде бумажного документа.
ЗАДАНИЕ 4
Формирование запросов на выборку.
1. На основе таблицы Преподаватели создать простой запрос на выборку, в котором должны отображаться фамилии, имена, отчества преподавателей и их должность.
2. Данные запроса отсортировать по должностям.
3. Сохранить запрос.
4. Создать запрос на выборку с параметром, в котором должны отображаться фамилии, имена, отчества преподавателей и преподаваемые ими дисциплины, а в качестве параметра задать фамилию преподавателя и выполнить этот запрос для преподавателя Гришин.
7.
Отчет должен содержать:
9.
Название работы.
10.
Цель работы.
11.
Задание и его решение.
12.
Вывод по работе.
Практическое занятие № 19
1.