Текст учебников-5. Слайд 1 Титульный лист Слайд 2 Содержание Слайд 3
 Скачать 3.2 Mb.
|
|
Слайд 75 Рассмотрим систему Microsoft SharePoint Portal Server [ˈмайкрэсофт шэа пойнт ˈпотл ˈсёвэ], которая является электронным архивом с развитыми средствами поддержки совместной работы. Это, пожалуй, первый продукт компании Microsoft [ˈмайкрэсофт], который может претендовать на роль корпоративного продукта. Система поддерживает совместное создание документов, ведение версий документов, изъятие и возврат документов в архив – check-out, check- in. В ней нет Windows[ˈвиндоуз]-клиента как такового. Для доступа к архиву используется web-клиент, то есть сторонние разработчики могут дописывать для него свои компоненты. Также имеется компонент, интегрированный в Windows Explorer [ˈвиндоуз иксˈплорэр], что позволяет обращаться к архиву как к набору файлов. В систему встроены достаточно мощные средства индексации и поиска. Причем поиск может осуществляться как по внутренним хранилищам информации, то есть по файлам, интранет-сайтам, базе Microsoft Exchange, базе Lotus Notes, так и по внешним – через Интернет. Система способна индексировать и публиковать документы, которые находятся в файловой системе на серверах локальной сети. В качестве альтернативы документы можно переместить в хранилище самого сервера, которое аналогично хранилищу MS Exchange 2000. Регистрационные данные о документах всегда помещаются в хранилище сервера, при этом нет необходимости в использовании отдельного сервера баз данных. Система достаточно открыта, к ней можно добавлять различные компоненты. Опора на web-технологии делает такое расширение технологичным. Продукт наиболее эффективен в качестве базы информационной инфраструктуры для компаний, которые делают ставку не на иерархическое управление, а на матричную организацию взаимодействия сотрудников и плоскую структуру управления. Остановимся еще на одной программе – «БОСС-Референт», которая разработана компанией «АйТи». Указанная программа относится к категории систем, ориентированных на поддержку управления организацией, эффективной работы сотрудников и на накопление знаний, и при этом имеет развитые дополнительные сервисы. Основное её применение – создание корпоративной системы, охватывающей деятельность сотрудников на своих рабочих местах и поддерживающей управленческие бизнес-процессы. Программа поддерживает делопроизводство, организационное управление, согласование документов. Отличительная особенность программы «БОСС-Референт» в том, что, будучи полноценной системой документооборота, она уже обладает всей необходимой функциональностью для реализации делопроизводства. В ней с самого начала фигурируют понятия, роли и функции, присущие организациям со сложной иерархической структурой в России. Другая отличительная черта системы «БОСС-Референт» – в ней реализованы функции CRM-системы, контроля договоров, учета материальных ценностей. Также есть функции потокового сканирования и распознавания, так как в «БОСС-Референт» интегрирована система FineReader [файн ридер]. Реализована функция электронной конференции и доски объявлений. Система реализована на платформе Lotus Notes. Благодаря этому в дополнение к функциям «БОСС-Референт» пользователи получают в свое распоряжение весь спектр функциональности самой среды Lotus Notes. Например, электронную почту, репликацию данных, возможность удаленной работы и так далее. Программа «БОСС-Референт» является наиболее открытой во всех смыслах системой – она поставляется вместе с полными исходными текстами. К ней дополнительно прилагается инструментарий разработчика с полным описанием функций прикладного программного интерфейса. На программу «БОСС-Референт» стоит обратить внимание в первую очередь тем организациям, которые уже используют Lotus Notes. Остальные должны отдавать себе отчет в том, что, выбирая эту систему, они получают Lotus Notes в качестве основы своей информационной инфраструктуры. Кроме того, они должны приобрести лицензию Lotus Notes на каждое рабочее место. Слайд 76 Продолжим обзор, представив систему Company Media [кампэни ˈмедиэ], разработанную российской компанией «Интертраст» на основе Lotus Notes. Система содержит широкий набор сервисов, поддерживающих делопроизводство, коллективное создание документов, контроль исполнения, управление договорами, проектами, персоналом, учет материальных ценностей и другие. Сильной стороной представленной системы является эффективная поддержка территориально распределенных структур управления за счет специальных методов, гарантирующих доставку заданий независимо от качества линий передач. Система может иметь широкое применение в организации – и как база для автоматизации делопроизводства, и как средство поддержки работы сотрудников в организации в целом. Дополнительные сервисы, реализованные в системе, делают ее еще более привлекательной. Коротко остановимся на системе Staffware, которая относится к категории Workflow-систем масштаба предприятия. Система разработана одноименной компанией Staffware, в России распространяется фирмой «Весть-Метатехнология». Это серверная технология для управления потоками работ. Типичными пользователями Staffware [стэф уэр] могут стать телекоммуникационные компании, крупные и средние банки, гостиницы, другие организации, ежедневно выполняющие множество типовых операций. Как, впрочем, и любой другой системы Workflow . Рассмотрим продукт Cognitive Forms Network [ˈкогнитив фомз ˈнетвок] 2007. Данный программный комплекс предназначен для автоматизации процесса массового ввода и обработки однотипных бумажных документов печатного и рукописного заполнения. Как пример таких документов назовем счета-фактуры, акты, накладные, анкеты, квитанции, декларации, платежные поручения, заявления и так далее. Комплекс обеспечивает потоковое сканирование, сортировку, распознавание, контроль заполнения, верификацию и экспорт данных в информационные системы. Комплекс Cognitive Forms Network [ˈкогнитив фомз ˈнетвок] может интегрироваться с различными информационными системами, такими как ERP, СЭД, HRM [эйч-ар-эм], ИАС и так далее, на самых разных предприятиях. Масштаб его использования зависит только от мощности применяемого аппаратного обеспечения. На практике реализуются режимы с числом одновременно работающих от нескольких человек до сотен операторов. Далее рассмотрим систему документооборота PayDox [пэй докс]. Система электронного документооборота PayDox [пэй докс] успешно работает на сотнях предприятий. Количество пользователей, работающих с этой системой, исчисляется десятками тысяч. Электронный документооборот в PayDox [пэй докс] – это реализованный на Web-технологиях корпоративный портал. Он использует электронный документооборот как инструментальную базу с широким набором стандартных, необходимых каждому предприятию функций и неограниченными возможностями расширения и интеграции. Слайд 77 Обзор основных систем документооборота, представленных в России (Окончание.) Осуществив обзор основных, но далеко не всех систем документооборота, представленных в России, сделаем выводы по ценам и функциональным возможностям систем. Учитывая высокую стоимость Lotus Domino\Notes [ˈлоутэс ˈдоминоу ноутс] при создании полноценной конфигурации, реализующей полный набор функциональных характеристик, системы на ее базе можно выделить в отдельный класс. Надо отметить, что эти продукты работают и без сервера Lotus Domino [ˈлоутэс ˈдоминоу]. Это позволяет оснастить самыми недорогими продуктами этого класса, например, «ЭСКАДО», OfficeMedia [офис медиэ], даже небольшие компании, в которых Lotus Notes [ˈлоутэс ноутс] используется в качестве почтового клиента. Внедрение таких систем не рекомендуется на предприятиях с уже сложившейся информационной системой, имеющей в основе механизмы обмена электронной почтой от Microsoft [ˈмайкрэсофт]. Сильно отличающийся от Outlook [аутлук] интерфейс Lotus [ˈлоутэс] потребует полностью переучивать персонал. К достоинствам этих систем надо отнести большой набор подготовленных к работе баз данных, решающих смежные проблемы делопроизводства, надежную и быструю работу в сети при помощи отлаженного механизма репликации данных от Lotus [ˈлоутэс]. Распределенным организациям с большим количеством отделов и подразделений стоит задуматься над самыми дорогими системами – LANDOCS [ландокс] и OPTIMA-Workflow. Эти системы при внедрении в полной комплектации могут быть настроены практически на любые способы организации механизмов управления. К системам средней ценовой категории можно отнести такие, как «ДЕЛО» и «ЕВФРАТ-Документооборот». Система «ДЕЛО» последовательно поддерживает все стандарты российского делопроизводства и, соответственно, имеет ограниченные возможности адаптации. Поэтому внедрение системы видится оптимальным при наличии в организации системы управления базами данных Oracle [ˈорэкл], к достоинствам которой можно отнести работу на всех платформах. Или MS SQL Server [ем-ес ес- кью-ел ˈсёвэ], что может быть менее надежным и масштабируемым, но несколько более дешевым решением. Продукт «ЕВФРАТ-Документооборот» является более гибким и более масштабируемым за счет использования уникальной объектно-ориентированной системы управления базами данных «НИКА». Это внутренняя разработка Cognitive Technologies [ˈкогнитив текˈнолэджиз]. Он полностью основан на российских технологиях и объединяет в себе простоту внедрения и использования с развитыми механизмами настройки процессов управления документами. Внедрение возможно без привлечения специалистов поставщика. Такие системы, как «Эффект-офис», «1С: Архив» и предшественник «ЕВФРАТ-Документооборота» «Электронный архив ЕВФРАТ», относятся к низшей ценовой категории и , по сути , являются архивами документов. Поэтому возможности организации на их основе полноценного документооборота очень ограничены. Далее сделаем выводы по сегментации рынка. Несомненно, крупным предприятиям, готовым выделить большие суммы на автоматизацию бизнес- процессов, можно порекомендовать полноценное внедрение систем на базе Lotus Domino [ˈлоутэс ˈдоминоу]. Либо систем OPTIMA-WorkFlow и LANDOCS [ландокс]. Ценовые и функциональные различия между последними не столь уж велики. Если дело касается автоматизации отдельных департаментов крупных предприятий, то система «ЕВФРАТ-Документооборот» уже начала составлять конкуренцию признанным монстрам. Что касается предприятий среднего и малого бизнеса с относительно небольшим числом рабочих мест, до двухсот, то она, скорее всего, является лучшим решением. Несмотря на то что ранее торговая марка «ЕВФРАТ» относилась к системам поддержки электронных архивов, новый продукт семейства кардинально отличается от своего предшественника. Он является одной из наиболее развитых систем документооборота на нашем рынке и лидирует по соотношению «цена – качество», лишь по молодости проигрывая в распространенности другим системам. С выходом новой версии «ЕВФРАТ» станет серьезным конкурентом и для систем, лидирующих по функциональности. В государственных структурах и приближенных к ним предприятиях, делопроизводство в которых мало подвержено влиянию времени и ведется согласно ГОСТам, следует обратить внимание на систему «ДЕЛО». Если преследуется цель организовать прежде всего полноценный архив электронных документов, то лучшим выбором будут системы «Эффект- Офис» или «1С: Архив». Или же не вошедший в данный обзор «Электронный архив ЕВФРАТ» от Cognitive Technologies [ˈкогнитив текˈнолэджиз]. При этом и наличие механизмов контроля за исполнением документов должно быть менее критично. Слайд 78 Внедрение системы электронного документооборота в органах государственной власти Развитие и широкое применение информационно-коммуникационных технологий является глобальной тенденцией мирового развития последних десятилетий. Применение современных технологий обработки и передачи информации имеет решающее значение для повышения конкурентоспособности экономики и расширения возможностей для интеграции ее в мировую систему хозяйства. Это также приводит к повышению эффективности процессов государственного управления на всех уровнях власти. Внедрение информационно-коммуникационных технологий в государственное управление является одним из механизмов, обеспечивающих оптимальное функционирование и реализацию большинства функций государственного управления. Оно направлено на достижение следующих основных целей: повышение эффективности работы управленческого аппарата; содействие экономическому развитию; повышение уровня жизни граждан. Одним из инструментов реализации концепции электронного государственного управления является система электронного документооборота. В настоящее время ведется активная работа по ее внедрению в органы государственной власти. В целях внедрения новых информационных технологий в работу органов государственного управления, а значит, поддержки электронного документооборота был принят и осуществляется ряд правительственных программ и решений. На протяжении нескольких последних лет в стране выполнялась Федеральная целевая программа «Электронная Россия, 2002– 2010 годы», которая финансировалась из государственного бюджета. В настоящее время осуществляется реализация новой целевой государственной программы «Информационное общество, 2011–2020 годы». Таким образом, государство поддерживает создание и развитие государственных и межведомственных информационно-управляющих систем и межведомственного электронного взаимодействия. Это важно не только для государственного управления, но и для всего общества в целом. Опираясь на единые правила, гражданам и бизнесу легче будет взаимодействовать с государством, особенно в сфере исполнения государственных услуг, а также в налоговой, финансовой, социальной и других сферах. Если будет максимально отменен бумажный документооборот и осуществлен переход на электронные формы взаимодействия, то будет достигнуто ощутимое ускорение документооборота. Здесь речь идёт об оплате коммунальных услуг, уплате налогов, управлении банковскими расчетами и тому подобном. Внедрение системы электронного документооборота в органы государственной власти осуществляется в несколько этапов, представленных на слайде 78. Следует признать, что законодательные и иные правовые нормативные акты Российской Федерации пока лишь в самых общих чертах регулируют вопросы применения электронного документооборота в управленческой деятельности. Фрагментарный характер законодательного регулирования электронных документов затрудняет их комплексное применение во всех сферах жизни общества и государства. Кроме этого, не позволяет в полной мере использовать их преимущества перед бумажными документами. Одной из важнейших проблем в данной сфере является вопрос эффективного взаимодействия между разными информационными системами. Не секрет, что многочисленные автоматизированные системы управления документами построены на разных платформах, используют различные операционные системы и, как правило, не могут непосредственно взаимодействовать между собой. Пока еще трудно решается вопрос об электронной цифровой подписи документов. Процедура ее получения и использования сегодня излишне усложнена. Это только некоторые проблемы практического использования электронного документооборота и электронных документов, которых, к сожалению, еще достаточно много. Слайд 79 Система государственных закупок Рассмотрим один из наиболее актуальных примеров применения электронного документооборота в органах государственной власти России – это вопрос организации государственных закупок. Любое государство является на рынке важнейшим закупщиком продукции. Значительные объемы государственных закупок, по отдельным данным – до 50 процентов национального бюджета, определяют задачу обеспечения эффективности закупок как одну из самых первостепенных. Мировой опыт показывает, что наиболее правильным и рациональным способом организации закупок для государственных нужд является осуществление закупок посредством проведения конкурсных торгов. Конкурсные торги способствуют здоровой конкуренции. Выступая чисто экономическим инструментом поддержки наиболее перспективных предприятий и организаций, они формируют рынок не только государственных закупок, но и в целом экономику страны. Достойной альтернативы этому прозрачному и конкурентному процессу размещения заказов на сегодняшний день просто нет. Отметим, что конкурентоспособная система закупок, несомненно, является атрибутом рыночной экономики и, соответственно, развивается вместе с ней. Именно поэтому в России конкурсные торги, исчезнувшие вместе с рыночными отношениями, возродились. И именно тогда, когда перспективы развития российской экономики стали непосредственно связаны с формированием цивилизованных рыночных отношений. В этой связи новые подходы в управлении ресурсами государства проявились в реализации концепции эффективного использования бюджетных средств. Итак, государственные закупки – это приобретение на бюджетные средства товаров, услуг и работ для удовлетворения государственных и муниципальных нужд. Государственные закупки считаются одним из способов размещения заказов на покупку товаров, реализацию задач и оказание услуг по определенным условиям. Данная сфера деятельности занимает важное место в затратной части бюджета большинства развитых стран мира и является эффективным инструментом управления экономикой. С помощью государственных контрактов множество государств может решить свои социально-экономические проблемы, а также обеспечить проведение научных исследований, внедрение и создание новых разработок и технологий. Существует несколько методов осуществления государственных закупок. Выделяют два конкурентных способа – открытый и закрытый. Открытый способ, или торги в электронном формате, – это открытый конкурс с ограниченным количеством участников, состоящий из двух этапов – запрос котировок и предложений. Закрытый способ – это закрытые аукцион и конкурс с ограниченным количеством участников, состоящий также из двух этапов. Неконкурентный способ, то есть способ без проведения торгов – это закупка у единственного производителя. На сегодняшний день самыми популярными методами проведения закупок можно назвать электронные торги, конкурс открытого типа и приобретение товаров и услуг у единого исполнителя. Они выступают основными компонентами всех проводимых закупочных процессов в России. Главной целью является эффективное расходование средств налогоплательщиков – товары, работы и услуги на государственные нужды должны приобретаться на условиях экономии. Решение о способе размещения заказа принимает заказчик. Контрактная система в сфере закупок постепенно набирает обороты. За последнее время в нашей стране было принято множество подзаконных актов, которые регламентируют отдельные вопросы осуществления закупок. Проведено закупок на сумму 2,5 триллиона рублей. Наконец, вступил в силу пакет поправок, облегчающий положение заказчиков с небольшими бюджетами. Несмотря на актуальность вопроса, система государственных закупок сталкивается с рядом проблем как правового, так и экономического характера. |