Шпоры к АПК. Сущность управления в апк
 Скачать 1.45 Mb.
|
|
Принцип соответствия. Полномочия должны соответствовать целям, функциям и уровню ответственности. Принцип оптимальной звенности. Число ступеней (уровней) управления должно быть объективно необходимым для оперативного управления. Принцип распространенности (объема) контроля означает, что в подчинении руководителей не должно быть числа работников, превышающего норму управляемости. Принцип разграничения полномочий. Руководитель не должен выполнять работы, которые могут успешно выполнить его подчиненные. Принцип четкого разграничения линейного и функционального руководства. Каждое звено должно выполнять определенные функции, однако управление не может быть абсолютно формализованным. Принцип гибкости и надежности функционирования. Структура должна своевременно реагировать на изменения внутренней и внешней среды, приспосабливаться к меняющимся обстоятельствам, потребностям своевременной реконструкции или модернизации, обладать гибкостью связей и максимально возможной простотой. На структуру управления решающее влияние оказывают внешние и внутренние факторы и условия. К внешним факторам относятся цели, принципы и методы управления, которые определяются социально-экономическими факторами, а также территориальное размещение, кооперация, трудовые ресурсы, законы, потребители, конкуренты, поставщики. Кроме прямого существует и косвенное воздействие — состояние экономики, научно-технический прогресс, политические изменения, международное положение. Внутренние факторы, влияющие на структуру, — это основные факторы производства как объекта управления: организационное устройство; размер и тип производства; уровень его специализации и концентрации; техническая оснащенность, трудовые ресурсы и их квалификация; природные и экономические условия. Кроме того, на структуру влияют факторы непосредственно управленческого (организационного) характера: степень соответствия организационному устройству, трудоемкость функций и полномочий, степень их централизации и децентрализации, информация, техника, объем контроля, соотношение между территориальными и отраслевыми формами управления, формы собственности, компетентность работников и эффективность их труда. Прежде чем выполнить работу по проектированию структуры управления, надо разделить организацию по горизонтали на сферы, соответствующие важнейшим направлениям деятельности по реализации стратегии; установить состав, содержание и объем работ по каждой функции, объективно необходимой для достижения целей предприятия, соотношение полномочий различных должностей; определить должностные обязанности как совокупность задач и функций, а также ответственность за их удовлетворительное выполнение. Решающее воздействие на формирование структуры управления оказывает структура производства, в которой выделяют две подструктуры: производственную и организационную, характеризующие с разных сторон строение объекта. Под производственной структурой понимают сочетание отраслей на предприятии. Совокупность отраслей и их долю в общем объеме производства отражает структура товарной продукции предприятия Организационная структура представляет собой совокупность производственных, обслуживающих и вспомогательных подразделений предприятия. 33. Личность и коллектив Как любая другая группа, коллектив подчиняется законам групповой деятельности. Это живой организм, проходящий стадии рождения, развития, становления, зрелости, старения и умирания. Каждая из стадий имеет критические точки, сильные и слабые стороны, следовательно, и требования к сотрудникам будут существенно отличаться в зависимости от того, когда тот или другой человек был принят на работу. В динамике развития коллектива чаще всего выделяются три стадии. Первая стадия — коллектив только формируется, люди присматриваются друг к другу и к руководителю. Здесь определяющее значение имеют личностные отношения (симпатии и антипатии), которые оказывают влияние на связи, возникающие в групповой деятельности, тогда как эти связи еще слабы и неустойчивы, не способны оказать существенное влияние на личностные отношения. Взаимная требовательность и заинтересованность в успехах коллектива формируются под воздействием организационной культуры и стиля управления руководителей. Вторая стадия — организационная, характеризуется тем, что в коллективе почти завершается взаимное изучение друг друга и определяются личные позиции каждого. Формируются неформальные группы и выявляются неформальные лидеры. Личностные отношения еще достаточно сильны, но и производственные взаимоотношения становятся устойчивыми и прочными. Теперь эффек    тивность работы коллектива в большей степени зависит от стиля управления им.Третья стадия — стабильная жизнедеятельность коллектива — характеризуется тем, что в нем постепенно возникает интеллектуальное, эмоциональное и волевое единство. Функционально обусловленные различия между членами коллектива и взаимоотношения «ответственной зависимости» закрепляются в уставных положениях и должностных инструкциях, в которых оформляются взаимные права и обязанности. Структура, отражающая служебные взаимоотношения в коллективе, в социальной психологии получила название официальной {формальной). Официальная структура безлична: правами и обязанностями, предписывающими определенный набор действий и стиль поведения, наделяется не какой-то определенный человек, а любой, занимающий данное рабочее место или должность. Признаком здоровья любой социальной группы является такой психологический климат, который благоприятствует достижению высоких результатов, позволяет решать проблемы и осуществлять перемены, при котором отсутствуют конфликты во взаимоотношениях между сотрудниками как «по вертикали», так и «по горизонтали». Любая формальная группа наряду с официальной структурой, закрепленной штатным расписанием или иным регламентирующим документом, обязательно имеет и неофициальную {неформальную) структуру. Особенность неформальной структуры состоит в том, что она возникает самопроизвольно, стихийно, но часто именно она оказывается наиболее эффективной. Для руководителя важно знать, какова эта структура (кто является неформальным лидером той или иной группировки, как распределяются сотрудники по группам и подгруппам и т. Д.). Это можно диагностировать, используя метод социометрии, позволяющий довольно точно определять взаимоотношения в коллективе. Социометрическая процедура сводится к опросу членов группы по критериям, значимым для оценки какой-либо стороны межличностных отношений. Для развития чувства корпоративности используются ритуалы. В повседневной жизни предприятия они могут играть разные роли: укреплять структуру предприятия либо ослаблять ее. На успешно работающих предприятиях возникает собственная организационная (корпоративная) культура — это система убеждений и оценок, существующих в рамках организации и определяющих поведение ее членов. Участие работников в процессе управления организацией — фактор, играющий важную роль в результативности труда. 34. Методы делового общения Выбор способа работы происходит по направлениям: 1. В чьи обязанности входит выполнение данной работы (индивидуальный, в паре, групповой) 2. Время выполнения. Если времени мало, то рекомендуется индивидуальная работа; если достаточно, можно прибегнуть к работе в паре или группой, что потребует большего времени, особенно на стадии подготовки и планирования.
В процессе повседневного общения происходят становление коллектива предприятия, его окончательное формирование. Решаются следующие вопросы. Оптимален ли состав коллектива. Если работник индивидуалист, а задание имеет групповой характер, лучше удалить его из коллектива. Правильно ли распределена работа, могут ли ее выполнять двое или более сотрудников без потери производительности. Каков характер предстоящих работ и как решить возникшие проблемы. Как осуществляются групповые работы. Каков объем и характер рационализаторской деятельности. Руководитель информирует сотрудников о текущих делах и планах на будущее. Следует постепенно передавать часть ответственности (полномочий) небольшим группам работников. При передаче части полномочий и ответственности группам иногда необходимо предусмотреть обучение. В итоге может быть создан самоуправляемый коллектив: Сотрудники участвуют в разработке планов работы; Проявляют предприимчивость в выполнении не только отдельных работ, но и заданий от начала до конца, например в проведении уборки и складирования урожая; Самостоятельно решают вопросы организации и распределения отдельных работ, проверки и контроля качества. Когда коллектив берет на себя ответственность, руководитель может не вмешиваться в его деятельность, если нет существенных отклонений от плана. 35. Стили управления Под стилем управления понимают типичные манеру и способ поведения руководителя. Стили управления могут подразделяться по одному или нескольким критериям. Авторитарный стиль управления отличается единоличным, централизованным проявлением воли при наличии власти. Руководитель решает и приказывает, сотрудники выполняют распоряжения. Демократический стиль характеризуется участием сотрудников в процессе принятия решений. При либеральном стиле сотрудники принимают решения сами, как правило, большинством голосов. В модели поведения, суть которой заключается во внимании к людям или задачам (результатам) деятельности, следует учитывать, что любой результат достигается в «силовом поле» между производством и человеком. Первая «силовая линия» ведет к максимальному объему производства, выражающемуся в разнообразных товарах и услугах. Постоянными целями здесь являются максимально высокая прибыль, снижение издержек производства и т. Д. Вторая «силовая линия» направлена на человека. Она нацелена на то, чтобы условия труда в наибольшей степени отвечали его потребностям и желаниям, позволяли сохранять хорошее самочувствие, а работа приносила бы удовлетворение. Предпосылкой к определенному стилю руководства и взаимодействия с людьми служит обусловленная системой ценностных ориентации направленность личности руководителя, обнаруживаемая в выборе методов, источников информации, критериев оценки, интересов. Для определения стиля руководства используется методика, разработанная а. А. Ершовым, в основе которой четыре позиции, наиболее существенные для эффективной деятельности: отношение к труду; отношение к людям; отношение к себе; отношение к социальным статусам. Проверка на обоснованность данного теста с помощью группировки наиболее часто выбираемых ценностных ориентации и оценок экспертами позволила обозначить четыре модели стиля руководства.
Эффективность руководства определяется способностью творчески оценивать ситуации коллективной деятельности, ориентироваться на систему личных предпочтений и ценностей. Критерии оценки стилей управления могут быть следующими: Воздействие на прибыль (например, повышение прибыли в результате улучшения качества или большего объема продукции); Воздействие на издержки (например, повышение затрат на координационные мероприятия, обучение и повышение квалификации для исключения текучести кадров); Обеспечение своевременного решения проблемных ситуаций, разработки новой продукции, а также выявление творческого потенциала; Влияние на организационную стабильность и гибкость; Личные качества — удовлетворенность работой, чувство собственного достоинства, отождествление себя с предприятием, готовность к принятию ответственности, инициативность, творческие качества, возможность сотрудничества и обучения. Стиль управления может меняться в зависимости от ситуации, руководитель должен постоянно совершенствоваться, уметь подбирать для каждой конкретной ситуации соответствующий стиль управления. 36. Конфликты в колл-ве и пути их преодоления Конфликт означает столкновение сторон, отсутствие согласия между ними. В конечном итоге конфликт — это способ разрешения противоречий, которые не удалось разрешить другим путем. . Они — признак неэффективности управления организацией. Однако современный менеджмент признает, что конфликт несет и положительный заряд. Он помогает выявить разнообразие точек зрения, является источником дополнительной информации, способствует становлению коллективного управления. Функциональный конфликт ведет к сотрудничеству. Механизм его таков: предложение (тезис) и контрпредложение (антитезис) дают совместное решение (синтез). Дисфункциональный конфликт разрушает организацию, приводит к снижению личной удовлетворенности, уровня группового сотрудничества, эффективности работы предприятия. Он не способствует решению реальных проблем предприятия, а ведет к «войне» групп или личностей, которые, стремясь одержать «победу», мешают достижению целей предприятия, разрушают его. Как избежать дисфункциональных конфликтов? Правила немецких психологов, применяемых в серьезных конфликтах: уважать друг друга; слушать, не перебивая; демонстрировать понимание роли другого; четко формулировать предмет обсуждения; устанавливать точки зрения; выяснить, что вас разъединяет; искать общее решение; принять соглашение. Структурные методы управления конфликтами связаны с изменениями в структуре организации, служат для разрешения конфликтов, получивших развитие, и направлены на снижение их интенсивности. Конфликты могут быть разрешены следующим образом: Использование руководителем своего положения в организации (приказ, распоряжение); «разведение» частей организации, участвующих в конфликте (по ресурсам, целям, средствам), или снижение их взаимозависимости (большая дифференциация и автономизация подразделений); Организация заделов в работе (запас материалов и комплектующих); Введение специальных интеграционных механизмов для конфликтующих подразделений (координатор); Слияние разных подразделений и постановка перед ними их общей задачи, например объединение отдела труда и заработной платы и отдела кадров в отдел развития персонала (новый отдел призван заниматься каждым работником, его ростом, а не только расчетно-учетными функциями); Уход от конфликтного направления (перевод внимания на другое направление); Сглаживание конфликта (соглашение, хотя бы текущее); Компромисс (возможность удовлетворения обеих сторон); Принуждение (разрешение конфликта властью); Обсуждение причин конфликта (наиболее эффективный метод его разрешения). Компромисс позволяет умеренно учесть интересы каждой стороны; пойти на определенные уступки, однако при этом не возникает взаимного удовлетворения, но нет и неудовлетворенности сторон. Применяется для быстрого разрешения конфликтов, если одна из сторон гораздо сильнее другой. Основные правила поведения во время конфликта: не расширять зону конфликта; предлагать позитивные решения; не использовать категорической формы; сокращать число претензий; жертвовать второстепенным; избегать оскорблений личности. Приемы посредничества. Посредник объективен и нейтрален; он может взять на себя эту роль неформально или быть назначен на нее. Посредник следит, чтобы каждая сторона не только высказывала свое мнение, но и выслушивала другую. Он не вовлечен в проблему, становится между сторонами и помогает им найти решение, пытаясь превратить оппонентов в партнеров. В случае посредничества могут быть предприняты следующие меры: Постановление — третья сторона заслушивает проблему и выносит обязывающее стороны постановление (система судов и арбитража); Рекомендация — третья сторона собирает факты и аргументы, выносит рекомендации, не обязательные к исполнению, но достаточно веские и склоняющие к компромиссу (согласительная процедура) «челнок» — третья сторона посещает каждую сторону отдельно и служит передатчиком предложений и альтернатив; в некоторых случаях может выставлять собственные предложения (челночная дипломатия, согласительная процедура); Контролер процесса — третья сторона жестко контролирует процесс переговоров, но не их содержание (посредничество); Провайдер процесса — третья сторона создает условия для встречи сторон, обычно предоставляя помещение и услуги; направляет стороны на применение определенных процедур по разрешению спорных вопросов (содействие); Советник по содержанию — одна из сторон запрашивает совет эксперта по определенным вопросам (экспертная оценка); Советник по процессу — одна из сторон запрашивает мнение консультанта в области разрешения конфликтов или посредничества для получения помощи при подготовке аргументов (советник по конфликтологии); Самонаправленность — стороны непосредственно обмениваются обязательствами для разрешения конфликта (переговоры). 37. Понятие и классификация информации Под управленческой информацией понимают совокупность сведений о процессах, протекающих внутри объекта управления и в его окружении. С точки зрения содержания и роли в управлении информацию определяют как предмет труда управленческих работников, представляющий собой совокупность сведений о состоянии управляемой и управляющей систем, внешней среды. Информацию можно рассматривать как один из видов ресурсов, используемых в экономических процессах, получение которого требует затрат времени и других ресурсов. Информация, используемая в управлении, выступает одновременно и предметом, и продуктом труда. Специфичность информации как предмета и продукта труда обусловлена особенностями ее природы, отражающей реальный мир. Она содержит сведения, которые формируют или расширяют знания работников аппарата управления о состоянии и возможных путях развития социально-экономических процессов на предприятии, в регионе, отрасли, позволяет осуществлять прямую и обратную связи между объектом и субъектом управления. Информация обладает рядом отличительных черт: На определенном этапе процесса управления выступает продуктом труда, на последующем — его предметом; Обладает свойством длительного и многократного применения, при использовании не теряет потребительских качеств; Обладает способностью накапливаться, что позволяет более четко устанавливать связи и тенденции развития управляемого процесса; в то же время может морально устаревать в результате изменений в реальной действительности; Структурные подразделения предприятия являются как ее потребителями, так и источниками. Содержание информации определяется потребностями управленческих звеньев и направлением управленческих решений. В целом для обеспечения процесса управления информация должна содержать данные: О целях управления производственным процессом; Критериях оптимальности управления производственным процессом; Об ограничениях в производственном процессе и управлении (лимит продуктов и ресурсов, регламентирующие правовые акты, задания и т.д.); Объекте управления и управляющем органе (материальные, трудовые, финансовые потоки и ресурсы и т.д.); О возмущающих воздействиях со стороны внешней среды на систему управления, текущем состоянии производственных процессов и объекта управления; Об управленческих решениях, которые вырабатываются системой управления по результатам переработки всей информации. Информация должна отвечать следующим требованиям: достоверность, точность и объективность; полнота и новизна; избыточность; своевременность и оперативность; однозначность и доступность и др. Для быстрой передачи информации необходимо использовать все возможные средства (радио, печать, диспетчерскую связь, современные средства коммуникации). Важное значение имеет наглядная информация: графики, планшеты, световые табло, доски объявлений, слайды и т. Д. 38. Уровень информационного обеспечения и внутренняя система информации В систему информационного обеспечения входят звенья формирования и сосредоточения информации; каналы движения информации; носители информации; технические средства преобразования информации (сбора, обработки, хранения, передачи, поиска ). Информационная система представляет собой совокупность информационных процессов и включает в себя собственно информацию, а также способы и средства, обеспечивающие ее сбор, передачу, накопление, обработку, хранение, предоставление и использование. Управляющие информационные системы призваны последовательно реализовывать принципы единства производственного процесса, информации и организации на основе применения технических средств, аналитических методов обработки и моделей прогнозно-аналитических расчетов. Выделяют простые и сложные информационные системы. Простые информационные системы обеспечивают передачу информации от места ее возникновения к управляющему лицу без переработки (например, одноразовые устные сообщения, сообщения по телефону, факсу). При этом формирование управляющего решения (выходного документа) и его реализация осуществляются непосредственно управляющим лицом. Простые информационные системы характерны для нижних уровней управления п/п (звено, бригада). В сложных информационных системах существуют параллельные потоки первичной информации от мест ее возникновения. Переработка такой информации включает статистическую обработку, анализ и сложные вычисления, необходимые для получения вариантов управленческих решений. В зависимости от места обработки различают централизованные и децентрализованные информационные системы. Важнейшими классификационными признаками информационных систем являются уровни механизации (на базе оргтехники) и автоматизации (на базе эвм) процессов передачи и обработки информационных потоков. По этому признаку выделяют три вида сложных информационных систем: с низким, средним и высоким (автоматизированным) уровнем развития. Нередко полученная информация не отвечает требованиям современных систем управления. К недостаткам информации относятся следующие: расхождение плановых, отчетных и фактических данных; запутанность потоков поступления; многократное дублирование; запаздывание; чрезмерность и громоздкость документации; отсутствие эффективных средств обработки. Информация и особенно ее автоматизированная обработка — важные факторы повышения эффективности производства. Ответственную роль в использовании информации играют способы ее регистрации, обработки, накопления и передачи; систематизированное хранение и выдача в требуемой форме; производство новой числовой, графической и иной информации. Внутрихозяйственная система информации выполняет следующие функции: Определение характера и содержания необходимой каждому конкретному руководителю информации для оперативного управления производственно-сбытовой деятельностью предприятия; Определение потребностей в технических средствах предприятия в целом и каждого руководителя для обеспечения их необходимой информацией; Централизованное планирование затрат на приобретение и аренду технических средств для обеспечения бесперебойного функционирования системы информации; Обеспечение высокого уровня сбора, хранения и предоставления информации; Разработка программных средств, прикладных программ и др. Важное значение в информационном обеспечении имеет технология информационной деятельности. Она включает такие понятия, как материально-техническая база информационной деятельности; виды информационной технологии; носители информации, информационные базы данных; система ведения записей; создание пакетов прикладных программ. Современная материально-техническая база информационной деятельности позволяет использовать во внутрихозяйственной системе информации ЭВМ крупногабаритные и персональные; микропроцессоры; средства телекоммуникаций; электронные пишущие машинки, множительную технику, средства автоматизированной обработки текстовой информации. 39. Понятие и нормативная база делопроизводства Информационное обеспечение процесса управления агропромышленным производством осуществляется с помощью документов, которые являются основными носителями информации, поэтому четкость и эффективность деятельности аппарата управления во многом зависят от правильной организации делопроизводства. Под документированием понимают регламентированный процесс записи, обеспечивающий ее юридическую силу. Результатом документирования является документ — зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. В соответствии с ФЗ «Об обязательном экземпляре документов» документ — это материальный объект с зафиксированной на нем информацией в виде текста, звукозаписи или изображения, предназначенный для передачи во времени и в пространстве в целях хранения и общественного использования. Документы являются основными носителями управленческой, научной, статистической и иной социально значимой информации. Выделяют общие и специальные функции документа. К общим функциям документа относятся: Информационная — создается для сохранения информации; Социальная — является социально значимым объектом, поскольку порождается той или иной социальной потребностью;  коммуникативная — выступает в качестве средства связи между отдельными элементами общественной структуры, в том числе и между предприятиями;Культурная — средство закрепления и передачи культурных традиций и научно-технического прогресса. Специальные функции документа следующие: управленческая — важнейший инструмент управления (плановые, отчетные, организационно-распорядительные документы Правовая — средство закрепления и изменения правовых норм и правоотношений в обществе; Исторического источника — выступает в качестве источника научных сведений. Документационное обеспечение управления — важнейшая сторона деятельности любого предприятия, поэтому оно должно основываться на четкой нормативной базе. Нормативно-методическая база делопроизводства — это совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания, обработки, хранения и использования документов в текущей деятельности предприятия, а также работу службы делопроизводства — ее структуру, функции, штаты, техническое обеспечение и другие аспекты. Нормативно-методическая база делопроизводства включает: правовые акты законодательных и исполнительных органов власти разных уровней (федеральный уровень, субъектов рф) в сфере информации и документации; правовые акты нормативного и инструктивного характера, методические документы по делопроизводству учреждений, организаций, предприятий; государственные стандарты на документацию; госты; унифицированные системы документации (усд); общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации; государственную систему документационного обеспечения управления (гсдоу). Наиболее полным межотраслевым документом по организации документационного обеспечения управления является изданная в 1990 г. ГСДОУ. ГСДОУ — это совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях, в учреждениях и общественных организациях. ГСДОУ состоит из двух частей: нормативной и рекомендательной. Нормативная часть, в свою очередь, делится на пять разделов: общие положения; документирование управленческой деятельности; организация работы с документами; механизация и автоматизация работы с документами; служба документационного обеспечения управления. Рекомендательная часть гсдоу дополняет и разъясняет нормативную с помощью справочного и методического материала по делопроизводству. В делопроизводстве существуют единые требования и правила оформления документов управления, которые установлены государственными нормативными актами, что обеспечивает их юридическую силу; оперативное и качественное составление и исполнение; организацию быстрого поиска; широкое использование ПЭВМ. Юридическая сила — свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и порядком оформления. Она обеспечивается прежде всего установленным для каждой разновидности документов комплексом реквизитов. Современные требования к оформлению управленческой (административной) документации определяются государственным стандартом (гостом). 40. Системы управленческой документации Под системой документации понимают совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, требований к оформлению. Официальные документы в зависимости от обслуживаемой сферы деятельности подразделяются на управленческие, научные, технические, технологические и др. Управленческие документы составляют ядро учрежденческой документации. Управленческая документация представлена комплексом систем, основными из которых являются организационно-правовая, распорядительная, справочно-информационная и справочно-аналитическая, плановая, отчетная, финансовая и др. Система организационно-правовой документации. Управленческая деятельность предприятия выражается в разработке и утверждении комплекса организационно-правовых документов, содержащих правила, нормы, положения, устанавливающие статус предприятия, его компетенцию, структуру, штатную численность и должностной состав, функциональное содержание деятельности предприятия в целом, его подразделений и работников, их права, обязанности, ответственность. Организационно-правовые документы содержат положения, строго обязательные для исполнения, они реализуют нормы административного права и являются правовой основой деятельности предприятия. Эти документы в обязательном порядке проходят процедуру утверждения. Они оформляются на стандартном листе бумаги с обязательным нанесением необходимых реквизитов. К ним относятся: устав и положение об организации, положения о структурных подразделениях, коллегиальных и совещательных органах; регламенты работы органов, аппарата управления; штатное расписание, инструкции по отдельным видам деятельности, должностные инструкции работников, правила, памятки и др. Система распорядительной документации. Основное назначение распорядительных документов — регулирование деятельности, позволяющее органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач, получать максимальный эффект. От того, насколько эффективно регулируется деятельность предприятия, зависят результаты его работы. В юридическом плане распорядительные документы относятся к нормативным правовым актам. В них получают выражение конкретные юридически властные предписания субъектов исполнительной власти. С точки зрения порядка разрешения вопросов (принятия решения) все распорядительные документы делятся на две группы: Документы, издаваемые в условиях коллегиальности (решения и постановления); Документы, издаваемые на основе единоличного решения (приказы, распоряжения и указания). Система справочно-информационной документации — служебная по отношению к организационной и распорядительной. Она сообщает сведения, побуждающие принимать определенные решения, то есть инициирует управленческие  решения, позволяет выбрать тот или иной способ действия. Особенность этой документации состоит в том, что, как правило, она идет снизу вверх в системе управления: от исполнителя к руководителю. К основным справочно-информационным документам относятся протокол, докладная записка, предложение, объяснительная записка, представление, переписка, акт, справка, сводка, заключение, отзыв, перечень, список, отчет.Особое место (до 80 % информации) в системе документации занимает переписка. 41. Организация документооборота на предприятии Документооборот — это движения документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело. От четкости и оперативности обработки и движения документа зависит скорость получения информации, необходимой для выработки решения, поэтому рациональной организации документооборота, быстроте и четкости обработки необходимо уделять большое внимание. Вся документация предприятия по источнику поступления делится на три документопотока: входящая (поступающая), исходящая (отправляемая), внутренняя. Технология обработки и движения документов на предприятии должна осуществляться в соответствии с требованиями гостов и включает следующие основные этапы: 1) прием и первичная обработка документов; 2) предварительное их рассмотрение и распределение; 3) регистрация; 4) контроль за исполнением; 5) информационно-справочные работы; 6) исполнение документов и отправка ответов. Регистрация документа — фиксация факта его создания или получения путем присвоения порядкового номера и записи установленных сведений — может быть трех видов: журнальная, карточная и автоматизированная электронная (на базе пэвм). Наиболее рациональной и перспективной является регистрация документов на компьютере. Своевременный и качественный контроль за исполнением документов является обязательной функцией управления. Он включает постановку документа на контроль, проверку своевременного доведения до исполнителей, предварительную проверку и регулирование хода исполнения, регулярное информирование руководителей о ходе исполнения, учет и обобщение результатов исполнения и формирование картотеки исполненных документов. Аналогично формам регистрации документов он может быть журнальной, карточной и автоматизированной. Посредством регистрации создается банк данных о документах и ведется информационно-справочная работа на предприятии. Информационно-справочная работа, как и система регистрации и контроля, может вестись с помощью картотек (сгруппированных по подразделениям или направлениям деятельности) или в автоматизированном режиме. Автоматизированная система расширяет возможности информационно-справочной работы. Завершающими этапами делопроизводства на предприятии являются систематизация документов; формирование дел; организация хранения и сдача в архив. Все эти этапы должны осуществляться в соответствии с действующим законодательством и требованиями гостов в области делопроизводства. |