ОП.09 ИНформационные технологии в профессиональной деятельности.. Пояснительная записка данные методические указания составлены для проведения практических занятий в процессе изучения дисциплины Информационные технологии в профессиональной деятельности
 Скачать 5.56 Mb.
|
|
Тема занятия: Оформление деловой корреспонденции. Рассылка документов. Цель работы: – формирование навыков составления документов методом слияния средствами пакета MS Office; – закрепление навыков редактирования и форматирования текстовых документов и электронных таблиц; – закрепление навыков совместного использования приложений, входящих в пакет MS Office. 2. Оборудование, приборы, аппаратура, материалы: ПК, ОС Windows. 3. Краткие теоретические сведения: С помощью слияния можно создавать документы на бланках, почтовые наклейки, конверты и каталоги. Программа слияния помогает упорядочить сведения об адресе, осуществить их слияние с общим документом, а затем напечатать окончательно настроенные документы. Обобщенный алгоритм выполнения слияния выглядит примерно так: 1. Откройте или создайте основной документ, содержащий общие сведения, которые будут повторяться в каждом документе на бланке, почтовой наклейке или каталоге. 2. Откройте или создайте источник данных, который содержит данные, изменяющиеся при слиянии документов, например имя и адрес каждого адресата документа на бланке. Источником данных может быть существующая электронная таблица, база данных, текстовый файл или таблица Word, которая была создана путем слияния. 3. Вставьте в основной документ поля слияния. Эти поля являются прототипами и указывают Microsoft Word, куда следует вставлять сведения из источника данных. 4. Выполните слияние источника данных и основного документа. При этом каждая строка (или запись) источника данных порождает отдельный документ на бланке, почтовую наклейку, конверт или элемент каталога. Составные документы можно напечатать или разослать по адресам электронной почты или отправить по номерам факсов. Кроме того, составные документы могут быть объединены в новом документе для последующего просмотра и печати. Типы источников данных. Данные могут быть получены из источников данных практически любого типа, включая таблицу Word, список контактов Microsoft Outlook, электронную таблицу Excel, базу данных Microsoft Access или текстовый файл ASCII. Если необходимые данные не были сохранены в каком-либо источнике данных, Word поможет шаг за шагом выполнить настройку таблицы Word, содержащей имена, адреса и другие данные. См. сведения об источниках данных слияния. Настройка слияния. Для настройки слияния следует выбрать данные, подлежащие слиянию, просмотреть составные документы, а затем придать результатам законченный вид, указав, например, определенных клиентов, адреса которых соответствуют конкретным диапазонам почтовых индексов. Кроме того, можно предусмотреть автоматическое приглашение на ввод даты и времени встречи с клиентом. Постановка задачи На основе электронной таблицы, содержащей сведения о держателях акций некоторого акционерного общества, и бланка письма создать методом слияния некоторые информационные сообщения, предназначенные для печати и рассылки по почте. Выполнение работы ЭТАП 1. Создание основного документа На этом этапе требуется создать основной бланк документа с повторяющейся информацией, другими словами, необходимо сделать заготовку для информационного сообщения. 1. Запустите текстовый процессор MS Word и создайте при помощи него документ следующего вида: (Данный документ создается по подобию шаблона документа в лабораторной работе «Использование шаблонов для изготовления бланков документов».) Примечание. Фрагменты, заключенные в квадратные скобки, впоследствии будут заменены нами на поля слияния. После выполнения слияния они должны содержать конкретные данные, относящиеся к каждому акционеру. 2. Сохраните созданный документ. ЭТАП 2. Создание источника данных для слияния Данный этап подразумевает создание электронной таблицы (в качестве источника данных), содержащей сведения об акционерах. Структура этой таблицы должна быть, как минимум, следующая: (Обратите внимание – в последнем столбце целесообразно использовать формулу.) Примечание. Поле «Пол» предназначено для формирования обращения к адресату. 1. Запустите табличный процессор MS Excel и создайте в нем структуру таблицы. 2. Поместите в таблицу данные о 7-10 акционерах. 3. Сохраните таблицу. ЭТАП 3. Настройка процесса слияния На данном этапе осуществляется отображение панели инструментов слияния с целью указания источника данных для слияния, а также задания иных параметров слияния. 1. В текстовом процессоре MS Word откройте созданный вами бланк документа. РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО «СИГМА» СОВЕТ ДИРЕКТОРОВ «____» ___________ 2000 г. ____ № ____________ г. Самара, ул. Владимирская 50а (8462) 429261 [Фамилия] [Имя] [Отчество] [Город] [Адрес] О проведении годового общего собрания акционеров Уважаем[«ый» или «ая»] [Имя] [Отчество]! Настоящим письмом уведомляем, что в настоящее время Вы являетесь владельцем следующих ценных бумаг: [вид акции] акции, [количество] штук номинальной стоимостью [номинал акции] р. (итого на сумму [сумма] р.). Приглашаем Вас принять участие в работе общего собрания акционеров, которое состоится 20 декабря 2000 г. в актовом зале дирекции акционерного общества. Статус вашего участия: [с правом или без права решающего голоса]. С уважением, Совет директоров АО «СИГМА» 2. В главном меню выберите пункт Сервис -> Письма и рассылки -> Показать панель инструментов слияния. 3. После этого на в окне текстового редактора будет отображена панель инструментов Слияние, структура которой отображена на рисунке ниже. 4. Щелкните по кнопке выбора типа документа и в появившемся окне укажите, что создаете обычный документ MS Word. 5. Далее необходимо при помощи кнопки «Открыть источник данных» в файловом менеджере выбрать в качестве источника данных ваш файл электронной таблицы со сведениями об акционерах. После выбора файла необходимо будет указать лист рабочей книги, на которой расположены данные. После выбора источника данных перейдем к правке основного документа для вставки в него полей слияния. ЭТАП 4. Вставка полей слияния в основной документ (бланк) На этом шаге в основной документ помещаются поля слияния, для подстановки значений из источника данных. На панели инструментов «Слияние» имеются две кнопки «Добавить поле слияния» (содержит названия полей из электронной таблицы) и «Добавить поле Word» (содержит управляющие макроконструкции MS Word). 1. Замените все фрагменты, заключенные в квадратные скобки, соответствующими им полями слияния, выбирая последние из диалогового окна «Добавление поля слияния», вызываемого по соответствующей кнопке. Оставьте незамещенными лишь фрагменты в обращении к адресату и указании статуса участия. 2. Для того, чтобы правильно указать окончание при обращении к адресату необходимо изменять его в зависимости от пола акционера. Для этого используется управляющая конструкция IF … THEN … ELSE. Найдите ее в меню «Добавить поле Word» и вставьте в указанное место. После вставки на экран буде выведено диалоговое окно, где нужно указать условие выбора окончания (например, «пол» равен «м») и выводимые значения в зависимости от истинности условия отбора для конкретного акционера. Обратите внимание, что значение в условии отбора нужно писать в полном соответствии с соответствующим обозначением пола акционера в вашей базе данных Аналогично вставьте данную конструкцию для указания статуса участия (для владельцев обыкновенных акций – «с правом решающего голоса», для владельцев привилегированных – «без права решающего голоса»). 3. Протестируйте полученный бланк. Для этого в панели инструментов «Слияние» щелкните по кнопке «Поля/данные», а затем при помощи кнопок перехода по записям просмотрите вид бланка для каждого акционера. Сделайте вывод о наличии ошибок, то есть проверьте соотношение пола и обращения к акционеру, а также типа акций и статуса предполагаемого участия. Выбрать тип документа Откр. источник данных Вставить поле слияния Поля/Данные Переход по записям Слияние в новый документ ЭТАП 5. Выполнение слияния Данный этап завершает процесс слияния: создается новый документ, страницы которого содержат бланки исходного документа, заполненные данными из электронной таблицы. 1. В панели инструментов «Слияние» щелкните по кнопке «Слияние в новый документ». 2. На экран будет выведено диалоговое окно, в котором необходимо указать диапазон обрабатываемых записей из электронной таблицы. 3. Нажмите на кнопку ОК, после чего будет создан новый документ, на каждой странице которого будет помещен бланк исходного документа, заполненный данными из электронной таблицы. ЭТАП 6. Дополнительные возможности слияния документов. 1. При помощи справочной системы текстового редактора ознакомьтесь с остальными, не рассмотренными нами возможностями технологии слияния электронных документов. Изучите оставшиеся кнопки панели «Слияние», соотнесите их с соответствующими функциями. 2. В тетрадях сделайте краткий конспект о возможностях рассмотренной технологии. Окончание работы 1. Сохраните все использованные вами файлы в своей папке. 2. Завершите работу приложений. 6. Содержание отчета Отчет должен содержать: 9. Название работы. 10. Цель работы. РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО «СИГМА» СОВЕТ ДИРЕКТОРОВ «____» ___________ 2000 г. ____ № ____________ г. Самара, ул. Владимирская 50а (8462) 429261 Петров Иван Борисович Москва ул. Керченская, 1-12 О проведении годового общего собрания акционеров Уважаемый Иван Борисович! Настоящим письмом уведомляем, что в настоящее время Вы являетесь владельцем следующих ценных бумаг: привилегированные акции, 200 штук номинальной стоимостью 50 р. (итого на сумму 10000 р.). Приглашаем Вас принять участие в работе общего собрания акционеров, которое состоится 20 декабря 2000 г. в актовом зале дирекции акционерного общества. Статус вашего участия: без права решающего голоса. С уважением, Совет директоров АО «СИГМА» 11. Задание и его решение. 12. Вывод по работе. Практическое занятие №5. Тема урока: Деловая игра. В мире профессий Цели: Образовательная: закрепить и систематизировать знания и умения учащихся по теме “ Обработка экономической информации текстовыми процессорами ”: ввод текста с клавиатуры, редактирование, исправление ошибок, копирование и перенос фрагментов текста; форматирование символов и абзацев; вставка и форматирование таблиц, создание колонок; вставка объектов в текст документа, работа со списком. Развивающая: развитие компьютерной грамотности, внимания, формирование профессионального самоопределения, объективной самооценки, развитие навыков самостоятельной работы. Воспитательная: воспитание информационной культуры, воспитание у учащихся умение работы в коллективе, умение слушать преподавателя, формирование культуры речи и уверенности. Вид занятия: интерактивныйурок. Тип урока: урок проверки знаний, умений и навыков. Методы проведения: интерактивный кроссворд, фронтальный опрос, дифференцированная практическая работа по вариантам. Квалификационные требования (в соответствии с Государственным образовательным стандартном среднего профессионального образования): Студент должен Иметь представление: о программном обеспечении вычислительной техники, о технологиях обработки информации. Знать: базовые пакеты прикладных программ (MS Word и др.); основные понятия MS Word: текстовый процессор, параметры станицы, редактирование, форматирование текста, форматирование шрифта, абзац, параметры абзаца, форматирование абзаца, списки, форматирование списков, таблицы, форматирование таблиц. Уметь: использовать изученные прикладные программные средства (в данном случае MS Word): устанавливать параметры страницы, вставлять и удалять фрагменты текста, редактировать текст, форматировать текст, вставлять в текстовый документ таблицу, списки, форматировать абзац, оформлять заголовок, копировать фрагменты текста. Обеспечение занятия: Наглядные пособия: презентация «Обработка экономической информации текстовыми процессорами». Раздаточный материал: листы с заданием, электронный вариант задания (уровень 1), интерактивный кроссворд (электронный вариант). Оборудование: персональный компьютер, мультимедиа. Программное обеспечение: текстовый процессор MS Word, MS PowerPoint, стандартное приложение Windows – Калькулятор, локальная сеть. Ход занятия I. Организационный момент 1. Приветствие; 2. Подготовка аудитории к работе; 3. Наличие студентов. II. Мотивация учебной деятельности Сообщение темы, цели занятия. Использование знаний в профессиональной области Сегодня у нас итоговое занятие по теме «Обработка экономической информации текстовыми процессорами». Цель нашего занятия – закрепить и систематизировать ваши знания и умения в «MS Word». Для чего вам нужно как будущим бухгалтерам, финансистам изучить тему «Текстовый процессор MS Word»? Как знание принципов оформления текстовых документов в MS Word поможет реализоваться в профессиональной деятельности? Вывод: На сегодняшний день в объявлениях о работе, при предъявлении требований к бухгалтерам, финансистам среди прочих необходимы навыки по оформлению текстовых документов. Конечно, как бухгалтерам, финансистам вам понадобятся знания и умения по оформлению традиционных отчетов; сводных ведомостей. Более углубленно и подробно вы рассмотрите бухгалтерские документы на старших курсах, при изучении программы «1С – Бухгалтерия», при рассмотрении оформления документов, связанных с делопроизводством. В течении ряда уроков мы с вами изучали тестовый процессор MS WORD. Вы убедились, что текстовый процессор обладает широкими возможностями для ввода, форматирования и редактирования текста. Мы создавали с вами различные текстовые документы, научились вставлять в текстовый документ таблицы и иллюстрации, списки. Создавали как свободные документы, так и документы на прямую связанные с вашей будущей профессиональной деятельностью (объявления, приказы, ведомости по формированию заработной платы и др.). Сегодня на уроке мы еще раз закрепим полученные знания. III. Инструктаж (порядок выполнения видов работы) 1. Зачет по теории 1. Разгадать кроссворд (10 вопросов). 2. Фронтальный опрос. 2. Зачет по практике 1. Выполнение дифференцированной практической работы по вариантам (уровень 1 (электронный вариант) – оценка «3», уровень 2 – оценка «4», уровень 2 – оценка «5»). 3. Итоговая оценка за занятие рассчитывается как среднее арифметическое оценок по теории и практике. IV. Самостоятельная работа по выполнению заданий Теоретический зачет Кроссворд 1. Откройте файл Кроссворд (Пуск/Мои Документы /1 эк /Кроссворд.xls). Приложение 1 2. На титульном листе ввести ФИО, название группы 3. Перейдите на лист «Кроссворд» и разгадайте кроссворд «Возможности MS Word». Кроссворд состоит из 10 слов (по 5 слов по вертикали и горизонтали). Критерии оценки за кроссворд: «5 баллов» – за 9-10 правильно отгаданных слова; «4 баллов» – за 6-8 правильно отгаданных слова; «3 баллов» – за 4-5 правильно отгаданных слова; «2 баллов» – за 0-3 правильно отгаданных слова. 4. Для просмотра результата (оценки и количества правильных ответов) по «Кроссворду» перейдите на лист «Титульный». 5. Покажите результаты преподавателю. Фронтальный опрос 1. Как создать документ MS Word? 2. Как перейти к новому абзацу, новой строке в абзаце? 3. Какие виды выравнивания абзацев существуют? 4. Как переместить текст влево, вправо относительно границ полей с помощью линейки? 5. Как задать интервалы между абзацами? 6. Как задать красную строку абзаца с помощью линейки? 7. Как задать список? Какие виды списков существуют? 8. Как добавить таблицу? Объединить ячейки в таблице? 9. Как сохранить созданный документ MS Word? Практическая работа (работа по вариантам) 1. Уровень – на «3». Форматирование текста. (Форматирование абзацев: задание отступов, интервалов, красной строки, выравнивание. Форматирование шрифта: изменения стиля шрифта, начертания, размера, видоизменения Задание. Откройте документ MS Word «Вариант 1 (2)» и отформатируйте текст в задание 1-2 согласно образцу (бумажный вариант) и установленным требованиям. Приложение 2 Требования 1. Шрифт Times New Roman, 14, авто, обычный, курсив, полужирный, интервал межстрочный – одинарный. 2. Интервалы между абзацами 12 пт. 3. Реквизиты (обращение в письме) выровнены по левому краю, отступ слева. 4. Основной текст выровнен по ширине, красная строка 1,25 см. 5. Подпись сделана с помощью клавиши Tab (поставить курсор перед инициалами и нажатием клавиши Tab перенести вправо фамилию и инициалы). Сохраните внесенные изменения. (Файл/Сохранить) 2. Уровень – на «4». Создание и сохранение документа MS Word. (Форматирование и редактирование абзацев и шрифта. Работа со списком. Создание колонок). Приложение 3 3. Уровень – на «5». Создание и сохранение документа MS Word с таблицей. Приложение 4 V. Подведение итогов. Итак, подведем итоги! Все учащиеся показали хорошие знания текстового процессора MS Word, хорошие навыки использования информационных технологий. 1. Пригодятся ли вам эти знания в будущем? 2. В чем заключалась сложность работы? |