Текст учебников-5. Слайд 1 Титульный лист Слайд 2 Содержание Слайд 3
 Скачать 3.2 Mb.
|
|
Слайд 55 Этапы внедрения электронного документооборота Для повышения качества финансовой и иной информации предприятия различных организационно-правовых форм собственности пытаются провести автоматизацию информационных потоков. Как нами отмечалось выше, на сегодняшний день одним из таких средств автоматизации может стать система электронного документооборота. Хорошо известно, что возрастание удельной доли электронного документооборота не происходит мгновенно. На осуществление любых изменений требуется время. К тому же и функциональные возможности систем электронного документооборота могут задействоваться в процессе внедрения в разной степени. Потому и реальный эффект от перечисленных выше факторов будет проявляться по-разному. Проанализируем теперь несколько характерных этапов, которые может проходить организация на пути от бумажного документооборота и делопроизводства к электронному. В процессе подготовки к внедрению системы электронного документооборота в компании решаются все организационные вопросы. Их недостаточная проработка может снизить эффективность работы продукта. Основными организационными аспектами являются разработка и согласование программы, плана внедрения, выбор руководителя проекта и создание рабочей группы. После решения данных вопросов происходит непосредственно внедрение программного комплекса, осуществляемое в несколько этапов. На этапе принятия решения о необходимости внедрения необходимо оценить прежде всего экономическую выгоду использования системы. Это является неоспоримым фактом, исходя из опыта организаций, уже работающих с системами электронного документооборота. Этапы внедрения системы электронного документооборота представлены на слайде 55. От того, насколько качественно проведена работа на каждом из этапов, зависит, насколько полно будет охвачена деятельность предприятия системой электронного документооборота, а значит, и эффективность проведенной работы. На первом этапе производится анализ организационной структуры компании, выявляются основные бизнес-процессы, пути их оптимизации, описывается схема движения внутреннего и внешнего документооборота. На втором этапе составляются номенклатуры документов, формируются справочники и классификаторы, подготавливаются инструкции. На третьем этапе автоматизированная система документооборота адаптируется в соответствии с информацией, которая получена на первом этапе – этапе анализа. Устанавливается программа, проводятся настройка и опытная эксплуатация. Если после проверки выявляются недочеты, производится повторная настройка. Последний этап – обучение персонала. Система автоматизации должна позволять сотрудникам, использующим электронный документооборот, не только выступать в качестве пользователей, но и вызывать контекстную справку для разрешения трудностей в работе с программным комплексом. Наибольший экономический эффект внедрение системы электронного документооборота дает в том случае, когда оно является наиболее полным, предусматривающим подключение к пользованию системой всех сотрудников организации. Часто люди рассуждают о том, как будет выглядеть их работа после внедрения системы, и невольно думают, что все прочие способы взаимодействия исчезнут. Требуется, как ни странно, некоторое усилие для осознания того, что внедрение электронной почты не отменяет разговоров по телефону. Также переход на электронное согласование документов не означает отказа от личных встреч сотрудников между собой. Системы электронного документооборота представляют собой новый, эффективный способ взаимодействия, но не заменяют, а дополняют и обогащают уже существующие способы. Слайд 56 Риски внедрения системы электронного документооборота Выбору системы электронного документооборота должно предшествовать предварительное обследование документооборота, существующего в организации. Необходимо выяснить цели и задачи организации, юридические, нормативные и деловые условия, в которых она ведёт свою деятельность, выявить слабые места, связанные с недостатками в управлении документами. Кроме этого, нужно провести анализ деловых процессов, определить потребность организации в тех или иных видах документов. Еще необходимо сопоставить характеристики представленных на рынке систем делопроизводства и документооборота с конкретными потребностями организации в сфере документационного обеспечения. На успех выбора и внедрения могут повлиять многие факторы, поэтому необходимо с самого начала взять под контроль все направления внедрения системы, на которых могут подстерегать разнообразные риски. Если не учесть риски в начале проекта внедрения, впоследствии могут увеличиться затраты, сроки внедрения затянутся, запланированный результат не будет достигнут, возникнет разочарование в новых технологиях и оптимизации как таковой. При этом было бы ошибочно полагать, что при неудачном проекте внедрения потери несет только заказчик – это вложенные инвестиции, затраченное на проект время, доверие персонала. Не меньше рискует и компания-поставщик услуг по внедрению системы электронного документооборота. Ее потери – это потеря доверия потенциальных заказчиков, а значит, и печальное будущее компании. Условно риски можно разделить на группы: организационные, административные, технологические, субъективные и риски, связанные с планированием. Многие из них тесно связаны между собой и являются следствием или причиной друг друга, что лишний раз показывает, что недооценка рисков на одном этапе может создать неприятности на другом. И чем раньше возник риск, тем более разрушительны будут его последствия в дальнейшем. Итак, рассмотрим организационные риски. Отсутствие или некорректная постановка целей и задач проекта – это один из самых распространенных организационных рисков. Далее остановимся на административных рисках. Это в первую очередь недостаточное внимание высшего руководства к проекту. Не секрет, что нередки случаи, когда руководитель организации вспоминает о проекте, только подписывая растущие счета на его ведение. Соответственно, следствием такого пренебрежения может стать пассивность линейных руководителей и простых сотрудников. Существуют также технологические риски. Так, например, затруднит работу по внедрению системы электронного документооборота отсутствие нормативной базы, неформализованные бизнес-процессы. Это происходит при отсутствии четких правил работы, единых регламентов документооборота. Следующий вид рисков – это недостаточное планирование. Данный вид риска особенно опасен тем, что он возникает именно на начальной стадии проекта. В свою очередь он ведет к тому, что отсутствует или не работает система контроля выполнения работ и сроков реализации этапов проекта. Рассмотрим субъективные риски. Большое значение в преодолении субъективных рисков имеет вовлечение персонала в проект, чтобы каждый становился не просто «слепым» исполнителем, а непосредственным участником, что приводит к непротивлению новому. Несогласованность действий участников внедрения в процессе выполнения работ также можно отнести к рискам. Особенно высок этот риск, когда в проекте участвует несколько сторон, например, организация- заказчик, организация-исполнитель, соисполнители. Как уже упоминалось, часто один риск является последствием или причиной другого, поэтому вопрос управления рисками актуален на всем протяжении проекта и даже после его завершения. Внедрение системы электронного документооборота – это здравое решение в области бизнеса, а не технологий. Слайд 57 Основные понятия о системах электронного документооборота Далее рассмотрим основные понятия о системах электронного документооборота. Ежедневно в масштабах организаций обрабатываются огромные массивы документов. Многие из них порождают большое количество сопровождающих документов. Не меньшее число документов рождается в процессе проектирования программного обеспечения, в том числе проектирования информационных систем. В результате появляются потоки документов, которые приходиться контролировать и перераспределять между различными подразделениями. Согласно данным компании Siemens Business Services [ˈсимэнз ˈбизнис ˈсёвисиз], до тридцати процентов рабочего времени сотрудников уходит на поиск документов и другие рутинные операции. Пятнадцать процентов документов безвозвратно теряется, а восемьдесят процентов времени руководитель тратит на работу с любого рода информацией. Всё это относится к технологиям делопроизводства. Рассмотрим основные понятия, используемые в системе электронного документооборота. Обычно под термином «документ» понимают информацию, представленную в виде текста и зафиксированную на бумаге. Хотя документ может быть зафиксирован на любом физическом носителе данных. Устная беседа, не зафиксированная на физическом носителе информации, не поддаётся точному воспроизведению и не является документом. Терминологически «документ» – это любые сведения и информация, созданные трудом и разумом человека и зафиксированные на любом носителе в пространстве и времени. Важным атрибутом текстовых документов является их форма. Однако обязательными атрибутами любых, в том числе электронных, документов, участвующих в делопроизводстве, являются подпись документа и дата его создания. Следовательно, документ представляет собой совокупность трёх составляющих. Это физический носитель информации, форма и содержание информации, подпись и дата создания. Важными свойством и назначением документа являются потребность и возможность активной работы с ним, например, регистрация, резолюции и другие действия, составляющие основу делопроизводства. Делопроизводство – это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. Термин «делопроизводство» является синонимом термина «документационное обеспечение управления». Это система вторичных процессов, обеспечивающих и отражающих процессы управления. В документационном обеспечении управления можно выделить и аспекты, связанные с документационным обеспечением управления проектированием, в том числе проектированием финансовых электронных систем. Процессы, осуществляемые с документами в организации, то есть делопроизводство, обычно принято называть документооборотом. Документооборот может быть двух типов. Первый тип – универсальный, то есть автоматизирующий существующие информационные потоки слабоструктурированной информации. Его иногда называют аморфным или беспорядочным документооборотом. Второй тип – это операционный, то есть ориентированный на работу с документами, содержащими операционную атрибутику и слабоструктурированную информацию. Форма документа тесно связана с характером дальнейшей деятельности и процессом прохождения его по организации. Слайд 58 Для решения задач управления деловыми процессами в организациях используют автоматизированные системы, в том числе и финансовые электронные системы. С их помощью организуют системы электронного документооборота и контроля выполнения заданий, загрузки сотрудников. Цель их использования заключается в сведе нии к минимуму процессов создания и перемещения бумаг внутри организации. В настоящее время не предполагается полный отказ от бумажных документов, главным образом по причинам юридического характера. С появлением компьютерных технологий в методах документооборота произошел прорыв, стало возможно работать с документами намного эффективнее, проще и быстрее, чем раньше. Речь идет не только о замене готовых типографских форм электронными шаблонами, хранящимися на компьютере, хотя даже это способно на порядки увеличить производительность офисного труда. Потребности сокращения количества обрабатываемых и хранимых документов, времени их обработки породили электронные тексты, электронные документы и электронный документооборот. Электронные тексты входят в состав электронных документов. Электронные документы легко объединяются, формируют базы данных и базы знаний. Электронные библиотеки практически уже заменили неудобные, неполные, ограниченные библиотеки бумажных документов. Электронные каталоги открывают доступ к нужной информации в сотни раз быстрее, чем это возможно при работе с бумажными или карточными каталогами. Электронный документооборот выгоден с точки зрения перемещения документов. Это связано с тем, что документ в компьютерной форме представляет собой всего лишь набор кодов, которые легко пересылаются по компьютерным сетям и электронной почте, легко тиражируются, редактируются и дополняются. Очевидно, что гораздо проще разослать электронное письмо, чем отправлять его с курьером или традиционной почтой. Перечислять преимущества электронных документов можно еще долго. Вопрос в том, насколько сложно изменить устоявшуюся традиционную бумажную систему на электронную. Технически это довольно просто, но правовые аспекты электронного документооборота порой ставят непреодолимые препятствия к его внедрению и развитию. Например, для электронного документа не существует понятия копии или оригинала. Электронная копия ничем не отличается от электронного оригинала. Идентификация документа тоже затруднена – достаточно скопировать готовый документ, изменить в нем подпись – и сложно доказать, что его автор не вы. Простота копирования создает большие угрозы для секретной, конфиденциальной информации, ее несанкционированное распространение практически ничем не сдерживается. Автоматизация документооборота заключается в комплексной автоматизации процессов разработки, согласования, распространения, поиска и архивного хранения документов организации. В электронном документообороте используют системы управления документами, автоматизации деловых процедур, обработки изображений документов, оптического распознавания символов. Электронный документооборот способствует документационному обеспечению управления производством, организацией, а также процессов проектирования информационных систем. Однако плохо продуманная система автоматизации документооборота может нанести вред. Например, усложнить или запутать, как правило, неэффективно управляемые бизнес- процессы. Или же отвлечь персонал от выполнения основной работы ради поддержания системы автоматизации документооборота. Слайд 59 Классификация систем электронного документооборота Далее рассмотрим краткую классификацию существующих систем электронного документооборота. Любая система документооборота может содержать элементы каждой из приведенных ниже категорий, но большинство из них имеют конкретную ориентацию в одной из областей, связанную в первую очередь с позиционированием продукта. Приведем краткую классификацию систем документооборота. Первый вид – это системы с развитыми средствами хранения и поиска информации, или иначе электронные архивы. Электронный архив – это частный случай системы документооборота, ориентированный на эффективное хранение и поиск информации. Некоторые системы особенно выделяются за счет развитых средств полнотекстового поиска. Это, например, нечеткий поиск, смысловой поиск и так далее. Другие системы выделяются за счет эффективной организации хранения. Это, например, HSM [эйч-эс-эм], поддержка широкого диапазона оборудования для хранения информации и так далее. Следующий вид – системы с развитыми средствами Workflow, или WF [ˈдабл-ю-эф]. Эти системы в основном рассчитаны на обеспечение движения отдельных объектов по заранее заданным маршрутам, это так называемая «жесткая маршрутизация». На каждом этапе объект может меняться, поэтому его называют общим словом «работа» – Work [вок]. Системы такого типа называют системами Workflow – «поток работ». К сожалению, для этого термина нет точного эквивалента в русском языке. К работам могут быть привязаны документы, но не сами документы являются базовым объектом этих систем. С помощью таких систем можно организовать определенные работы, для которых заранее известны и могут быть прописаны все этапы. Третий классификационный вид – системы, ориентированные на поддержку управления организацией и накопление знаний. Эти «гибридные» системы обычно сочетают в себе элементы двух предыдущих. При этом базовым понятием в системе может быть как сам документ, так и задание, которое нужно выполнить. Для управления организацией нужна как «жесткая», так и «свободная» маршрутизация. Это означает, что маршрут движения документа назначает руководитель, то есть «расписывает» входящий документ. Обе технологии в том или ином виде могут присутствовать в таких системах. Эти системы активно используются в государственных структурах управления, в офисах крупных компаний, которые отличаются развитой иерархией, имеют определенные правила и процедуры движения документов. При этом сотрудники коллективно создают документы, готовят и принимают решения, исполняют или контролируют их исполнение. При внедрении таких систем на крупных предприятиях важно определить, предоставляет ли система возможность эффективного администрирования. Или же возможно обработать большие объемы информации, интегрировав их с автоматизированными системами управления производством. Важно наличие масштабируемости, поэтапного внедрения, учета территориальной распределенности. Не менее важно, чтобы система учитывала сложную организационную структуру, ролевой принцип организации доступа и так далее. Далее следуют системы, ориентированные на поддержку совместной работы – Collaboration [кэˌлэбэˈрэйшн]. Это новое веяние в области систем документооборота. Оно связано с пониманием изменчивости рыночных условий в современном мире. Для быстрого движения эта изменчивость диктует принцип «только самое нужное», без лишнего, очень полезного, но тяжелого балласта. Такие системы, в противоположность предыдущим, не включают понятия иерархии в организации, не заботятся о какой-либо формализации потока работ. Их задача – обеспечить совместную работу людей в организации, даже если они разделены территориально, и сохранить результаты этой работы. Обычно они реализованы в концепции «порталов» и предоставляют сервисы хранения и публикации документов, поиска информации, обсуждения в Интернете, средства назначения встреч – как реальных, так и виртуальных. Такие системы находят заказчиков среди быстро развивающихся коммерческих компаний, рабочих групп в крупных фирмах и государственных структурах. Ну и, наконец, выделим системы, имеющие развитые дополнительные сервисы. Например, сервис управления связями с клиентами CRM [си ар эм] – Customer Relation Management [ˈкастэмэ риˈлэйшэн ˈмэниджмэнт], управления проектами, биллинга, электронной почты и прочее. |