Текст учебников-5. Слайд 1 Титульный лист Слайд 2 Содержание Слайд 3
 Скачать 3.2 Mb.
|
|
Тема «Финансовые электронные системы и электронный документооборот». Введение Итак, мы ознакомились со структурой финансовой информации и технологией ее обработки. Также обозначили круг основных понятий, характеризующих основы функционирования электронных систем в сфере финансов. Мы изучили систему обеспечения безопасности финансовых электронных систем. Теперь перейдем к следующей теме, которая имеет более практическую направленность. Тема носит название «Финансовые электронные системы и электронный документооборот». Современный бизнес стремительно развивается, и информационные технологии играют ключевую роль в его развитии. Они тесно вплетаются в традиционные сферы деловой активности, становясь неотъемлемой частью бизнес-процессов. Огромное количество документов сопровождает финансово-хозяйственную деятельность любой компании, поэтому успех каждого современного предприятия в огромной степени зависит от принципов организации документооборота. Различного рода документация является одним из главных инструментов внутреннего руководства, финансового, кадрового и других видов учета, управленческих решений и внешних связей организации. До недавних пор многие организации не представляли свою работу без документов на бумажных носителях. В настоящее время электронные документы находят все большее применение в различных сферах. Все чаще руководители, финансовые работники, менеджеры, юристы и бухгалтеры пользуются электронными государственными услугами. Например, они подают документы на регистрацию юридических лиц или обмениваются актами сверки взаиморасчетов с налоговой инспекцией. Также сверка осуществляется с Пенсионным фондом Российской Федерации, другими внебюджетными фондами или контролирующими органами. Кроме этого, электронный документооборот применяется при взаимодействии с контрагентами. Таким образом, в финансовой сфере уже давно назрела необходимость перехода на безбумажные технологии. Внедрение электронного документооборота позволяет повысить эффективность бизнеса, организацию взаимодействия между налогоплательщиками и налоговыми органами. Кроме этого, несет в себе положительный экономический эффект, такой, как снижение затрат организаций на расходные материалы и почтовые услуги, сокращение времени на обработку и обмен данными. При этом происходит сокращение количества ошибок, есть и другие положительные моменты. Электронный документооборот становится все более востребованным среди российских организаций. Многие уже в полной мере оценили преимущества сдачи отчетности через Интернет, участия в открытых электронных аукционах и торгах. Готовность нормативной базы позволяет российскому бизнесу уже сегодня обмениваться электронными счетами- фактурами. Также можно перевести в электронный формат не только все документы финансового и налогового учета, но и другие документы, образующиеся в финансово-хозяйственной деятельности предприятий. При этом переход на электронный документооборот вызывает ряд вопросов, которые требуют решения. Внедрение электронного документооборота стало единственным способом контроля всех ресурсов хозяйствующего субъекта, включая финансовые, и обеспечения эффективной работы с документами. Такой способ ведения документации способствует рациональному управлению документами на протяжении их полного жизненного цикла. Кроме этого, минимизируется количество ошибок или утеря документов. Также повышается оперативность работы и эффективность всех бизнес-процессов. Электронный документооборот позволяет повысить скорость движения документов, например, из филиалов в головную организацию. При этом возможно избежать утери документов, сэкономить время на их подборке для проведения сверок расчетов или проверок надзорных органов. Как следствие, качественное документальное обеспечение учета – необходимое условие успешного прохождения различных проверок. А это возможность избежать финансовых санкций. Вышесказанным обуславливается актуальность изучения следующей темы – «Финансовые электронные системы и электронный документооборот». План изучения темы представлен на слайде 50. Слайд 51 Этапы развития электронного документооборота Системы электронного документооборота, появившись относительно недавно, в настоящее время прочно заняли свое место в информационной структуре предприятий любой формы собственности. Первоначально в их задачу входила исключительно простая автоматизация документооборота, то есть помощь делопроизводителям, но ни в коей мере не замена бумажных документных потоков, в том числе и финансовых, циркулирующих на предприятии. Многое изменилось, когда производители систем электронного документооборота начали не просто копировать процессы предприятий, обеспечивающие движение бумажных документов. Они стали учитывать задачи, стоящие как перед этими процессами в частности, так и перед всем документооборотом в целом. Понимание того, что документооборот предприятия предназначен для поддержки его системы управления, пришло в систему электронного документооборота далеко не сразу. Более того, многие современные федеральные и муниципальные органы власти и по настоящий момент используют простейшие системы электронного документооборота. В задачи этих систем входит лишь дублирование бумажного документооборота, но не замена его и не оптимизация и поддержка структуры управления. Понятие и сам термин «документооборот» появились в 20-е годы прошлого века. Но развитие электронного документооборота как такового пришлось на более поздние годы. Конец 60-х – начало 70-х годов характеризовались использованием электронно-вычислительных машин для автоматизации. Они использовались в основном для процедуры контроля исполнения документов, заполнения регистрационных карточек и ведения электронной картотеки. Позже, в конце 70-х – начале 80-х годов, в таких системах стали применять электронную почту с редактором документов, позволившим создавать и отправлять по почте электронные документы. Середина 80-х годов отмечена появлением систем, автоматизирующих хранение электронных документов, в которых бумажные документы сканировались с помощью специальных устройств. При этом пользователи имели дело уже с их цифровыми копиями, которые гораздо более доступны и удобны в хранении и использовании. Этот период характерен разрозненностью решений. Она появилась потому , что предприятия, руководство которых уже понимало необходимость автоматизации документооборота, еще не имели унифицированного инструментария, необходимого для решения задач такого рода. А в конце 80-х годов был создан документооборот, который можно было выразить словами: «Docflow [докфлоу] – это работа с образами документов плюс маршрутизация». И уже можно сказать, что управление и контроль операций и работ, связанных с документами, – это основополагающая задача процесса увеличения производительности и снижения затрат на управление. Системы работы с образами документов, реализовав преобразование бумажных документов в цифровую форму, сделали доступ к информации, в том числе и финансовой, значительно эффективнее. К тому же пользователи получили набор инструментов для настраиваемой маршрутизации и управления изображениями и другой финансовой и прочей информацией. Это существенно упростило получение статистической информации по выполняемым работам, а также автоматизировало стандартные задачи хозяйствующих субъектов. В корпоративной среде клиент-сервер продукты данного класса позволяют организовать стандартное управление большими объемами изображений документов. В начале 90-х годов для всех типов экономических систем ответственное выполнение всеми сотрудниками порученных работ выходит на первый план. Старая технология автоматизации документооборота становится недостаточной, в силу чего появляется новая технология. Суть ее такова: «Workflow [ˈвокˌфлоу] равняется работа плюс управление потоками работ». Она не потеряла актуальности и в настоящее время. Слайд 52 Основные задачи внедрения системы электронного документооборота С появлением электронных документов и увеличением их доли в документообороте технологические операции с ними осуществляются несоизмеримо быстрее. Они легче поддаются автоматизации. Большинство операций с электронными документами могут выполнять сами участники управленческого процесса, что приводит к повышению эффективности управления предприятием. От того, насколько успешно решена задача оперативного и качественного формирования электронных документов, насколько продумана организация их хранения, поиска и использования, зависит эффективность управления всеми организациями. Не секрет, что в любой организации документооборот либо присутствует, либо его фактически нет. Если в организации установлен неформальный тип управления, то, очевидно, никакого документооборота в ней нет. Рассмотрим ситуацию, когда вводится определенный формализм в управлении компанией и в организации всевозможных деловых процессов. В этом случае рано или поздно возникает необходимость хотя бы часть управленческих механизмов переводить на упорядоченную документационную основу. Например, собирать визы в договоре, регистрировать входящие и исходящие письма, чтобы потом можно было «найти концы», и так далее. В результате возникает документооборот. Если им не управлять, то через некоторое время начинаются проблемы. Например, теряются документы, а потом, когда надобность в них отпадает, они обнаруживаются на своем обычном месте. Или руководитель подписывает договор, в котором указана неверная сумма и вдобавок нет визы сотрудника, непосредственно отвечающего за его выполнение. Ситуации, знакомые практически всем. Очевидно, что, наводя порядок, руководители предприятий находят организационные решения тех или иных проблем документооборота, примерно соответствующие уровню задач каждого конкретного предприятия. Часто придумывают разумную схему размещения файлов на сервере, чтобы документы все же можно было найти, и используют электронную почту как базовое средство передачи документа на согласование и для контроля исполнения. Однако эти частичные меры работают только до определенного момента. Дальше, когда организация будет ставить перед собой все более сложные задачи и вдобавок будет расти в размерах, таких средств хранения информации, обеспечения взаимодействия и контроля выполнения поручений однозначно не станет хватать. В данном случае возникают две возможности: или внедрить в организации классический бумажный документооборот, что сегодня выглядит уже как каменный век, или внедрить электронную систему. Обычно выбор делается в пользу второго пути – вопрос только в том, какую систему выбрать. Системы документооборота обычно внедряются, чтобы решать определенные задачи, стоящие перед организацией. Задачи могут быть достаточно разнообразными. Наиболее часто встречающиеся представлены на слайде 52. Также можно выделить и ряд других задач. Например, таких как поддержка системы контроля качества, соответствующей международным нормам. Или же протоколирование деятельности предприятия в целом. К протоколированию относятся внутренние служебные расследования, анализ деятельности подразделений, выявление горячих точек в деятельности. Еще одна задача – это оптимизация бизнес-процессов и автоматизация механизма их выполнения и контроля. Таким образом, очевидно, что перед выбором системы электронного документооборота обязательно необходимо сформулировать перечень задач, которые должны помочь ее внедрить и обеспечить максимальный эффект от данного внедрения. Грамотная постановка задач выбора системы электронного документооборота является важнейшим фактором, влияющим как на успех деятельности предприятия в целом, так и на успех проекта автоматизации. Слайд 53 Преимущества и результат внедрения корпоративных систем электронного документооборота До принятия решения о внедрении системы электронного документооборота на предприятии руководство организации оценивает возможные преимущества и недостатки будущей реформы. При этом менеджмент компании должен учитывать не только ценовые категории каждого из продуктов, но и стоимость последующего внедрения продукта. Говоря о преимуществах системы электронного документооборота как таковой, необходимо сказать об общих достоинствах системы и о плюсах электронного документооборота для конкретного предприятия. Большинство специалистов и непосредственных разработчиков системы признают, что любая система электронного документооборота сочетает в себе формализацию и структурирование бумажного документооборота. Также отметим перевод в электронный вид, бессрочное хранение электронных документов, оперативную работу с документами. Соответственно возникает экономия расходных материалов предприятия и рабочего времени сотрудников. Эта экономия возможна за счет ускорения выполнения типовых операций. Кроме того, система электронного документооборота способствует росту и накоплению качественных знаний сотрудника. Внедрение корпоративных систем электронного документооборота дает организациям два типа преимуществ: тактические и стратегические. Итак, автоматизация электронного документооборота дает организациям в первую очередь тактические преимущества. Они связаны в основном с сокращением затрат, и их достаточно легко определить и измерить. Измеряемые в денежном выражении преимущества могут быть просчитаны на основе того, сколько можно убрать шкафов для хранения документов. Или же сколько площадей и серверов, которые часто хранят много копий одних и тех же документов, можно освободить. К тактическим преимуществам можно отнести также уменьшение затрат на копирование, доставку информации в бумажном виде, на людские ресурсы и оборудование, уменьшение затрат на бумагу. Также можно отметить повышение продуктивности, а именно более быстрое выполнение работ, увеличение их общего количества и улучшение работы с данными или записями. Это, например, работа с документами, имеющими юридические обязательства, возможность выполнения новых типов работ. К стратегическим преимуществам внедрения системы электронного документооборота относятся преимущества, которые связаны с улучшениями в ключевых бизнес-процессах. А это связано с ростом оборота или прибыли, если речь идет о коммерческих структурах, или с улучшениями в работе, принятии решений или обслуживании, если речь идет, например, об органах государственной власти. По само й своей природе эти преимущества труднее измерить. Таким образом, внедрение электронного документооборота дает такие стратегические преимущества, как появление возможности коллективной работы над документами, что невозможно при бумажном делопроизводстве. Также происходит значительное ускорение поиска и выборки документов по различным атрибутам и повышение безопасности информации. Ускорение возможно за счет того, что работа в системе электронного документооборота с незарегистрированной рабочей станции невозможна. При этом каждому пользователю системы электронного документооборота назначаются свои полномочия доступа к информации. Кроме этого, у пользователя появляется возможность повышения сохранности документов и удобства их хранения, так как они хранятся в электронном виде на сервере и, наконец, улучшения контроля за исполнением документов. После внедрения системы электронного документооборота руководство организации получает эффективный инструмент управления финансами, необходимый для развития бизнеса в современных условиях. Слайд 54 Основные недостатки внедрения системы электронного документооборота Не следует забывать, что при всех достоинствах системы электронного документооборота она имеет и свои недостатки. Существуют общие практически для любых организаций проблемы, которые приходится решать при реализации, внедрении и сопровождении систем электронного документооборота, и их стоит брать во внимание при принятии решений о внедрении. На слайде 54 перечислены основные из возможных недостатков. Кроме перечисленных выше недостатков, естественно, могут существовать и другие. Например, отрицательным моментом является тот факт, что цифровые данные оказываются легкодоступными, но при этом их гораздо проще безвозвратно потерять. А это в свою очередь вызывает необходимость восстановления документов и проведения повторного их согласования. При неисправностях жесткого диска пропадает весь хранящийся на нем объем информации. Для обеспечения гарантий сохранности документов обязательным условием становится хранение информации на внешних резервных носителях. При этом очередную сложность вызывает необходимость обеспечения должного уровня конфиденциальности. Здесь требуется использование шифрования и системы ограничения доступа к документам. Внедрение электронного документооборота требует полного изменения процедур и операций в бизнесе, что в свою очередь требует дополнительного обучения сотрудников работе в новых условиях. Если компания внедряет систему электронного документооборота с самого своего основания, то стрессов у сотрудников оно не вызовет. А если решение принимает организация, у которой уже достаточно долгое время действует обычный документооборот, то нужно принимать во внимание то, что реформирование системы может вызвать определенные стрессы у сотрудников. Это связано с тем, что все новое принимается с трудностями. Нужно принять во внимание и тот факт, что организация понесет определенные затраты на приобретение программ и систем документооборота, а также на их внедрение и дальнейшее обслуживание. Нельзя не упомянуть об имеющихся пробелах в информационной безопасности. Так как рынок наводнен «пиратскими» дисками с перекачанными базами данных серьезных государственных структур, имеющих хорошую защиту, можно говорить о проблеме для предприятий мелкого и среднего бизнеса. Конкуренция – это основной закон бизнеса. Недобросовестному конкуренту получить информацию, размещенную на бумажных носителях, сложнее, так как документы могут храниться в разных помещениях, шкафах, столах, сейфах, разрозненных папках. С электронными базами данных проще. Современные хакеры посредством удаленного доступа взламывают дорогостоящие программы с высочайшей степенью защиты. Следующий недостаток – это резкое увеличение потока документооборота. Как результат – серверы могут не справляться, и, как следствие, может снизиться производительность труда. При наличии бумажного документооборота такой резкий рывок невозможен. Отметим еще один недостаток – это увеличение трудозатрат как следствие увеличения документооборота. Работодатель не успевает адекватно реагировать на подобные скачки в принятии решений по кадровым вопросам. Объемы возрастают, тогда как штатный состав остается прежним. Кроме перечисленных нами недостатков, существуют специфические, свойственные для определенных типов организаций, проблемы. Их детальный анализ должен стать предметом пристального исследования каждого разработчика. Недостатки системы электронного документооборота зависят от конкретных систем, разработок и версий. Так, некоторые системы электронного документооборота рассчитаны на определенное количество пользователей, другие обладают небольшой функциональностью, третьи имеют высокую стоимость программы и ее внедрения. Таким образом, можно сделать вывод, что система электронного документооборота имеет как свои достоинства, так и некоторые недостатки. |