дипл раб Совершенствование логистической стратегии. Совершенствование логистической стратегии предприятия на рынке
 Скачать 1.98 Mb.
|
|
№ п/п Этап Входной документ Выходной документ Исполнитель Кол-во исполн ителей Время, час 1 Телефонные переговоры Информационная записка Аналитическая записка Директор 1 8ч. 2 Обмен рабочими электронными почтами Аналитическая записка Аналитическая записка Специалист по работе с заказчиками 1 1ч. 3 Обмен карточками предприятия Аналитическая записка Карточка предприятия заказчика Специалист по работе с заказчиками 1 1ч. 4 Отправка договора Карточка предприятия заказчика Типовая форма договора Специалист по работе с заказчиками, директор 2 5ч. 56 Продолжение таблицы 4 –Исходные данные для анализа № п/п Этап Входной документ Выходной документ Исполнитель Кол-во исполн ителей Время, час 5 Подписание договора Типовая форма договора Подписанный договор на оказание транспортных услуг Специалист по работе с заказчиками, директор 2 2ч. 6 Приѐм заявки Подписанный договор на оказание транспортных услуг Заявка Специалист по работе с заказчиками, директор 2 1ч. 7 Подписание заявки Заявка Подписанная заявка Специалист по работе с заказчиками, директор 2 1ч. 8 Подготовка транспорта к рейсу Подписанная заявка Путевой лист Специалист по учѐту транспортного отдела, механик, водитель 3 4ч. 9 Выезд на загрузку Путевой лист Путевой лист Специалист по учѐту транспортного отдела, водитель 2 1ч. 10 Прибытие на место погрузки Путевой лист Путевой лист с отметкой о прибытии Специалист по учѐту транспортного отдела, водитель 2 ≈2ч. 11 Загрузка нефтепродуктов Путевой лист с отметкой о прибытии Транспортная и товарно- транспортная накладная Специалист по учѐту транспортного отдела, водитель 2 2ч. В данном случае этапы бизнес-процесса по большому счѐту обобщены и идеализированы, так как в некоторых случаях он может состоять как из меньших, так и из больших стадий. Создание организационной модели. Транспортная компания ООО «ПетроТранс»занимается транспортной перевозкой опасных и особо опасных грузов. Перевозка осуществляется автомобилем – седельным тягачом с полуприцепом-цистерной. Могут перевозить как «светлые» нефтепродукты (бензин, керосин), так и «тѐмные» (нефть, битум, керосиногазойлевая фракция тѐмная, стабильный газовый конденсат). Компания работает как с частными лицами, так и с юридическими лицами. 57 Рисунок 12 – Организационная структура предприятия Генеральный директор Директор предприятия Бухгалтерия Администрация Технический отдел 1 11 2 Специалист по учѐту транспортного отдела Специалист по работе с заказчиками Механик/контролѐр транспорта Главный бухгалтер 1 1 1 1 Водители 10 58 Условные обозначения: «голубой прямоугольник» - уровень руководства; «синий прямоугольник» - подразделения предприятия; «красный прямоугольник» - структура подразделений предприятия. Создание функциональной модели. Для того, чтобы создать функциональную модель, детализируем бизнес-процесс: Этап 1.Директор ведѐт телефонные переговоры и заполняет информационную записку, затем создаѐтся аналитическая записка и передаѐтся специалисту по работе с заказчиками. Приблизительное время: 8 часов. Этап 2.В аналитической записке специалист по работе с заказчиками может видеть требования заказчика. Специалист созванивается с заказчиками и узнает электронную почту для дальнейшего заключения договора. Приблизительное время: 1 час. Этап 3.Заказчик присылает на нашу электронную почту свою карточку предприятия для составления договора. Приблизительное время: 1 час. Этап 4. На данном этапе специалист по работе с заказчиками и директор отрабатывает типовую форму договора, редактируются условия договора и направляются заказчику на подпись. Приблизительное время: 5 часов. Этап 5.После того как договор подписан заказчиком и урегулированы все спорные моменты по договору, директор подписывает договор на оказание транспортных услуг с нашей стороны. Приблизительное время: 2 часа. Этап 6.Следующим этапом идѐт приѐм и обработка заявки от заказчика. Приблизительное время: 1 час. Этап 7.На данном этапе заявка заказчика принимается и подписывается директором, начинается подготовка к рейсу. 59 Приблизительное время: 1 час. Этап 8.Специалист по учѐту транспортного отдела согласно заявке выписывает путевой лист, механик и водитель заправляют транспортное средство и готовят автомобиль к выезду. Приблизительное время: 4 часа. Этап 9.После подготовки транспортного средства, водитель выезжает на место погрузки, предварительно удостоверившись в исправности автомобиля. Приблизительное время: 1 час. Этап 10.Автомобиль находится в пути. Специалист по учѐту транспортного отдела сообщает о выезде заказчику. Как только транспортное средство прибывает в точку назначения, водитель подходит к уполномоченному лицу от заказчика и ставит отметку о прибытии в путевом листе. Приблизительное время: ≈2 часа. Этап 11.Водитель подъезжает к месту загрузки и помогает оператору с наливом нефтепродукта в автоцистерну / Водитель отдаѐт транспортное средство специальному сотруднику от компании заказчика, и тот в свою очередь выполняет все действия указанные в первом варианте. Всѐ зависит от требований того или иного завода. По завершению загрузки товарный оператор выписывает товарные и товарно-транспортные накладные и отдаѐт их водителю предварительно оставив себе свои экземпляры документов. Приблизительное время: 2 часа. С функциональной моделью данного бизнес-процесса, можно ознакомиться на рисунке 13. 60 Телефо нные перегов оры Обмен рабочи ми электро нными почтам и Обмен карточк ами предпри ятия Отправка договора Подписан ие договора Договор подписан? Приѐм заявки Подписан ие заявки Заявка подписана? Подготов ка транспорт а к рейсу Транспорт готов к рейсу? Выезд на загрузк у Прибы тие на место погруз ки Загрузка нефтепро дуктов Директор Специалист по работе с заказчиками Специалист по учѐту транспортно го отдела Механик Водитель Рисунок 13 – Функциональная модель бизнес-процесса «Начальное формирование работы с заказчиком» ДА НЕТ ДА НЕТ ДА НЕТ 61 Создание информационной модели. Информационная модель, дает представление об использовании информации на предприятии. С информационной моделью данного предприятия, в рамках конкретного бизнес - процессаможно ознакомиться на рисунке 14. Рисунок 14 – Информационная модель бизнес-процесса «Начальное формирование работы с заказчиком» Процесс начинается с того, что директор составляет информационную запискуна основании запросов заказчика, затем оформляет всѐ в аналитическую запискуи передаѐт еѐ специалисту по работе с заказчиками. Затемспециалист по работе с заказчиками ознакомившись с требованиями по аналитической записке запрашивает электронную почту для обмена карточками предприятий. Далее специалист по работе с заказчиками получает карточку предприятия заказчикав которой указана вся необходимая информация для заключения договора. Далее специалист по работе с заказчиками и директор отрабатывают типовую форму договора. Затем специалист и директор направляют договор заказчику на подпись, договор подписывается с двух сторон. Заказчик направляет заявку,а специалист по работе с заказчиками принимает еѐ в работу и сообщает требования директору. Если со стороны исполнителя не возникло вопросов к заявке, заявкуподписывает директор и она передаѐтся специалисту по учѐту транспортного отдела для начала подготовки транспорта к выезду. Информацион ная записка Аналитическа я записка Карточка предприятия заказчика Типовая форма договора Подписанный договор на оказание транспортных услуг Заявка Подписанная заявка Путевой лист Путевой лист с отметкой о прибытии Транспортная и товарно- транспортная накладная Директор Специалист по работе с заказчиками Специалист по учѐту транспортного отдела Механик Водитель 62 Оформляется путевой лист и отдаѐтся водителю. Водитель по приезде должен будет подойти к товарному оператору, что бы тот в свою очередь поставил отметку о прибытии. После загрузки нефтепродуктом товарный оператор выписывает товарные и товарно-транспортные накладные. Создание комплексной модели.Для построения комплексной схемы необходимо было объединить функциональную, организационную и информационную модели бизнес-процессов. Схема представлена в Приложении Б. 3.2 Реструктуризация бизнес-процесса «Начальное формирование работы с заказчиком» Определение миссии, стратегической цели и выделение критических факторов успеха.Миссия компании на начальных этапах работы с заказчиком:зарекомендовать себя как поставщика транспортных услуг, выполняющего свою работу качественно и в срок. Цель:повысить качество предоставляемых услуг к 31.12.2019 г. за счѐт внедрения программного продукта для удобства выписывания путевых листов, а также путѐм жесткого контроля за техническим состоянием транспортных средств. Критические факторы успеха бизнес-процесса: 1) Наличие программного продукта «БухСофт: Путевые листы» С помощью данной программы будет проще, а главное быстрее выписывать путевые листы на рейсы. Не придѐтся больше покупать путевые листы в специализированных магазинах, можно будет распечатать их на обычной бумаге. Не придѐтся вручную заполнять все данные, в программе уже будет сохранена вся необходимая информация. Есть все основные функции по учѐту и ведению путевых листов. Возможность одновременной работы в программе с нескольких компьютеров. 63 2) У нас должен быть жесткий контроль за техническим состоянием всех транспортных средств Если весь автопарк будет вовремя проходить техническое обслуживание и будет исправным, то мы не подведѐм заказчика и зарекомендуем себя с самой лучшей стороны. 3) У нас должна быть благоприятная репутация Если мы зарекомендуем себя как та компания, на которую можно положиться и с которой можно иметь дела, то мы таким образом повысим свою репутацию. Соответственно, перед тем как мы будем начинать работу с новым заказчиком, мы уже будем иметь хорошее мнение о себе. Определение проблемности бизнес-процесса.Данная работа начинается с выявления ключевых бизнес-процессов, то есть тех процессов, которые служат достижению миссии и целей. Осуществляется с помощью определения степени важности бизнес-процессов, является их сопоставление с критическими факторами успеха. Мною были определены следующие факторы успеха: КФУ 1 Наличие программного продукта «БухСофт: Путевые листы» КФУ 2 У нас должен быть жѐсткий контроль за техническим состоянием всех транспортных средств КФУ 3 У нас должна быть благоприятная репутация После определения основных факторов успеха составляется таблица с учетом всех бизнес-процессов предприятия, по которым можно установить связь между процессами и КФУ (таблица 5). Число КФУ, на которое влияет данный процесс, оценивает его значимость. 64 Таблица 5 – Оценка связей между процессами и КФУ Для того чтобы рассмотреть все бизнес-процессы с точки зрения их желаемого и текущего состояния, а также конкурентной ситуации в отрасликаждый бизнес-процесс был оценен по шкале: А - отличная; В - хорошая; С - удовлетворительная; D - плохая; Е - очень плохая. После оценки степеней важности и проблемности бизнес-процессов была построена Матрица приоритетов по выбору бизнес-процессов для оптимизации (рисунок 15). Рисунок 15 – Матрица приоритетов по выбору бизнес-процессов для оптимизации Бизнес-процессы, которые попали в зону ближе к правому нижнему углу матрицы, являются самыми важными и проблемными. Их относят к категории высокого приоритета, и их улучшением следует заняться в первую очередь. В нашем случае, это: П2 – Обмен рабочими электронными почтами, A П3 П8 B П10, П11 C П1 D П2, П7, П9 E П4, П5, П6 1 2 3 БП КФУ 1 КФУ 2 КФУ 3 Число КФУ Степень качества Телефонные переговоры + 1 C Обмен рабочими электронными почтами + 1 D Обмен карточками предприятия + 1 A Отправка договора + 1 E Подписание договора + 1 E Приѐм заявки + 1 E Подписание заявки + 1 D Подготовка транспорта к рейсу + + 2 A Выезд на загрузку + 1 D Прибытие на место погрузки + 1 B Загрузка нефтепродуктов + 1 B 65 П7 – Подписание заявки, П9 – Выезд на загрузку, П4 – Отправка договора, П5 – Подписание договора, П6 – Приѐм заявки. Анализ и оптимизация бизнес-процесса.Существуют следующие методы перестройки бизнес-процессов: техника вычитания - исключение одного из внутренних основных компонентовсистемы; техника деления - разделение существующего объекта/ процесса на несколько частей и перегруппировка их во что-тоновое; техника умножения - копирование объекта/ элемента (свойства) объекта и его объединение/ сочетание сдругими; техника объединения задач - присвоение дополнительной задачи (функции) существующему компоненту процесса,продукта; техника создания зависимости свойств - копирование объекта/ элемента (свойства) объекта и его объединение/ сочетание сдругими. В работе было проведено исследование проблем по каждому бизнес- процессу отдельно и рекомендации по их решению занесены в таблицы, которые приведены ниже. Таблица 6 – Сводная таблица выявленных проблем протекания БП, причин возникновения «узких мест» и их влияние на развитие компании Обмен рабочими электронными почтами Подписание заявки Выезд на загрузку Содержание проблемы Большая продолжительность процессов, лишний документооборот на предприятии Причины возникновения – «узкие места» бизнес- процесса Слишком большая детализация бизнес-процесса Способ реинжиниринга мероприятия необходимый для решения проблемы, устранение «узких мест» Использовать технику вычитания. Исключить данные процессы из внутренних основных компонентов системы. Результат Сокращение временных затрат, устранение лишнего документооборота Используя технику вычитания, процессы: обмен рабочими электронными почтами, подписание заявки, выезд на загрузку - будут 66 исключены, что приведет к устранению лишнего документооборота и сокращению затрат. Таблица 7 – Сводная таблица выявленных проблем протекания БП, причин возникновения «узких мест» и их влияние на развитие компании Отправка договора Подписание договора Приѐм заявки Содержание проблемы Большая продолжительность процессов, лишние этапы Причины возникновения – «узкие места» бизнес- процесса Лишняя (ненужная) нагрузка на бизнес-процесс Способ реинжиниринга мероприятия необходимый для решения проблемы, устранение «узких мест» Использовать технику объединения задач. т.е. выбрать внутренний процесс «работа по договору», и дополнительно присвоить ему новые функции Результат Сокращение временных затрат, устранение лишних этапов Используя технику объединения задач, мы объединим все три процесса: отправка договора, подписание договора, приѐм заявки, назовѐм этот процесс – «работа по договору», тем самым устраним лишние этапы и сократим временныезатраты. Создание комплексной модели «Как будет». После предложенных в предыдущем пункте улучшений осталось шесть основных этапов процесса. С их содержанием можно ознакомиться в таблице 8. А также была построена новая комплексная модель будущегобизнес-процесса(рисунок 16). На рисунке видно, что лишние этапы были удалены, ипроизошло значимое сокращение временных затрат, а именно на 6 часов. 67 Таблица 8 – Этапы бизнес-процесса после оптимизации № п/п Наименование этапов Визуализация Участник процесса М атериальные ресурсы Информационные ресурсы Качество Безопасность Время 1 Телефонные переговоры 1. Принять телефонный звонок от заказчика 2. Записать электронную почту заказчика Директор Мобильный рабочий телефон Информационная записка Вся первичная информация о наших услугах будет донесена до заказчика с окончанием телефонных переговоров Правила безопасности при работе с ЭВМ 8 2 Обмен карточками предприятия 1. Направить карточку предприятия по электронной почте заказчику 2. Принять карточку предприятия по электронной почте от заказчика Специалист по работе с заказчиками ПК, принтер Карточка предприятия заказчика, электронная почта Карточка предприятия будет направлена заказчику после получения адреса электронной почты Правила безопасности при работе с ПК, антивирусное программное обеспечение 1 3 Работа по договору 1. Направить типовую форму договора заказчику на подпись 2. Подписать договор с нашей стороны Директор, специалист по работе с заказчиками ПК, принтер, мобильный рабочий телефон Типовая форма договора, электронная почта Договор будет подписан обеими сторонами после урегулирования всех спорных моментов по договору Правила безопасности при работе с ПК, антивирусное программное обеспечение 5 |