комм деят спик. Совершенствование орг коммерч деятельности оптового торгового предприятия Содержание Введение
 Скачать 1.8 Mb.
|
Характеристика процесса управления закупками на предприятии ООО «СПИК».Процесс управления закупками в организации состоит из четырех функциональных блоков: 1. Определение потребностей. Процесс снабжения предприятия начинается с обоснованного определения его потребности в табачной продукции и нетабачного ассортимента (что, сколько и когда необходимо). Общепризнанно, что именно оптимизация потребностей предприятия таит в себе огромные резервы роста его прибыли. 2. Формирование заказов (заключение контрактов) на закупку. Портфель заказов формируется отделом снабжения исходя из обоснованных потребностей предприятия. Сначала определяют допустимые условия поставок (цены, сроки, размеры партий). После этого осуществляются размещение заказов и заключение контрактов на поставку товаров по установленным ценам, в заданные сроки, в определенных объемах. 3. Контроль хода исполнения заказов. Если с поставщиком заключен контракт, отдел снабжения должен контролировать ход его исполнения. Процесс контроля - это стандартная процедура, устанавливающая способность поставщика выполнять условия контракта. При возникновении проблем с поставками отдел снабжения должен узнать об этом как можно скорее для того, чтобы предпринять соответствующие меры. В ряде случаев может потребоваться корректировка заказа: ускорение или, наоборот, замедление; изменение объемов; уточнение спецификации и др. 4. Получение и проверка товара. Получаемая от поставщиков продукция проходит процедуру входного контроля. Если она соответствует спецификации поставки и удовлетворяют сертификатам качества (Приложение Р), то ее передают на склад. Процесс получения и проверки поставляемых товаров является обязательным в системе управления закупками. В процессе планирования закупок, необходимо определить: какие товары требуются; количество товаров, которые понадобятся для организации оптовой торговли; время, когда они понадобятся; возможности поставщиков, у которых могут быть куплены товары; требуемые площади складских помещений; издержки на закупки. Если спрос потребителей колеблется, следует пользоваться методом сглаживания колебаний. Применение этого метода целесообразно в случаях регулярно повторяющихся (например, сезонных) колебаний спроса на конечный продукт. Сглаживание достигается сравнением фактического потребления в предшествующем периоде и прогнозными значениями, рассчитанными для этого же периода. Весомость цифр в отдельные периоды корректируется с помощью так называемого фактора «А», значение которого находится в пределах от 0 до 1. Чем больше значение «А», тем весомее влияние ближайших прошедших периодов, и метод более подходит для оценки фактического потребления. ООО «СПИК» применяет следующие методы определения потребности в продукции:
2.3. Анализ организации торговлиОснову коммерческой деятельности предприятия составляет процесс продажи товаров. Экономическое содержание этого процесса отражает товарооборот предприятия, то есть сумма продажи товаров за определенный период времени. Товарооборот является основным оценочным показателем объема деятельности коммерческого отдела, но в то же время товарооборот носит подчиненный характер по отношению к прибыли предприятия от коммерческой деятельности. Организация службы сбыта на предприятии играет огромную роль в сфере сбыта продукции и правильно отлаженная система сбыта может снизить уровень затрат на реализацию продукции и тем самым принести дополнительную прибыль предприятию. Работу ГКМ осуществляет как с розничными предприятиями города и области (товар предлагается по всему прайс - листу) так и с оптовыми (предлагается тот товар, на поставку которого заключен договор поставки). С оптовыми покупателями работает схема взаимозачетов. На сегодняшний день рынок Ярославского филиала делят 4 оптовых клиента (их доля в объеме продаж филиала составляет 42,11% - Приложение С), которые реализуют табачный ассортимент в торговую точку (далее ТТ), не посещаемые торговым агентом (далее ТА ГКМ). В основном это точки, с большими потребностями, находящиеся в центральной части города (затраты по обслуживанию таких клиентов минимальны), областная и районная территория, а именно Первомайский, Некоузский, Некрасовский и др. Для успешного покрытия всех ТТ своей территории у оптовиков имеется собственная СПП. Доля СПП – 51,18%, а оставшиеся 6,68% - продажа в сети национальные и региональные. Это клиенты, продажа которым осуществляется по спец. прайсу, формирование заявок и доставку выполняют сотрудники отдела продаж и водители филиала, не относящиеся к СПП. Как уже говорилось раньше компания «СПИК» осуществляет свою деятельность с помощью 2-х основных моделей: «Структура прямых продаж» (далее СПП, реализация продукции в розницу) и «Дистрибуция» (реализация продукции оптовым клиентам). Рассмотрим более подробно реализацию продукцию через СПП. Доставка и реализация продукции осуществляется следующими способами:
Начальник отдела продаж совместно с супервайзерами разбивают торговую среду на «Зоны покрытия», «Территории» и «Маршруты». Зоны покрытия – территориальное расположение торговой среды по отношению к месту базирования Торгового агента. Выделяют 2 зоны покрытия:
Территория – торговая среда с четко обозначенными границами по установленным критериям. Территории формируются в соответствии со следующими критериями:
На основе полученных зон покрытия и территории составляются маршруты – список торговых точек в оптимальном порядке следования к посещению торговым агентом на территории в течение рабочего дня. Маршруты формируются в соответствии с установленными критериями: количество торговых точек, месторасположение ТТ, удаленность ТТ от места базирования, объем продаж ТТ, частота визитов в ТТ, условия закупки ассортимента компании, равное количество точек в маршруте, интенсивные часы работы точек, последовательность визитов, закольцованность маршрута, минимальная протяженность маршрута, продолжительность работы на маршруте ТП, загруженность дорог. Маршруты ТП заносятся в электронную базу данных. В течение 2-х недель ТП обкатывает маршрут, оптимизирует его, применительно к каждому дню. В процессе оптимизации маршрута учитывается:
Подобный подбор маршрута позволит уменьшить пробег автомобиля, время простоя, связанное с ожиданием, позволит исключить повторный визит в торговую точку. После оптимизации и выверки маршрута ТП подает маршрутные листы супервайзеру. Супервайзер, на основании экспертной оценки при аудите и полевом сопровождении, утверждает оптимизированные маршруты ТП. В процессе работы ТП, возможны корректировки маршрутов, так как могут меняться схемы проездов, сезонные изменения транспортных потоков и их интенсивность, режим работы внутренний распорядок торговых точек и т.п. Корректировки маршрутов ТП производятся не чаще одного раза в месяц не позднее последнего рабочего дня текущего месяца. Для расчета оптимальной частоты визита в неделею в торговую точку используют показатель «Объем продаж в месяц в коробах» и выделяют несколько категорий ТТ (см.табл.9) Таблица 9 Категории ТТ
Обязательным первичным условием для начала работы с клиентом является заключения с ним Договора Поставки. Договор поставки (ДП) и дополнительное соглашение (ДС) к нему составляется инициатором договора в письменной форме в двух экземплярах. Структуру документооборота в СПП определяет технологический процесс работы СПП, в котором можно выделить следующие основные этапы:
Таким образом, умелое сочетание систем Van Sale и Tele Sale компанией позволило добиться эффективных результатов в реализации табачной продукции. Глава 3. Совершенствование организации оптовой торговли ООО «СПИК» 3. 1. Предложения по совершенствованию оптовой торговли Изучив и проанализировав работу компании ООО «СПИК» были выявлены следующие недостатки коммерческой деятельности: большое число звеньев, что приводит к задержке решений, вопросов, касающихся нескольких подразделений; большая загруженность высшего руководства, большой удельный вес дебиторской задолженности, низкая платежеспособность, нехватка собственных средств, тенденция замедления оборачиваемости капитала. Для этого необходимо принять ряд мер, нацеленных в основном на сокращение издержек, провести так называемую оптимизацию расходов компании. Первой мерой, является ужесточение условий получения кредита клиентами компании. Таким образом, уменьшится предоставляемая организацией отсрочка платежа с 5 до 3 банковских дней, уменьшатся лимиты кредитов. В основном все клиенты должны быть переведены на условия 100% предоплаты или оплаты по факту. Основным направлением по улучшению деятельности компании ООО «СПИК» по нашему мнению, можно считать изменения в схеме реализации товара. Компании следует перейти на модель «Pre Sale», то есть реализация, и доставка товара осуществляется по предварительной заявке клиента. Описание модели:
Торговый агент на удаленной территории (УТА) – постоянно базируется на удалении от филиала или субфилиала. Собирает заказы в торговых точках. Доставка товара осуществляется силами ТП филиала. Преимущества данной модели:
Для осуществления этой модели необходимо поставить следующие задачи:
Основные мероприятия подготовки к запуску «Pre Sale»:
При данной модели штат торговых представителей сократится в два раза, соответственно штат супервайзеров можно сократить до 2 человек. Т.е. один супервайзер курирует работу торговых агентов и торговых представителей в городе, а другой соответственно по области. Количество подчиненных будет около 10 человек. Т.е. 5 торговых агентов и 5 торговых представителей. Это количество никак не повлияет на качество работы супервайзера, т.к. с супервайзера снимаются обязанности по проведению тренингов торговых представителей и объем продаж остается на прежнем уровне. Объем работ у тренинг - менеджера уменьшиться в два раза и его штатную единицу тоже можно сократить. Его функциональные обязанности может выполнять региональный тренинг-менеджер, который может проводить тренинги раз в полгода, т.к. оставшийся персонал имеет большой опыт работы в компании и имеет высокий грейд. При сокращении штата торгового отдела, на наш взгляд, нет необходимости держать штатные единицы зам. начальника отдела продаж и менеджера по розничным продажам. С этими функциями справиться сам начальник отдела продаж. Рассмотрим, как будут выглядеть должностные обязанности некоторых сотрудников. Таким образом, начальник отдела продаж будет иметь следующие функциональные обязанности:
Из-за сокращения штата торговых представителей, сократится количество автомобилей в четыре раза, это приведет к изменениям в транспортном отделе, а именно к сокращению диспетчера. Штатную единицу начальника транспортного отдела убрать и добавить старшего механика, что приведет к уменьшению затрат на заработную плату. Должностные обязанности диспетчера добавить к должностным обязанностям старшего механика. Функции старшего механика будут выглядеть следующим образом:
Главный бухгалтер проводит анализ работы отдела и выявляет потребность в сотрудниках для обеспечения эффективной работы отдела бухгалтерии. Далее совместно с менеджером по кадрам готовит приказ по сокращению в отделе и предъявляет его для ознакомления сотрудникам не позднее, чем за три месяца до сокращения. Менеджер по кадрам вносит соответствующие изменения в штатное расписание организации. Отдел бухгалтерии проводит окончательный расчет с работниками по заработной плате, неиспользованным отпускам, компенсации при досрочном расторжении трудового договора. Из-за уменьшения объема поступающей документации, сокращается объем работы некоторых бухгалтеров. Это позволит перераспределить должностные обязанности бухгалтеров. Сократить кредитного контролера, его функциональные обязанности возьмет на себя бухгалтер по банковским счетам. И сократить бухгалтера по транспорту. Его должностные обязанности возложить на одного из бухгалтеров по розничным клиентам. Схема документооборота представлена в приложении Т. Функции бухгалтера по розничным клиентам будут выглядеть следующим образом:
Теперь рассмотрим вопрос о загруженности высшего руководства. Количество его подчиненных превышает нормы. Их двенадцать. Также для эффективности работы руководства, по нашему мнению можно ввести новую штатную единицу заместителя директора по обособленным подразделениям. С ее помощью, количество подчиненных у директора компании уменьшиться до десяти человек, его функциональные обязанности по работе с подразделениями перераспределяться на заместителя. Это приведет к более эффективной работе руководителя в управлении структурными подразделениями и даст возможность более углубленно заниматься вопросами компании. Также рациональное делегирование полномочий приведет эффективности в работе обособленных подразделений. В связи с доминирующим положением компании на табачном рынке целесообразно осуществлять доставку товара оптовым покупателям самовывозом. Что в свою очередь приведет к сокращению всего штата водителей, осуществляющих доставку товара оптовым покупателям. Измененную организационную структуру компании ООО «СПИК» можно увидеть в приложении У. Таким образом, смена доставки товара приведет к сокращению большого количества сотрудников торгового отдела, что в свою очередь приведет к сокращению персонала по все структуре организации. А если идет сокращение размеров подразделений и число звеньев структуры уменьшается, то это ведет к формированию более эффективной структуры. Добавление штатной единицы заместителя директора по обособленным подразделениям единственное изменение в обособленных подразделениях. Итак, данная модель доставки приведет, на наш взгляд к сокращению издержек, и оптимизации расходов компании. |