Пм бук. Руководство pmbok ОлимпБизнес
 Скачать 4.06 Mb.
|
|
4.6.1.6 Активы процессов организации Активы процессов организации, которые могут оказывать влияние на процесс интегри- рованного контроля изменений, включают в себя, среди прочего: ♦ процедуры контроля изменений, включающие в себя действия, согласно которым вно- сятся изменения в официальные стандарты, политики, планы и процедуры организации или в любые документы проекта, а также в порядок одобрения и подтверждения любых изменений; ♦ процедуры одобрения и авторизации изменений; ♦ базу знаний по управлению конфигурацией, содержащую версии и базовые варианты всех официальных стандартов политик, процедур организации и любых документов проекта. 4.6.2 Интегрированный контроль изменений: инструменты и методы 4.6.2.1 Экспертная оценка Описана в разделе 4.1.2.1. Следует учитывать экспертные заключения, полученные от лиц или групп, обладающих специальными знаниями или подготовкой по следующим вопро- сам: ♦ отраслевые технические знания и главная область проекта, ♦ законодательство и нормативно-правовые акты, ♦ правовое регулирование и закупки, ♦ управления закупками, ♦ управление рисками. 4.6.2.2 Инструменты контроля изменений Для облегчения управления конфигурацией и изменениями могут использоваться руч- ные или автоматизированные инструменты. Контроль конфигурации сконцентрирован на спе- цификации и детализации поставляемых результатов и процессов, тогда как контроль измене- ний сосредоточен на выявлении, документировании и одобрении или отклонении изменений документов, поставляемых результатов или базовых планов проекта. Выбор инструмента должен основываться на потребностях заинтересованных сторон проекта, включая вопросы и/или ограничения организации и среды. Инструменты должны обеспечивать следующие операции управления конфигурацией: ♦ Определение элемента конфигурации. Определение и выбор элементов конфигу- рации для получения основы, исходя из которой определяется и проверяется конфигурация продукта, маркируются продукты и документы, осуществляется управление изменениями и обеспечивается учет. ♦ Документальное оформление статуса элемента конфигурации и отчетность о нем. Документальное оформление информации и отчетность о каждом элементе конфигу- рации. ♦ Проверка и аудит элемента конфигурации. Проверки и аудиты конфигурации позволяют убедиться, что структура элементов конфигурации проекта является верной, а соответствующие изменения зарегистрированы, оценены, одобрены, отслежены и надлежащим образом реализованы. Это гарантирует соблюдение функциональных требований, определен- ных в документации по конфигурации. Инструменты должны также обеспечивать следующие мероприятия управления измене- ниями: . Коллектив авторов. «Руководство к Своду знаний по управлению проектами (Руководство PMBOK)» 108 ♦ Идентификация изменений. Идентификация и выбор элемента изменений для про- цессов или документов проекта. ♦ Документальное оформление изменений. Документальное оформление измене- ния в надлежащем запросе на изменение. ♦ Решение об изменениях. Рассмотрение изменений; одобрение, отклонение, отсрочка или иное решение об изменениях в документах проекта, поставляемых результатах или базовых планах. ♦ Отслеживание изменений. Проверка регистрации, оценки, одобрения и отслежи- вания изменений, а также доведение окончательных результатов до заинтересованных сторон. Инструменты используются также для управления запросами на изменения и принятыми решениями. Следует учитывать дополнительные аспекты коммуникаций, чтобы помочь чле- нам совета по контролю изменений (CCB) выполнять свои обязанности, а также рассылать решения соответствующим заинтересованным сторонам. 4.6.2.3 Анализ данных Методы анализа данных, которые можно использовать в данном процессе, включают в себя, среди прочего, следующие: ♦ Анализ альтернатив. Описан в разделе 9.2.2.5. Этот метод используется для оценки запрашиваемых изменений и принятия решения – какие из них можно принять, какие следует отклонить или доработать прежде, чем их можно будет принять. ♦ Сравнительный анализ затрат и выгод. Описан в разделе 8.1.2.3. Этот вид ана- лиза помогает определить, соответствует ли выгода от требуемых изменений связанным с ними затратам. 4.6.2.4 Принятие решений В качестве методов принятия решений, которые могут использоваться в данном про- цессе, можно назвать, среди прочего, следующие: ♦ Голосование. Описано в разделе 5.2.2.4. Голосование при принятии решения об одоб- рении, отсрочке или отклонении запросов на изменения может проводиться по принципу при- нятия решений единогласно, большинством или относительным большинством голосов. ♦ Единоличное принятие решений. Это метод принятия решений, когда один чело- век принимает на себя ответственность за принятие решения обязательного для целой группы. ♦ Анализ решений на основе множества критериев. Описан в разделе 8.1.2.4. Этот метод использует матрицу принятия решений для обеспечения системного аналитического подхода при оценке запрашиваемых изменений на основе ряда заранее установленных крите- риев. 4.6.2.5 Совещания Совещания по контролю изменений проводятся в составе членов совета по контролю изменений (ССВ), который несет ответственность за удовлетворение и рассмотрение запросов на изменения и одобрение, отклонение или отсрочка исполнения запросов на изменения. Боль- шинство изменений оказывают то или иное влияние на сроки, стоимость, ресурсы или риски. Оценка влияния изменений является существенной частью совещания. Могут обсуждаться и вноситься на рассмотрение альтернативные варианты запрашиваемых изменений. Наконец, принятое решение доводится до сведения лица или группы, направивших запрос. CCB также может рассматривать мероприятия по управлению конфигурацией. Роли и обязанности таких советов четко определяются и согласуются с соответствующими заинтере- . Коллектив авторов. «Руководство к Своду знаний по управлению проектами (Руководство PMBOK)» 109 сованными сторонами и вносятся в план управления изменениями. Решения CCB документи- руются и сообщаются заинтересованным сторонам для информации и последующих действий. 4.6.3 Интегрированный контроль изменений: выходы 4.6.3.1 Одобренные запросы на изменения Запросы на изменения (см. описание в разделе 4.3.3.4) обрабатываются руководителем проекта, CCB или назначенным членом команды в соответствии с планом управления измене- ниями. В результате изменения могут быть одобрены, отсрочены или отклонены. Одобренные запросы на изменение реализуются через процесс руководства и управления работами про- екта. Об отсроченных или отклоненных запросах на изменения ставится в известность лицо или группа, подавшие запрос на изменение. Решения обо всех запросах на изменения вносятся в журнал изменений как обновление документа проекта. 4.6.3.2 Обновления плана управления проектом В результате этого процесса может быть обновлен любой формально контролируемый компонент плана управления проектом. Изменения в базовые планы вносятся, начиная только с последнего базового плана и далее. Исполнение в прошлом не изменяется. Это защищает целостность базовых планов и исторические сведения об исполнении в прошлом. 4.6.3.3 Обновления документов проекта В результате этого процесса может быть обновлен любой формально контролируемый документ проекта. Документом проекта, который обычно обновляется в результате данного процесса, является журнал изменений. Журнал изменений используется для документирова- ния изменений, возникающих в ходе проекта. 4.7 Закрытие проекта или фазы Закрытие проекта или фазы – это процесс завершения всех операций по проекту, фазе или договору. Ключевые выгоды данного процесса состоят в обеспечении архивирования информации о проекте или фазе, завершении запланированных работ и высвобождении орга- низационных ресурсов команды для участия в новых начинаниях. Этот процесс выполняется единожды или в предопределенные моменты в проекте. Входы, инструменты и методы, а также выходы этого процесса показаны на рис. 4-14. На рис. 4-15 показана диаграмма потоков дан- ных процесса. . Коллектив авторов. «Руководство к Своду знаний по управлению проектами (Руководство PMBOK)» 110 Рис. 4-14. Закрытие проекта или фазы: входы, инструменты и методы, выходы . Коллектив авторов. «Руководство к Своду знаний по управлению проектами (Руководство PMBOK)» 111 Рис. 4-15. Закрытие проекта или фазы: диаграмма потоков данных При закрытии проекта руководитель проекта рассматривает план управления проектом с целью убедиться, что все работы по проекту завершены и проект достиг своих целей. Опера- ции, необходимые для административного закрытия проекта или его фазы, включают в себя, среди прочего, следующие: ♦ действия и мероприятия, необходимые для удовлетворения критериев завершения или выхода для фазы или проекта, такие как: • проверка с целью убедиться, что все документы и поставляемые результаты являются актуальными и все проблемы урегулированы; • подтверждение поставки и формальной приемки поставляемых результатов заказчи- ком; • проверка того, что все затраты отнесены на проект; • закрытие счетов проекта; • переназначение персонала; • решение вопроса об использовании избыточных материалов проекта; . Коллектив авторов. «Руководство к Своду знаний по управлению проектами (Руководство PMBOK)» 112 • перераспределение производственных объектов, оборудования и других ресурсов про- екта; • тщательная подготовка итоговой отчетности проекта в соответствии с требованиями политики организации. ♦ Мероприятия, связанные с завершением договорных соглашений, относящихся к про- екту или фазам проекта, такие как: • подтверждение формальной приемки работ продавца; • окончательное урегулирование претензий; • обновление документации так, чтобы она отражала итоговые результаты; • архивирование информации для последующего использования; ♦ Мероприятия, необходимые для: • сбора документации проекта или фазы проекта; • проведения аудиторской проверки с целью подтверждения успеха или неудачи проекта; • управления обменом и передачей знаний; • определения извлеченных уроков; • архивирования информации проекта для последующего использования организацией; ♦ Действия и мероприятия, необходимые для передачи продуктов, услуг или результатов проекта в следующую фазу или в производство и/или операционную деятельность. ♦ Сбор предложений по совершенствованию или внесению изменений в политики и про- цедуры организации и их передача в соответствующее организационное подразделение. ♦ Измерение удовлетворенности заинтересованных сторон. Процесс закрытия проекта или фазы также устанавливает процедуры, исследующие и документирующие причины предпринятых действий, если проект прекращен до завершения. Для успешного выполнения этого процесса руководитель проекта должен вовлекать в него все соответствующие заинтересованные стороны. 4.7.1 Закрытие проекта или фазы: входы 4.7.1.1 Устав проекта Описан в разделе 4.1.3.1. В уставе проекта документально закрепляются критерии оценки успеха проекта, требования для одобрения и лицо, уполномоченное подписывать доку- менты о завершении проекта. 4.7.1.2 План управления проектом Описан в разделе 4.2.3.1. Входами в этот процесс являются все компоненты плана управ- ления проектом. 4.7.1.3 Документы проекта В числе документов проекта, которые могут быть входами в данный процесс, можно назвать, среди прочего: ♦ Журнал допущений. Описан в разделе 4.1.3.2. Журнал допущений содержит пере- чень всех допущений и ограничений, которые учитываются при разработке технических спе- цификаций, подготовке оценок, составлении расписания, оценке рисков и т. п. ♦ Основу для оценок. Описана в разделе 6.4.3.2 и 7.2.3.2. Основа для оценок исполь- зуется для того, чтобы определить, как оценка длительности, стоимости, ресурсов и контроль- ных параметров стоимости сопоставляется с фактическими результатами. . Коллектив авторов. «Руководство к Своду знаний по управлению проектами (Руководство PMBOK)» 113 ♦ Журнал изменений. Описан в разделе 4.6.3.3. Журнал изменений содержит сведения о статусе всех запросов на изменения на всем протяжении проекта. ♦ Журнал проблем. Описан в разделе 4.3.3.3. Журнал проблем используется с целью обеспечить отсутствие каких-либо нерешенных проблем. ♦ Реестр извлеченных уроков. Описан в разделе 4.3.3.1. Извлеченные уроки по ито- гам фазы или проекта формулируются в окончательной редакции до внесения в репозиторий извлеченных уроков. ♦ Список контрольных событий. Описан в разделе 6.2.3.3. Список контрольных событий показывает окончательные сроки, когда состоялись контрольные события проекта. ♦ Коммуникации проекта. Описаны в разделе 10.2.3.1. Коммуникации проекта вклю- чают в себя все без исключения коммуникации, которые были осуществлены на протяжении всего проекта. ♦ Результаты измерений в контроле качества. Описаны в разделе 8.3.3.1. При изме- рении контроля качества документально оформляются мероприятия по контролю качества и демонстрируется соответствие требованиям к качеству. ♦ Отчеты о качестве. Описаны в разделе 8.2.3.1. Информация, представленная в отчете о качестве, может включать в себя все проблемы с обеспечением качества, решае- мые или эскалируемые командой, рекомендации по совершенствованию этой работы и сводку заключений в рамках процесса контроля качества. ♦ Документацию по требованиям. Описана в разделе 5.2.3.1. Документация по тре- бованиям используется для демонстрации соответствия содержанию проекта. ♦ Реестр рисков. Описан в разделе 11.2.3.1. Реестр рисков содержит информацию о рисках, которые возникают на протяжении всего проекта. ♦ Отчет по рискам. Описан в разделе 11.2.3.2. Отчет по рискам содержит информацию о статусе рисков и используется для проверки отсутствия на момент окончания проекта каких- либо открытых рисков. 4.7.1.4 Принятые поставляемые результаты Описаны в разделе 5.5.3.1. Принятые поставляемые результаты могут включать в себя одобренные спецификации продукта, подтверждающие получение документы и документы по исполнению работ. Также могут быть включены частичные или промежуточные поставляемые результаты для отмененных проектов или проектов, разбитых на фазы. 4.7.1.5 Бизнес-документы Описаны в разделе 1.2.6. Бизнес документы включают в себя, среди прочего: ♦ Бизнес-кейс. Документы бизнес-кейса включают в себя бизнес-потребности и срав- нительный анализ затрат и выгод для обоснования проекта. ♦ План управления выгодами. План управления выгодами определяет в общих чертах целевые выгоды проекта. Бизнес-кейс используется, чтобы определить, были ли достигнуты предусмотренные в оценке экономической целесообразности осуществляемого проекта конечные результаты. План управления выгодами используется для оценки, были ли получены выгоды проекта в соответствии с планом. 4.7.1.6 Соглашения Описаны в разделе 12.2.3.2. Требования к формальному закрытию закупок обычно определяются в условиях и положениях договора и включаются в план управления закуп- . Коллектив авторов. «Руководство к Своду знаний по управлению проектами (Руководство PMBOK)» 114 ками. Сложный проект может предполагать одновременное или последовательное управление несколькими договорами. 4.7.1.7 Закупочная документация Описана в разделе 12.3.1.4. В целях закрытия договора осуществляется сбор, индексиро- вание и архивирование всей закупочной документации. Информация об исполнении договора в части расписания, содержания, качества и стоимости, а также вся документация по измене- ниям договора, записи о проведенных платежах и результаты инспекций каталогизируются. Исполнительная документация (as-built) или документы разработчика (as-developed), руковод- ства, инструкции по поиску и устранению неисправностей и другая техническая документация также должны рассматриваться как часть закупочной документации при закрытии проекта. Данная информация может использоваться в качестве информации об извлеченных уроках и основы для оценки подрядчиков для будущих договоров. 4.7.1.8 Активы процессов организации Активы процессов организации, которые могут оказывать влияние на процесс закрытия проекта или фазы, включают в себя, среди прочего: ♦ указания или требования по закрытию проекта или фазы (например, извлеченные уроки, итоговые аудиторские проверки, оценки проекта, подтверждения продукта, критерии приемки, закрытие договора, перераспределение ресурсов, оценки эффективности и резуль- тативности работы команды и передача знаний); ♦ базу знаний по управлению конфигурацией, содержащую версии и базовые варианты всех официальных стандартов политик, процедур организации и любых документов проекта. 4.7.2 Закрытие проекта или фазы: инструменты и методы 4.7.2.1 Экспертная оценка Описана в разделе 4.1.2.1. Следует учитывать экспертные заключения, полученные от лиц или групп, обладающих специальными знаниями или подготовкой по следующим вопро- сам: ♦ управленческий контроль, ♦ аудит, ♦ юридическое регулирование и закупки, ♦ законодательство и нормативно-правовые акты. 4.7.2.2 Анализ данных В качестве методов анализа данных, которые могут использоваться при закрытии про- екта, можно назвать, среди прочего, следующие: ♦ Анализ документов. Описан в разделе 5.2.2.3. Оценка имеющейся в наличии доку- ментации позволяет определить извлеченные уроки и осуществить обмен знаниями для использования в будущих проектах и совершенствования активов организации. ♦ Регрессионный анализ. Данный метод исследует взаимозависимости между различ- ными переменными проекта, которые влияют на его конечные результаты, с целью совершен- ствования работы по проектам в будущем. ♦ Анализ тенденций. Описан в разделе 4.5.2.2. Анализ тенденций можно использо- вать для подтверждения используемых в организации моделей и для внедрения изменений для будущих проектов. |