вв. ВКР.pdf. Теоретические основы документооборота
 Скачать 1.76 Mb.
|
|
2 ОГЛАВЛЕНИЕ Введение 3 1 Теоретические основы документооборота 5 1.1 Понятие документооборота - 1.2 Способы совершенствования документооборота 17 1.3 Внедрение СЭД как способ совершенствования документооборота 20 2 Исследование документооборота в Мухоршибирском отделе - территориальном отделе Управления Росреестра по Республике Бурятия 27 2.1 Структура и содержание деятельности Мухоршибирского территориального отдела - 2.2 Документооборот в Мухоршибирском отделе Управления Росреестра 37 2.3 Методы оптимизации документооборота в Мухоршибирском отделе 52 Управления Росреестра по Республике Бурятия - Заключение 54 Список использованной литературы 56 Приложения 59 3 ВВЕДЕНИЕ Современное управление организацией – это непрерывная череда процессов составления и движения документов. Документы используется аппаратом управления в качестве способа и средства реализации возложенных на него функций. Независимо от масштабов деятельности организации, поток обрабатываемых документов достаточно велик. Документы, созданные как традиционным способом, так и с использованием компьютерных технологий, составляют информационную среду любой организации. В документационном обеспечении управления организация документооборота – один из важнейших участков деятельности. Документооборот охватывает всю последовательность перемещений документов в аппарате управления, в ходе которых осуществляются операции по приему, передаче, рассмотрению, подготовке, оформлению и отправке документов. Рационально организованный документооборот обеспечивает оперативное прохождение документов по наиболее короткому пути с минимальными затратами времени. Актуальность данной темы обусловлена тем, что при отсутствии правильной организации документооборота у любого предприятия, учреждения или организации возникают похожие проблемы - запутанные маршруты прохождения и потери документов, отсутствие четкой номенклатуры дел, проблемы с поиском документов, ведением управленческого учета, невозможность установить взаимосвязи между документами и в результате получить оперативный доступ к истории той или иной сделки. Отдельно следует выделить проблемы предприятий, учреждений, имеющих в своем составе территориально удаленные подразделения. Организовать сквозной документооборот, а значит и централизованное оперативное управление, в данном случае крайне затруднительно. Целью данного исследования является анализ документооборота в территориально удаленном подразделении Управления Росреестра по Республике Бурятия - Мухоршибирском отделе Бичурского района. Для реализации вышеуказанной цели необходимо решить следующие задачи: - изучить теоретические основы формирования документооборота в организации; - охарактеризовать объект исследования, организационную структуру; - выявить основные проблемы документооборота в данном отделе. Объектом исследования выступает Мухоршибирский отдел Управления Росреестра по Республике Бурятия. Предметом исследования является организация документооборота в данном отделе. 4 Теоретической базой при написании выпускной квалифицированной работы послужили нормативно-методические документы по вопросам управления документацией, архивного дела, делопроизводства и стандартизации; учебники по документоведению, статьи по соответствующей тематике. Отечественным документоведением к настоящему времени накоплен значительный объем знаний, отраженный в статьях, учебных и методических пособиях, материалах конференций. Однако до сих пор нет крупных монографических исследований. В процессе работы над темой были использованы методы социологического исследования: наблюдение и опрос в виде интервью. Практическая значимость работы заключается в том, что результаты исследования могут быть использованы в практической деятельности организаций, которые собираются совершенствовать свой документооборот. Структура выпускной квалификационной работы соответствует ее содержанию. Работа состоит из введения, двух глав и заключения. 5 1 Теоретические основы документооборота 1.1 Понятие документооборота В основу управленческой деятельности входит работа с документами, делопроизводство, документооборот. Интерпретация традиционных документоведческих терминов «делопроизводство и «документооборот» очень близка к формальным процессам создания и движения документов в организации. В обыденной трактовке под делопроизводством понимают канцелярские функции по учёту документов, а под документооборотом – бизнес-процессы, связанные с функциональной деятельностью организации. В нормативных актах и методических пособиях даются следующие определения данных терминов: 1. Делопроизводство – деятельность, обеспечивающая документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов. 2. Документооборот – это совокупность взаимосвязанных процедур, обеспечивающих движение документов в организации с момента их создания или получения и до завершения или отправки[7]. Стоит отметить, что в определении акцент делается на выражении «движение документов», т.е. их путь от одного подразделения или сотрудника к другому. При этом путь (порядок) движения определен управленческим процессом, принятым в организации. Например, если руководителю нужно чтобы все поступающие документы изначально докладывались ему, и он сам принимает решение о назначении исполнителя, движение документа будет прослеживаться сверху вниз. Если в организации разделены функции между структурными подразделениями и сотрудниками, то основная часть документов будет напрямую поступать исполнителям, путь документа будет совершенно другим и значительно короче. От принятого в организации порядка распределения обязанностей точно также зависит путь документа при подписании и согласовании. Следовательно, документооборот зависит от системы управления и в то же время именно документооборот отражает систему управления и позволяет наглядно ее увидеть[10]. Термин и само понятие «документооборот» возникли в делопроизводстве в 1920 году. Опубликованы в научных трудах Т.В. Кузнецовой, Л.В.Санкиной, специалистов в области делопроизводства и управленческого труда. В них сформулированы основные положения организации движения документов, теоретически обоснованы главные положения организации документооборота – сокращение инстанций прохождения документов, направление и распределение документов по исполнителям. 6 Исследование маршрутов движения документов, технология их доставки была обоснована в литературе прошлого времени. Впервые в 30-е годы Институт техники управления попытался регламентировать единые принципы организации движения документов в проекте «Общие правила документации и документооборота». В проекте были описаны правила организации работы с документацией и документооборотом, правила приема, распределения, исполнения, доставки, контроля документов, то есть все основные этапы обработки документов. Государственные стандарты на определения и термины 70-80 гг., «Единая государственная система делопроизводства» установили единое понимание документооборота как «движение документов в организации с момента создания или получения до завершения исполнения или отправки». В ГОСТ Р 7.0.8.-2013 «Делопроизводство и архивное дело» приведено уточненное определение документооборота - Движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки[16]. Какая бы технология обработки документов ни использовалась, организация документооборота должна основываться на определенных принципах, или правилах, обеспечивающих оперативное прохождение документов по наиболее короткому пути с минимальными затратами времени. К таким принципам организации документооборота относятся следующие: - централизация операций по приему, первичной обработке и отправке документов (это значит, что все документы, поступившие в организацию любыми способами доставки (по почте, факсу, электронной почте и др.) и отправляемые из организации, обрабатываются в службе ДОУ); - максимальное сокращение числа инстанций прохождения и исключение возвратных движений документа, не обусловленных деловой необходимостью (возвратным считается движение документа, при котором он поступает в ту инстанцию, в которой обработка уже проводилась); - маршрутизация отдельных видов документов (разработка схем прохождения документов); - однократность регистрации документов (документы, которые поступили в организацию и созданные ею, регистрируются один раз: входящие - при поступлении, внутренние и исходящие - при создании; регистрация документов может осуществляться в службе документационного обеспечения управления учреждения или в структурном подразделении); - организация предварительного рассмотрения документов (распределение документов, которые поступили в организацию, на документы, направляемые на резолюцию 7 руководителю, его заместителям и передаваемые на исполнение непосредственно в подразделения; предварительное рассмотрение проводит специалист службы ДОУ (секретарь-референт или помощник руководителя); - вынесение конкретных резолюций, по возможности точно определяющих исполнителя, поручение, срок исполнения; - исключение необоснованных согласований, организация параллельного согласования документов одновременно несколькими работниками (копирование проекта документа или передача его по электронной почте одновременно всем заинтересованным лицам); - снижение уровня подписания документов; - исключение или максимальное ограничение возвратных движений документов (при их обработке - регистрация и доставка, при их подготовке - визирование и согласование и т. д.); -максимальное единообразие в порядке прохождения и процессах обработки основных категорий документов, исходя из того, что каждое перемещение документа должно быть оправданным. Соблюдение этих принципов позволяет улучшить документационное обеспечение аппарата управления за счет: - точности направления документопотоков, исключения дублирующих и повторных операций по подготовке и обработке документов; - ритмичности движения документов, которая обеспечивает их равномерное поступление и способствует пропорциональной загрузке как специалистов аппарата управления, так и службы делопроизводства. При обработке и движении документов в технологической цепочке выделяются следующие этапы: 1. приём и первичная обработка входящей документации; 2. рассмотрение и распределение документов; 3. регистрация документов; 4. контроль исполнения; 5. составление, согласование и оформление документов, и их исполнение; 6. информационно-справочная работа; 7. отправка документов или формирование в дело[15]. Рассмотрим каждый из этапов подробно. Приём входящей в организацию документации осуществляется централизованно сотрудниками службы документационного обеспечения управления (экспедицией) или секретарем. Сообщения, поступающие факсимильной связью или электронной почтой, могут 8 приниматься децентрализовано: как службой ДОУ, так и другими сотрудниками учреждения. При этом вся поступающая корреспонденция (в т.ч. конфиденциальная и заказная) должна проходить обработку[11]. Когда документ поступает в учреждение необходимо проверить целостность упаковки и правильность доставки: 1. корреспонденция, ошибочно отправленная в учреждение, возвращается адресату; 2. корреспонденция, доставленная в поврежденной упаковке, проходит тщательную проверку на полноту материалов и наличие различных повреждений. Сообщение полученные по факсу проверяются на количество страниц и их читаемость. При первичной обработке вскрывается вся корреспонденция, за исключением имеющей пометку «лично». После вскрытия конвертов проверяется его целостность и вложения (наличие всех страниц в документе и всех приложений)[28]. На каждом из входящих документов проставляется отметка о поступлении документа (дата поступления документа, порядковый номер). Явной ошибкой при работе с входящими документами считается учёт только тех документов, которые подлежат дальнейшей регистрации, а такие документы как рекламные и информационные письма, листовки и приглашения остаются неучтёнными. В этом случае документопоток входящей документации значительно уменьшается и невозможно подсчитать время, потраченное на обработку неучтенной документации. Первичная обработка должна осуществляться в день поступления документов в организацию, а также целесообразно установить порядок, согласно которому все документы проходили бы обработку в службах делопроизводства[8]. После этапа обработки в службе ДОУ проводится предварительное рассмотрение документации, для распределения поступивших документов, которые требуют обязательного рассмотрения руководителем или направляемые в структурные подразделения или исполнителям. Обычно предварительно рассматриваются только те документы, которые адресованы руководству или на которых не указано конкретного должностного лица, а документы, адресованные структурным подразделениям, передаются без предварительного рассмотрения по назначению. На основании распределения обязанностей установленного в учреждении предварительное рассмотрение осуществляется для оценки содержания документов[8]. При предварительном рассмотрении документов значительную помощь оказывают разработанные справочные материалы такие как: - перечень документов, рассматриваемых руководством; - перечень должностных лиц и их обязанностей; 9 - графические схемы обработки и распределения входящих документов. На данном этапе задача службы документационного обеспечения управления заключается в освобождении руководства учреждения от излишнего потока документов и рассмотрения второстепенных вопросов. На рассмотрение к руководству должны поступать документы, напрямую относящиеся к деятельности организации, имеющие актуальную информацию или затрагивающие важные вопросы. Предварительное рассмотрение документов службой ДОУ проводится в день поступления их в организацию[26]. На третьем этапе проходит регистрация документов. Регистрация документа – присвоение документу регистрационного номера и внесение данных о документе в регистрационно-учетную форму[7]. Регистрационный номер документа (индекс) - цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации[7]. Регистрационно-учетная форма - документ (карточка, журнал), в том числе в электронном виде, используемый для записи сведений о документе в целях учета, поиска и контроля[7]. Таким образом, регистрацией можно считать факт создания или получения документа, путем внесения основных данных о нем в регистрационную форму с присвоением номера, это позволяет создать базу данных обо всех документах, имеющихся в организации для проведения контроля и информационно-справочной работы. Фиксация факта создания или получения документа при регистрации придает документу юридическую силу, пока документ не зарегистрирован и ему не присвоен номер, он считается еще не существующим. Процедура регистрации преследует следующие цели: 1. справочная работа 2. учёт 3. контроль исполнения Этап регистрации проходят все документы, и каждый регистрируется в организации один раз (создаваемые – в день утверждения, входящие – в день поступления). Регистрация документов проводится централизованно, в структурных подразделениях – по группам, в канцелярии – по основной деятельности, в отделе кадров – по кадрам, в бухгалтерии – отчётная документация. Существует три вида регистрационных форм: 1. карточная 2. журнальная 3. электронная (система электронного документооборота). 10 Самой первой была разработана журнальная форма регистрации, но сейчас она используется только для более надежного учёта документов, таких как трудовая книжка, пропуск, документ об образовании. Для всех остальных случаев она считается устаревшей, так как затрудняет проведение контроля и справочную работу с документами. При карточной регистрации документов используются контрольные карточки, которые формируются в зависимости от задач и в соответствии с классификаторами которые используются в организации[24]. Применение регистрационно-контрольных карточек упрощает поиск документов и сокращает трудоемкость процесса регистрации. Карточки формируются в картотеки и можно выделить следующие виды картотек: - тематические; - справочные (контрольно-справочные); - картотеки по жалобам, заявлениям и предложениям граждан. Контрольно-справочные картотеки модно разделить на две части: исполненные и неисполненные документы. Для фиксации и поиска сведений о документах в процессе их исполнения служит первая часть картотеки. В ней карточки систематизируются по структурным подразделением, срокам исполнения, исполнителям и корреспондентам. Вторая часть служит для поиска исполненных документов, в этой части карточки могут систематизироваться по номенклатуре дел, корреспондентам и т.д. Форма и расположение в ней реквизитов определяются самой организацией и вносятся в инструкцию по делопроизводству. Электронная форма регистрации документов ведется с помощью специальных программ, которые устанавливаются на персональный компьютер (или на сервер и персональные компьютеры, объединенные в сеть)[27]. При использовании электронной формы регистрации сведения о документе вводятся в электронную регистрационно-контрольную карточку, которая сохраняется в базе данных. Состав реквизитов и вид контрольной карточки в различных программах могут быть разными. Электронная форма регистрации в настоящее время применяется во многих организациях, т.к. она имеет ряд существенных преимуществ по сравнению с журнальной и карточной формами регистрации, к ним можно отнести: 1) быстрый поиск документов по реквизитам контрольной карточки; 2) автоматическое составление отчётов, ведение справочно-аналитической работы по документам; 3) автоматический контроль за исполнением документа; 11 4) одновременная регистрация документов на нескольких рабочих местах; 5) возможность децентрализованной регистрации документов в структурных подразделениях с объединением сведений обо всех документах в одной базе. Организация может самостоятельно разработать программу для регистрации документов, но чаще всего используются готовые программные продукты - СЭД, позволяющие автоматизировать работу с документами. Главной целью регистрации является – создание базы данных о документах в организации. Информационно-справочная работа с документами может вестись с помощью картотеки, так и с использованием автоматизированной системы[18]. Использование СЭД поднимает информационную работу с документами на новый уровень, а также позволяет повысить качество составления документов, исключить создание похожих документов и приводит к повышению эффективности работы аппарата управления. Организация движения документа внутри учреждения. Обычно документы передаются между структурными подразделениями через ответственных лиц, при этом документы должны передаваться с соответствующей отметкой в регистрационной форме, которая будет содержать информацию о местонахождении подлинного документа и его копий. Чаще документы передаются в структурное подразделение для исполнения, чем для ознакомления. При передаче документов стоит учитывать, что к исполнителям поступают документы не только от руководителей организации, но и от непосредственных руководителей структурных подразделений, поэтому рекомендуется передавать документы, уведомив об этом руководство структурного подразделения[13]. При использовании в организации системы электронного документооборота исполнителям поступает регистрационно-учетная карточка документа с прикрепленным файлом, который содержит образ самого документа. Так же ответственному исполнителю может передаваться подлинник (бумажный оригинал) документа. Это позволяет уменьшить количество бумажных копий документов, ускорить движение документов в организации, повысить оперативность и эффективность выполнения должностных обязанностей. На практике большую часть документооборота организации составляют проекты документов, требующие подписания или утверждения. Согласование проектов и подписание конечных вариантов проводятся в возрастающей иерархической последовательности. Сегодня многие организации автоматизируют работу с проектами документов с помощью использования новых технологических разработок, к которым относятся системы электронного документооборота, они проводят целый ряд работ с проектами: 1. создание регистрационной карточки проекта документа; 2. изменение проекта и сохранение предыдущих версий; 12 3. согласование проекта документа; 4. подписание или утверждение проекта документа; 5. регистрация документа. Одной из главных функций, при содействии качественному и своевременному исполнению документов, является контроль за исполнением документов. Различают два вида контроля: - контроль по существу выполнения решения; - контроль за сроками исполнения решений. Первый вид контроля осуществляет руководство организации или должностные лица. Контроль по существу – это выявление, насколько полно и правильно решен вопрос. Второй вид контроля осуществляется группой контроля, входящей в службу ДОУ, если это крупная организация, или секретарем, если организация небольшая[11]. Контроль исполнения документов – это совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов. К главным задачам контроля можно отнести: 1. отслеживание и фиксация хода исполнения важных документов; 2. обработка сведений получаемых в ходе отслеживания процесса контроля и результатов исполнения; 3. составление предложений по ускорению документопотоков[33]. Контроль исполнения документов включает в себя следующие этапы: - постановка документа на контроль; - доведение документа до исполнителя; - предварительная проверка; - снятие документов с контроля; - результаты исполнения документов. Документ снимается с контроля после выполнения поручения и документального подтверждения исполнения. Снятие документа с контроля осуществляет руководство, оно оформляется отметкой об исполнении документа и формированием его в дело. Данные о состоянии исполнительской дисциплины анализируются и обобщаются ежемесячно. На основе результатов анализа поводится разработка мер по ускорению исполнения документов, совершенствованию организации контроля и управления в целом[32]. Для документов, находящихся на контроле, устанавливаются сроки, которые делятся на типовые и индивидуальные. Типовой срок исполнения – это срок исполнения документа, установленный нормативным правовым актом. Типовые сроки установлены законодательством в указах Президента, нормативных и подзаконных актах. 13 Индивидуальный срок исполнения – это срок исполнения документа, установленный организационно-распорядительным документом. Индивидуальный срок указывается в документе при получении входящей документации. Этап обработки исполненных документов включает в себя обработку и отправку документов, проводится службой делопроизводства или секретарем. При подготовке документа к отправке, проверяется, насколько правильно он оформлен: 1. наличие даты и номера документа; 2. наличие заголовка 3.правильность адресования; 4.наличие отметки об исполнителе; 5. количество страниц и приложений в документе; 6. наличие подписи[15]. Эти элементы оформления обязательны, если документ оправляется почтой РФ, факсом и т.д. В настоящее время, чаще используется отправка документов по электронной почте или системе межведомственного электронного документооборота, в связи с этим, количество посылаемой почтовым отправлением корреспонденции уменьшается. Передача документов посредством электронной почты значительно сокращает время, повышает надежность доставки, а также снижает расходы. Стоит помнить о том, что документ, посылаемый по электронной почте, сталкивается с проблемой авторизации и требует применения электронной подписи с использование ключей (чаще всего используется усиленная электронная подпись, которая выдается удостоверяющим центром) [3]. Документы, информация которых передается по каналам электросвязи, должны быть внесены в инструкцию по делопроизводству и учитывать используемые в организации программные и технические средства. Каждый из этих этапов может выполняться в традиционной (бумажной форме) или с использованием автоматизированной системы. Документооборот с использованием автоматизированных технологий (систем электронного документооборота) принято считать электронным документооборотом. Документооборот является главным звеном в построении системы делопроизводства в организации, т.к он определяет не только движение документов по инстанциям, но и скорость движения документов. Основными правилами организации документооборота являются: - прохождение документа с наименьшими затратами времени; - сокращение инстанций прохождения документа; 14 - приведение порядка прохождения и процесса обработки основных видов документов к единообразию[21]. Соблюдение этих правил помогает реализовать основной организационный принцип служб делопроизводства – централизованное выполнение однородных технологических операций. Основой для любого документооборота является документ. Все документы (на бумажных носителях и электронные) должны быть согласованны путем учёта особенностей представления информации на каждом из носителей. Организация документооборота - это правила, в соответствии с которыми происходит движение документов. Организация документооборота объединяет всю последовательность движения документов в организации, операции по составлению, оформлению, приёму, передаче и направлению документов в дело. Документооборот является важной составной частью информационного обеспечения управления и делопроизводства. Четко организованный документооборот ускоряет исполнение и прохождение документов в организации[19]. В целях рациональной организации документооборота все документы можно разделить на документопотоки: регистрируемые и нерегистрируемые документы, входящие, исходящие и внутренние документы, документы, направляемые или поступающие из вышестоящих или подведомственных организаций. 1) Входящий документ – это документ, поступивший в организацию. Большое количество входящих документов порождает соответствующие исходящие документы с соответствующими сроками. Сроки устанавливаются нормативными актами, которые предписывают конкретное время выполнения или время ответа на входящий документ, или указываются в самом документе. 2) Исходящий документ – официальный документ, отправляемый из организации. В основном исходящий документ является ответом на входящий документ, а некоторая часть из них составляется на основе внутренних документов организации. 3) Внутренний документ – это документ, который создается в организации и не подразумевает выход его за пределы. Данный вид документа используется для организации работы учреждения, они обеспечивают целенаправленное решение управленческих задач. Документопоток – это совокупность документов одного вида или назначения, проходящих по единому маршруту[7]. Поступающие в учреждение документы образуют поток входящей документации, которые, пройдя стадию обработки, разбиваются на потоки в виде конкретных поручений, попадающих к сотрудникам и руководству для ознакомления, подписания и исполнения. 15 В различных подразделениях из документации, которая формируется сотрудниками, так же образуются документопотоки, которые в результате объединяются в поток исходящей информации. А документы, созданные в организации, и не предназначенные для отправления за пределы составляет поток внутренней документации. К основным целям исследования документопотока в учреждении можно отнести: - повышение эффективности деятельности; - ускорение движения документов в организации; - уменьшение трудоёмкости обработки документов. Простым и наглядным средством для фиксации движения документов является составление различных оперограмм, графиков, маршрутных карт, в которых отражены операции, проводимые с документами, порядок их выполнения и исполнители. Кроме маршрутных карт и оперограмм для изучения порядка работы с документами и минимизации затрат могут использоваться: технологические цепочки, схемы и т.д.[25]. Главной характеристикой документооборота является его объем. Объем документооборота – это количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период. Объем документооборота является важным показателем, который используется в качестве критерия при выборе организационной формы делопроизводства, установлении структуры делопроизводства, ее штатного состава и организации поисковой системы по документам учреждения[12]. Величина документооборота нужна для: 1. расчета эффективности применения автоматизированных систем и механизации делопроизводства; 2. расчета численности персонала занимающегося делопроизводством; 3. определения загруженности службы документационного обеспечения управления (в т.ч. секретаря руководителя и секретаря структурного подразделения). В целом загруженность управленческого аппарата показывает объем документооборота, так как работникам службы ДОУ приходится вести всю работу с документами. При подсчете документооборота отдельно учитываются копии документов, обычно в справке об объеме документооборота (Табл. 1) указывается количество подлинников и количество копий[5]. Подсчитываются документы по регистрационным формам входящей, исходящей и внутренней документации. Также стоит учитывать тот факт, что в большинстве учреждений подсчитываются, как правило, только зарегистрированные документы, а документы, которые не подлежат регистрации, учитываются редко. 16 Можно встретить случаи, когда регистрируются не все внутренние документы, такие как объяснительные записки, справки и т.п. и в связи с этим их количество довольно трудно подсчитать. Движение копий документов также не учитывается в учреждениях, не перешедших на автоматизированные системы делопроизводства, что увеличивает общее количество используемых документов в учреждении. Таблица 1 – Справка об объеме документооборота Документы Количество документов ВСЕГО Подлинники Тираж Поступающие Отправляемые Внутренние ИТОГО Управление документацией в организации или установление порядка движения документов заключается в создании условий, обеспечивающих хранение документной информации, быстрый поиск и доведение до потребителей в установленные сроки и с наименьшими затратами. Таким образом, оно включает в себя организацию документооборота, создание информационных систем по документам организации, контроль их исполнения и личную работу исполнителей. При правильной постановке делопроизводства в организации стоит учитывать оперативность, функционирование управления, организацию труда работников, экономичность. В организациях делопроизводство делится на три системы: 1. централизованная 2. децентрализованная 3. смешанная При выборе системы делопроизводства стоит учитывать характер деятельности, организационную структуру организации (учреждении) и функции[17]. Централизованная система характеризуется тем, что все операции с документацией сосредоточены в одном месте, в одной службе или у секретаря (регистрация, приём, хранение, контроль исполнения), это позволяет повысить качество обработки документов. 17 При децентрализованной системе вся работа с документацией проводится в структурных подразделениях, т.е каждое функциональное подразделение обрабатывает документацию самостоятельно[23]. Осуществление одних операций (приём, отправка документов) в службе документационного обеспечения управления, а других (регистрация, составление, оформление, формирование дел) в функциональных подразделениях происходит при смешанной системе. Организацию документооборота, технологию личной работы исполнителей, создание систем поиска документации, контроль их исполнения включает в себя порядок движения документов в организации. |