Текст учебников-5. Слайд 1 Титульный лист Слайд 2 Содержание Слайд 3
 Скачать 3.2 Mb.
|
|
приложениями Говоря о практическом применении системы электронного документооборота, необходимо более подробно рассмотреть задачу их интеграции с другими корпоративными приложениями. Комплексное решение этого класса задач позволит предприятиям создать внутреннюю систему обмена информацией, приходящей или собираемой из разрозненных источников. Ее объединение в целях предприятия, на основе общей шины данных, приведет к созданию общего корпоративного репозитория, то есть хранилища данных и информации, значимость которого сложно переоценить. Системы электронного документооборота с честью играют роль подобных «шин». Этому уже есть конкретное подтверждение в некоторых предприятиях газодобывающей и газообрабатывающей отраслей. Решение проблемы интеграции с другими корпоративными приложениями очень важно для современного предприятия, особенно если на нем используются одновременно несколько корпоративных приложений, без которых немыслима деятельность ни одной амбициозной организации. В настоящее время системы электронного документооборота чаще всего интегрируются со следующими типами приложений: ERP-системами, офисными приложениями и front-end [фронт-энд] приложениями, например, CRM. Что касается ERP-систем, то одним из их слабых мест является некоторая избыточность документов, генерируемых в основных модулях ERP-системы. Развертывание централизованного репозитория на базе системы электронного документооборота способствует уменьшению операционных расходов предприятия и ускоряет возврат инвестиций. То есть интеграция системы электронного документооборота и ERP-системы обеспечивает более высокое значение показателя IRR [ай ар ар], чем это может быть получено при автономном использовании данных систем. Для обеспечения такой интеграции ряд разработчиков системы электронного документооборота вступает в партнерские отношения с разработчиками ведущих ERP-систем: SAP R/3[сэп а 3], PeopleSoft [ПиплСофт] и Oracle. При интеграции систем электронного документооборота с офисными приложениями пользователям предлагается возможность доступа к библиотечным сервисам непосредственно из распространенных офисных приложений. Например, MS Word [ˈмайкрэсофт ворд], MS Excel [ˈмайкрэсофт эксель] и MS PowerPoint [ˈмайкрэсофт пауэр пойнт]. Кроме того, практически во всех распространенных системах электронного документооборота существует возможность работы через web-навигатор MS Internet Explorer [ˈмайкрэсофт ˈинтэрˌнэт иксˈплорэр]. Интеграция с фронт-офисными приложениями также достаточно распространена. В качестве примера здесь можно отметить компании Documentum и IBM, которые предлагают интеграцию с CRM- системой разработки компании Siebel [Сибэл]. Отраслевые аналитики отмечают, что некоторые архитектурные подходы, реализованные в ряде современных систем электронного документооборота, упрощают интеграцию. Например, системы электронного документооборота, в основу которых положены Java [джава] или объектные модели COM [си оу эм], обеспечивают лучшее решение для интеграции с корпоративными приложениями на различных платформах. Кроме того, J2EE[джей ту и и]-совместимые системы электронного документооборота могут быть развернуты на J2EE-серверах приложений. Например, BEA WebLogic [би-и-эй вэб лоджик] или IBM WebSphere [ай-би-эм вэб сфиэ]. Это упрощает интеграцию системы электронного документооборота с приложениями электронного бизнеса, развернутыми в среде сервера приложений. При объектно-ориентированном подходе облегчается использование EAI[и эй ай]-серверов, таких как от Tibco [Тибко], Vitria [Витриа] и webMethods [вэб ˈмесэдз]. Они минимизируют интеграцию типа «point-to-point» [пойнт ту пойнт] при связи с множеством отдельных приложений. Поддержка отраслевых стандартов типа XML [экс эм эл] также может упростить совместное использование содержимого и обмен данными между корпоративными приложениями как внутри предприятия, так и вне его. Слайд 71 Следует отметить, что большинство систем электронного документооборота в своем развитии движутся к открытым стандартам. Например, компания FileNet [файлнэт] стремится обеспечить Java- ориентированный API-интерфейс в своей системе электронного документооборота Panagon [Панагон]. Компания iManage также ориентируется на Java, что позволяет ей обеспечить работу своей системе электронного документооборота на множестве платформ. В приложение Open Text [Оупен Текст] изначально встроена поддержка XML. Компания OTG [оу ти джи] реализовала в своем программном обеспечении COM-ориентированный API-интерфейс и недавно начала работы по обеспечению XML-возможностей в своих программных средствах. Компания Identitech [Айдентитэк] также собирается в будущем реализовать в своем программном обеспечении Java-ориентированный API- интерфейс и XML-возможности. Программное обеспечение разработки компании OIT [оу ай ти] создано изначально на языке C, но в нем существует возможность интеграции через XML. В большинстве других систем электронного документооборота есть АРI-интерфейсы языка С, которые также могут быть использованы для интеграции с корпоративными приложениями. Однако менее ресурсоемкими являются все же объектно-ориентированные подходы. По оценкам аналитиков, в настоящее время более 80 % информационных активов предприятий и организаций хранится в форме неструктурированных документов, недоступных современным ERP- системам. С обработкой неструктурированной информации сейчас лучше всего справляются системы электронного документооборота. C помощью такой системы внутри ERP-систем становится доступной вся необходимая информация и данные – инвойсы, то есть счета, запросы клиентов, чертежи и так далее. В настоящее время ряд зарубежных систем электронного документооборота уже интегрирован через API-интерфейс с наиболее распространенными зарубежными ERP-системами. Среди них SAP [эс-эй- пи], PeopleSoft [ПиплСофт], J.D.Edwards [Джей Ди Эдвёрдс], Baan [Баан] и другие. В то же время некоторые разработчики ERP-систем предлагают для интеграции собственный интерфейс и даже сертифицируют системы электронного документооборота на интегрируемость со своими системами. Существуют различные подходы при внедрении и совместном использовании систем электронного документооборота и ERP-систем. Если одни предприятия интегрируют технологии управления электронными документами после внедрения ERP-систем, то многие другие разворачивают ERP-системы, уже пользуясь различными системами электронного документооборота. При этом нередко, когда предприятие решает внедрить у себя ERP-систему, эти унаследованные приложения управления документооборотом остаются. Как было сказано выше, технологии, применяемые для разработки и развития систем электронного документооборота, с каждым годом становятся более прогрессивными и совершенными. При этом часто возникает вопрос «направленного» и контролируемого их развития. Разнообразие технологий и несовершенная нормативно-правовая база приводят к тому, что рынок систем электронного документооборота с каждым годом становится все более и более разнородным. В этом случае предприятию необходимо развитие процессного подхода к управлению и контролю своей деятельности. Это позволит заранее подготовить базу для внедрения, адаптации и развития выбранной системы электронного документооборота. Слайд 72 Обзор основных систем документооборота, представленных в России Системы электронного документооборота активно применяются на российском рынке. Область их применения достаточно широка. Это и государственные структуры, крупные и средние предприятия, достаточно часто и субъекты малого бизнеса. В связи с изменяющимися условиями бизнеса, порядка сдачи отчетности в контролирующие органы интерес к системам электронного документооборота растет из года в год. Учитывая актуальность вопроса, рассмотрим главные отличительные черты основных систем документооборота, представленных в России. Базой обзора служат материалы проекта DOCFLOW [Докфлоу] – специализированного информационно-аналитического портала, объединяющего регулярные отраслевые мероприятия по документообороту. Все ссылки на официальные сайты даны на слайдах. В обзоре сознательно опущены те свойства систем, без которых не обходится никакая, даже самая простейшая система документооборота. Это, например, относится к интеграции с приложениями Microsoft Office [ˈмайкрэсофт офис], генерации отчетов, стандартным средствам поиска. Та или иная стандартная функциональность упоминается в обзоре только в том случае, если она является сильной или, наоборот, слабой стороной какого-то конкретного продукта. Начнем обзор с программных продуктов Docs Open [Докс Оупен]. Их разработчиком является компания Hummingbird [ˈхаминбёд]. Это одна из самых популярных в мире систем, относящихся к классу электронных архивов. В России программа Docs Open представлена достаточно давно и уже применяется во многих организациях. Дистрибьютором этого продукта в России является недавно созданная компания HBS [Эйч-Би-Эс]. Docs Open может эффективно применяться и в крупных организациях с большим числом сотрудников, где работают тысячи человек, и в небольших фирмах, где работают пять-шесть человек. Система в первую очередь позиционируется как предназначенная для организаций, которые занимаются интенсивным созданием документов и их редактированием (головные офисы компаний, консалтинговые компании, органы власти и так далее). Docs Open – это открытая платформа, к ней поставляются средства разработки для создания специализированных приложений или интеграции с другими системами. В ней имеются средства поддержки совместной работы на уровне рабочей группы. Однако для больших организаций этих средств недостаточно. Например, продукт не ориентирован на применение в области инженерно-конструкторского документооборота. Следующий рассматриваемый нами программный продукт – Documentum. Это система управления документами, знаниями и бизнес- процессами для крупных предприятий и организаций. В России ее представляет компания «Документум Сервисиз». Программа Documentum – это платформа, которая в большей степени, чем готовый продукт, предназначена для создания распределенных архивов. Также программа предназначена для поддержки стандартов качества, управления проектами в распределенных проектных группах. Кроме того, возможна организация корпоративного делопроизводства, динамического управления содержимым корпоративных интранет-порталов. В продукте предусмотрено все, что нужно крупной организации, – это интегрированная система, позволяющая комплексно решать достаточно широкий спектр задач. Она включает необходимую функциональность для автоматизации деловых процессов: маршрутизацию, утверждение, распределение, уведомление и контроль исполнения. Documentum достаточно масштабируем. Следует отметить, что система называется масштабируемой, если она способна увеличивать производительность пропорционально дополнительным ресурсам. Вся информация, которая хранится в системе, управляется выделенным серверным компонентом – хранилищем DocBase [Док Бэйс]. Documentum содержит механизмы, позволяющие управлять хранением информации: она поддерживает управление версиями, публикацией, доступом, местонахождением информации и дает возможность осуществлять архивацию. Продукт включает в себя средства, позволяющие создавать приложения в среде Documentum, в том числе web-приложения. Documentum отличается мощной поддержкой форматов и средствами автоматической генерации файлов форматов PDF и HTML из любых хранимых данных. Слайд 73 Далее остановимся на программном продукте LanDocs [Лан Докс]. Система LanDocs в первую очередь ориентирована на делопроизводство и архивное хранение документов. Она состоит из нескольких компонентов. Это системы делопроизводства, серверы документов, или архивы, подсистемы сканирования и визуализации изображений. Также её компонентами являются подсистемы организации удаленного доступа с использованием Internet[Интернет]-клиента, почтового сервера. Продукт открыт для разработчиков – имеется API для встраивания LanDocs в Windows[Виндоус]- приложения сторонних разработчиков. Компонент сканирования и работы с изображениями имеет достаточно продвинутую функциональность: он позволяет фильтровать изображения, исправлять перекос, возникший после сканирования, распознавать текст в случае необходимости. При этом система LanDocs не ориентирована на поддержку коллективной работы и процесса создания документов. Следующий программный продукт – Optima Workflow [оптима ˈвокˌфлоу]. Хотя система и имеет такое название, это больше чем Workflow- продукт. Кроме общего механизма организации потока работ, он позволяет хранить на время проведения работ все документы, относящиеся к процессу. Полезной возможностью является отслеживание критических путей и представление комплекса взаимосвязанных работ в виде диаграмм Ганта. Система автоматизирует процессы регистрации документов по правилам делопроизводства, реализует механизмы аннотирования и сбора резолюций, доставки отчетов об исполнении поручений. Тот факт, что Optima Workflow использует в качестве основного хранилища и транспорта Microsoft Exchange [ˈмайкрэсофт иксчендж], определяет все ее возможности. Среди них возможности по надежности хранения, защите от сбоев, а также возможности применения медленных линий связи, синхронизации данных, ограничения доступа к данным. Как уже указывалось выше, при рассмотрении классификации систем, Workflow-система удобна для формализации типовых процедур работы с документами в организациях, где такая работа является ежедневной практикой. Так как Optima Workflow в качестве сервера использует Exchange [Иксчендж], его легко внедрить в тех организациях, где он уже применяется по своему прямому предназначению – как почтовый сервер. Рассмотрим следующий программный продукт – «Евфрат». Он разработан компанией Cognitive Technologies [ˈкогнитив текˈнолэджиз] и является простым электронным архивом с базовыми возможностями контроля исполнения. «Евфрат» построен в парадигме «рабочего стола» с папками. Документы раскладываются по этим папкам, которые могут иметь любую степень вложенности. Собственного хранилища файлов «Евфрат» не имеет – система хранит только ссылки на файлы или на страницы в Интернете. Для хранения реквизитов документов используется система управления базами данных собственной разработки. В комплект продукта входят утилиты, позволяющие уплотнять и архивировать базу данных этой системы управления базами данных. Отличительной особенностью является возможность открыть и просмотреть любой документ поддерживаемого системой формата с помощью встроенной программы просмотра. Правда, это возможно без форматирования и иллюстраций. Впрочем, это не составляет проблемы, так как документ можно открыть во внешнем «родном» приложении. Система позволяет описать категории документов и приписать каждой категории любые реквизиты. По сути, программа «Евфрат» представляет собой средство сканирования, распознавания, регистрации документов. Также она осуществляет присвоение им реквизитов, индексацию, полнотекстовый поиск, назначение заданий, связанных с документом, и контроль их исполнения. Это недорогое решение, которое может оказаться полезным в малом офисе или на предприятиях, не предъявляющих высоких требований к масштабируемости информационной системы. Слайд 74 Рассмотрим систему Lotus Domino.doc [ˈлоутэс ˈдоминоу.док]. Система представляет собой приложение для Notes/Domino [ноутс ˈдоминоу], написанное самой компанией Lotus. Это приложение имеет достаточно развитый электронный архив, позволяющий в среде Notes реализовать корпоративное хранилище документов. Также оно обеспечивает функции хранения версий, контроль изъятия и возврата документов – check-out [чек- аут], check-in [чек-ин]. Будучи дополненной компонентом Domino Workflow [ˈдоминоу ˈвокˌфлоу], оно помогает реализовать потоки работ. Для организаций, использующих Lotus Notes/Domino, выбор Domino.doc [ˈдоминоу.док] может оказаться оправданным. Продукт стоит недорого в пересчете на рабочее место при условии, что на этих местах уже имеются клиентские лицензии Lotus Notes. Следующий программный продукт – «Эффект-Офис». Это продукт петербургской компании «Гарант Интернешнл». При невысокой цене он достаточно функционален – содержит электронный архив, средства описания структуры организации, ограничения доступа по ролевому принципу и маршрутизации документов. Основная его функция – электронный архив со средствами поиска информации. Кроме того, он включает в себя средства автоматизации делопроизводства, базирующиеся на технологиях маршрутизации документов контроля исполнения. В продукте реализована собственная электронная почта. Отличительной чертой являются низкие требования к ресурсам оборудования и ориентация на небольшие организации, в среднем до 100–150 сотрудников. В целом «Эффект-Офис» является полноценным решением начального уровня. Продукт может быть неплохим выбором в случае, если организация не предъявляет повышенных требований к масштабируемости или имеет ограниченный бюджет на информационные технологии. Далее рассмотрим программу «1С[эс]:Архив». Эта программа является системой управления документами масштаба предприятия и предназначена для повышения эффективности коллективной работы сотрудников с архивами электронных документов и контроля исполнительской дисциплины. Программа позволяет организовать централизованное хранилище всех документов организации, структурировать их по папкам- рубрикаторам и обеспечить коллективный доступ сотрудников как по локальной сети, так и по сети Интернет. Кроме того, программа обеспечивает коллективный доступ сотрудников к документам для просмотра и редактирования. Она поддерживает целостность документов при одновременном редактировании несколькими пользователями, автоматически сохраняет все версии документов. Также программа позволяет автоматически сохранять все версии документов и позволяет вернуться к нужной версии или сравнить любые две версии документов. Каждая версия имеет своего автора и краткие комментарии, характеризующие ее отличия от предыдущей. Полнотекстовый поиск ведется по всем версиям документа, а не только по последней. «1С:Архив» содержит развитые средства управления правами пользователей и позволяет установить различные права доступа к папкам-рубрикаторам и содержащимся в них документам для различных пользователей. Эта программа позволяет выдавать поручения, выбирать исполнителей или группы исполнителей, устанавливать контрольные сроки и автоматически рассылать оповещения сотрудникам о поступлении новых поручений. Также «1С:Архив» позволяет составлять отчеты по исполнению поручений как по отдельным исполнителям, так и по группам исполнителей. Далее следует рассмотреть систему «ДЕЛО». Эта система является типичным представителем систем автоматизации делопроизводства и именно в этом качестве приобрела популярность в нашей стране. Она последовательно поддерживает все правила делопроизводства, принятые в России. Разработчик – компания «Электронные офисные системы». Продукт поддерживает идеологию делопроизводства, суть которой в следующем: чтобы было совершено любое действие в организации, нужен документ, который может перемещаться. Движение документов при том, что физически они, естественно, не перемещаются, происходит за счет изменения учетных записей о документах в базе данных. Продукт в первую очередь интересен для организаций, которые сталкиваются с необходимостью внедрения формализованного делопроизводства. |