Пм бук. Руководство pmbok ОлимпБизнес
 Скачать 4.06 Mb.
|
|
Таблица 4–1. План управления проектом и документы проекта . Коллектив авторов. «Руководство к Своду знаний по управлению проектами (Руководство PMBOK)» 83 4.3 Руководство и управление работами проекта Руководство и управление работами проекта – процесс руководства и исполнения работ, определенных в плане управления проектом, и применения одобренных изменений для дости- жения целей проекта. Ключевая выгода данного процесса состоит в обеспечении общего управ- ления работами и поставляемыми результатами проекта и, таким образом, увеличении веро- ятности успеха проекта. Этот процесс осуществляется на протяжении всего проекта. Входы, инструменты и методы, а также выходы этого процесса показаны на рис. 4–6. На рис. 4–7 пока- зана диаграмма потоков данных процесса. Рис. 4–6. Руководство и управление работами проекта: входы, инструменты и методы, выходы . Коллектив авторов. «Руководство к Своду знаний по управлению проектами (Руководство PMBOK)» 84 Рис. 4–7. Руководство и управление работами проекта: диаграмма потоков дан- ных Руководство и управление работами проекта состоят в исполнении предусмотренных планом операций проекта с целью завершения поставляемых результатов проекта и достиже- ния поставленных целей. Производится распределение имеющихся в наличии ресурсов, осу- ществляется эффективное управление ими, и в планы проекта внедряются изменения, выте- кающие из анализа данных и информации об исполнении работ. На процесс руководства и управления работами проекта напрямую влияет прикладная область проекта. Поставляемые результаты производятся в качестве выходов процессов, выполняемых для исполнения работ проекта, запланированных и внесенных в расписание в плане управления проектом. Руководитель проекта вместе с командой управления проектом руководит исполнением запланированных операций проекта и управляет разнообразными техническими и организаци- . Коллектив авторов. «Руководство к Своду знаний по управлению проектами (Руководство PMBOK)» 85 онными связями, которые существуют в рамках проекта. Руководство и управление работами проекта также требует оценки воздействия всех изменений проекта и реализации одобренных изменений, включая корректирующее действия, предупреждающие действия и/или исправле- ние дефектов. В ходе исполнения проекта производится сбор данных об исполнении работ и их пере- дача в соответствующий процесс контроля для анализа. Анализ данных об исполнении работ дает информацию о степени завершенности поставляемых результатов и другие сведения, име- ющие отношение к исполнению проекта. Данные об исполнении работ также используются на входе в группу процессов мониторинга и контроля и могут служить источником данных для извлеченных уроков в целях совершенствования исполнения пакетов работ в будущем. 4.3.1 Руководство и управление работами проекта: входы 4.3.1.1 План управления проектом Описан в разделе 4.2.3.1. Входом в этот процесс может стать любой компонент плана управления проектом. 4.3.1.2 Документы проекта Документы проекта, которые можно считать входами в данный процесс, включают в себя, среди прочего: ♦ Журнал изменений. Описан в разделе 4.6.3.3. Журнал изменений содержит сведения о статусе всех запросов на изменения. ♦ Реестр извлеченных уроков. Описан в разделе 4.4.3.1. Извлеченные уроки исполь- зуются для совершенствования исполнения проекта и предотвращения повторных ошибок. Данный реестр помогает определить, где требуется установить правила или дать указания с целью добиться согласованности действий команды. ♦ Список контрольных событий. Описан в разделе 6.2.3.3. Список контрольных событий показывает предусмотренные расписанием даты конкретных контрольных событий. ♦ Коммуникации проекта. Описаны в разделе 10.2.3.1. Коммуникации проекта вклю- чают в себя отчеты об исполнении работ, статус поставляемых результатов и другую инфор- мацию, производимую проектом. ♦ Расписание проекта. Описано в разделе 6.5.3.2. Расписание включает в себя, как минимум, перечень рабочих операций, их длительность, ресурсы и предусмотренные планом даты старта и финиша. ♦ Матрицу отслеживания требований. Описана в разделе 5.2.3.2. Матрица отслежи- вания требований привязывает требования к продукту с поставляемыми результатами, кото- рые удовлетворяют их, и помогает сосредоточиться на конечных результатах. ♦ Реестр рисков. Описан в разделе 11.2.3.1. Реестр рисков обеспечивает информацию об угрозах и благоприятных возможностях, которые могут оказывать воздействие на исполне- ние проекта. ♦ Отчет по рискам. Описан в разделе 11.2.3.2. Отчет по рискам, наряду со сводной информацией о выявленных отдельных рисках проекта, содержит информацию об источниках совокупного риска проекта. 4.3.1.3 Одобренные запросы на изменения Описаны в разделе 4.6.3.1. Одобренные запросы на изменения являются выходом про- цесса интегрированного контроля изменений и включают запросы, рассмотренные и одоб- . Коллектив авторов. «Руководство к Своду знаний по управлению проектами (Руководство PMBOK)» 86 ренные для реализации руководителем проекта или, в соответствующих случаях, советом по контролю изменений (CCB). Одобренный запрос на изменение может быть корректирующим действием, предупреждающим действием или исправлением дефекта. Команда проекта состав- ляет расписание внедрения изменений и реализует одобренные запросы на изменения, кото- рые могут воздействовать на любую область проекта или плана управления проектом. Одоб- ренные запросы на изменение могут также вести к изменению формально контролируемых компонентов плана управления проектом или документов проекта. 4.3.1.4 Факторы среды предприятия Факторы среды предприятия, которые могут оказывать влияние на руководство и управ- ление работами проекта, включают в себя, среди прочего: ♦ структуру, культуру, практики управления и концепцию социальной и экологической ответственности организации; ♦ инфраструктуру (например, существующие сооружения и капитальное оборудование); ♦ пороги рисков заинтересованных сторон (например, допустимый процент превышения стоимости). 4.3.1.5 Активы процессов организации Активы процессов организации, которые могут оказывать влияние на процесс руковод- ства и управления работами проекта, включают в себя, среди прочего: ♦ стандартные политики, процессы и процедуры организации; ♦ процедуры управления проблемами и дефектами, определяющие средства контроля проблем и дефектов, выявление и разрешение проблем и дефектов, а также отслеживание выполнения запланированных действий; ♦ базу (базы) данных по управлению проблемами и дефектами, содержащую (содержа- щие) исторические сведения о статусе проблем и дефектов, данные о разрешении проблем и устранении дефектов, а также результаты предпринятых действий; ♦ базу данных измерений исполнения, используемую для сбора и обеспечения доступа к данным измерений по процессам и продуктам; ♦ контроль изменений и процедуры контроля рисков; ♦ информацию предыдущих проектов (например, базовые планы по содержанию, базо- вые планы по стоимости, базовые расписания, базовые планы исполнения, календари проек- тов, сетевые диаграммы расписания проектов, реестры рисков, отчеты о рисках и репозиторий извлеченных уроков). 4.3.2 Руководство и управление работами проекта: инструменты и методы 4.3.2.1 Экспертная оценка Описана в разделе 4.1.2.1. Следует учитывать экспертные заключения, полученные от лиц или групп, обладающих специальными знаниями или подготовкой по следующим вопро- сам: ♦ отраслевые технические знания и главная область проекта, ♦ управление стоимостью и бюджетом, ♦ правовое регулирование и закупки, ♦ законодательство и нормативно-правовые акты, ♦ руководство организации. . Коллектив авторов. «Руководство к Своду знаний по управлению проектами (Руководство PMBOK)» 87 4.3.2.2 Информационная система управления проектами (PMIS) PMIS обеспечивает доступ к программным инструментам информационных технологий (ИТ), таким как программные инструменты составления расписаний, системы авторизации работ, системы управления конфигурацией, системы сбора и распределения информации, а также интерфейсы к работающим в режиме онлайн автоматизированным системам, например, репозиториям корпоративных баз знаний. Частью данной системы может являться автомати- ческий сбор ключевых показателей исполнения (key performance indicators, KPI) и отчетность по ним. 4.3.2.3 Совещания Совещания используются для обсуждения и решения актуальных вопросов проекта в рамках руководства и управления работами проекта. В состав участников могут входить руко- водитель проекта, команда проекта и соответствующие заинтересованные стороны, которые вовлечены или которых затрагивают обсуждаемые вопросы. Каждый участник совещания дол- жен выполнять определенную роль для обеспечения надлежащего участия. Виды совещаний, среди прочего, включают в себя: стартовое совещание, совещания по техническим вопросам, совещания для планирования спринта или итерации, текущие ежедневные планерки скрам (scrum daily stand-ups), совещания управляющей группы, совещания по решению текущих про- блем, совещания о ходе работ и для подведения итогов проекта. 4.3.3 Руководство и управление работами проекта: выходы 4.3.3.1 Поставляемые результаты Поставляемый результат – это любой уникальный и поддающийся проверке продукт, результат или способность оказать услугу, которые необходимо получить для завершения про- цесса, фазы или проекта. Поставляемые результаты – это обычно конечные результаты про- екта, которые могут включать элементы плана управления проектом. После завершения первой версии поставляемого результата должен применяться кон- троль изменений. Контроль нескольких версий или вариантов поставляемого результата (например, документов, компьютерных программ и строительных блоков) обеспечивается с помощью инструментов и процедур управления конфигурацией. 4.3.3.2 Данные об исполнении работ Данные об исполнении работ – это необработанные наблюдения и измерения, выявлен- ные во время операций, предпринимаемых для выполнения работ проекта. Данные обычно рассматриваются как самый низкий детальный уровень, из которого другие процессы форми- руют информацию. Данные собираются во время исполнения работ и передаются в процессы контроля каждой области знаний для дальнейшего анализа. Примеры данных об исполнении работ включают завершенную работу, ключевые пока- затели исполнения (KPI), показатели технического исполнения, фактические даты старта и финиша операций расписания, оценку завершенных работ в условных единицах (story points), статус поставляемых результатов, количество запросов на изменения по мере выполнения рас- писания, количество дефектов, фактические понесенные затраты, фактическую длительность и т. п. . Коллектив авторов. «Руководство к Своду знаний по управлению проектами (Руководство PMBOK)» 88 4.3.3.3 Журнал проблем На всем протяжении жизненного цикла руководитель проекта обычно сталкивается с проблемами, недоработками, несоответствиями или конфликтами, которые возникают неожи- данно и требуют тех или иных действий, чтобы не допустить их влияния на исполнение про- екта. Журнал проблем – это документ проекта, в котором регистрируются и отслеживаются все проблемы. Данные о проблемах могут включать: ♦ вид проблемы, ♦ кто и когда поставил вопрос о проблеме, ♦ описание, ♦ приоритет, ♦ кому поручено заниматься проблемой, ♦ намеченную дату разрешения проблемы, ♦ статус, ♦ окончательное решение. Журнал проблем помогает руководителю проекта эффективно отслеживать проблемы и управлять ими, обеспечивая их изучение и устранение. Журнал проблем впервые создается в качестве выхода данного процесса, хотя проблемы могут возникать в любое время в течение проекта. Новые данные вносятся в журнал проблем по результатам работ мониторинга и кон- троля на всем протяжении жизненного цикла проекта. 4.3.3.4 Запросы на изменение Запрос на изменение – это формальное предложение внести изменения в какой-либо документ, поставляемый результат или базовый план. Если при выполнении работ проекта возникают проблемы, то могут быть поданы запросы на изменения, которые могут менять политики или процедуры проекта, содержание продукта или проекта, стоимость или бюджет, расписание проекта или качество результатов проекта или продукта. Другие запросы на изме- нения включают предупреждающие действия или корректирующие действия, позволяющие предотвратить негативное воздействие на проект в будущем. Обратиться с запросом на изме- нение может любая заинтересованная сторона. Запросы на изменения проходят проверку и направляются в соответствии с процессом интегрированного контроля изменений (см. раздел 4.6). Запросы на изменения могут быть инициированы внутри проекта или извне, и могут быть необязательными или обязательными в силу требований закона/договора для исполне- ния. Запросы на изменения могут включать в себя: ♦ Корректирующее действие. Намеренное действие с целью привести исполнение работ проекта в соответствие с планом управления проектом. ♦ Предупреждающее действие . Намеренное действие, обеспечивающее соответствие будущего исполнения работ проекта плану управления проектом. ♦ Исправление дефекта. Намеренное действие с целью исправления несоответствую- щего требованиям продукта или компонента продукта. ♦ Обновления. Изменения в формально контролируемых документах, планах проекта и т. д., отражающие модифицированные либо дополнительные идеи или содержание. 4.3.3.5 Обновления плана управления проектом Любое изменение плана управления проектом проходит через принятый в организации процесс по контролю изменений на основании запроса на изменение. В результате этого про- . Коллектив авторов. «Руководство к Своду знаний по управлению проектами (Руководство PMBOK)» 89 цесса может потребоваться внесение запроса об изменении любого компонента плана управ- ления проектом. 4.3.3.6 Обновления документов проекта В качестве документов проекта, которые могут быть обновлены в результате осуществ- ления данного процесса, можно назвать, среди прочего: ♦ Список операций. Описан в разделе 6.2.3.1. Список операций может быть обнов- лен за счет внесения в него дополнительных или измененных операций, которые необходимо выполнить для завершения работ по проекту. ♦ Журнал допущений. Описан в разделе 4.1.3.2. Могут быть добавлены новые допу- щения и ограничения, а статус существующих допущений и ограничений может быть обнов- лен или окончательно закрыт. ♦ Реестр извлеченных уроков. Описан в разделе 4.4.3.1. Все извлеченные уроки, которые позволяют улучшить исполнение текущего или будущих проектов, записываются по мере их извлечения. ♦ Документацию по требованиям. Описана в разделе 5.2.3.1. В рамках этого про- цесса могут быть установлены новые требования. Прогресс по выполнению требований также может быть обновлен. ♦ Реестр рисков. Описан в разделе 11.2.3.1. В рамках этого процесса могут быть выяв- лены новые риски и обновлены существующие риски. Сведения о рисках вносятся в реестр рисков в рамках процесса управления рисками. ♦ Реестр заинтересованных сторон. Описан в разделе 13.1.3.1. Дополнительная информация о существующих или новых заинтересованных сторонах вносится в реестр заин- тересованных сторон по мере ее поступления. 4.3.3.7 Обновления активов процессов организации В результате этого процесса может быть обновлен любой актив процессов организации. 4.4 Управление знаниями проекта Управление знаниями проекта – это процесс использования существующих знаний и накопления новых знаний для достижения целей проекта и содействия организационному обу- чению. Ключевые выгоды данного процесса состоят в том, что ранее приобретенные знания организации используются в целях получения или улучшения результатов проекта, а знания, полученные при реализации текущего проекта, остаются доступными для обеспечения опера- ционной деятельности организации и будущих проектов или их фаз. Этот процесс осуществ- ляется на протяжении всего проекта. Входы, инструменты и методы, а также выходы этого процесса показаны на рис. 4–8. На рис. 4–9 показана диаграмма потоков данных процесса. . Коллектив авторов. «Руководство к Своду знаний по управлению проектами (Руководство PMBOK)» 90 Рис. 4–8. Управление знаниями проекта: входы, инструменты и методы, выходы Рис. 4–9. Управление знаниями проекта: Диаграмма потоков данных . Коллектив авторов. «Руководство к Своду знаний по управлению проектами (Руководство PMBOK)» 91 По общему правилу, знания разделяют на «явные» (т. е. знания, которые можно сразу кодировать с помощью слов, изображений и чисел) и «неявные» (т. е. знания, которые явля- ются индивидуальными и представляют трудность для выражения, например, убеждения, спе- циальные знания, опыт и ноу-хау). Управление знаниями связано с управлением как неявными, так и явными знаниями с двумя целями: повторное использование знаний и формирование новых знаний. Ключевыми мероприятиями, которые служат достижению этих двух целей, являются обмен знаниями и интеграция знаний (знаний, полученных из разных областей дея- тельности, контекстуальных знаний и знаний в области управления проектом). Широко распространено заблуждение, что управление знаниями состоит лишь в их доку- ментальном оформлении с целью дальнейшего обмена. Другое заблуждение заключается в том, что управление знаниями состоит лишь в приобретении извлеченных уроков по окончании проекта с целью их последующего использования в будущих проектах. Таким образом можно обмениваться только кодированными явными знаниями. Однако в кодированных явных зна- ниях отсутствует контекст, и их можно свободно толковать по-разному, поэтому, несмотря на то, что ими можно без труда обмениваться, эти знания не всегда правильно понимают или применяют. Неявные знания имеют внутренне присущий им контекст, но их трудно кодиро- вать. Они существуют в сознании отдельных экспертов, в социальных группах или ситуациях, и обмен ими обычно происходит в ходе разговора или взаимодействия между людьми. С точки зрения организации, управление знаниями состоит в создании условий, обес- печивающих использование навыков, опыта и компетенций команды проекта и других заин- тересованных сторон до начала, в ходе и после осуществления проекта. Поскольку знания существуют в сознании людей, а человека нельзя заставлять делиться своими знаниями (или усваивать знания других людей), наиболее важной составляющей управления знаниями явля- ется создание атмосферы доверия, в которой у людей была бы мотивация к обмену знаниями. Даже самые совершенные инструменты и методы управления знаниями не дадут результата, если люди не мотивированы к передаче своих знаний или усвоению того, что знают другие. На практике обмен знаниями осуществляется с помощью сочетания различных инструментов и методов (взаимодействий между людьми) управления знаниями, а также инструментов и мето- дов управления информацией (когда люди кодируют часть своих явных знаний путем их доку- ментального оформления с целью создать возможность для обмена знаниями). |