Текст учебников-5. Слайд 1 Титульный лист Слайд 2 Содержание Слайд 3
 Скачать 3.2 Mb.
|
|
Слайд 65 Перспективы российского рынка систем электронного документооборота Основные игроки рынка используют стратегию увеличения доли рынка за счет развития партнерских сетей и расширения набора услуг для клиентов. За счет увеличения количества партнеров компании-разработчики не только продвигают свой продукт в перспективные и удаленные регионы России, но и осваивают рынки стран СНГ и ближнего зарубежья. Основным фактором, стимулирующим рост рынка, стали значительные инвестиции со стороны правительственных организаций, а также крупных предприятий нефтегазовой, металлургической, финансовой и телекоммуникационной отраслей. Конкурентным преимуществом является оказание полного комплекса услуг клиенту, среди которых можно назвать комплекс «СЭД под ключ». Это оказание услуг от обследования компании и проведения работ по подготовке компании к автоматизации, постановке документооборота до обучения сотрудников клиента с последующим сопровождением системы. Хорошей стратегией также явлюется сотрудничество с мировыми разработчиками программного обеспечения и выпуск совместных решений. Основные потребители систем электронного документооборота представлены на слайде 65. С каждым годом наблюдаются расширение отраслевой специализации, появление новых отраслей, где используются системы электронного документооборота. В государственном секторе наибольшую долю внедрений занимают коробочные решения систем класса делопроизводства. Так, системы «ДЕЛО», «Кодекс», «Евфрат» в совокупности занимают 78 % рынка. В финансовом секторе лидирующие позиции занимают системы класса управления электронным документооборотом. Совокупная доля систем этого класса в отрасли составляет более 70 %. Среди них DocsVision [Докс ˈвижэн], Directum [Директум], Motiw [Мотив], Globus [Глобус], PayDox [Пэй Докс] и другие. При рассмотрении системы электронного документооборота необходимо охарактеризовать компании-заказчики. Среди сегодняшних заказчиков систем электронного документооборота большую часть составляют компании среднего и малого бизнеса. Среди них много молодых предприятий, находящихся в стадии активного роста. При этом масштабные проекты по внедрению систем электронного документооборота по-прежнему осуществляются на крупнейших производственных предприятиях. Кроме того, такие проекты реализуются в сфере телекоммуникаций, в многопрофильных холдингах и других компаниях, которые занимают лидирующие позиции в своих отраслях. Также заказчиками являются те компании, у которых уже есть система электронного документооборота. Первый вариант – такие компании развивают проект путем приобретения новых лицензий и тиражирования системы по дочерним компаниям и филиалам. Второй вариант – переход с одной системы электронного документооборота на другую, который может происходить по различным причинам. В настоящее время компании-заказчики стали более осознанно относиться к выбору систем автоматизации документооборота. Ранее на выбор системы электронного документооборота влияла прежде всего стоимость решения. Сегодня клиенты больше внимания уделяют репутации разработчика, его отраслевой специализации, опыту реализации аналогичных проектов, ну и конечно же, функциональности самой системы. Более сознательный подход к выбору автоматизированной системы говорит о зрелости рынка. Заказчики стали больше внимания уделять проблемам документооборота. Покупка системы электронного документооборота – это естественная потребность повышения эффективности работы с документами, а не только престиж, как было несколько лет назад. Таким образом, рынок систем электронного документооборота в России постоянно развивается, улучшается качество систем и расширяются возможности работы. Слайд 66 Примеры применения систем электронного документооборота в мире Как отмечалось выше, мировому рынку систем электронного документооборота уже более двадцати лет. Эксперты в данной области с уверенностью прогнозируют, что электронная форма хранения документации в будущем будет всё популярнее. Таким образом, целесообразность работы с электронным документооборотом налицо. По недавним подсчетам, среднестатистический служащий ежегодно тратит до ста пятидесяти часов рабочего времени на то, чтобы найти потерянный документ на бумажном носителе. В общей сложности на работу с документами расходуется до 40 % трудовых ресурсов и до 15 % корпоративных доходов. Далее приведём несколько успешных примеров внедрения систем электронного документооборота в различные сферы деятельности по всему миру. Рассмотрим первый пример – применение систем электронного документооборота в фармацевтической отрасли. В качестве примера рассмотрим внедрение электронного документооборота в компании Novartis [Новаˈтис] – крупнейшей компании в сфере фармацевтики. Она образовалась ещё в 1996 году в процессе интеграции двух швейцарских фирм: Sandoz [Сандоз] и Ciba [Сибэ]. Основополагающим направлением данной компании являются научные разработки по созданию новых лекарственных препаратов. В процессе слияния двух компаний актуальной стала следующая проблема. Появилась необходимость объединения информационных ресурсов, разработок, различных исследований двух ранее независимых компаний и, соответственно, дальнейшей систематизации и управления. Важно заметить, что в любой фармацевтической компании уделяется особое внимание к управлению документацией, связанной с разработкой лекарственных средств. В случае с компанией Novartis после окончательного слияния возникла опасность потери информационных ресурсов в больших размерах. Более того, отделы разработок находились территориально далеко друг от друга и ранее не сотрудничали. До слияния компаний сотрудники компании Sandoz всю исследовательскую информацию хранили в бумажном виде, на персональных компьютерах, серверах корпоративной сети. Неудобство такой системы хранения документов заключалось в том, что для того , чтобы получить доступ к определённой информации другого ученого, необходимо было сначала связаться с ним по электронной почте или запрашивать данные по факсу. Кроме того, когда сотрудник покидал компанию, некоторая очень важная информация, связанная с разработкой препаратов, с его исследованием, была трудна для понимания. Подобная ситуация сложилась и в компании Ciba [Сибэ]. Такие трудности в работе с документами приводят к задержке выхода нового лекарства на рынок и, как следствие, негативно отражаются на конкурентоспособности компаний. Таким образом, компании Novartis нужна была простая в эксплуатации система, которая решила бы проблемы такого характера и объединила все информационные ресурсы двух компаний. Это было необходимо для того, чтобы можно было просматривать всю информацию о проводимых исследованиях и принимать решения об их финансировании. Система электронного документооборота решила проблему фармацевтической компании. После внедрения системы вся необходимая информация по разработке новых препаратов, все отчёты автоматически каталогизируются и хранятся в специальной базе, которую для общего доступа необходимо только переместить в общую папку. Компания Novartis значительно выиграла от внедрения системы электронного документооборота Documentum [Докьюментум]. Возможность дублирования отчётов была полностью исключена, значительно снизились затраты на распространение документации и управление важной информацией, которая связана с ежегодными исследовательскими программами. Весь исследовательский персонал получил возможность мгновенного доступа к необходимой информации. Руководство фармацевтической компании Novartis оценило работу в системе электронного документооборота как весьма продуктивную. В пользу данного внедрения говорит и тот факт, что полный возврат инвестиций произошёл практически за три года. Слайд 67 Следующий пример – это применение системы электронного документооборота в здравоохранении. В качестве примера рассмотрим медицинскую компанию Geisinger Health System [Гайзингэ хэлф ˈсистим]. Она предоставляет услуги в сфере здравоохранения более чем двум миллионам человек, живущих в тридцать одном графстве Пенсильвания. Это самые разные услуги – от оказания первой медицинской помощи до сложных диагностических, хирургических процедур. После внедрения системы электронной документации TOWER IDM [Тауэ ай ди эм], для медицинского персонала всей сети клиник появились новые возможности. Так, стало возможно иметь быстрый доступ ко всей необходимой документации: к финансовым, медицинским, страховым и отчётным документам. Уже в первый год работы системы электронного документооборотаобрабатывалось около четырех миллионов образов документов. Более семи тысяч сотрудников получили документальное сопровождение своей работы в электронном виде. А это почти двадцать четыре тысячи ежегодных госпитализаций и один миллион четыреста тысяч посещений больными врачей. Благодаря системе электронного документооборота врачи получили доступ к базе данных многих тысяч пациентов, где всё структурировано и систематизировано. Далее рассмотрим пример применения системы электронного документооборота в сфере выдачи займов. Компания GMAC Commercial Mortgage [джи эм эй си кэˈмёшэл ˈмогидж], или GMACCM [джи эм эй си си эм], является одной из самых крупных компаний в США, занимающихся предоставлением коммерческих займов под залог. Обработка всей документации занимала много времени, поэтому руководство решило внедрить систему электронного документооборота. Вышеупомянутая компания выбрала систему OnBase [Он Бэйс], в которой стало возможным управление всей корпоративной информацией. Кроме того, компания получила возможность глобального Web-доступа ко всем хранящимся данным в этой системе, для некоторых отделов был создан собственный уровень доступа к данным, где можно настроить интерфейс. При помощи системы электронного документооборота OnBase осуществляется управление более чем двумя миллионами тремястами тысячами электронных документов, это более шестнадцати миллионов страниц. Следующий пример – применение системы электронного документооборота в сфере коммунальных услуг. Так, крупнейшая компания Alliant Energy [Эльэнт ˈенэджи], головной офис которой располагается в штате Вирджиния, предоставляет коммунальные услуги более чем одному миллиону клиентов на Среднем Западе США. Для эффективного управления информацией, необходимой для выполнения бизнес-операций, Alliant Energy приобрела систему электронного документооборота Documentum. На базе этой системы создан общий корпоративный репозиторий, или хранилище. Данная система электронного документооборота помогла Alliant Energy полностью централизовать процесс управления всеми важными документами. До этого сотрудники компании испытывали затруднения в том, чтобы индексировать онлайновый поиск, им приходилось тратить много времени на поиск бумажных копий. Система позволила настроить поток работы с документацией таким образом, чтобы через него можно было проверять входящие и исходящие документы, маркировать и маршрутизировать их. Просмотренные документы выводятся на плоттеры для того, чтобы их подтвердили, уже утвержденные документы хранятся в базе данных Documentum и далее распространяются в электронном виде. Такие процессы, как управление контрактами, корреспонденцией, различными должностными инструкциями и любыми другими документами, работа с которыми требует регулярных ревизий, также производятся в системе электронного документооборота. Слайд 68 Следует привести пример и успешного применения системы электронного документооборота в области проектирования. Рассмотрим компанию BOC Gases [би оу си ˈгэсиз] из США, штата Нью-Йорк. Она занимается строительством специальных заводов по переработке природного газа в шестидесяти странах мира. В 1997 году в целях стандартизации процесса своей работы компания решила применять специальные пакеты документов, которые необходимы для строительства «Fabrication packages» [фэбриˈкейшэн ˈпэкиджиз]. Каждый такой пакет содержал гигантское количество информации разного формата, 2-D[ди] и 3-D[ди] файлы CAD[си эй ди]-систем, фотографии, наборы стандартных операционных процедур, финансовые и маркетинговые документы, презентации и так далее. Систему электронного документооборота внедрили для того, чтобы управлять достаточно сложным процессом сборки такого пакета для каждого строящегося объекта. Надо заметить, что до внедрения системы Documentum многие документы существовали в электронном виде, но неудобство заключалось в том, что всё это было рассредоточено по нескольким местам и хранилось в разных источниках. Система Documentum стандартизировала весь поток информации и сделала возможным повторное ее использование при проектировании новых заводов. Внедрение системы Documentum привело к значительному сокращению трудозатрат на разработку проекта, а именно на 50 %, с 4140 часов до 2033 часов. Также сократились общие расходы компании при строительстве заводов в среднем на 20 %. Следующий пример – это пример применения системы электронного документооборота в сфере патентования.Так, компания Seed Intellectual Property Law Group [сид ˌинтиˈлектьюэл ˈпропэти ло груп] из города Сиэтла занимается патентованием. Одной из причин ее внедрения таких новых технологий, как коллективная работа и обработка образов документов, стала необходимость снижения расходов на фотокопирование и отправку факсов. Следует сказать, что ранее для уменьшения своей зависимости от бумажных документов Seed Law Group [сид ло груп] уже предприняла действия. Она инвестировала сотни тысяч долларов в систему управления содержимым iManage WorkSite for Legal [айˈМэнэдж Воксайт фо ˈлигэл] разработки компании iManage. Тем не менее, из соображений безопасности крупные корпоративные клиенты этой компании до сих пор предпочитают посылать некоторые документы в бумажном виде. Для повышения эффективности обработки этих документов компания Seed [сид] решила обеспечить повсеместную web-доступность их цифровых отсканированных образов с помощью программного обеспечения iManage [айМэнэдж]. Для этого были использованы цифровые копиры Canon ImageRunner [Кэнэн ИмэйджРаннер] вместе с технологией сканирования eCopy [и-копи]. После сканирования цифровые образы документов становятся web-доступны для всех пользователей системы электронного документооборота iManage. Документы в этой системе проиндексированы, а их поиск осуществляется по имени клиента и номеру дела. Управление содержимым c помощью системы iManage обеспечило безопасность электронного взаимодействия корпоративных пользователей, уменьшило число проблем, связанных с контролем версий документов и отправкой/получением электронной почты. При получении документы сканируются на устройствах ImageRunner [ИмэйджРаннер], оборудованных технологией eCopy. После сканирования бумажные оригиналы документов отправляются в специальные помещения для их хранения. При этом цифровые образы документов немедленно становятся доступными через web -навигатор всем корпоративным пользователям с соответствующими правами доступа. При помощи двух цифровых копиров с функцией сканирования фирма Seed Law Group сейчас ежедневно обрабатывает от пятисот до восьмисот документов, размер некоторых из них достигает трехсот страниц. Следует также отметить, что внедрение технологии eCopy обеспечило для компании Seed удобную и недорогую альтернативу электронному биллингу, то есть это автоматизированной системы выставления счетов. Слайд 69 Было приведено только шесть ярких примеров применения системы электронного документооборота в мировой практике. Но и этого уже достаточно для того, чтобы прийти к выводу: электронный документооборот – это естественный элемент информационного общества. Он способствует оптимизации и развитию бизнеса, позволяет построить рабочий процесс более продуктивно и значительно сократить временны е трудозатраты. Необходимо отметить, что в настоящее время ведется разработка программы «Электронный документооборот – со студенческой скамьи!». Программу с таким названием представили сотрудники одной из компаний на рынке электронного документооборота России. В этой программе участвует на сегодняшний день около двухсот пятидесяти высших и средне-специальных учебных заведений из ста семи городов России и ближнего зарубежья. За время действия этого проекта в вузах и ссузах поставлено свыше семи тысяч двухсот автоматизированных рабочих мест. В сфере образовательных учреждений уже существуют примеры внедрения системы электронного документооборота. Так, например, в Московском авиационном институте, который является одним из крупнейших вузов в России, на первом этапе проекта была автоматизирована работа приёмной комиссии института. Это позволило ей сохранить и упорядочить все данные по каждому абитуриенту, а впоследствии и студенту: от подачи документов в вуз до окончания учебного заведения. Имеются в виду заявления, копии документов, данные об успеваемости и переводах, а также другие существенные сведения. Сегодня система существенно развилась и проникла во все учебные процессы вуза. По данным института, плюсы использования такой системы заключаются в ее быстром освоении пользователями, высокой гибкости ограничения доступа, «подтягивании» инфраструктуры информационных технологий. Также плюсы в возможности создания карточек без документов, простоте системного администрирования и создания карточек. Такой способ автоматизации и упрощения студенческих будней планируется и дальше развивать на базе данного института, теперь уже внедрить эту систему в финансовый процесс. Электронный документооборот в этом случае позволит упорядочить данный процесс. Заметим, что переход к оперативному обмену документацией и корреспонденцией – задача, которая на сегодняшний день поставлена российским Правительством. Именно поэтому в России создано достаточно много систем, которые обеспечивают это направление. Возможно, вскоре все учебные заведения нашей страны обратятся к системам электронного документооборота. Слайд 70 Интеграция систем электронного документооборота с другими |