вв. ВКР.pdf. Теоретические основы документооборота
 Скачать 1.76 Mb.
|
|
1.2 Способы совершенствования документооборота На данный момент среди существующих способов, направленных на совершенствование документооборота можно выделить две основные группы: сокращение объема документооборота и совершенствование технологии документооборота. К числу способов сокращения объема документооборота относят процедуры прохождения документов в организации: составление маршрутных карт, составление оперограмм, схем движения документов, разработку рациональных схем документооборота и создание моделей управленческого документооборота. Ко второй группе можно отнести оптимизацию процедур подготовки и оформления документов, упорядочение нагрузки во времени с целью равномерного распределения[30]. Сокращение объема документооборота можно связать с регламентацией документирования, созданием унифицированных систем документации (УСД), разработкой требований к унифицированным текстам, уменьшением количества внутренних документов, а также с использование бездокументной связи. Главным условием сокращения объемов документации является упорядочение при их возникновении. К основному методу упорядочения процесса документирования относится унификация отдельных групп документов и всей системы делопроизводства в целом. В делопроизводстве унификация понимается как приведение документации к единой форме, системе, единообразию. Необходимость унифицировать документы возникает тогда, когда различные действия, предметы и в частности документы начинают повторяться. На практике это можно выразить в создании различных систем документации, которые строго устанавливают состав форм применяемых документов и порядок пользования ими. При 18 унификации устраняются документы, которые создаются по привычке и не соответствуют требованиям учреждения. Однотипные формы документов заменяются единой[20]. Например, в соответствии с Постановлением Правительства РФ от 29.12.2014 составление служебного задания для направления работника в командировку и отчет о его выполнении не обязателен и это вполне может способствовать сокращению объема документации. Состав унифицированных документов, закрепляется в табеле и альбоме форм документов, которые имеют нормативный характер и подписываются руководителем. Табель форм документов – это систематизированный перечень используемых в организации документов. Табель выполняет функцию справочника и является способом нормативного закрепления состава документов применяемых в организации и процедур их подготовки. Табель предназначен для: - оптимизации состава применяемых в организации форм документов; - классификации применяемых форм документов; - нормативного закрепления и унификации процедуры подготовки управленческих документов в организации; - унификации форм документов; - упорядочения документной базы организации в целях повышения эффективности использования компьютерных технологий в управлении. В Табеле указываются следующие реквизиты: код документа по общероссийскому классификатору управленческой документации или отраслевому классификатору, наименование формы документа, адрес, виза, место регистрации, срок исполнения, срок хранения. Также Табель может содержать такие графы как периодичность составления, годовая потребность и дата представления. Табель ежегодно пересматривается, в него вносятся коррективы, которые отражают изменения в задачах и функциях организации[6]. Кроме того, поскольку в Табеле содержатся все основные этапы подготовки документов, он также является средством оптимизации документооборота, с помощью него осуществляется контроль над деятельностью исполнителей, исключается возможность создания непредусмотренных документов. При установлении в Табеле годовой потребности каждой формы документа сужается количество изготовленных бланков. Современный подход к Табелю совсем другой. При регламентации бизнес-процессов, разработке блок-схем, выявления всех документопотоков и их состава Табель документов постоянно пополняется, в него включаются документы и информация в процессе анализа всех функции организации, т.е. Табель подлежит постоянному ведению. 19 С целью фиксации результатов управления документацией изначально должна быть разработана и утверждена форма Табеля, а также стоит назначить подразделение, в ведении которого будет его пополнение. Табель как документ должен включать в себя титульный лист, содержание, список сокращений и условных обозначений и собственно перечень форм, представленный в табличном виде. Для более удобного поиска форм документов к Табелю составляется алфавитный указатель, который разрабатывается на основе классификатора видов документов. При разработке таблицы Табеля можно использовать: - таблицу Классификатора форм; - имеющийся в организации классификатор бизнес-процессов; - классификатор вопросов, который служба делопроизводства использует для предварительного рассмотрения документов. К Табелю обязательно разрабатывается своя главная таблица, т.е. перечень разделов, которые могут отражать направления деятельности организации или наименования структурных подразделений: Альбом форм документов — это список унифицированных форм документов, которые применяются для документирования деятельности организации. Альбом как список форм документов должен отражать структуру Табеля, т.е. главные таблицы и порядок систематизации наименований форм документов внутри разделов. Для разработки и создания Альбома форм документов, нужно по каждому документу отобрать несколько лучших образцов. Далее следует дать развернутую характеристику каждого вида документа по следующей схеме: - информация, которую несет в себе документ, его назначение; - состав реквизитов с учетом требований ГОСТ Р 6.30-2003; - унифицированный текст документа. Если Альбом ведется как сборник бумажных форм документов, его страницы можно не нумеровать, тогда поиск нужной формы осуществляется по коду документа. Когда Табель и Альбом ведутся в электронной форме стоит выделять в них 2 части: 1. действующие формы; 2. отмененные формы. Если Альбом ведется в бумажной форме можно поддерживать несколько версий форм документов, формировать последовательно за действующей формой все предыдущие ее версии. 20 Полномочия по ведению Табеля и Альбома форм документов, делегируются службе делопроизводства, должны быть установлены приказом руководителя организации. Таким образом, унификация позволяет упорядочить образование документов и тем самым сократить объем документооборота. 1. 3 Внедрение СЭД как способ совершенствования документооборота В наше время активно развиваются технологии, электронно-вычислительная техника и внедряются автоматизированные системы делопроизводства, в связи с этим появляется возможность использования электронного документооборота[29]. Автоматизированная работа с документами осуществляется с использованием персональных компьютеров и автоматизированных рабочих мест (АРМ). Автоматизированное рабочее место – это рабочее место специалиста, оснащенное персональным компьютером и программным обеспечением. Также АРМ содержит совокупность информационных ресурсов индивидуального и коллективного пользования, с помощью которых ведется обработка данных, и принимаются решения при выполнении управленческих функций. Оснащенный совокупностью автоматизированных рабочих мест сотрудников отдел, становится автоматизированным подразделением. Вся или значительная часть рутинной работы в этом отделе выполняется с помощью компьютерной техники. Специалисты также могут вмешиваться в процесс решения задач при обработке данных, составляя информацию, позволяющую принимать обоснованные решения[14]. Компьютер становится главным помощником сотрудника, повседневным орудием труда, включаясь в технологию работы. Компьютерная техника позволяет сократить поток бумажных документов, снизить трудоемкость выполняемых работ, повысить профессиональный уровень работников и создать комфортные условия для работы. Не зависимо от технологии организации работы, используемой в организации (ручная, автоматизированная), сотрудник несет полную персональную ответственность за весь процесс обработки документов. Также сотрудник выступает в роли оператора персональной электронно-вычислительной машины и становится участником процесса автоматизированной обработки информации. Структура автоматизированного рабочего места сотрудника содержит пять основных компонентов: 21 1. персональный компьютер (ПК); 2. программное обеспечение – комплекс программ для обработки информации; 3. систему документации для пользователя, систему справок и указателей, систему подсказок, систему обнаружения ошибок; 4. средства настройки АРМ; 5. средства эксплуатации АРМ. Также автоматизированное рабочее место комплектуется методическими рекомендациями и справочниками по использованию программ, а также регламентом по обработке информации[29]. Каждое АРМ разрабатывается в соответствии с организацией службы делопроизводства и конкретными обязанностями работников. Также в системе предполагается наличие следующих рабочих мест: автоматизированное рабочее место руководителя службы делопроизводства, АРМ подготовки проекта документа и согласования. К современным техническим средствам автоматизации информационно– управленческой деятельности относятся: 1) персональные компьютеры, объединенные в сети; 2) пишущие машинки (электронные); 3) системы для обработки текстов; 4) копировальные машины; 5) телефон, факс; 6) средства для ввода документов и поиска информации (магнитные диски и ленты, микрофильмы, диски с оптическими записями); 7) электронная почта; 8) системы видеонаблюдения; 9) локальные компьютерные сети. Автоматизированное рабочее место руководителя должно отвечать следующим требованиям: - непрерывно пополняемая достоверная информация; - наличие базы данных, программных средств, регулирующих управленческую деятельность; - связь с другими организациями; - возможность накопления памяти для хранения документации. Основные требования к АРМ подготовки проектов документов относят следующее: обеспечение доступа к банку текстовых шаблонов и поисковой системе, работа с 22 персональной базой данных и другими базами, наличие технического оборудования для печати документов. Неотъемлемой частью установления порядка работы с документацией в организации являются электронные офисные системы. Офисная система координирует использование электронных методов обработки, хранения, передачи информации. Офисные системы позволяют: 1. сформировать единое информационное пространство организации; 2. оптимизировать процессы совместной работы с документами; 3. автоматизировать документооборот, вести учет и контроль; 4. создать единую базу электронных документов; 5. внедрить электронный документооборот с использованием электронной подписи; 6. минимизировать затраты времени на рутинные операции. Современные офисные системы – это совокупность технологий, ориентированных на совместное использование электронных методов обработки, передачи, сбора, хранения управленческой документной информации[29]. Офисные системы адаптируются под специфику организации, имеют достаточный функционал и дополнительные приложения, расширяющие возможности по управлению документацией. Задачи офисной системы: - интеграция делопроизводственных технологий в единый процесс; - ликвидация бумажной документации; - автоматизация рутинных операций; - обеспечения сохранности, достоверности и целостности информации; - создание гибкой системы разделения информации; - установление уровней защиты информации; - осуществление эффективного поиска информации; - организация одновременного доступа к документам пользователей. Функции офисной системы: 1) составление, подготовка и редактирование документов; 2) регистрация документов; 3) контроль исполнения документов; 4) хранение документов; 5) приём документов; 6) формирование дел; 7) подготовка к хранению. 23 Стоит рассмотреть несколько популярных офисных систем, к ним можно отнести: 1. Система «Дело». Регистрация входящей и исходящей документации, перевод документов в электронный вид, быстрый поиск и надежное хранение, контроль исполнения, подготовка проектов документов, построение маршрутов движения документов, все эти функции объединены в системе «Дело»[22]. Система «Дело» была разработана компанией «Электронные офисные системы» (ЭОС) – решение, которое обеспечивает автоматизацию делопроизводства, а также введение электронного документооборота в учреждении. Такая система эффективно используется в организациях разного масштаба (как больших компаниях, так и в крупных холдингах и структурах). Первую версию системы выпустили в 1996 году, она первая получила государственный сертификат наивысшего качества, выданный Центром сертификации Центрального региона (ЦСЦР) Госстандарта РФ. В настоящее время систему «Дело» используют более двух тысяч компаний, учреждений, организаций в России, а число установленных автоматизированных рабочих мест более 140000. Двенадцать субъектов Федерации успешно реализуют программы автоматизации всех уровней органов власти на базе системы «Дело». Сегодня программа электронного документооборота «Дело» фактически стала отраслевым стандартом по автоматизации в России. Многолетний опыт и высокий уровень профессионализма сотрудников электронных офисных систем обеспечивает успешное внедрение системы и ликвидации проблем с эксплуатацией в будущем. Система обеспечивает как полноценное управление электронными документами, так и автоматизацию бумажного документооборота организации. Это создает решение для полной автоматизации любого уровня, а также осуществляет переход к современным технологиям ведения делопроизводства[14]. С учётом потребностей заказчика на основе системы «Дело» можно реализовать: - автоматизацию бумажного (традиционного) делопроизводства; - внедрение безбумажных технологий (полностью электронный документооборот); - бумажно-электронный документооборот (смешанный). Сама программа документооборота «Дело» легко настраивается, обладает широкими возможностями для адаптации под характеристику и особенности организации. В целом система «Дело» обеспечивает: - настройку системы в соответствии со структурой учреждения, методами управления делопроизводством и порядком документооборота, а также контролем дальнейших изменений; 24 - соблюдение требований стандартов в области ведения документооборота и информационной безопасности; - масштаб работы. Автоматизированная система документооборота «Дело» обладает неограниченной возможностью «увеличения охвата» и привлечения новых пользователей, ей одновременно могут пользовать несколько тысяч пользователей; - решение задач автоматизации любого уровня сложности; - работа в сети интернет. В системе реализован веб-интерфейс для предоставления доступа к документам, который обеспечивает простой доступ к внутреннему документообороту с любого компьютера (локального или удаленного) через сеть Интернет; - распределенный документооборот. Электронное делопроизводство позволяет осуществлять обмен юридическими документами между организациями или подразделениями. При этом соблюдаются все нормы (законодательные, делопроизводственные), а подлинность и конфиденциальность обеспечена средствами криптозащиты информации; - работа с большим количеством документов. Система позволяет работать целому потоку пользователей с большими массивами документов. Реальные возможности системы это четыре миллиона документов и свыше пятисот одновременно работающих пользователей. Система «Дело» соответствует таким законодательным и нормативно-методическим требованиям в области управления как: 1. ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации», «Об архивном деле РФ» и т.д. 2. Национальные стандарты. ГОСТ Р ИСО 7.0.8 - 2013 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», ГОСТ Р 6.30 – 2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», ГОСТ Р 34.10-2001 «Криптографическая защита информации. Процесс формирования и проверки электронной цифровой подписи» и т.д. 3. Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ), типовые инструкции по делопроизводству. Также система может включать в себя несколько продуктов, например: 1. «Дело – Предприятие» – многопользовательская сетевая версия, предназначенная для автоматизации делопроизводства в масштабе всей организации. 2. «Дело – Секретарь» – полнофункциональная однопользовательская версия, которая поставляется с системой управления базами данных Microsoft Data Engine (MSDE). Данная версия предназначена для автоматизации делопроизводства малых организаций, 25 обеспечивающей обмен по электронной почте на уровне «исходящих–входящих документов»[14]. Второй вид офисной системы «1С: Документооборот». Служит для автоматизации документооборота и управления взаимодействием сотрудников, обеспечивает автоматизацию полного цикла обработки документов (входящих, исходящих и внутренних) в организации с поддержкой электронного и бумажного документооборота. «1С: Документооборот» - это продукт, который обеспечивает централизованное хранение, поиск, оперативный доступ и эффективную работу с документацией. Система не имеет отраслевой специфики и эффективно используется в различных коммерческих предприятиях, холдингах или в бюджетном секторе. «1С: Документооборот» создан на технологической платформе «1С: Предприятие 8.2» и открывает новые возможности в решении задач интеграции учёта ресурсов и управления документами, выражая высокий уровень организации электронного документооборота. Программа не зависит от типа системы управления базой данных, в ней могут работать множество пользователей, и существует возможность управлять содержанием документа на протяжении его жизненного цикла. В программе «1С: Документооборот» поддерживается гибкая система генерации регистрационных номеров документов в зависимости от вида документа, даты, корреспондента и подразделения. На новый документ заводится регистрационная карточка, пользователь настраивает её вид и набор полей для каждого вида документа. Можно добавлять и удалять дополнительные поля и выводить документ на печать. В программе ведется учёт обращений граждан, а также предусмотрены настройки позволяющие ограничить доступ работников к входящей документации и персональным данным о физических лицах. Внутренняя документация хранится в особой структуре, которая нужна для упорядочения документов и ограничения прав к ним. Программа позволяет работать с разного типа файлами, такими как: тексты, изображения, аудио- и видеофайлы, архивы, офисные документы. С файлами, хранящимися в информационной базе можно провести ряд операций: посмотреть, редактировать, сохранить и т.д. Система «1С: Документооборот» позволяет: 1. работать с системой через веб-браузер; 2. упорядочить работу с документами; 3. сократить время поиска документов; 4. повысить качество документов; 5. исключить возможность утери документов. 26 В программе предусмотрен полнотекстовый поиск по содержимому файлов и по всем полям учётной карточки. В «1С: Документооборот» реализованы следующие бизнес-процессы: 1. Рассмотрение документа руководителем, проставление резолюции и возвращение к автору. 2. Исполнение документа путем передачи его исполнителям по списку и ответственному за контроль пользователю для соблюдения исполнительской дисциплины. 3. Согласование документа путем направления указанным респондентам и возвращение к автору бизнес-процесса для ознакомления с результатами согласования или отправки на повторное согласование. 4. Утверждение документа ответственным лицом, и последующее возвращение к автору документа для ознакомления с результатом утверждения. 5. Регистрация документа путем направления секретарю для присвоения регистрационного номера, заверения печатью организации и отправки корреспонденту. 6. Ознакомление: с помощью этого бизнес-процесса нужный документ рассылается всем пользователям по списку для ознакомления. 7. Поручение: благодаря такому бизнес-процессу можно раздавать поручения сотрудникам и проверять их исполнение. Система автоматизации конфиденциального документооборота и делопроизводства «Optima–Workflow» создана для автоматизации основных процедур делопроизводства: обработки, создания, хранения и тиражирования документов, а также для организации конфиденциального документооборота. Система отслеживает и фиксирует процесс движения документов, учитывая время и имя исполнителя. В системе содержатся специальные стандарты защиты информации, используются современные методы криптографической защиты и средства электронной цифровой подписи для защиты от несанкционированного доступа[2]. Система предназначена для работы с любыми типами файлов: текстовыми документами, изображениями, чертежами, веб–страницами, аудио– и видеофайлами, отсканированными изображениями и др. Отдельные программы платформы можно использовать совместно в любых комбинациях для решения разнообразных задач управления. Электронный документооборот сокращает информационные потоки до минимума, упрощает процесс сбора, обработки и передачи информации с помощью новейших технологий автоматизации этих процессов и делает его дешевле. |