ОУ в ПО. Тема Сущность и содержание социального управления

• Название: Тема Сущность и содержание социального управления
• Анкор: ОУ в ПО
• Дата: 11.12.2021
• Размер: 190.79 Kb.
• Имя файла: ОУ в ПО.docx
• Тип: Закон; #300221
• страница: 7 из 8

Особо следует подчеркнуть необходимость приобретения навы­ков к воспитанию Педагогические способности руководителя явля­ются проявлением его способностей к управленческой деятельности. Руководители, добивающиеся эффективных результатов, - это все­гда хорошие психологи и умелые воспитатели.

-Организаторские способности руководителя включают в себя уме­ние вовремя провести анализ и синтез информации для осмысле­ния проблемы, выявит изменения условий, выработать и принять уп­равленческое решение, организовать его исполнение, учитывая способности подчиненных, предусматривая контроль и учет выпол­ненной работы. Организаторские способности руководителя опреде­ляют его авторитет в системе управления.

Авторитет руководителя включает в себя его деловые каче­ства (знание дела), стиль мышления и поведения, его индивидуаль­ность, уровень общей культуры, ценность ориентации1.

Рассмотрим более подробно составные элементы авторитета.

Знание дела - минимальное условие авторитета лица, руководя­щего специалистами. При этом знание дела нельзя сводить только к профессиональным знаниям, так как функции руководства в орга­нах внутренних дел гораздо шире, чем область специальных знаний. Профессионализм руководителя в органах внутренних дел должен сочетаться с широкой эрудицией.

Авторитет руководителя невозможен без творческого стиля мыш­ления, самостоятельности поступков и манеры поведения. Особенно ценится подчиненными способность руководителя взять на себя от­ветственность за действие своих подчиненных и умение отстоять ин­тересы своего подразделения перед вышестоящим руководством.

Индивидуальность руководителя характеризует неповторимость, выделяющую его из среды других людей. Руководитель должен уме­ло пользоваться положительными проявлениями своей индивиду­альности.

Общая культура руководителя проявляется чаще всего в его уст­ной и письменной речи. Грубость, несдержанность в обращении с подчиненными роняет не только авторитет руководителя но и по­рождает конфликтные ситуации в подразделении органов внутренних дел. Особенно нетерпимым становится низкий уровень общей куль­туры сотрудников милиции на фоне резкого повышения уровня куль­туры и самосознания граждан.

Важным личным качеством руководителя являются его коммуника­тивные свойства, проявляющиеся в умении устанавливать и поддер­живать психологический контакт с подчиненными. Положительность этого свойства вызывает чувство симпатии, снимает напряжения и конфликты, возникающие в процессе организации управления. Однако при осуществлении руководства различными под разделениями органов внутренних дел проявле­ния личных качеств начальника с учетом того, что ею подчиненные -люди с собственными неповторимыми психологическими свойствами.

В заключении сведем все виды требований к кадрам органов вну­тренних дел б три основных группы требований

личные качества: коммуникабельность, мужество, честность, дис­циплинированность, принципиальность, авторитетность и др.;

деловые качества: знание своего дела, наличие специального об­разования по занимаемой должности, опыта практической работы, организаторские способности и др.;

специальные профессиональные качества: владение специаль­ными знаниями, навыками, умениями по своей специальности и т. д.

Необходимым условием научно обоснованной работы с кадрами является классификация кадров. Она проводится по.профессиональной принадлежности, то есть все лица отнесены к той или иной профессии или специальности;

объективным признакам личности (поп, возраст, образова­ние, национальность, стаж и др.);

должностному положению (руководители, специалисты, вспо­могательный персонал);

правовому положению в системе управления, основным крите­рием которого является наличие у работника властных полномочий,

занятости в том или ином структурном подразделении си­стемы управления;

функциональной роли в процессе управления.

Тема 10. Социально-психологические аспекты работы с кадрами органов внутренних дел

Социально-психологические аспекты управления в целях обеспе­чения эффективного руководства должны рассматривать и учитывать психологические закономерности групповой деятельности людей

Массовидные объединения - коллектив, группа, масса являются социально-психологическими образованиями, которым присущи свои психические процессы и состояния Существуют такие определенные закономерности поведения людей в группах И то и другое необходи­мо учитывать, организуя и осуществляя управление социальными си­стемами на научной основе

Для коллектива сотрудников вполне естественны взаимоотноше­ния, сближающие людей и усиливающие единство их действий или наоборот, могут проявляться тенденции, ведущие к ухудшению взаи­моотношений Процесс этого строится на селективных закономерно­стях человеческой психики, однако эти особые отношения ни в коей мере не должны наносить ущерб работе

Эти отношения могут базироваться на основе симпатий и антипа­тий, общих интересов, вкусов, наклонностей, а такие возрастных при­знаков и как бы жестоко не были регламентированы служебные отно­шения, личностные мотивы так или иначе дают о себе знать

Положительные взаимоотношения свидетельствуют о беспрепят­ственном функционировании информации между людьми взаимном доверии и признании, взаимной готовности активно сотрудничать во имя достижения общих целей Неприязненные взаимоотношения яв­ляются показателем резкого расхождения в оценках и мнениях, вза­имного недоверия, столкновения интересов и целей Типы взаимо­отношений можно квалифицировать по ряду признаков1

1 По социальной роли, которую выполняю г люди в системе уп­равления начальники и подчиненные, старшие по служебному поло­жению и младшие, равные по служебному положению

2 По социометрическому статусу (престижу) неформальные лидеры друг с другом, формальные и неформальные лидеры среди сотрудников, пользующихся наибольшим уважением и членов кол­лектива, пользующихся наименьшим престижем

3 По половозрастным признакам (среди сверстников, разно­возрастных людей, представителей одного пола и разных полов)

4 По взаимности отношений друг к другу взаимовыбираю­щие (когда люди идут навстречу друг другу), взаимоотвергающие неадекватные (когда один из партнеров не отвечает взаимностью), без­различные

5 По мотивам, побуждающим установить такие отношения по­литические (проистекающие из глубокого понимания заслуг данного человека), деловые, по общности интересов и т д

В рамках любого органа внутренних дел всегда имеется несколь­ко групп сотрудников, которые связаны не только формальным (слу­жебным), но и неформальными (частными, личными) отношениями Такие неофициальные (неформальные группы) в социальной психо­логии именуются микрогруппами Эти группы сослуживцев, как правило, не превышают 10 человек, а наиболее близкие отношения устанавливаются между двумя-тремя членами коллектива

Доверительные отношения, устанавливающиеся в группах, способ­ствуют повышению работоспособности коллектива, служат оптималь­ным моральным фоном его развития и укрепления Чем полнее совпа­дают формальные и неформальные структуры в социальной системе, тем эффективнее она функционирует, тем более она управляема

Неофициальная группа имеет своего лидера, который пользуется у своих друзей авторитетом, нередко превышающим в их глазах ав­торитет официального лидера - руководителя, начальника С точки зрения создания в социальной системе оптимального психологичес­кого климата идеальным был бы вариант совмещения в одном лице официального и не официального лидера Но это, понятно, возможно не всегда

Коллектив - это всегда формальная группа в том смысле, что взаимодействие людей происходит в рамках определенных организа­ционных форм на основе установленных норм поведения Для коллек­тива всегда характерны взаимоотношения руководства и подчинения Между организационными и личностными отношениями всегда суще­ствует диалектическая связь Отсутствие стремления к совместной работе разрушает любую организацию

Формальные структурные связи становится высокоэффективны­ми только при условии, если они дополняются соответствующими личностными взаимоотношениями Тогда формальная и неформаль­ная организационные структуры не противоречат, а дополняют и уси­ливают друг друга, формальный и неформальный лидеры зачастую совпадают Так рождается коллектив

Все отношения формальных и неформальных лидеров базируются на основе общности служебных интересов, выполнения сотрудниками правил социалистического общежития В нашей стране нет и не может быть антагонистических противоречий между руководителем и подчи­ненным, а возникающие конфликты не носят социального характера

Возможны три вида отношений между официальной организа­цией и ее руководителем и неофициальными группами и их лидерами

1 Неофициальная группа и ее лидер активно поддерживают офи­циальную организацию и ее руководителя, работают с полной отдачей творческих сил и мотивы ревностного отношения к службе реализуют­ся опосредованно через чувство личной преданности официальному руководителю Такую неофициальную группу можно назвать актив­ной и, если в структуре системы преобладают активные группы, дан­ная система будет функционировать наиболее эффективно

2 Неофициальная группа и ее лидер не испытывают к официаль­ному лидеру отчетливо выраженных положительных или отрицатель ных эмоций Они полагают, что система функционирует так, как это нужно, и не предпринимают усилий к изменению ее деятельности

Личностные качества руководителя членов группы не волнуют Данная неофициальная группа добросовестно выполняет свои слу­жебные обязанности и поддерживает внутри себя доверительные то­варищеские отношения Такая группа монет быть охарактеризована как нейтральная

3 Неофициальная группа неприязненно относится к официальной структуре-организации и ее руководителю Члены группы и ее лидер с трудом переносят официальное руководство со стороны опреде­ленного лица, стремятся различными способами противодействовать ему и все недостатки в деятельности социальной системы связывают лично с ним Это противодействующая неофициальная группа

Данная конфликтная ситуация предполагает глубокое ее изучение Наиболее легким, а иногда и единственно верным решением являет­ся удаление неофициального лидера из организации, но это решение не всегда является наилучшим и верным, так как сама противодейст­вующая группа, их интересы и связывающие их отношения могут ос­таться неизменными Возможно, что в этих условиях группа выдвинет из своих рядов нового лидера и займет свою прежнюю негативную по­зицию в отношении официального лидера Поэтому более предпочти­тельным является переориентация противодействующего лидера и группы в сторону официальной структуры и ее лидера

И, наконец, если претензии, выдвигаемые неофициальной груп­пой, объективны, то следует сменить официального руководителя В любом случае такие противоречия должны быть разрешены в кратчайшие сроки

Что касается нейтральной группы, то нередко ее нейтральность мо­жет вылиться в формальное, незаинтересованное отношение к слу­жебным обязанностям, тогда как противодействующая неофициальная группа может быть искренне заинтересована в искоренении недостат­ков и улучшении деятельности официальной системы в целом

Важное значение для повышения эффективности деятельности управляемой системы имеет благоприятный психологический климат в коллективе

Из всего многообразия определений «климат» коллектива в по­следнее время закрепляется понятие «социально-психологический климат», как наиболее полно отражающее суть дела Это понятие характеризует коллектив как объект исследования в политическом, правовом, нравственном и т п отношениях

На формирование социально-психологического климата коллекти­ва оказывают влияние как объективные условия так и субъективные факторы

Объективная основа духовного мира - это способ производства материальных благ социальные условия существования Наряду с экономическими и социальными факторами на формирование со­циально-психологического климата оказывает большое влияние со­знательная организационно-воспитательная работа органов управления, различных организаций, средств мас­совой информации (т е субъективный фактор)

Рассматривая психологический климат трудового коллектива, не­обходимо коснуться и такого важного момента, как коллективное мнение работников Коллективное мнение - это сложившееся на ос­нове общности интересов, целей и зада" совокупность представле­ний о всех сторонах жизни и деятельности данного коллектива Мне­ние коллектива с психологической точки зрения являются гласность, оперативность, правдивость Чем своевременнее и объективнее ин­формированы члены коллектива о задачах, ходе их выполнения, ус­пехе и недостатках в работе, практическом опыте передовиков, тем здоровее психологический климат в коллективе, тем лучше в конеч­ном счете и показатели работы

Создание нормального психологического климата в коллективе во многом зависит от стиля руководства Человек, как известно, сам управляет своим поведением и деятельностью в соответствии со своими потребностями, мыслями и чувствами, мировоззрением, по­этому проблема управления человеком - проблема актуальная

Известно, что система рассматривается как управляемая, если она обладае1 рядом свойств детерминированностью, динамичнос­тью, наличием управляемых параметров, свойствами усиления, обратной связью1 Человек, обладая основными свойствами управ­ляемой системы, и рассматривается как объект управления Исклю­чительная сложность и диалектическая противоречивость законо­мерностей, обусловливающий жизнедеятельность человека, делают его объектом, управление которым требует от руководителя глубоко понимания природы и движущих сил личности

Личность и коллектив, будучи самоуправляемыми системами одно­временно рассматриваются и как управляемые системы В практичес­ком плане это значит, что, если руководитель глубоко знает возглавля­емый коллектив и каждого его члена, умеет найти обоснованные формы и методы управления он получает возможность добиваться от подчиненных такой деятельное! и, которая успешно реализует приня­тые им решения

Важное значение для эффективной работы коллектива имеет сво­евременное разрешение возникших конфликтных ситуаций

Конфликты - явление социальное и их значение предупрежде­ние и преодоление - проблема не только психологическая Анализи­руя конфликты мы наблюдаем важное значение объективных проти­воречий общественного развития отражением которых в конечном счете является столкновение мнений и взглядов людей

Психологический конфликт представляет собой сложное психичес­кое состояние, в котором осознается противоречие внутренних и внеш­ний условий Конфликты можно классифицировать по следующим признакам по содержанию (характеру), по остроте и глубине пережива­ний, связанных о осознанием противоречий, по длительности времени, в течение которого актуально конфликтное состояние, по социальной значимо! поведений, в котором разрешается конфликт (поступком или проступком) по последствиям для личное ги и коллектива и т п

Общество развивается, как правило, на отношениях товарищеско­го сотрудничества и взаимопомощи людей в коллективе и такие свой­ства людей как коллективизм проявляющийся в способности жить и работать в коллективе, в идеале исключает конфликтность

Даже тогда, когда конфликтуют два человека, на выяснение при­чин и преодоление противоречий отвлекаются многие сотрудники

Крупные конфликты потрясают всю группу и могут привести к ее распаду, так как коллектив как система может существовать и разви­ваться только тогда когда она стабильна, нарушение же стабильно­сти может привести к разрушению системы

Конфликты неизбежны, их можно предупредить, если знать их ис­точники, причины и пути профилактики Одним из важных путей пре­дупреждения конфликтов является подбор качественного личного со­става и правильная расстановка кадров при учете совместимости характеров

Конфликты предупреждаются систематической воспитатель­ной работой с коллективом и личностью, которую проводит руководи­тель Ему, как и всему коллективу приходится не только воспитывать но и перевоспитывать отдельных людей, перестраивать их сознание, искоренять отрицательные привычки предрассудки

К профилактическим мерам предупреждения конфликтов относится знание членов коллектива, их индивидуальных особеннос­тей При соблюдении этого условия руководители могут предвидеть реакции членов коллектива на их действия и тем самым принять не­обходимые меры для предупреждения возможного конфликта Осо­бенно важно быть объективным и справедливым в распределении средств поощрения, в оценках деятельности сотрудников

Возникающие конфликты необходимо как можно быстрее и разум­нее разрешить, для этого существует два основных пути педаго­гический и административный

Педагогический путь обеспечивает сохранность коллектива, а вместе о тем его нравственно-психологическое развитие Основным средством педагогического влияния на конфликтующих является ме­тод убеждения, применяемый как индивидуально, так и коллективно

Административный путь необходим только в крайних случа­ях, когда при затянувшемся и крайне обострившемся конфликте при­меняется крайние меры, к которым относится удаление конфликтую­щего коллектива или его перевод в состав другого первичного коллектива Конфликт должен быть преодолен только на принципиальной основе о учетом особенностей психического склада личности, объективных данных о сложившейся обстановке


Тема 11. Понятие и значение делопроизводства в органах внутренних дел

Для совершенствования управления большое значение имеет правильная организация документационного обеспечения управлен­ческой деятельности

В органах внутренних дел также проводится работа по совершен­ствованию делопроизводства Она особенно активизировалась по­сле введения приказом МВД СССР №187 or 18 июня 1974 г в орга­нах внутренних дел государственных стандартов (ГОСТ 6 38-72 и ГОСТ 6 36-72)

Единая государственная система делопроизводства (ЕГСД) утверждена Государственным комитетом Совета Министров СССР по науке и технике постановлением № 435 от 4 сентября 1973 года

ЕГСД представляет собой научно упорядоченный комплекс правил, нормативов и рекомендаций по ведению делопроиз­водства, начиная с момента поступления или создания документов до сдачи их в архив

Основная цель ЕГСД - усовершенствовать на единой основе делопроизводство в учреждениях страны путем установления рацио­нальной организации форм и методов работы с документами, унифи­кации и стандартизации документов, механизации делопроизводст­венных процессов, довести до уровня общей нормы апробированные и оправдавшие себя на практике рациональные формы и методы слу­жебной информации

Основными элементами делопроизводства являются доку­ментирование и документооборот Документирование управлен­ческой деятельности заключается в записи по установленным фор­мам необходимой для управления информации, то есть в создании документов

Под документооборотом понимается движение документов в учреждении с момента их получения или создания до завершения исполнения и отправки Организация документооборота в каждом уч­реждении, в том числе в органах внутренних дел должна отвечать определенным требованиям каждое перемещение документа должно оправданным, необходимо исключить или ограничить возвратные перемещения документов

Тема 12. Документирование управленческой деятельности в органах внутренних дел

Слушателям следует обратить внимание на то, что документиро­вание управленческой деятельности производится путем записи по установленным формам необходимой для управления информации, то есть в создании документов. Основанием для создания доку­ментов считается необходимость удостоверения наличия и содержа­ния управленческих действий, передач информации, хранения и ее использования.

Документы (в соответствии с ГОСТ 16487-70) - это средство за­крепления различным способом на специальном материале инфор­мации о фактах, событиях, явлениях объективной действительности

Управленческие документы должны составляться в соответствии с правилами, установленными ГОСТ.

Фиксируется управленческая деятельность в основном организа­ционно-распорядительными документами (ОРД).

Основные группы ОРД:

организационные документы (уставы, инструкции, положения, и т. д.);

распорядительные документы (приказы, указания, распоряже­ния и др.);

справочно-информационные (письма, акты, справки и др.).

К подготовке документов предъявляются следующие требования:

юридические (подзаконность, полномочность и др.);

информационно-технические (соблюдение требований ЕГСД);

организационные (реквизиты и гриф).

Руководство проводит работу по сокращению объема служеб­ной переписки в органах внутренних дел. Отбор документов, необхо­димых и достаточных для работы учреждения, должен произво­диться на основе классификаторов участков и вопросов его конкретной деятельности.

При разработке документов рекомендуется придерживаться следующих этапов: (1)

уяснение цели документа;

определение, на кого рассчитан документ, способы его выражения,

составление плана документа;

подбора и изучения необходимых источников формирования до­кументов;

согласование документа и принятие

Наиболее употребляемые в управленческой деятельности виды документов:

Положение - правовой акт, определяющий порядок образования;

права и обязанности и организацию работы учреждения, структурного подразделения. Положения могут быть типовыми и индивидуальными.

Устав - правовой акт, определяющий структуру, функции и пра­ва предприятия, организации и учреждения. Устав - это своего рода свод правил, регулирующих основы организации и деятельности от­расли, учреждения, условия образования, состав, строение и другие вопросы деятельности.

Постановление - правовой акт, принимаемый высшим и некото­рыми центральными органами управления в целях разрешения наи­более важных и принципиальных задач, установление норм, правил поведения и др.

Решение — правовой акт, принимаемый в основном исполкомами местных Советов народных депутатов в коллективном порядке для решения важных вопросов жизни региона

Тема 13. Документооборот в органах внутренних дел

Стадии документооборота

Прием и первоначальная обработка корреспонденции

Исполнение документа

Отправка корреспонденции

Хранение документов

 Документооборот - это движение документов в учреждении с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки1.

Документ определяется как средство закрепления различным способом на специальном материале информации о фактах, событи­ях, явлениях объективной действительности и мыслительной дея­тельности человека. (ГОСТ 16487-70).

Документы в органах внутренних дел как носители информации могут подвергаться процессам поиска, хранения, преобразования и передачи.

Назначение документа в органах внутренних дел в основном сводится к:

фиксированию и сохранению информации или ее преобразова­нию и передаче;

официальному удостоверению событий, состояний, действий, имеющих значение для конкретного органа внутренних дел;

обеспечению контроля и проверки исполнения подчиненных под­разделений;

осуществления связи служб и подразделений между собой с дру­гими государственными органами, общественными организациями и гражданами.

Управленческие документы должны составляться в соот­ветствии с правилами, установленными ГОСТ 6.38-72.

Организация документооборота в каждом подразделении или уч­реждении должна отвечать определенным требованиям.

прохождение документов в органе должно быть оперативным, т е за минимально возможное время;

целенаправленно регулироваться и оптимально осуществляться,

следует исключить инстанции прохождения и действия с докумен­тами, не обусловленные деловой необходимостью;

каждое перемещение документа должно быть оправданным,

необходимо исключить или ограничить возвратные перемещения документов;

в порядке прохождения и в процессе разработки основных катего­рий документов необходимо добиваться максимального единообра­зия, для чего следует разрабатывать примерные схемы прохождения и обработки основных категорий и видов документов1.

Например, рассмотрим основные этапы документооборота.

1. Прием входящих документов. Входящие документы можно квалифицировать:

по направлениям деятельности:

управленческие (внутриорганизационные-распорядительные, отчетные, общего характера, административные, уголовно-процессуальные, оперативно-розыскные);

по степени секретности (совсекретные, секретные, ДСП, несе­кретные);

по участию лиц, заинтересованных в принятии документов (одно­сторонние, двухсторонние);

по характеру движения (входящие,

исходящие и внутренние);

по сложности решаемых вопросов (простые и комплексные).

2. Первоначальная обработка поступающих документов. Выяв­ление характера документов, откуда, полномочен ли орган внутрен­них дел принять этот документ и т. д.

3. Предварительное рассмотрение и распределение посту­пивших документов. Выявление компетентного адресата, уведомле­ния нового адресата исполнения и др.

4. Регистрация документов. Документы имея различные по со­держанию информации фиксируются в различных книгах (например, секретное или не секретное производство). Например книги: учета за­явлений и сообщений о преступлениях и учета информации в дежур­ной части органов внутренних дел.

5. Рассмотрение документов руководителем. Уяснение цели и содержания документа, подбор исполнителей, ознакомление или изучение документов и т. п.

6. Исполнение документов. Руководитель распределяет доку­менты по исполнителям и срокам исполнения. В ходе исполнения документов руководитель реализует функции контроля и проверяет исполнение.

Дела в архив сдаются после проведения экспертизы их ценнос­ти, заключающейся в определении их значения сроков хранения че­рез год после завершения их в делопроизводстве.

Отбор на постоянное и временное хранение, а также уничтожение документов и дел производится экспертными комиссиями в составе трех человек, комиссия утверждается руководителем органов внут­ренних дел. Документы, подлежащие государственному хранению, до передачи их в Главное архивное управление, хранятся в архивах МВД СССР - 15 лет, МВД, УВД - 10 лет, ГО (РО) ВД - 5 лет. Матери­алы по личному составу хранятся в органах внутренних дел 40 лет. Документами с временными сроками хранения могут быть уничтоже­ны в установлением порядке после их просмотра экспертной комис­сией, что оформляется соответствующим актом.

Считается, что в аппарате управления существуют два основных направления рационализации документооборота.

1. Организационное:

а) сокращение потоков документов;

б) регулирование документооборота;

в) совершенствование документооборота;

г) нормирование документационных работ.

2. Техническое - механизация всех процессов, связанных с дви­жением документов: применение оргтехники (множительной, печата­ющей и др.)

Тема 14. Понятие, задачи и направления научной организации труда в органах внутренних дел

В решении социальных и экономических задач значительная роль отводится научной организации труда (НОТ) вообще и управленчес­кой в частности. Внедрение НОТ является большой государственной задачей, делом большой государственной важности. Отсюда вытека­ет, что внедрение НОТ - обязанность каждого министерства, ведом­ства, должностных лиц и всех граждан.

Слушателям необходимо обратить особое внимание на понятие и содержание управленческого труда

Управленческий труд - это специфический вид общественного труда. Он осуществляется особой группой лиц с помощью специаль­но созданного аппарата управления. На производственные и иные социальные процессы он оказывает влияние через трудовые коллек­тивы и отдельных исполнителей.

Управленческий труд - это умственный труд, т. е. органическая составная часть всеобщего труда как специально обусловленного процесса между человеком и природой, между человеком и общест­вом. К основным видам управленческого труда относятся: труд по подготовке и принятию управленческого решения; труд по органи­зации исполнения решения; регулирование (как вид управленческого труда); работу по учету, контролю и подведению результатов; труд по переработке информации.

Приказом МВД РФ №86 от 12.02.97 г. «Об утверждении Времен­ного наставления по службе штабов органов внутренних дел» отме­чено, что штабы органов внутренних дел являются основными орга­нами управления и решают общие задачи:

- непрерывный сбор, анализ, оценка данных и организация адек­ватного реагирования;

- подготовка управленческих решений начальника органов внут­ренних дел;

- информационно-аналитическое и организационное обеспечение управленческих решений;

- подготовка проектов и реализация комплексных программ, пла­нов, иных управленческих решений;

- организация и совершенствование системы управления органа­ми внутренних дел;

-- организация изучения общественного мнения и др. 6 целях подготовки работы'

заранее разрабатывают нормативную базу типовые оперативные планы и методические документы на случай чрезвычайной ситуации

- накапливают и анализируют поступающую информацию,

- производят моделирование и оценку возможных ситуаций и пла­нируют процесс организации управления

Штабы организуют внедрение и эффективное использование АСу и информационного обеспечения. Обеспечивают внедрение единой технической политики путем:

- выдачи исходных данных на разработку технических средств,

- согласовывают технические задания на их разработку;

- осуществляют закупку необходимых средств вычислительной техники, внедрению современных компьютерных технологий и орга­низуют их эффективную эксплуатацию.

В связи с широкой компьютеризацией в управленческой деятель­ности органов внутренних дел, регламентированной рядом ведомст­венных актов. В частности приказом МВД РФ №229-1993 г., в кото­ром реализована концепция развития системы информационного обеспечения в форме интегрированных информационно-вычисли­тельных систем (ИВС).

В связи с широкими процессами компьютеризации в системе МВД РФ остро встает проблема защиты информации в системах и средст­вах автоматизации и связи.

Совершенствование учета и контроля в регистрационной и стати­стической работе осуществляется в процессе-

- регистрации и учета преступлений и административных право­нарушений и лиц, их совершивших,

- формирования статистических отчетов,

- подготовки справочной информации;

- организации контроля за своевременной регистрацией;

- внедрения перспективных информационных технологий и средств вычислительной техники и автомагизированных рабочих мест (АРМ) для обобщения и анализа информации, информационной поддержки решений оперативно-служебной деятельности органов внутренних дел;

- координации учетно-регистрационной и статистической дея­тельности

Для повышения научной организации труда в деятельности орга­нов внутренних дел штабные подразделения проводят следующие мероприятия

- распределяют и закрепляют в должностных инструкциях обязан­ности, права и ответственность сотрудников,

- определяют распорядок и режим работы,

- обеспечивают информационно-аналитическими материалами,

- планируют работу;

- организовывают исполнение решений,

- организуют контроль, учет и оценку деятельности исполнения нормативных актов;

- обеспечивают современными средствами вычислительной тех­ники и их эксплуатацию;

- внедряют положительный опыт работы

Все эти меры научной организации труда направлены на повышение эффективности управленческой деятельности, которая оказывает позитивное влияние на деятельность органов внутренних дел в борьбе с преступностью и обеспечением правопорядка.

Основными направлениями организации труда в органах внутренних дел являются: рациональное использование рабочего времени; рационализация трудовых операций и процессов; улучше­ние условий труда, и организации рабочих мест1.

Тема 15. Рациональная организация

использования рабочего времени сотрудников органов внутренних дел

Рациональная организация рабочего (служебного) времени являет­ся необходимым условием повышения производительности и эффек­тивности общественного труда Одним из значительных резервов по­вышения эффективности производства является ликвидация потерь рабочего времени, устранение неритмичности в работе Время пред­ставляет собой своеобразную материальную ценность Во времени протекает вся жизнедеятельность человека и общества Особенность времени состоит в том, что оно течет беспрерывно и бесповоротно Его не возможно остановить, а тем более накапливать и сохранять

Свойство невосполнимости определяет особую значимость про­блем экономии времени Закон экономии времени выступает как все­общий экономический закон, присущий всем общественно-экономи­ческим формациям и действующий объективно, независимо от воли и сознания людей Основным требованием этого закона является экономия, сбережение времени, то есть стремление к тому, чтобы при наименьших затратах времени производить большее количество материальных благ и других ценностей

Закон экономии времени распространяет свое действие не только на труд в сфере материального производства, но и в непосредствен­ной сфере, в том числе и на труд всех работников органов внутрен­них дел, независимо от их должностного положения и специфики вы­полняемых функций Объективное проявление этого закона применительно к деятельности органов внутренних дел состоит в осуществлении различных операций по управлению с наименьшими затратами, что позволяет повысить эффективность управленческого труда, перевести его на рельсы интенсификации

При рассмотрении вопросов рационального использования слу­жебного времени сотрудниками органов внутренних дел необходимо уяснить ряд понятий, связанных с категорией служебного (рабо­чего) времени

Время каждого работающего человека делится на рабочее и нера­бочее Рабочим считается время, в продолжении которого работник занят общественно обязательным трудом непосредственно на своем рабочем месте Применительно к характеру деятельности большин­ства сотрудников органов внутренних дел под рабочим местом сле­дует понимать не только служебный кабинет но и любое другое мес­то, где они могут выполнять возложенные на них задачи

В сфере производства рабочее время по отношению к работникам измеряется такими основными показателями, как рабочий день, фонд и бюджет рабочего времени за определенный период (неделю, месяц, квартал, год и т д) Эти измерители вполне применимы и к рабочему времени всех сотрудников органов внутренних дел

Рабочий день представляет собой ту часть времени суток, в течение которой сотрудник находясь в помещениях органа внутренних дел или, в силу служебной необходимости в ином месте, расходует свою умственную и физическую энергию на выполнение управленческих функций как в сфере борьбы с преступностью и охраны общес1 венно­го порядка, так и в области внутриорганизационноё деятельности

Фонд рабочего времени складывается из общего ра­бочего времени, которым располагает отдельный сотрудник или иная совокупность сотрудников (группа сотрудников, подразде­ление, орган внутренних дел в целом, группа органов и т п / в тече­ние определенного периода, например, день, неделю, месяц год Он рассчитывается в человеко-днях или в человеко-часах

Потерянное время в сфере управления эквивалентно невыпол­ненным трудовым операциям. Цена потерь времени бывает весьма велика в некоторых сферах деятельности, в том числе и в органах внутренних дел, где своевременность принятия решений и их реали­зация, оперативность действий приобретает большое значение, по­скольку упущенное время может повлечь весьма тяжкие, а порой не­обратимые последствия.

Потери времени могут возникать по различным причинам, в том числе, в связи с нарушением трудовой дисциплины (опоздания и преждевременные уходы с работы, отвлечение в рабочее время на посторонние занятия и прочее).

Только при высокой дисциплинированности, что включает в себя высокую степень организованности и безупречного исполнитель­ность, возможно устранить потери времени по вине работающего, бе­режно его расходовать и тем самым повысить эффективность труда

Потери времени могут возникать и по другим причинам. Так, на­пример, небрежность, невнимательность, недостаточные квалифика­ция и опыт некоторых работников органов внутренних дел вызывают необходимость повторного выполнения тех или иных управленческих операций, на что расходуется дополнительное время как этих сотруд­ников, так и руководителей

Большие потери времени складываются в процессе выработки уп­равленческих решений в тех случаях, когда руководители органов внутренних дел излишне централизуют принятие решений по второ­степенным вопросам или когда они уклоняются от принятия решений, нечетко формулируют задачи подчиненным и т. п.

Значительные резервы экономии времени содержатся в упоря­дочении проведения совещаний и других коллегиальных мероприя­тий, разумном сокращении переписки и излишней отчетности и т. д

К числу факторов, оказывающих влияние на экономию служебно­го времени сотрудников органов внутренних дел, следует отнести в целом весь уровень рационализации рабочих операций, с осуществ­лением которых связан процесс подготовки, принятия и реализации управленческих решений; условия работы и организация рабочего места, а также психофизиологические явления, возникающие в про­цессе трудовой деятельности.

Рациональная организация индивидуального служебного времени основывается на учете и анализе затрат рабочего времени и его пла­нировании.

Исследования действительных затрат рабочего времени имеет важное значение для более полного выявления и использования ре­зервов повышения эффективности труда. Изучение фактического распределения времени на выполнение рабочих операций вскрывает существующую картину характера трудовых процессов и их про­должительность.

Данные учета фактического расходования времени являются ос­новой организации личной работы, базой для анализа затрат време­ни. Результаты анализа дают возможность оценить существующее положение дел с организацией рабочего времени, изучить структуру расходования времени на различные виды трудовой деятельности, определить среднеориентировочные затраты времени на выполне­ние тех или иных видов работ, выработать рекомендации по улучше­нию планирования и использования рабочего времени и т. д.

Учет затрат и анализ бюджета служебного времени осо­бенно нужен тем сотрудникам, у которых систематически возникают затруднения с выполнением всего необходимого объема работы. Изучение фактических затрат служебного времени дает возможность таким сотрудникам определить, на что ими расходуется фонд слу­жебного времени, выявить затраты времени на выполнение различ­ных видов работ, выделить непроизводственные затраты времени и их соотношение, установить, рационализация каких работ необхо­дима в первую очередь.

Цели учета и анализа фактических затрат служебного вре­мени могут быть различны. Однако во всех случаях задача заключа­ется в том, чтобы в результате исследования бюджета времени полу­чить наиболее полные и объективные данные. Для этого необходимо соблюдать определенные требования.

К. ним относятся требования проведения изучения затрат служеб­ного времени в таких масштабах, которые бы исключили различ­ного рода случайности и обеспечили объективное представление о бюджете рабочего времени той или иной категории сотрудников ор­ганов внутренних дел. Для этого рекомендуется изучить затраты вре­мени достаточно большой группы сотрудников и осуществлять его на протяжении сравнительно продолжительного периода, в течение ко­торого были выполнены все трудовые операции, встречающиеся в деятельности этой категории работников.

При проведении исследований важно принимать во внимание специфические условия деятельности сотрудников. Для этого целесообразно изучать бюджет времени таких групп сотрудников, ко­торые работают в примерно одинаковых условиях (например, в горо­де, в сельской местности).

В процессе исследования необходимо учитывать не только основ­ные виды работ, требующие больших затрат времени, но и также, ко­торые кажутся на первый взгляд небольшими. В своей совокупности они влияют на характер распределения общего бюджета времени.

В связи с этим возникает вопрос о классификации видов деятель­ности, который лежит в основе методики изучения бюджета времени. Причем для различных категорий сотрудников на том или ином уровне системы органов внутренних дел необходима разработка соответ­ствующей классификации видов деятельности в силу присущих им особенностей.

В бюджете времени, представляющем сложную систему, отража­ется многообразие видов работ, относящихся к различным уровням. Исходя из этих уровней можно выделить макроструктуру деятельно­сти сотрудников органов внутренних дел. Так, например, работы, свя­занные с осуществлением контрольных функций в деятельности ру­ководителей органов внутренних дел, можно отнести к среднему уровню, входящему в макроструктуру (более высокий уровень) - ор­ганизационную деятельность руководящего состава. В своя очередь, контрольные функции распадаются на ряд микроструктур:

а) проверку выполнения приказов, указаний;

б) проверку дел и материалов;

в) проверку несения службы дежурными нарядами и т. п.

С другой стороны, функциональные обязанности реализуются в различных формах. В нашем примере работы, отнесенные к выпол­нению контрольных функций, могут осуществляться в форме приема сотрудников по служебным вопросам, заслушивания докладов, изу­чение материалов, документов, посещение рабочих мест и т. д.

Разбивка и группировка конкретных работ и затрат време­ни на них должны строиться по определенному основанию или ряду оснований в зависимости от целей и задач исследования.

Классификации должен предшествовать полный учет и со­ставление перечня всех фактически встречающихся видов работ в деятельности определенных категорий сотрудников. Только после этого можно приступить к классификации видов деятельности по тому или иному основанию (категории) и исследованию структуры затрат служебного времени. Например, различные конкретные рабо­ты, выполняемые руководителями органов внутренних дел, можно классифицировать по следующим основаниям:

1) по видам деятельности (руководство работой непосредственно подчиненных, административная работа, личная работа по преду­преждении и раскрытию преступлений и т. д.);

2) по основным направлениям органов внутренних дел (админис­тративная деятельность, оперативно-розыскная деятельность, про­цессуальная деятельность);

3) по чьей инициативе выполняется работа (собственной, подчи­ненных, вышестоящего руководства и т. д.);

4) по форме деятельности (совещания и собрания, прием сотруд­ников и граждан, посещение рабочих мест сотрудников, работа с до­кументами, телефонные переговоры и т. п.);

5) по степени рационализации затрат служебного времени (полез­ные затраты времени, потери служебного времени, которые могут возникать: а) по организационно-техническим причинам, б) по вине работающего, в) в результате выполнения ненужных работ).

Осуществляя учет выполненных работ и затрат времени на них необходимо придерживаться избранной классификации, иначе не бу­дет получено результата, достаточно верно отражающего действи­тельную картину.

Так, если проводится изучение затрат времени на выполнение ви­дов работ по их функциональному назначению, то нельзя виды дея­тельности подменять формами их осуществления. В противном слу­чае, учет только формы, например, такой, как «прием сотрудника», не позволяет определить, какой вид работы был произведен, так как принимать сотрудника можно и для осуществления контроля за его деятельностью, и для проведения воспитательной работы, и для его инструктажа и т. д.

При подготовке к изучению фактического бюджета служебного вре­мени, важно определить метод учета затрат рабочего времени. Сейчас разработаны и широко применяются в различных отраслях на­родного хозяйства разнообразные методы фиксации расходования рабочего времени, в том числе опрос или анкетирование, моментные наблюдения, фотография, самофотография, хронометраж, самохро­нометраж и другие. Они отличаются друг от друга областью примене­ния, техникой учета и записи результатов измерения затрат времени, способом оценки и т. д.

При опросе (анкетировании) сотрудники в устной или письмен­ной форме сообщают о перечне выполняемых ими работ и пример­ном времени, затраченном на их осуществление. Данный метод при­годен, для изучения бюджета рабочего времени тех сотрудников, которые постоянно выполняют небольшое число одних и тех же тру­довых операций.

Метод моментальных наблюдений состоит в том, что специ­ально выделенный наблюдатель путем периодического обхода рабо­чих мест фиксирует фактически выполняемые на момент наблюде­ния сотрудником или сотрудниками виды работ и затраты времени на их осуществление. Этот метод требует значительного числа квалифицированных наблюдателей, психологически отрицательно дейст­вует на обследуемых и эффективно может использоваться в отноше­нии тех работников, которые выполняют свои функции постоянно на 'Одном рабочем месте.

Фотографирование рабочего дня отличается от метода мо-"Ментных наблюдений тем, что наблюдатель на протяжении опреде­ленного периода времени (в течение рабочего дня или его части) фиксирует затраты времени на все выполняемые работником виды Трудовой деятельности.

Метод самофотографии заключается в том, что работающий сам ежедневно фиксирует на специальной карте (таблице, журнале) все виды работ и время затраченное на их осуществление. С орга­низационно-технической, экономической и психологической точек зрения этот метод является наиболее доступным и достаточно эф­фективным.

Фотографирование и самофотографирование рабочего дня про­водится путем учета затрат времени с точностью до минут. Этим они отличаются от хронометража и самохронометража, где отсчет време­ни ведется в секундах.

С целью рациональной организации личной работы учет и анализ служебного времени целесообразно осуществлять и индивидуально каждым работающим. Такой учет можно вести с разной степенью де­тализации. Начинать следует с ежедневного укрупненного учета работ и затрат времени без подробной детализации. Учет можно вести в обычном блокноте в произвольной форме, но с обязательным указа­нием содержания выполненной работы, времени ее начала и оконча­ния, завершена она, или нет. Более эффективно учет работы осуще­ствляется при использовании оргблокнота. Такой учет позволит регистрировать и оценивать весь объем работы и время, необходимое для его выполнения. Последующий анализ данных самоучета позво­ляет сопоставлять фактически выполняемую работу с функциональ­ными обязанностями, выявлять потери времени и причины их потерь, определять наиболее рациональный порядок и последовательность видов работ и даст возможность реально планировать личную работу.

Организация учета затрат времени связана с преодолением опре­деленного психологического барьера, вызываемого различными при­чинами. Возникающие у некоторых сотрудников сомнения в полезно­сти и необходимости этой работы порождаются, в частности, опасением, что в последствии могут быть установлены в качестве нормы работы слишком короткие промежутки времени, в течение ко­торых будет невозможно выполнять работу в полном объеме. Подоб­ные сомнения, конечно, безосновательны. Более того, работающим весьма важно оценить свою работу по степени ее трудоемкости. Сле­довательно, они должны быть заинтересованы в том, чтобы учесть и проанализировать все этапы работы, степень сложности управлен­ческих операций и необходимые затраты времени на их выполнение.

Другая причина заключается в опасении, что измерения за­трат служебного времени могут разрушить то представление, кото­рое создалось на основе интуитивно оцениваемой (в определенном смысле) и поэтому несколько преувеличенной напряженности труда. Видимость перегрузки и трудового рвения нельзя сохранить там, где работа будет учтена и измерена во всех аспектах.

И последняя причина заключается в неумении, а в некоторых слу­чаях, в нежелании отдельных работников учитывать расходование своего служебного времени из-за отсутствия привычки и навыков. Бе­зусловно, планомерный и целеустремленный учет и самоучет времени требует определенных волевых усилий и концентрированного ус­тойчивого внимания.

Вопреки довольно распространенному предрассудку, что учет и регламентация работы соответствуют лишь интересам администра­ции и противоречат интересам работника, специально отметим, что они одинаково важны для тех и других. Специалисты в области уп­равленческого труда справедливо отмечают, что с точки зрения инте­ресов служащего очень важно, чтобы были проанализированы все этапы его работы и чтобы руководителю были известны степени сложности труда подчиненного и необходимые для выполнения его работы затраты времени. Если этого не происходит, то как показыва­ет практика, такое положение приводит. Как правило, к чрезмерным требованиям и необъективной оценке работы сотрудника.

Основным содержанием рациональной организации служебного времени является правильное планирование различных видов ра­бот и времени, необходимого для их выполнения. Без планирования личной работы на определенный период времени (день, неделя, ме­сяц, и т. д.), без максимально полного выполнения этого плана и чет­кого распорядка дня сотрудники органов внутренних дел вряд ли смо­гут плодотворно организовать свою личную работу. План личной работы представляет собой, по существу, целесообразное распреде­ление подлежащих выполнению дел в соответствии с бюджетом вре­мени. Такой план должен предусматривать время, необходимое для выполнения соответствующих управленческих операций, уменьшать опасность планирования видов работ, не обеспеченных временем. Го­воря иными словами, планы личной работы должны быть реальными.

Чтобы обеспечить реальность планам личной работы, при их разра­ботке необходимо представлять, хотя бы ориентировочно, какой отре­зок времени потребуется для выполнения тех или иных мероприятий (видов работ). Таким образом, научно обоснованное планирование личной работы тесно связано с проблемой разработки нормативов уп­равленческой деятельности, что, по существу, означает нормирование времени, т. е. определение количества служебного времени, необхо­димого для выполнения тех или иных управленческих операций.

Решение проблем нормирования труда большинства сотрудников органов внутренних дел является весьма сложной задачей, посколь­ку умственную, творческую работу трудно увязать с точно определя­емой заранее продолжительностью времени, даже на выполнение аналогичных видов работ.

На основе изучения полного цикла конкретной управленческой де­ятельности по его структуре и элементам рабочего времени может быть построена система среднеориентировочных норм труда для конкретных категорий сотрудников органов внутренних дел, занятых управленческим трудом.

Среднеориентировочные затраты времени должны рассчитывать­ся дифференцировано для органов внутренних дел с учетом конкрет­ных условий, в которых им приходится функционировать. Нет сомне­ния в том, что при разной площади территории обслуживания, плотности населения, штатной численности, различии транспортных связей, отдаленности населенных пунктов и т. п., нормативы, пригод­ные, например, для органов внутренних дел, расположенных в евро­пейской части страны, не будут подходить для Дальнего Востока, Яку­тии и Магаданской области.

Следует отметить, что на распределение бюджета времени влия­ют и другие факторы, в частности, численность и квалификация личного состава, размеры территории обслуживания и его характери­стика (сельская, городская местность, развитие промышленности и т. д.), оперативная обстановка, время года, (летние месяцы в курорт­ных городах, период навигации в городах с морскими, речными порта­ми и т. п ). личные качества сотрудника и другие обстоятельства. На­пример, при большой численности инспекторского состава и следователей начальнику следует основное время уделять организа­ции их работы и контролю за деятельностью подчиненного состава. И наоборот, в органе внутренних дел, где численность личного соста­ва невелика, руководителю целесообразно выделить больше време­ни на личное участие в проведении оперативно-розыскных и других мероприятий, направленных на предупреждение и раскрытие совер­шенных преступлений.

Таким образом, определение среднеориентировочных затрат слу­жебного времени, необходимых для выполнения встречающихся ви­дов работ, и знание их примерной повторяемости за конкретные пе­риоды времени могут послужить исходной основой для:

планирования служебных заданий и времени на их выполнение;

составление планов и графиков работы;

вывод об эффективности работы сотрудников, подразделений и органов внутренних дел в целом;

установления критериев оценки штатной численности;

разработки конкретных планов мероприятий по установлению не­достатков в работе органов внутренних дел, отстающих от среднего уровня.

Личное планирование работы сотрудниками органов внутренних дел

Слушателям необходимо усвоить основные элементы организа­ции и использования личного времени: учет выполняемых работ и фактических затрат времени на них; разработка оптимального режи­ма труда, планирование времени.

Разработка оптимального режима труда сотрудников предусмат­ривает исследование структуры затрат рабочего времени, выявление излишних потерь рабочего времени, рационализацию труда.

Учет фактических затрат времени сводится к следующим элемен­там:

определение перечня работ;

выявление устойчивых факторов, влияющих на трудовой процесс;

учет времени, затраченного по операциям