Пм бук. Руководство pmbok ОлимпБизнес
 Скачать 4.06 Mb.
|
|
4.5.1.4 Соглашения Описаны в разделе 12.2.3.2. Соглашение о закупке содержит основные положения и усло- вия и может включать в себя другие пункты, которые определяет покупатель для указания того, что именно продавец должен произвести или предоставить. Если в рамках проекта часть работ передается на аутсорсинг, то руководителю проекта необходимо осуществлять надзор над исполнением работ подрядчиком с целью обеспечить соответствие всех соглашений кон- кретным потребностям проекта при одновременном соблюдении политик организации в отно- шении закупок. 4.5.1.5 Факторы среды предприятия Факторы среды предприятия, которые могут оказывать влияние на процесс мониторинга и контроля работ проекта, включают в себя, среди прочего: . Коллектив авторов. «Руководство к Своду знаний по управлению проектами (Руководство PMBOK)» 100 ♦ информационные системы управления проектами, такие как инструменты составления расписаний, контроля стоимости и ресурсного планирования; показатели исполнения, базы данных, ведение документации проекта и финансового учета; ♦ инфраструктуру (например, существующие производственные объекты и оборудова- ние, телекоммуникационные каналы организации); ♦ ожидания заинтересованная сторон и пороги рисков; ♦ государственные и промышленные стандарты (например, предписания контролирую- щих органов, стандарты на продукцию, стандарты качества, производственные стандарты). 4.5.1.6 Активы процессов организации Активы процессов организации, которые могут оказывать влияние на процесс монито- ринга и контроля работ проекта, включают в себя, среди прочего: ♦ стандартные политики, процессы и процедуры организации; ♦ процедуры финансового контроля (например, необходимый анализ расходов и выплат, статьи бухгалтерского учета и стандартные положения договоров); ♦ методы мониторинга и отчетности; ♦ процедуры управления проблемами, определяющие средства контроля проблем, выяв- ления проблем, а также отслеживания мер по устранению проблем и выполненных действий; ♦ процедуры управления дефектами, определяющие средства контроля дефектов, выяв- ления дефектов, а также отслеживания мер по устранению дефектов и выполненных действий; ♦ базу знаний организации, в частности, результаты измерения процессов и репозиторий извлеченных уроков. 4.5.2 Мониторинг и контроль работ проекта: инструменты и методы 4.5.2.1 Экспертная оценка Описана в разделе 4.1.2.1. Следует учитывать экспертные заключения, полученные от лиц или групп, обладающих специальными знаниями или подготовкой по следующим вопро- сам: ♦ анализ освоенного объема; ♦ интерпретация и контекстуализация данных, ♦ методы оценки длительности и стоимости, ♦ анализ тенденций; ♦ отраслевые технические знания и главная область проекта, ♦ управление рисками, ♦ управление договорами. 4.5.2.2 Анализ данных Методы анализа данных, которые можно использовать, включают в себя, среди прочего, следующие: ♦ Анализ альтернатив. Анализ альтернатив применяется для выбора корректирующих действий или сочетания корректирующих и предупреждающих действий для использования на практике в случае отклонения. ♦ Сравнительный анализ затрат и выгод. Описан в разделе 8.1.2.3. Сравнительный анализ затрат и выгод помогает определить наилучшее корректирующее действие с учетом стоимости в случае наличия отклонений в проекте. . Коллектив авторов. «Руководство к Своду знаний по управлению проектами (Руководство PMBOK)» 101 ♦ Анализ освоенного объема. Описан в разделе 7.4.2.2. Освоенный объем позволяет увидеть единую перспективу исполнения содержания, расписания и стоимости. ♦ Анализ первопричины. Описан в разделе 8.2.2.2. Анализ первопричины сосредото- чен на выявлении основных причин возникновения проблемы. Он может использоваться для определения причин отклонения и областей, на которые руководителю проекта следует обра- тить особое внимание, чтобы достичь целей проекта. ♦ Анализ тенденций. Анализ тенденций используется для прогнозирования исполне- ния проекта на основе прошлых результатов. Он призван оценить перспективу проекта с точки зрения возможных задержек и заранее предупредить руководителя проекта, что в предстоящий период могут возникнуть проблемы с расписанием, если выявленные тенденции сохранятся. Эта информация предоставляется на достаточно раннем этапе реализации проекта, чтобы у команды проекта было время на анализ и устранение любых отклонений от нормы. Результаты анализа тенденций могут быть использованы, чтобы рекомендовать, по мере необходимости, предупреждающее действия. ♦ Анализ отклонений. При анализе отклонений рассматриваются различия (или отклонения) между планом и фактическим исполнением. Данные отклонения могут вклю- чать в себя оценки длительности, стоимости, расхода ресурсов, ставок ресурсов, технического исполнения и другие метрики. Анализ отклонений может производиться в каждой области знаний на основе характер- ных для нее отклонений. В процессе мониторинга и контроля работ проекта анализ отклоне- ний рассматривает отклонения с точки зрения единой перспективы с учетом отклонений по стоимости, срокам, техническим вопросам и ресурсам относительно друг друга с целью полу- чить общее представление об отклонении проекта. Это позволяет приступить к осуществле- нию необходимых предупреждающих и корректирующих действий. 4.5.2.3 Принятие решений Методы принятия решений, которые можно использовать, включают в себя, среди про- чего, голосование. Описанное в разделе 5.2.2.4 голосование может проводиться по принципу принятия решений единогласно, большинством голосов или относительным большинством голосов. 4.5.2.4 Совещания Совещания могут быть очными, виртуальными, формальными или неформальными. Они могут проводиться с участием членов команды проекта и, по мере целесообразности, других заинтересованных сторон проекта. Типы совещаний, среди прочего, включают в себя совеща- ния групп пользователей и обзорные совещания. 4.5.3 Мониторинг и контроль работ проекта: выходы 4.5.3.1 Отчеты об исполнении работ Информация об исполнении работ объединяется, записывается и рассылается в физи- ческой или электронной форме в целях осведомления, а также для побуждения к принятию решений или совершению действий. Отчеты об исполнении работ – это физическое или элек- тронное представление информации об исполнении работ, предназначенное для вынесения решений, выполнения действий или обеспечения осведомленности. Они направляются заин- . Коллектив авторов. «Руководство к Своду знаний по управлению проектами (Руководство PMBOK)» 102 тересованным сторонам проекта посредством процессов коммуникаций в порядке, определен- ном в плане управления коммуникациями проекта. Примером отчетов об исполнении работ могут служить отчеты о статусе и прогрессе. Отчеты об исполнении работ могут содержать графики и информацию об освоенных объе- мах, линии трендов и прогнозы, диаграммы сгорания резервов (reserve burndown charts), гисто- граммы дефектов, информацию об исполнении договоров и обзоры рисков. Они могут быть представлены в виде информационных панелей (dashboards), тепловых карт (heat reports), све- тофорных схем (stop light charts) или в другом представлении, облегчающем усвоение инфор- мации, принятие решений и выполнение действий. 4.5.3.2 Запросы на изменения Описаны в разделе 4.3.3.4. Запросы на изменения, которые могут расширить, скорректи- ровать или сократить содержание проекта или продукта, требования к качеству, базовое распи- сание или базовый план по стоимости, могут формироваться в результате сравнения плановых результатов с фактическими. Запросы на изменения могут стать причиной сбора и документи- рования новых требований. Изменения могут оказывать воздействие на план управления про- ектом, документы проекта или поставляемые результаты в виде продукта. Запросы на измене- ния проходят проверку и направление в соответствии с процессом интегрированного контроля изменений (см. раздел 4.6). Изменения могу включать в себя, среди прочего: ♦ Корректирующее действие. Намеренное действие с целью привести исполнение работ проекта в соответствие с планом управления проектом. ♦ Предупреждающее действие . Намеренное действие, обеспечивающее соответствие будущего исполнения работ проекта плану управления проектом. ♦ Исправление дефекта. Целенаправленные операции, которые исправляют несоот- ветствующий требованиям продукт или компонент продукта. 4.5.3.3 Обновления плана управления проектом Любое изменение плана управления проектом проходит через принятый в организации процесс по контролю изменений на основании запроса на изменение. Изменения, выявленные в рамках процесса мониторинга и контроля работ проекта, могут оказывать воздействие на общий план управления проектом. 4.5.3.4 Обновления документов проекта В качестве документов проекта, которые могут быть обновлены в результате осуществ- ления данного процесса, можно назвать, среди прочего: ♦ Прогнозы стоимости. Описаны в разделе 7.4.3.2. Изменения в прогнозах стоимости, сделанные по результатам этого процесса, оформляются документально с помощью процессов управления стоимостью. ♦ Журнал проблем. Описан в разделе 4.3.3.3. Возникшие в результате этого процесса новые проблемы регистрируются в журнале проблем. ♦ Реестр извлеченных уроков. Описан в разделе 4.4.3.1. В реестр извлеченных уроков вносятся обновления о результативном реагировании на отклонения, а также корректирующих и предупреждающих действиях. ♦ Реестр рисков. Описан в разделе 11.2.3.1. Новые риски, выявленные в ходе данного процесса, регистрируются в реестре рисков, а управление ими осуществляется с помощью про- цессов управления рисками. . Коллектив авторов. «Руководство к Своду знаний по управлению проектами (Руководство PMBOK)» 103 ♦ Прогнозы в отношении расписания. Описаны в разделе 6.6.3.2. Изменения в про- гнозах расписания, сделанные по результатам этого процесса, оформляются документально с помощью процессов управления расписанием. 4.6 Интегрированный контроль изменений Интегрированный контроль изменений – это процесс анализа всех запросов на измене- ния, их одобрения и управления изменениями поставляемых результатов, документов проекта и плана управления проектом, а также предоставления информации о решениях. Этот процесс предназначен для рассмотрения всех запросов на изменения документов проекта, поставля- емых результатов или плана управления проектом, а также принятия решений по запросам на изменения. Ключевая выгода данного процесса состоит в том, что он позволяет учитывать документированные изменения в проекте комплексным образом, одновременно реагируя на совокупный риск проекта, который часто возникает в связи с изменениями, внесенными без рассмотрения в общие цели или планы проекта. Этот процесс осуществляется на протяжении всего проекта. Входы, инструменты и методы, а также выходы этого процесса показаны на рис. 4-12. На рис. 4-13 показана диаграмма потоков данных процесса. Рис. 4-12. Интегрированный контроль изменений: входы, инструменты и методы, выходы . Коллектив авторов. «Руководство к Своду знаний по управлению проектами (Руководство PMBOK)» 104 Рис. 4-13. Интегрированный контроль изменений: диаграмма потоков данных Процесс интегрированного контроля изменений осуществляется с самого начала проекта и вплоть до его завершения, и за него единоличную ответственность несет руководитель про- екта. Запросы на изменения могут влиять на содержание проекта и содержание продукта, а также на любые компоненты плана управления проектом и документы проекта. Изменения могут быть запрошены любой заинтересованной стороной, участвующей в осуществлении про- екта, и могут происходить в любое время на протяжении всего жизненного цикла проекта. Применяемый уровень контроля изменений зависит от прикладной области, сложности кон- кретного проекта, требований договора, а также контекста и среды, в которых осуществляется проект. . Коллектив авторов. «Руководство к Своду знаний по управлению проектами (Руководство PMBOK)» 105 До окончательного утверждения базовых планов осуществлять формальный контроль изменений в рамках процесса интегрированного контроля изменений не требуется. Однако после утверждения базовых планов запросы на изменения проходят через этот процесс. По общему правилу, план управления конфигурацией каждого проекта должен определять, какие артефакты проекта должны подлежать контролю конфигурации. Любые изменения в элементе конфигурации должны находиться под формальным контролем и требовать запроса на изме- нение. Хотя изменения могут быть инициированы устно, они обязательно должны быть зареги- стрированы в письменной форме и переданы в систему управления изменениями и/или управ- ления конфигурацией. Запросы на изменения до принятия решения об утверждении могут потребовать представления информации об оценке воздействий на расписание, а также на сто- имость. Во всех случаях, когда следствием запроса на изменение может стать воздействие на любые базовые планы проекта, требуется осуществление формального процесса интегриро- ванного контроля изменений. По каждому документированному запросу на изменение ответ- ственное лицо – обычно это или спонсор или руководитель проекта – должно принять решение либо о его одобрении, либо отсрочке, либо отклонении. Ответственное лицо будет указано в плане управления проектом или в рамках процедур организации. При необходимости в про- цесс интегрированного контроля изменений включается совет по контролю изменений (change control board, CCB) – формально созданная группа, ответственная за изучение, оценку, одоб- рение, отсрочку или отклонение внесения изменений в проект, а также за фиксацию соответ- ствующих решений и информирование о них. Одобренные запросы на изменения могут потребовать создания новых или пересмотра старых оценок стоимости, последовательностей операций, дат расписания, потребностей в ресурсах и анализа альтернатив реагирования на риски. Эти изменения могут потребовать вне- сения поправок в план управления проектом или в другие документы проекта. Для определен- ных запросов на изменения после одобрения ССВ может потребоваться одобрение заказчика или спонсора, если они не входят в состав ССВ. 4.6.1 Интегрированный контроль изменений: входы 4.6.1.1 План управления проектом Описан в разделе 4.2.3.1. Компоненты плана управления проектом включают в себя, среди прочего: ♦ План управления изменениями. Описан в разделе 4.2.3.1. План управления изме- нениями содержит указания по управлению процессом контроля изменений и документально закрепляет роли и сферу ответственности совета по контролю изменений (CCB). ♦ План управления конфигурацией. Описан в разделе 4.2.3.1. План управления кон- фигурацией описывает конфигурируемые элементы проекта и определяет элементы, которые будут регистрироваться и обновляться так, чтобы продукт проекта оставался согласованным и функционирующим. ♦ Базовый план по содержанию. Описан в разделе 5.4.3.1. Базовый план по содер- жанию предусматривает определение проекта и продукта. ♦ Базовое расписание. Описано в разделе 6.5.3.1. Базовое расписание используется для оценки воздействия изменений, вносимых в расписание проекта. ♦ Базовый план по стоимости. Описан в разделе 7.3.3.1. Базовый план по стоимости используется для оценки воздействия изменений на стоимость проекта. . Коллектив авторов. «Руководство к Своду знаний по управлению проектами (Руководство PMBOK)» 106 4.6.1.2 Документы проекта Документы проекта, которые можно считать входами в данный процесс, включают, среди прочего: ♦ Основу для оценок. Описана в разделе 6.4.3.2. Основа для оценок показывает, как были получены оценки длительности, стоимости и ресурсов и как эти оценки могут использо- ваться при расчетах воздействия изменения на сроки, бюджет и ресурсы. ♦ Матрицу отслеживания требований. Описана в разделе 5.2.3.2. Матрица отслежи- вания требований помогает оценить воздействие изменения на содержание проекта. ♦ Отчет по рискам. Описан в разделе 11.2.3.2. Отчет по рискам представляет инфор- мацию по источникам совокупного риска и отдельных рисков, связанных с запрошенным изме- нением. 4.6.1.3 Отчеты об исполнении работ Описаны в разделе 4.5.3.1. Отчеты об исполнении работ, относящиеся к процессу инте- грированного контроля изменений, включают в себя данные по доступности ресурсов, распи- санию и стоимости, отчеты по освоенному объему, диаграммы сгорания/выгорания (burnup/ burndown chart). 4.6.1.4 Запросы на изменения Многие процессы производят на выходе запросы на изменения. Запросы на изменения (см. описание в разделе 4.3.3.4) могут включать в себя корректирующие действия, преду- преждающие действия, исправление дефектов, а также обновления формально контролируе- мых документов или поставляемых результатов, отражающие измененные или дополнитель- ные идеи или содержание. Изменения могут оказывать или не оказывать влияния на базовые планы проекта, причем в некоторых случаях влиянию подвергается только исполнение в срав- нении с базовым планом. Решения по таким изменениям, как правило, принимает руководи- тель проекта. Запросы на изменения, которые оказывают влияние на базовые планы проекта, должны, как правило, включать в себя информацию о стоимости реализации предложенного изменения, об изменениях запланированных сроков, требований к ресурсам и рисков. Указанные измене- ния утверждает ССВ (при наличии такового), а также заказчик и спонсор, если они не входят в состав ССВ. В базовый план вносятся только утвержденные изменения. 4.6.1.5 Факторы среды предприятия Факторы среды предприятия, которые могут оказывать влияние на процесс интегриро- ванного контроля изменений, включают в себя, среди прочего: ♦ юридические ограничения, такие как нормативные акты органов государственного управления и местного самоуправления; ♦ государственные или промышленные стандарты (например, стандарты на продукты, стандарты качества, правила техники безопасности и производственные стандарты); ♦ юридические или регуляторные требования и/или ограничения; ♦ модель руководства организации (упорядоченный метод обеспечения контроля, управ- ления и координации с помощью людей, политик и процессов с целью достижения стратеги- ческих и операционных целей организации); ♦ ограничения в области заключения договоров и закупочной деятельности. |