ОУ в ПО. Тема Сущность и содержание социального управления
 Скачать 190.79 Kb.
|
 Тема 16. Рационализация трудовых процессов и операций в деятельности сотрудников органов внутренних дел Рационализация трудовых процессов и операций работы является одним но основных элементов НОУТ, обеспечивающим экономию времени и повышающим эффективность управленческого труда. Посредством рационализации методов работы сотрудники получают возможность более эффективно организовывать свой трудовой процесс по выполнению своих обязанностей, высвобождаются в возможных пределах от трудовых операций технического характера и тем самым получают более благоприятные условия для осуществления функций творческого характера Методы работы сотрудников органов внутренних дел можно разделить условно на две группы - общие и частные. Общие методы (они довольно близки к методам управленческого труда вообще) характерны для всех сотрудников органов внутренних дел (имеется в виду оперативно-начальствующий состав). Частные методы характерны для работников конкретных служб и видов деятельности в органах внутренних дел (оперативные работники, следователи, руководители органов внутренних дел и т. д.). Здесь рассматриваются общие методы работы сотрудников органов внутренних дел. Рационализация работы сотрудников органов внутренних дел представляет собой два взаимосвязанных направления: организационное и техническое. Организационное направление включает в себя комплекс мер, способствующих повышению эффективности труда сотрудников органов внутренних дел за счет наилучшей организации осуществления различных управленческих операций. К ним относятся рационализация технологии работы с документами, совершенствование организационно-технической подготовки, методики и стиля проведения совещаний, устранение избыточных перемещений и т. д. Техническое направление заключается в использовании разнообразных технических средств, оргтехники и вычислительной техники, позволяющих сократить время на выполнение технических операций, облегчить управленческим работникам умственной и физический труд. Использование различных средств механизации автоматизации управленческого труда тесно связано о организационным направлением и подчинено ему. Например, копировально-множительная техника позволяет размножить и заранее разослать материалы участникам совещания для предварительного ознакомления. В этом случае экономится время и совершенствуется организация проведения совещания, в ходе которого доклады не зачитываются, а лишь обсуждаются. Только сочетание этих двух направлений создает возможность максимально рационализировать управленческий труд и повысить его эффективность. Использование средств механизации и автоматизации управленческого труда является одним из основных направлений, обеспечивающих значительное повышение эффективности труда работников в сфере управления Средства механизации и автоматизации управленческих работ принято подразделять на группы: средства оргтехники и средства вычислительной техники В действующем общесоюзном классификаторе выделяются следующие группы средств оргтехники: 1) средства составления документов (машины пишущие, диктофоны и т. д.); 2) средства размножения и копирования документов; 3) средства обработки документов (оборудование листоподборочное, для защитных покрытий, номенклатурно-адресовальное и т. д ); 4) средства хранения, поиска, транспортировки документов (картотеки, оборудование поисковых систем ручных перфокартой т. д.), 5) средства для чертежных работ и счетных операций (чертежные приборы, машины, инструменты и приспособления, справочные механические таблицы и т. д.); 6) мебель и оборудование для служебных помещений; 7) средства сигнализации и информации (поисково-вызывные и информационные устройства). Средства вычислительной техники включает в себя электронно-вычислительные машины (ЭВМ) и другую счетную технику, отличающиеся исключительным быстродействием и способностью решать логические задачи. Основное содержание работы по механизации и автоматизации управленческого труда заключается в широком использовании современных технических средств сбора, передачи обработки, хранения, размножения, копирования и отображения информации. К техническим средствам передачи информации, используемым в органах внутренних дел, относятся различные радиотелефонные и телевизионные установки, средства дистанционного наблюдения и контроля, аппаратура звуковой и световой сигнализации и связи, телетайп, фототелеграф и т. п. В органах внутренних дел для фиксации информации широко используются магнитофоны и диктофоны, позволяющие записывать информацию на магнитную ленту или магнитные диски для последующего воспроизведения текста на бумаге. Большое распространение получают диктофонно-машинописные центры, создаваемые в крупных горрайорганах внутренних дел, МВД, УВД. Сотрудник в микрофон или, набрав по телефону соответствующий номер, может продиктовать на диктофон определенный текст, а затем тут же прослушать его и, в случае необходимости, исправить. Например, следователь диктует полученную в процессе допроса информацию на диктофон и дает указание отпечатать текст. Оператор-машинистка печатает дословно содержание допроса и передает его следователю. Он знакомит с содержанием протокола допроса допрашиваемое лицо и производит все другие предусмотренные уголовно-процессуальным законом действия по оформлению протокола. В работе органов внутренних дел нередко возникает потребность в быстром изготовлении копий документов или в изготовлении значительного числа экземпляров одного документа. Для этих целей служат копировальные и множительные устройства, фотокопировальная и светокопировальная техника, средства изготовления копий на ротаторах, ротапринтах, ризографах и т. п. Использование того или иного типа копировальной техники зависит от необходимого количества копий требуемого их качества и ряда других факторов Информация проходит техническую и логическую обработку. Для технической обработки используются средства первичной обработки и регистрации входящей и исходящей документации - ножницы, конвертовскрыватели, конвертооткрыватели, печати, штампы и т. п.; средства сортировки документации-папки, подставки, лотки с разделителями; средства подбора и систематизации документов - скрепки, бумагодержатели, средства брошюрования. Логическая обработка информации осуществляется о помощью различных счетно-решающих устройств вычислительной техники, включая ЭВМ. К средствам хранения информации, используемым в органах внутренних дел, относятся различные папки, скоросшиватели, а также специальные устройства для хранения перфокарт. Тема 17. Улучшение условий труда и организация рабочих мест сотрудников органов внутренних дел Эффективность труда работников управления непосредственно зависит от той обстановки, в которой они трудятся, т. е. от оборудования и организации рабочих мест, устройства служебных помещений, соблюдение санитарно-гигиенических и эстетических требований к условиям труда. Вопросы оптимизации условий труда изучает новая научная дисциплина - эргономика. Эргономика использует данные технических наук, психологии, физиологии, гигиены, а также анатомии, антропологии и биофизики. Эта наука изучает функциональные возможности человека в процессе трудовой деятельности и имеет целью создание для него оптимальных условий труда, которые, делая труд высокопроизводительным, обеспечивают работнику необходимые удобства и сохраняют его силы, здоровье и работоспособность. Условия труда, в которых протекают деятельность работников управленческого аппарата во многом предопределяют их физиологическую работоспособность и психологический настрой. Помимо рационально организованного и оборудованного рабочего места на повышение эффективности труда работающих благоприятно оказываются тишина, нормальная температура (18-20° С) и влажность воздуха, хорошее освещение, цветовое оформление интерьеров. При отсутствии надлежащих условий работающие определенную часть своего служебного времени расходуют на приспособление к неблагоприятным условиям труда. Сотрудники в большей степени устают не столько от своей непосредственной работы, сколько от шума, неправильной рабочей позы, плохого освещения, недостаточной вентиляции и т. п. Уменьшения шума в служебном помещении можно достичь, если ставить рядом столы тех сотрудников, которым по работе приходится разговаривать. Работников, постоянно использующих пишущие машинки, издающие громкие звуки, целесообразно размещать в отдельных кабинетах. Для нормального освещения рабочих мест рекомендуется располагать столы перпендикулярно по отношению к световому окну. Наилучшим считается такое положение, когда источник расположен слева, а для выполняющих работу на технических средствах (пишущих машинках и т. п.) под углом 45°. Освещенность рабочей поверхности стола должна быть не менее 100 люкс при люминесцентных лампах и не менее 30 люкс при лампах накаливания. Немаловажное значение для работоспособности имеет цветное оформление служебных помещений. Для окраски стен и оборудования рекомендуется применять наиболее благоприятные для человеческого зрения цвета средневолновой части спектра (зелено-голубой, зеленовато-желтый, бежевый и др.). Эти цвета не только наиболее благоприятны для чело^ века, но и значительно улучшают освещенность помещений. Темно-зеленый, синий, серый тона (так называемые холодные цвета) вызывают утомление. В южных районах страны для создания ощущения прохлады целесообразен светло-голубой цвет. На производительность труда работника большое влияние оказывает организация рабочего места. Научная организация труда служащих невозможна без рациональной организации рабочих мест, предусматривающей максимальные удобства и наиболее благоприятные условия труда, обеспечивающие высокую его эффективность. Большое значение для плодотворного труда работников управленческого аппарата имеет рациональное устройство рабочих помещений и создание благоприятных условий труда. Основные требования к рабочему помещению сводятся к тому, чтобы обеспечить: 1. Достаточные размеры помещения; 2. Достаточное количество воздуха и света и правильное сочетание их с окраской помещения; 3. Нормальное регулирование температуры и микроклимата; 4. Спокойную бесшумную обстановку и т. д. Наиболее рациональной признается прямоугольная форма комнат о соотношением сторон 1:1,5 (и не более чем 1:2). Высота служебных помещений должна быть не менее 3,25 м, а минимальная ширина - 2,5 м. При двухстороннем освещении наибольшая ширина помещений не долина превышать 15 м, а при одностороннем - 6,7 м. С учетом специфики труда работников органов внутренних дел размещаться они должны или в отдельных кабинетах или по 2-3 человека в кабинете. Решать вопросы размещения сотрудников в кабинете следует с учетом выполняемых ими обязанностей и характера взаимосвязей структурных подразделений и сотрудников. Это позволяет работникам избежать излишних перемещений, сократить время на выполнение совместных управленческих операций и дает им возможность работать более эффективно при меньшей утомляемости. Поэтому при проектировании административных помещений органов внутренних дел и размещении сотрудников необходимо, чтобы: 1. Структурные подразделения, находящиеся в постоянном контакте, располагались на возможно более близком расстоянии друг от друга; 2. Учитывались последовательность движения документации и взаимосвязь отдельных видов работ; 3. Размер площади, отводимой сотрудникам, и их количество в одном кабинете соответствовали характеру выполняемой ими работы и специфическим условиям труда (например, позволяли принимать граждан и сотрудников, проводить совещания, осуществлять следственные и иные действия). Для этого важно правильно определить необходимое количество отдельных кабинетов и их площадь; 4. Средства организационной и вычислительной техники (средств связи, машинописные и счетные машины, картотеки, шкафы для документации и различных бланков и прочее оборудование) должны размешаться так, чтобы ими было удобно пользоваться. Правильная планировка рабочего места достигается путем определения наиболее и наименее удобных зон для выполнения трудовых операций. Нормальная рабочая зона определяется дугой, очерчиваемой длиной вытянутой правой или левой руки в горизонтальном и вертикальном направлении. При размещении предметов и орудий труда в пределах границ максимальной зоны досягаемости обеспечиваются минимальные перемещения и расход энергии в процессе трудовой деятельности. Габариты мебели и их размещение должны соответствовать рабочей зоне. Поскольку большинство сотрудников управленческого аппарата органов внутренних дел основное служебное время проводят, сидя за письменным столом, стол и стулья должны быть приспособлены для выполнения конкретного вида работы Недопустимо приспосабливать работающего к письменному столу и стулу. Внешний вид мебели и интерьер служебного помещения должны быть приятны и способствовать хорошему настроению работающих. Решение вопросов, рассмотренных выше, тесно связано с другими проблемами совершенствования управления и повышения эффективности функционирования органов внутренних дел. Так, например, дальнейшее улучшение работы по подбору, воспитанию и расстановке кадров, упорядочению системы профессиональной подготовки и воспитательной работы с ними, безусловно, связаны о решением проблем научной организации как труда, так и совершенствования системы управления в органах внутренних дел в целом. Это объясняется тем, что в современных условиях к кадрам управления предъявляются повышенные требования и, в первую очередь, к овладению ими в полной мере современными научными методами труда. Повышение уровня общеобразовательной и специальной подготовки кадров становится таким образом, одним из важных и постоянных факторов организации труда и управления на научных основах. Огромные возможности научно организованного труда заложены в инициативе самих его сотрудников, желающих и умеющих использовать рекомендации науки управления и организационные резервы, способных действовать сознательно, творчески и рационально. Весьма важное значение для научной организации работы имеет укрепление трудовой дисциплины, предполагающей соблюдение сотрудниками определенных законов, норм, правил, распоряжений, касающихся всех сторон их деятельности. Ведутся активные научные исследования по нормированию труда в органах внутренних дел, в частности, по обоснованию норматив численности отдельных категорий работников; по определению Но обоснованных норм обслуживания, определяемых числом га дан, которых должен на определенном уровне обслуживать данный работник, по установлению норм управляемости для руководителей, исходя из научно-определенного количества подчиненных, непосредственно управляемых данным руководителем Между тем увеличение масштабов и усложнение управленческой деятельности обуславливает необходимость разработки на научной основе единой комплексной программы по исследованию, разработке и внедрению научной организации труда в органах внутренних дел на всех уровнях Поэтому прежде всего необходимо исследовать существующие методы труда, степень рационального использования служебного времени, условия работы и изучить другие вопросы влияющие на организацию труда Только после анализа полученных данных можно приступать к разработке соответствующих рекомендаций Выработка рекомендаций по НОТ в органах внутренних дел должна осуществляться дифференцировано для соответствующих категорий сотрудников в зависимости от характера выполняемых ими функций С учетом этого выделяются следующие группы сотрудников 1 Руководящий состав учреждений и подразделений органов внутренних дел, 2 Инспекторский состав и следователи, 3 Специалисты, 4 Аттестованный рядовой и сержантский состав, 5 Технические исполнители Различие видов труда в управлении перечисленных категорий сотрудников отражает различные методы и приемы их деятельности, что и обуславливает необходимость специфики исследований и научных разработок в соответствии с особенностями условий их труда В заключении необходимо отметить, что еще нередко можно наблюдать среди некоторых сотрудников пренебрежительное и скептическое отношение к рекомендациям по научной организации труда Речь идет, в частности, об установлении определенного порядка размещения документов на рабочем столе и его ящиках, применение и использование каких-либо простейших устройств хранения и поиска документов Особенно нежелательна недооценка таких «мелочей» со стороны руководителей, поскольку именно они должны преодолеть определенный «психологический барьер», вызываемый сомнением в нужности и полезности таких рекомендаций и привить вкус у всех работников к организации труда на научных основах |