Текст учебников-5. Слайд 1 Титульный лист Слайд 2 Содержание Слайд 3
 Скачать 3.2 Mb.
|
|
Слайд 96 Последовательность действий при отправке отчетности в электронном виде (Окончание.) Налогоплательщик, который пользуется системой сдачи отчетности в электронном виде по каналам связи, может считать цикл сдачи отчетности полностью выполненным, если он имеет: во-первых, подтверждение оператора, подписанное электронной подписью оператора и самого налогоплательщика; во-вторых, файл отчетности, подписанный электронной подписью самого налогоплательщика и налогового органа; в-третьих, протокол, подписанный электронной подписью налогового органа, о результатах проверки на соответствие формату. Такой порядок создает основу для корректного разрешения нештатных или же спорных ситуаций в связи со сдачей отчетности. Налоговые органы осуществляют проверку при получении электронного документа в налоговой инспекции. К примеру, налоговая отчетность отправлена не тем налогоплательщиком. В этом случае проверка электронной подписи даст отрицательный результат. Тогда файл не будет принят, а налогоплательщик получит соответствующее уведомление. Другой пример – налоговая отчетность не дошла до налогового органа в силу возникших технических проблем на участке между оператором связи и налоговым органом или внутри налоговых органов. В этой ситуации налогоплательщик не получит подтверждение налоговой инспекции о том, что отчетность доставлена. Подтверждение представляет собой файл отчетности с двумя электронными подписями и протокол входного контроля. В этом случае срок сдачи отчетности засчитывается по дате и времени, зафиксированными в подтверждении оператора, а файл отчетности должен быть отправлен повторно. Законодательную базу для перехода к безбумажной технологии сдачи налоговой и бухгалтерской отчетности по телекоммуникационным каналам связи с использованием электронной подписи формируют следующие основные нормативные правовые акты: - Федеральный закон «Об электронной подписи». Документ в электронном виде, подписанный электронной подписью, приобретает юридический статус. Это означает, что он имеет такую же юридическую силу, как и бумажный документ с собственноручной подписью и печатью; - Федеральный закон «О внесении изменения в статью 80 части первой Налогового кодекса Российской Федерации». Представление налоговой декларации в налоговый орган по месту учета налогоплательщика по установленной форме возможно на бумажном носителе или в электронном виде. Таким образом, налогоплательщики получили возможность представлять налоговую отчетность в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи. При этом днем ее представления считается дата отправки файла. Приказом Министерства по налогам и сборам России от 2 апреля 2002- го года утвержден порядок представления налоговой декларации в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи. В нем определены общие принципы организации информационного обмена при использовании системы безбумажной технологии. Таким образом, в соответствии с законодательством формы налоговой и бухгалтерской отчетности в электронном виде, представленные в соответствии с установленными требованиями, являются оригиналами. Они имеют юридическую силу, подлежат хранению в архиве юридически значимых документов, могут использоваться в качестве доказательств в суде, а также при рассмотрении споров в судебном порядке. Представление налоговой отчетности в электронном виде должно осуществляться строго через специализированного оператора связи, который оказывает услуги налогоплательщику. При этом налогоплательщик уже не обязан представлять ее в налоговый орган на бумажном носителе. Слайд 97 Организация электронного документооборота счетов-фактур Обратим внимание, что с первого января 2015 года установлены новые требования обязательного перехода на электронный документооборот. Налогоплательщикам вменено в обязанность принимать от Федеральной налоговой службы России электронные требования на предоставление документов. Прием должен осуществляться по телекоммуникационным каналам связи. При этом налогоплательщики обязаны подтверждать получение данного требования. Подтверждение производится путем подписания электронной подписью извещения о получении требования и отправки этого извещения по тому же каналу связи. Таким образом, очевидность введения системы электронного документооборота становится бесспорной. Кроме того, утвержден порядок выставления и получения счетов- фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением электронной подписи. Обмен электронными счетами- фактурами осуществляется через посредника – оператора электронного документооборота. В настоящее время официально зарегистрировано около пятидесяти операторов электронного документооборота. Официальный реестр доверенных операторов электронного документооборота можно посмотреть на сайте Федеральной налоговой службы России. Обмен электронными счетами-фактурами допускается при обязательном использовании электронной подписи. Таким образом, для участия в электронном документообороте продавцу или покупателю необходимо получить электронную подпись. Кроме того, необходимо оформить и представить оператору электронного документооборота заявление об участии в электронном документообороте счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи. При выставлении и получении счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи продавец и покупатель осуществляют электронный документооборот по каждому счету-фактуре в отдельности. Оператор электронного документооборота, фактически являясь посредником взаимодействия покупателя и продавца, строго фиксирует факты передачи счетов-фактур и даты их получения. Подтверждение этих фактов отправляется участникам передачи данных. Это достаточно важный момент взаимодействия для обеих сторон. Связано это с тем, что датой выставления покупателю счета-фактуры в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи считается дата поступления файла счета-фактуры оператору электронного документооборота от продавца. Дата указывается в подтверждении этого оператора. Датой получения покупателем счета-фактуры в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи считается дата направления покупателю файла счета-фактуры продавца. Файл направляется оператором электронного документооборота, и дата указывается в соответствующем подтверждении оператора. В случае выявления необходимости внесения изменений в счет-фактуру покупатель формирует изменения в счет-фактуру. Он должен подписать электронной подписью и направить уведомление о внесении изменений в данный счет-фактуру оператору электронного документооборота. Оператор перенаправляет данное уведомление продавцу. Продавец при необходимости вносит изменение в указанный счет-фактуру. В дальнейшем схема взаимодействия повторяет стандартную схему выставления/получения электронных счетов-фактур. Документооборот электронных счетов-фактур регламентируется законодательно. Согласно Налоговому кодексу Российской Федерации, счет-фактура может быть составлен и выставлен на бумажном носителе или в электронной форме. Счета-фактуры составляются в электронной форме по взаимному согласию сторон сделки. При этом необходимо наличие у сторон совместимых технических средств и возможностей для приема и обработки этих счетов-фактур. Формат и порядок обмена установлены законодательно. Приказом Федеральной налоговой службы России от 30 января 2012 года установлены форматы документов, используемых при выставлении и получении счетов-фактур в электронном виде. Реквизиты Приказа указаны на слайде 97. Мы рассмотрели основные аспекты документооборота электронных счетов-фактур. Далее более подробно ознакомимся с порядком взаимодействия с оператором электронного документооборота. Слайд 98 Оператор электронного документооборота Операторы электронного документооборота – это коммерческие компании. Они на конкурентной основе обеспечивают обмен открытой и конфиденциальной информацией по телекоммуникационным каналам связи в рамках электронного документооборота счетов-фактур между продавцом и покупателем. Работа оператора в первую очередь связана с технической поддержкой данного процесса, поэтому к его выбору необходимо подойти серьезно. Прежде всего следует обращать внимание на опыт работы компании с электронными юридически значимыми документами, а также на наличие необходимых лицензий. Сейчас этим требованиям наиболее полно отвечают компании, которые предоставляют российскому бизнесу услуги по сдаче электронной отчетности в контролирующие органы. Следует также обратить внимание, что оператор фиксирует все действия со счетом-фактурой, причем как со стороны покупателя, так и со стороны продавца. При возникновении спорных ситуаций именно свидетельство оператора является решающим. Например, когда один контрагент подает на другого в суд или у налоговых органов возникают вопросы по конкретному документу. Участник электронного документооборота получает у оператора идентификатор, реквизиты доступа и другие данные. Они необходимы для подключения к электронному документообороту счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи. В случае изменения учетных данных, которые содержатся в заявлении, необходимо пред о ставить оператору заявление о внесении изменений в ранее сообщенные данные. Сделать это необходимо в течение трех рабочих дней со дня соответствующего изменения. Изменения могут быть разные, например меняются место нахождения организации, состав учредителей и так далее. Оператор, в свою очередь, в течение трех рабочих дней с момента получения заявления осуществляет изменение учетных данных. Стоимость услуг оператора зависит от количества отправляемых документов. Как правило, все входящие документы бесплатны. При выставлении и получении счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи продавец и покупатель осуществляют электронный документооборот по каждому счету-фактуре в отдельности. В среднем отправка одного электронного документа обойдется в двадцать рублей. Если сравнивать с альтернативными способами доставки документов (почтой, курьером), то цена вполне приемлемая. Кроме того, этот вид передачи документов имеет ряд явных преимуществ. Для работы с оператором потребуются Интернет, электронная подпись и специальная программа – СКЗИ, или полностью – средства криптографической защиты информации «КриптоПро». Это специальная программа для безопасной работы с электронной подписью. Оператор в течение трех рабочих дней с момента подключения продавца или покупателя к электронному документообороту направляет в налоговый орган по месту их нахождения сведения об учетных данных. А при изменении учетных данных в налоговый орган направляются сведения об этих изменениях. Подробно рассмотрев порядок электронного документооборота при сдаче отчетности в налоговые органы, изучим далее материалы о внешнем документообороте. Слайд 99 Внешний электронный документооборот В повседневной бизнес-деятельности компании обмениваются большим количеством документов со своими партнерами, например, заказами, счетами, накладными и прочим. В ходе обмена данными по факсу, электронной почте или телефону предприятия несут огромные потери. Они связаны не только с пересылкой, обработкой и хранением бумажных документов, но и ошибками ручного ввода. С позиции организации документационного обеспечения управления можно выделить два уровня организации внедрения и использования элементов электронного документооборота – документооборот внутри организации и ее внешние коммуникации. Безусловно, часть вопросов внешнего и внутреннего электронного документооборота взаимосвязана и взаимообусловлена. Вопросы внешнего документооборота должны регулироваться государственными и межведомственными актами, соглашениями сторон, которые участвуют в обмене электронными документами. Потребность в электронном обмене документами между пользователями приводит к существованию нескольких вариантов сочетания элементов традиционного и электронного документооборота. Это такие элементы, как упрощенный вариант и комплексные технологии. Комплексные технологии внешнего электронного документооборота сочетают следующие функции: ˗ регистрацию документов в корпоративной системе с вводом их файлов; ˗ отправку адресатам по электронной почте; ˗ автоматизацию процедуры регистрации документов, поступающих по электронной почте; ˗ использование средств криптозащиты, в том числе электронной подписи. При использовании электронной подписи во внешнем электронном документообороте важно обратить внимание на следующие вопросы: первое – определить, какие категории документов должны в обязательном порядке заверяться электронной подписью (по номинальному или корреспондентскому признаку); второе – определить перечень лиц организации, которые будут пользоваться электронной подписью; третье – выбрать конкретный криптографический пакет; и четвертое – решить вопросы сертификации ключей. Взаимодействие двух и более корпоративных систем в рамках технологии взаимоувязанного документооборота предполагает решение ряда различных по сложности проблем. Наиболее сложные проблемы носят преимущественно технический характер. Они касаются обеспечения взаимодействия корпоративных систем нескольких организаций и ведомств. С другой стороны, это касается информационной безопасности и защиты информации в компьютерных сетях. Этот комплекс проблем лежит в сфере деятельности специалистов по информатизации и технической защите информации. Что касается деятельности служб документационного обеспечения, то тут потребуется организационно-методическое взаимодействие организаций – участников электронного документооборота. Это взаимодействие проявляется в вопросах унификации формы документов, форматов записи, принципов документооборота. Все это необходимо для достижения максимальной четкости в работе. Для успешного внедрения электронного документооборота во внешних коммуникациях организаций и межведомственном обмене информацией необходимо использовать общие принципы и типовые решения. Также требуются согласованные действия разработчиков автоматизированных систем. Необходима дальнейшая концептуальная проработка политики в области автоматизации документооборота в государственном аппарате, обеспечения взаимодействия и совместимости используемых систем. Одним из инструментов для обмена бизнес-данными между деловыми партнерами выступает электронный обмен данными, или EDI [и ди ай]. Преимущества использования EDI-технологий представлены на слайде 99. Слайд 100 Общая логическая схема устройства системы электронного документооборота При возможной передаче на архивное хранение встаёт проблема обеспечения хранения не только собственно документов, но и описания маршрутов их движения, специфических атрибутов, например электронной подписи. Необходимо сохранение конфигурации систем, возможно, даже версий программного обеспечения, на котором данные системы создавались. Овладение этим инструментарием – задача непростая. Однако она позволяет существенно повысить рыночную стоимость выпускаемых специалистов этого направления. А также появляется возможность связать обучение технологиям документооборота с реальными потребностями и запросами организаций. Электронный документооборот включает ряд отдельных этапов. Общая логическая схема устройства системы электронного документооборота представлена на слайде 100. В конкретных реализациях некоторые компоненты могут отсутствовать или, наоборот, присутствовать в нескольких экземплярах. Следует сказать, что от того, насколько налажен на предприятии документооборот, зависит эффективность организации. В действительности уровень оформления документов – это визитная карточка, по которой можно судить об организации, а уровень развития документооборота – это степень уважения организации к себе. Документооборот включает входящие, исходящие и внутренние потоки – все зависит от вектора, по которому в организацию поступают документы. Например , это могут быть распорядительные документы руководства – указания, приказы, решения или документы от других организаций или клиентов. Сегодня многие организации постепенно переходят от бумажного к электронному документообороту. В общем виде схема работы электронного документооборота проста: на сервере создается база данных, в которой хранятся созданные документы. Доступ к базе данных можно осуществлять через браузер. Как правило, поддержка браузера определяется создателем программного интерфейса. Доступ к базе документов можно осуществлять как по локальной, внутренней сети, так и через Интернет. Папки документов распределены в соответствии с иерархической структурой организации. Создавать, редактировать, а также удалять документы имеет право только владелец документов. В рамках обмена электронными документами российское законодательство позволяет использовать как формализованные, распознанные документы, так и неформализованные документы, или скан- копии. Это позволяет внедрять систему электронного документооборота на отдельном предприятии, которое будет вынуждено обмениваться контрактами со своими еще пользующимися бумажными носителями контрагентами. Исключение составляет только счет-фактура, поскольку здесь оба предприятия-контрагента должны согласиться на использование электронного обмена, об этом уже говорилось выше. К тому же обмен ими в силу приказа Министерства финансов России не может проводиться напрямую, а только через оператора электронного документооборота. Существуют три способа ведения электронного документооборота на предприятии: первый – через дилера с использованием общих методов шифрования, таких, как «КриптоПро» и «Руоткен»; второй – через дилера с разработкой уникальных протоколов шифрования; третий – создание собственного информационного отдела с приемом на работу программистов и инженеров. Это общая схема документооборота на предприятии. Далее для примера рассмотрим внедрение электронного документооборота в банковской сфере. Слайд 101 Внедрение электронного документооборота в банковской сфере Структура банковской системы очень сложная и требует высокой организованности, гибкости и эффективности – от этого во многом будет зависеть успех и прибыльность самого банка. В современном обществе развитие банка зависит во многом от того, насколько автоматизирован и организован банковский процесс. А это, в свою очередь, зависит от внедрения системы электронного документооборота. В сфере банков особенно высоки требования к динамике бизнес- процессов. Бумажная работа с документами, необходимость собирать множество подписей значительно замедляют работу банковских сотрудников. Использование электронных документов и электронной цифровой подписи существенно активизирует эту работу. Связано это с возможностью быстрого получения необходимых документов с подписями в электронном виде, не отходя от своего рабочего места. Банковская система имеет ряд особенностей, и их нужно учитывать при внедрении электронного документооборота. Банк – это финансовый агент, который обслуживает самые разные финансовые потребности своих клиентов. Клиенты могут быть как физическими, так и юридическими лицами. Банк осуществляет предоставление кредитов, размещение средств на депозите, денежные переводы, обмен валют, обслуживание пластиковых карт и многое другое. Из-за предоставления таких разнообразных услуг в банке существуют несколько отделов. Кроме того , имеют место такие подразделения, как юридический отдел, бухгалтерия, отдел кадров, аналитический отдел, отдел маркетинга и другие. В каждом подразделении функционирует своя внутренняя документация. Весь документооборот в банковском учреждении делится на административный и операционный. Административный документооборот не связан с обслуживанием клиентов. Он связан с внутренней отчётностью банка, например внутренние приказы, распоряжения, служебные записки, внутренняя бухгалтерия и многое другое. Операционный документооборотвозникает в процессе обслуживания клиентов банка. К операционному документообороту можно отнести, например, заявку на получение кредита, договоры с клиентами и другие документы. Такой вид документооборота представляет всю основную деятельность банка, которая направлена на обслуживание клиентов и должна осуществляться в строго отведённый отрезок времени – операционное время. Такая особенность всего банковского документооборота существенно отличает его от документооборота в других организациях. Наличие двух документных потоков определяет особую требовательность к автоматизации и внедрению системы электронного документооборота в банковской системе. Система электронного документооборота, которую можно было бы с успехом применить в процессе автоматизации банковского дела, должна обладать следующими характеристиками: ˗ возможность обеспечить работу в распределённой сети; ˗ интеграция с другими системами банка; ˗ масштабируемость; ˗ возможность подписывать документы электронной цифровой подписью для ведения юридически значимого документооборота. Задачи, которые решаются в процессе внедрения электронного документооборота в банковской сфере, представлены на слайде 101. Внедрение электронного документооборота в банке – довольно сложный проект. Во время его реализации может возникнуть множество проблем. От правильного решения этих проблем зависит успешность внедрения системы и дальнейшее ее функционирование. |