Инструкция (обновленная). Програмний комплекс Єдина Державна Електронна База з питань Освіти (єдебо) інструкція webклієнту зміст про програму. Загальні положення 3 робота з єдебоклієнт
 Скачать 12.56 Mb.
|
|
Зведених даних про результати прийому форма № 1): – виділіть строку «Зведені дані про результати прийому» та натисніть ; у вікні, що відкриється, натисніть подвійним кліком строку ОКР Загальний», оберіть потрібний ОКР та натисніть «Вибрати»; таким же чином оберіть форму навчання; 31 у наступному вікні натисніть «Застосувати», після чого буде сформовано документ. Інформацію можна переглянути та зберегти у зручному форматі для подальшого друку (рекомендуємо формат *.pdf) або редагування (рекомендуємо зберегти в Excel – формати *.xls або *.xlsx). – повторіть дії для всіх необхідних варіантів ОКР + Форма навчання»; для виведення загальних даних необхідно, щоб поля ОКР та Форма навчання були незаповненими. Для їх очищення від попередньої інформації натисніть на робочій панелі «Оновити», а вже потім «Вивести». До заочної форми навчання включено заочна, вечірня, екстернат, дистанційна. До ОКР включено всі його деталізації в пропозиціях на вступ. У примітках до форми № 1 зазначено, що вона складається за ОКР молодший спеціаліст та бакалавр. У пункті 3 «Сільська молодь вказано кількість осіб, в адресі яких вказано село або селище (у форматі КОАТУУ). Також відсутня в базі інформація по пункту 4 щодо осіб, які будуть навчатись на умовах отримання довготривалих цільових кредитів. 1.3) Виведення на друк Інформації про результати прийому за напрямами підготовки і спеціальностями: – виділіть строку «Інформація про результати прийому…» та натисніть ; 32 у вікні, що відкриється, натисніть «Застосувати», після чого буде сформовано документ. При цьому звертаємо увагу, що у дані у стовбцях План відповідатимуть даним у пропозиціях на вступ, у стовбцях Факт - даним у сформованих в ЄДЕБО наказах про зарахування. 1.4) Виведення на друкзвіту Моніторинг міграційних потоків молоді за освітнім фактором за результатами прийому у 2012 (додатки № 1 або № 2); – виділіть строку «Моніторинг міграційних потоків …» та натисніть ; – у вікні, що відкриється, натисніть подвійним кліком строку «Вступна кампанія»: – оберіть рік, за який необхідно вивести звіт, та натисніть «Вибрати»; – у наступному вікні натисніть «Застосувати», після чого буде сформовано документ. Інформацію можна переглянути та зберегти у зручному форматі для подальшого друку (рекомендуємо формат *.pdf) або редагування (рекомендуємо зберегти в Excel – формати *.xls або *.xlsx). 33 1.5) Виведення на друк Зведених даних по контингенту студентів: – виділіть строку «Зведені дані …» та натисніть ; – у вікні, що відкриється, натисніть подвійним кліком строку «Структурний підрозділ» та оберіть підрозділ, за яким необхідно вивести зведені дані, та натисніть «Вибрати». Для виведення даних щодо всього навчального закладу залишіть поле незаповненим; таким же чином оберіть навчальний рік; – у наступному вікні натисніть «Застосувати», після чого буде сформовано документ. Інформацію можна переглянути та зберегти у зручному форматі для подальшого друку (рекомендуємо формат *.pdf) або редагування (рекомендуємо зберегти в Excel – формати *.xls або *.xlsx). 34 1.6) Виведення на друкзвіту Студенти, у яких активно декілька освіт: – виділіть строку «Студенти, у яких…» та натисніть ; – у вікні, що відкриється натисніть «Застосувати», після чого буде сформовано документ. Інформацію можна переглянути та зберегти у зручному форматі для подальшого друку (рекомендуємо формат *.pdf) або редагування (рекомендуємо зберегти в Excel – формати *.xls або *.xlsx). 2) Оновити 35 3.7. Повідомлення У вкладці показуються повідомлення, що надходять навчальному закладу з ЄДЕБО, для доведення до адміністраторів та користувачів навчального закладу обов’язкової та невідкладної інформації. За наявності нових повідомлень при вході користувача в базу виводиться попередження, після натискання на яке здійснюється автоматичний перехід до цієї вкладки. В дужках вказано типи та кількість повідомлень. Повідомлення можуть бути одноразовими, постійними або на встановлений термін. Для ознайомлення з текстом повідомлення натисніть «Переглянути». Повідомлення стає неактивним після його прочитання або виконання дій, передбачених в ньому. 36 3.8. Звернення Вкладка «Звернення» створена для обробки запитів (звернень) навчальних закладів та вирішення проблемних питань в Єдиній базі, функціонує на заміну листів електронної пошти. Зверніть увагу! Офіційні листи, завантажені до вкладки «ЗВЕРНЕННЯ», у паперовому вигляді до ДП «Інфоресурс» не надсилаються! Відкривається таблиця: На робочій панелі розташовані наступні кнопки – «Додати»: створення звернення; – «Редагувати»: редагування вже створеного звернення, яке знаходиться лише в статусі «Новий»; – «Видалити»; – «Оновити»; – «Xls» – експорт таблиці з переліком звернень; – «Додати сторінки»: завантаження сканкопій документів; – «Верифікувати»: направлення звернення на опрацювання (встановлення статусу «Потребує верифікації»). Стовбці таблиці мають наступне значення: – № – номер запиту; 37 Тип – напрям проблемних питань у зверненні; – Текст – супровідний текст (коментар до листа – Змінено – дата створення запиту; – Додав – користувач ВНЗ, який створив запит в Єдиній базі; – № вер. – номер документа на верифікацію; – Стат.вериф. – поточний статусдокумента на верифікацію; Дата вст. стат. – дата встановлення поточного статусу – Виконавець – особа, якою встановлено останній статус (після обробки запиту – спеціаліст зі служби підтримки); – Коментар – зазначається коментар виконавця чи помилку при відмові у вирішенні. Для створення нового звернення необхідно натиснути кнопку «Додати», обрати тип звернення та коротко описати його зміст. У полі Модуль необхідно зазначити модуль Єдиної бази в якому проводитимуться зміни, після чого натиснути «Застосувати». Наприклад, необхідно зняти з верифікації накази по студентах – модуль «Накази по студентах. Заповнення поля є необов’язковим, але дозволяє пришвидшити вирішення питання. Зверніть увагу! Для типів звернень, які мають знак «*» обов’язково завантажується офіційний лист від навчального закладу. Поля «Вих. № листа та Дата (листа) заповнюються для типів звернень, які мають знак «*». В них зазначаються дані листа, який буде завантажено для обробки. Типи звернень: №№ Назва запиту Розділ Єдиної бази 1. * Зняття верифікації з документів, що були створені навчальним закладом в ЄДЕБО з помилками (змінені в НЗ) для корегування даних, таза необхідності, надання Дані, Вступ, Навчальний 38 доступу для внесення даних (накази, основні дані, правила прийому тощо) процес 2. Корегування даних у картці особи (ПІБ, дані документу, середній бал документу про освіту тощо) Картка особи 3. * Об`єднання даних при помилковому створенні дублів карток Картка особи 4. НЗ не може створити картку особи, у зв’язку з тим, що іншим НЗ невірно внесено дані документу (такі ж серія та номер) Картка особи 5. НЗ не може створити картку особи, у зв’язку з тим, що дата народження особи не відповідає даті її народження, вказаній при замовленні документу про освіту, у сертифікаті ЗНО тощо Картка особи 6. Створення адміністратором ЄДЕБО карток осіб з однаковими ПІБ (прізвище, ім’я, по-батькові) та датою народження Картка особи 7. Помилки під час роботи в ЄДЕБО (з доданням скріншотів, сканкопій) 8. * Зміна дати встановлення статусу особи в наказіпро зарахування на навчання (наприклад, наказ про зарахування від 25.08, студентів зараховано за внесено дані як з 25.08) Вступ 9. * Зміна навчального року та курсу навчання особи в наказах про зарахування та по контингенту (наприклад, в наказі про зарахування на навчання помилково встановлено 2012/2013 навчальний рік замість 2012/2013) Дані, Вступ, Навчальний процес 10. * Зміна Основних даних НЗ: номери телефонів, адреса електронної пошти тощо (дані, які не вимагають підтвердження завіреними документами) Дані 11. * Надання НЗ доступу до Тестової бази (тренування користувачів НЗ, для перевірки інтеграції власного програмного засобу) 12. * Пропозиції НЗ щодо розвитку та удосконалення 39 функцій ЄДЕБО 13. Звернення НЗ щодо програмних методів,що застосовуються в ЄДЕБО 14. Інші питання 15. * Надання доступу до Вступної кампанії Вступ 16. Скарга До звернення необхідно підкріпити скановані копії документів стосовно цього запиту (офіційний лист, паспорт, освітні документи тощо), натиснувши «Додати сторінки». Для направлення звернення на опрацювання його необхідно перевести в статус «Потребує обробки» натиснувши «Верифікувати». Звернення може мати статуси: «Нове»: створено нове звернення; «Потребує обробки»: звернення відправлено до розгляду службою підтримки; «Оброблюється»: звернення опрацьовується оператором «Вирішено»: завершено роботу зі зверненням; «Відмова»: звернення потребує уточнення або відмовлено в його обробці з повідомленням причини. Для підвищення оперативності опрацювання ЗВЕРНЕНЬ навчальних закладів в Єдиній базі необхідно при їх завантаженні чітко обирати тип звернення та дотримуватись наступного порядку їх оформлення за обраним типом. 1. Зняття верифікації з документів, що були створені навчальним закладом в ЄДЕБО з помилками (змінені в НЗ) для корегування даних, таза необхідності, надання доступу для внесення даних (накази, основні дані, правила прийому тощо) – від навчального закладу (вихідний номер, дата, підпис керівника, печатка. Для наказу вказуються: №, дата наказу, йогов ЄДЕБО, причина зняття з верифікації, за потреби відкриття доступу – причина цього; За потреби надаються копії документів; – Якщо наказів декілька, дані оформлюються в таблиці: Тип наказу № наказу в ЄДЕБО № наказу Дата наказу Причина зняття з верифікації Причина відкриття доступу Приклад Переведення 25803 ю 18.10.2013 Помилково включений Стрюк В.П. Не включений Палюк О.В. Внесення до Єдиної бази даних по контингенту студентів за минулі роки здійснюється виключно за погодженням Міністерства освіти і науки, молоді та спорту України. 40 Тобто закрито довнесення нових студентів у розділі «Студенти». Доступ до функції надається за наявності листа з погодженням Міністерства В МОН України відправляється лист в якому описується проблема та зазначається про необхідність надання доступу для довнесення даних щодо студентів (вступників) до Єдиної бази. У разі погодження листа Міністерством освіти і науки України, лист передається до ДП «Інфоресурс». 3) Після реєстрації листа в ДП «Інфоресурс» спеціаліст служби підтримки телефонує адміністратору навчального закладу та повідомляє про відкриття доступу для внесення даних до Єдиної бази. 2. Корегування даних у картці особи (ПІБ, дані документу, середній бал документу про освіту тощо) – Копії документів, що є підставою для внесення змін. 3. Об`єднання даних при помилковому створенні дублів карток – Офіційний лист від навчального закладу (вихідний номер, дата, підпис керівника, печатка. Надаються пояснення щодо виправлень та вказуються: ПІБ та дата народження особи, ідентифікаційні номери осіб, картку якої необхідно видалити та до картки якої переносяться дані. – Копія паспорту (1 сторінка), свідоцтва про народження тощо. 4. НЗ не може створити картку особи, у зв’язку з тим, що іншим НЗ невірно внесено дані документу (такі ж серія та номер – Сканована копія документу, який неможливо додати. 5. НЗ не може створити картку особи, у зв’язку з тим, що дата народження особи не відповідає даті її народження, вказаній при замовленні документу про освіту – Копія паспорту (1 сторінка), свідоцтва про народження тощо; – Копія документа про освіту. 6. Створення адміністратором ЄДЕБО карток осіб з однаковими ПІБ (прізвище, ім’я, по- батькові) та датою народження – Вказуються дані (згідно повної форми додання особи ПІБ, адреса проживання, дата видачі медичної довідки, номер телефону, іноземна мова, що вивчалась, ПІБ, номери телефонів батьків; – Копія сторінок документа, що посвідчує особу, з необхідними даними; – Копія документа про освіту (з додатком). 7. Помилки під час роботи в ЄДЕБО (з доданням скріншотів, сканкопій) – Скріншоти помилок з поясненнями; 41 – Копії необхідних документів. 8. Помилки у «Видачі документів»: невірна дата народження особи у документі, документ не знайдено в ЄДЕБО тощо (додається таблиця встановленої форми з переліком осіб та сканкопії підтверджуючих документів) – Дані оформлюються в таблиці: № зп № запису у Видачі документа Тип помилки ПІБ особи Серія та номер документа Дата в ЄДЕБО Дата в ПІТ Приклад 1 141255 Не співпадає дата народження Стрюк Петро Семенович КВ 121456 18.01.1992 25.02.1992 2 141257 Документ не знайдено Тан Іван Дмитрович КВ 423406 – Копія паспорта (1 сторінка) (якщо в документі не відповідає дата народження); – Копія документа (якщо документ не знайдено). 9. Зміна дати встановлення статусу особи в наказіпро зарахування на навчання (наприклад, наказ про зарахування від 25.08, студентів зараховано за внесено дані як з 25.08) – Офіційний лист від навчального закладу (вихідний номер, дата, підпис керівника, печатка) з поясненням причин. Вказуються: №, дата наказу, йогов ЄДЕБО, встановлена дата та дата, на яку необхідно змінити; – Якщо наказів декілька, дані оформлюються в таблиці: № наказу Дата наказу № наказу в ЄДЕБО Встановлена дата Дата, на яку необхідно змінити Приклад ю 18.10.2013 25873 15.09.2013 15.10.2013 10. Зміна навчального року та курсу навчання особи в наказах про зарахування та по контингенту (наприклад, в наказі про зарахування на навчання помилково встановлено 2012/2013 навчальний рік замість 2013/2014) – Офіційний лист від навчального закладу (вихідний номер, дата, підпис керівника, печатка) з поясненням причин. Вказуються: №, дата наказу, йогов ЄДЕБО, тип наказу встановлений навчальний рік та навчальний рік, на який необхідно змінити (або встановлений курс та курс, на який необхідно змінити); – Якщо наказів декілька, дані оформлюються в таблиці: 42 № наказу Дата наказу № наказу в ЄДЕБО Тип наказу Встановлений навчальний рік Навчальний рік, на який необхідно змінити Встанов- лений курс Курс, на який необхідно змінити Приклад ю 18.10.2013 25873 зарахування 2012/2013 2013/2014 34-бо 21.10.2013 25878 переведення 2 3 Зверніть увагу! Зміна відбувається лише в останньому записі історії навчання студента/учня. Якщо запис не є останнім, зміна даних не буде проведена. Для виконання зміни у картці особи (записі про навчання) видаліть усі наступні записи про навчання так, щоб останнім залишився запис для якого потрібно провести зміни. 11. Зміна Основних даних НЗ: номери телефонів, адреса електронної пошти тощо (дані, які не вимагають підтвердження завіреними документами – Офіційний лист від навчального закладу (вихідний номер, дата, підпис керівника, печатка) з новими даними та поясненнями. 12. Надання НЗ доступу до Тестової бази (тренування користувачів НЗ, для перевірки інтеграції власного програмного засобу) – Офіційний лист від навчального закладу (вихідний номер, дата, підпис керівника, печатка) з проханням створення тестового запису. 13. Пропозиції НЗ щодо розвитку та удосконалення функцій ЄДЕБО – Офіційний лист від навчального закладу (вихідний номер, дата, підпис керівника, печатка) з пропозиціями та обґрунтуванням, а також, за необхідності, копіями документів. 14. Звернення НЗ щодо програмних методів,що застосовуються в ЄДЕБО Для пропозицій розвитку - офіційний лист від навчального закладу (вихідний номер, дата, підпис керівника, печатка) з проханням та обґрунтуванням; Для виправлення помилок – скріншот з поясненнями. 15. Інші питання – Скріншоти помилок з поясненнями; – Копії необхідних документів. 43 16. Скарга Для обробки звернення в тексті (сканованій копії) вкажіть: – часта дату дзвінка; – ім’я спеціаліста служби підтримки; – проблемне питання, що обговорювалось; – відповідь, яку отримано під час звернення, та суть претензії (пропозицію щодо покращення роботи). Скарга може бути поданою за підписом адміністратора навчального закладу. 17. Надання доступу до Вступної кампанії - Офіційний лист від навчального закладу (вихідний номер, дата, підпис керівника, печатка) із зазначенням періоду, на який відкриватиметься доступ до вступної кампанії. - Сторінки правил прийому, в якій зазначені періоди проведення вступної кампанії. |