вв. ВКР.pdf. Теоретические основы документооборота
 Скачать 1.76 Mb.
|
|
2.2 Документооборот в Мухоршибирском отделе Управления Росреестра по Республике Бурятия Порядок работы с документами в Управлении, также как и во всех территориальных отделах установлен Инструкцией по делопроизводству в Федеральной службе государственной регистрации, кадастра и картографии утвержденной приказом Министерства экономического развития от 7 сентября 2010 года № П/491 (с изм. на 5 декабря 2014 года). Инструкция по делопроизводству в Управлении устанавливает единые требования для всех государственных служащих Управления к подготовке, обработке, хранению и использованию документов в целях совершенствования делопроизводства и повышения его эффективности. Работа с секретными документами в Управлении осуществляется в соответствии со специальной инструкцией. Порядок работы с документами, содержащими информацию для служебного пользования, определен постановлением Правительства Российской Федерации от 03.11.1994 г. № 1233 «Об утверждении Положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти» и приказом Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии от 10.10.2011 № П/375 «Об организации работы со служебной информацией ограниченного распространения в центральном аппарате Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии, ее территориальных органах». Обработка входящих, исходящих документов, обращений граждан, а также организационно-распорядительных документов, редактирование проектов приказов, распоряжений, контроль исполнения, координация работы с документами и контроль за соблюдением Инструкции, а также другие функции делопроизводства в аппарате Управления, осуществляется отделом общего обеспечения в соответствии с положением и должностными регламентами государственных служащих отдела общего обеспечения. Регистрация, контроль поручений, работа с обращениями граждан и другие процедуры документооборота, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов осуществляются в Управлении с применением СЭД, функционирование которой обеспечивается в соответствии с положениями Инструкции. Получение, отправка, регистрация, доведение документов до исполнителей, учет, контроль, формирование дел, и другие процедуры документооборота осуществляются 38 отделом общего обеспечения, в Мухоршибирском отделе Управления Росреестра осуществляются делопроизводителем в соответствии должностным регламентом. В соответствии с Положением об Управлении Росреестра по Республике Бурятия, утвержденным приказом Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии от 19.04.2010г. № П/152, Управление имеет право издавать приказы и распоряжения, которые являются главной правовой формой реализации его власти. Регламенты, положения, правила, инструкции, носящие нормативный характер утверждаются приказами по основной деятельности. Приказами по основной деятельности и личному составу оформляются индивидуальные правовые предписания по организационным и кадровым вопросам деятельности Управления. Оформление в виде писем и телеграмм нормативных правовых актов и предписаний не допускается. Срок подготовки проекта приказов, указов и распоряжений, как правило, не должен превышать одного месяца, если не установлен другой срок. Приказ должен содержать достоверную информацию и соответствовать действующим законодательным актам, по своей форме и содержанию. Не допускаются различные толкования в приказе, а также он тщательно редактируется. Проекты приказов по основной деятельности оформляются отделами Управления по их инициативе или по поручению руководителя Управления и согласовываются со следующими должностными лицами: 1) начальником отдела, ответственным за оформление и согласование приказа; 2) начальниками отделов, которым в приказе даются конкретные поручения; 3) начальником финансово-экономического отдела, если документ предусматривает использование финансовых средств; 4) начальником отдела общего обеспечения; 5) начальником отдела правового обеспечения; Проекты приказов по личному составу (о приеме, увольнении, перемещении, отпусках) оформляются только отделом государственной службы и кадров отделов аппарата и территориальных отделов Управления и согласовываются с начальником отдела государственной службы и кадров, начальником финансово-экономического отдела, заместителем руководителя. Проекты приказов (распоряжений) по личному составу представляются на подпись руководителю или лицу временно исполняющему его обязанности начальником отдела государственной службы и кадров или в его отсутствие – лицом исполняющим его обязанности. 39 Служебными письмами оформляются: 1. Ответы об исполнении поручений Президента и Пра вительства Российской Федерации. 2. Ответы об исполнении поручений Администрации, Правительства и Аппарата Правительства Российской Федерации по обращениям граждан . 3. Ответы об исполнении поручений Министерства экономического развития РФ, Росреестра; 4. Ответы на запросы организаций и обращений граждан. Служебные письма, направляемые в территориальные отделы Управления, содержащие поручения, методические рекомендации подписывают рук оводитель или его заместители, курирующие соответствующие направления деятельности [5]. В Мухоршибирском отделе Управления Росреестра движение документов с момента их создания, поступления, исполнения и формирования в дело образует документооборот, состоящий из четырех видов документопотоков: 1. Входящие документы. 2. Исходящие документы. 3. Переписка. 4. Организационно- распорядительные документы. Входящие документы доставляются в Росреестр курьером (15%), почтовой связью (15%), факсом (15%). Самым популярным видом доставки входящих документов является электронная почта (55%). Почтой в основном доставляются письма, бандероли, телеграммы; телефонной связью – факсимильные сообщения; электронной почтой – электронные сообщения (Рис. 5). Рисунок 5 – Способы доставки входящих документов в Мухоршибирский отдел за 2015 год. 15% 15% 55% 15% Почта РФ Факс Электронная почта Курьерская доставка 40 С целью проведения анализа документооборота был проведен опрос сотрудников Отдела в виде интервью со следующими вопросами: 1. Какие проблемы возникают у Вас в работе с документами? 2. Что бы Вы хотели изменить, улучшить в организации работы с документами? 3. Как быстро и качественно происходит доставка документов? 4. Где находятся, на Ваш взгляд, слабые участки, из-за которых возникают проблемы в работе с документами? 5. Удобны ли в работе существующие бланки документов? В результате полученной информации можно сделать следующие выводы. Вопрос 1: Документы регистрируют два сотрудника (делопроизводитель и секретарь), это затрудняет поиск и учёт документа, а также работу с документов в целом. Контроль осуществляется только за важными документами. Вопрос 2: Создание единой автоматизированной системы. Вопрос 3: Документы из Управления поступают во время, а с отправкой документов из Отдела возникают некоторые проблемы: не соблюдаются сроки отправки документов, курьер выезжает из района в офис Управления раз в две недели, за это время накапливается достаточное количество документов. Вопрос 4: регистрация, контроль, сроки отправки документов. Вопрос 5: Да На процессе проведения интервью сказалась занятость участников опроса, а также недооцененность важности исследования со стороны сотрудников. Делопроизводство в Мухоршибирском отделе ведется с помощью автоматизированной системы «Дело». На практике в отделе используется три формы регистрации документов: карточная форма (в основном используется для регистрации обращений граждан), журнальная и автоматизированная электронная. В Отделе существует предварительная проверка входящей документации. Документы, поступившие посредством почтовой связи РФ, курьерской почтой первоначально рассматриваются делопроизводителем отдела. На данном этапе он проверяет соответствие адреса и вскрывает те конверты, которые не имеют отметку «лично». Документы, на которых проставлена указанная пометка, доставляются в запечатанном виде адресату. После обработки всей поступившей документации делопроизводитель передает проверенные им документы для регистрации, постановки на учет и контроль секретарю. Секретарь анализирует и обрабатывает все документы, поступившие от делопроизводителя, выявляет, направлялся ли документ ранее; наличие или отсутствие приложений, виз 41 согласования, затем регистрирует каждый документ в журнале для регистрации входящей документации (Табл. 2). Документы, адресованные руководителю Отдела, направляются ему лично после регистрации. Это позволяет снизить информационную загруженность руководителя и оптимизировать порядок движения документов. Документы, поступающие в Отдел, регистрируются в день поступления; исходящие и внутренние – в день утверждения или подписания. Каждый вид документа регистрируется отдельно (входящий – в журнале для входящей документации, внутренний – в журнале регистрации внутренней документации). Финансовые документы (счета-фактуры, уведомления налоговых служб) и бухгалтерская отчетность, должны регистрироваться в структурных подразделениях, однако в Мухоршибирском отделе Управления Росреестра все поступающие финансовые документы проходят первичную обработку и регистрацию у секретаря. В связи с этим, повышается вероятность потери важных с юридической точки зрения документов. Таблица 2 – Форма журнала регистрации входящих документов. № п/п, дата поступления Краткое содержание документа Кому Направлен (исполнитель) Срок Исполнения Исполнитель Контроль исполнения Бумажная журнальная форма регистрации всех видов документов является несовершенной. Она затрудняет контроль исполнения документов, поиск документов, справочно-информационную работу. Поэтому в отделе для выполнения операций с документами создаются специальные контрольные файлы на персональном компьютере. Бумажные журналы регистрации нужны для некоторых специальных систем документации (конфиденциальная, кадровая и т.д). Принимая во внимание особенности деятельности Отдела, эффективный поиск управленческих документов можно обеспечить только на основе реализации системы электронного документооборота. Внедрение СЭД позволит улучшить работу с документами, сократить количество инстанций прохождения документов и оптимизировать маршрут их движения. Оперограммы движения входящих документов в Мухоршибирском отделе Управления Росреестра в условиях традиционного бумажного (Прил. А) и электронного (Прил. Б) документооборота свидетельствует об этом наглядно. 42 Приём, обработка, распределение и регистрация поступившей корреспонденции осуществляется секретарем отдела. Все входящие документы (кроме переписки начальника Отдела с руководителем Управления, факсов и обращений граждан) обязательно регистрируются секретарем в электронной базе данных «Канцелярия экспедиции». Реквизит «регистрационный номер» оформляется секретарем в зависимости от адресата (откуда или от кого поступил документ) и порядкового номера в электронной базе данных. Факт регистрации подтверждается штампом, в него от руки вписывается дата, регистрационный номер в базе данных, индекс и количество листов. Факсимильные сообщения регистрируются в специальном журнале[6]. Исходящая документация состоит из документов, создаваемых Отделом и отправляемых за его пределы. Обработка направляемых документов включает в себя следующие операции: 1. проверка правильности оформления проекта документа секретарем; 2. подписание руководителем; 3. регистрация документа; 4. отправка документа адресату; 5. подшивка копии документа в дело. Создание исходящих документов диктуется направлением деятельности Отдела и его запросами. К основным исходящим документам относится письма, справки, отчеты, договоры и т.д. Исходящие документы с подписью начальника подлежат регистрации в следующем порядке: 1) Документы представляются на регистрацию в трех экземплярах, из которых один направляется адресату, второй (копия) с визами возвращается в структурное подразделение, а третий остается у секретаря. 2) Регистрационные номера также оформляются секретарем. На копиях отправленных документов ставится отметка об отправлении оригинала, проставляется дата и индекс. Отправка документов в территориальные отделы Управления осуществляется таким образом: одновременно с бумажным носителем отправляется электронный вид документа до проставления электронно-цифровой подписи в качестве опережающей информации[3]. Заказные письма передаются в почтовое отделение по описи, составленной в двух экземплярах. В описи указывается индекс, дата отправки, почтовый адрес. Форма журнала регистрации исходящих документов в Мухоршибирском отделе Управления Росреестра представлена в таблице 3. 43 Таблица 3 – Форма журнала регистрации исходящих документов Код подразделения/ порядковый номер Дата документа Адрес, наименование организации Краткое содержание Исполнитель Сведения об отправке документа Мухоршибирский отдел в процессе своей деятельности создает достаточное количество документов для своих внутренних потребностей. Внутренние документы при подготовке проходят все этапы исходящих документов, а при исполнении или управлении – все этапы входящих документов. Основное количество внутренних документов создается на бланке конкретного вида документа. Внутренний документ приобретает юридическую силу только после его подписания или утверждения. Ответственность за организацию делопроизводства, качество исполнения поручений, соблюдение правил и порядка работы с документами возлагается на делопроизводителя. Регистрация внутренних документов ведется в журналах и фиксируется их прохождение. Внутренние документы помещаются в номенклатурные дела. При регистрации документы делят на группы по видам документов и каждый регистрируют отдельно. Порядковые регистрационные номера присваиваются документам в пределах каждой регистрируемой группы. Обработка организационно-распорядительных документов осуществляется следующим образом: 1. Приказы по основной деятельности регистрируются, рассылаются и формируются в номенклатурные дела. В большинстве случаев Приказы по основной деятельности поступают из вышестоящего органа, регистрируются секретарем, а контроль за исполнением возлагается на начальника отдела. 2. Приказы по личному составу и распоряжения рассылаются, регистрируются и формируются также в номенклатурные дела секретарем отдела. 2. Регистрация договоров (соглашений) по взаимодействию осуществляется порядковой нумерацией в рамках одного года, на договоре ставится индекс и дата регистрации, которые вносятся в журнал[6]. После регистрации документы размножаются в нужном количестве экземпляров, копии передаются на исполнение, оригинал подшивается в дело. 44 Исполненный документ в соответствии с номенклатурой дел формируется в дело, в него помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку. Внутри дела документы располагаются в хронологическом порядке, к ним присоединяются приложения. Распорядительные документы формируются по видам и дате. Приказы по личному составу и основной деятельности группируются отдельно. Положения и инструкции, утвержденные распорядительными документами, группируются вместе с указанными документами. Протоколы группируются в дела по номерам и в хронологическом порядке. Переписку группируют за определенный период и составляют хронологическую последовательность. Все дела и документы хранятся на специальных полках, располагаются по возрастанию в соответствии с номенклатурой дел. Для наиболее удобного поиска на корешках обложек дел указывают индексы по номенклатуре дел[9]. Сведения об объеме документооборота (Рис. 6) предоставляются начальнику отдела, а после начальник направляет сведения в вышестоящий орган. Рисунок 6 - Объем документооборота в Мухоршибирском отделе за 2015 г. Учёт документооборота ведется в соответствии с подсчетом всех образующихся в деятельности Отдела документов. Ответственные за обработку документов сотрудники учитывают их при получении и отправке. Если документ был тиражирован, то каждый экземпляр подсчитывается отдельно. Когда ведется учет исходящих документов, то сопроводительные письма и вложения к нему считаются как один документ. В связи с тем, что Отдел не имеет каких-либо структурных подразделений, функции по документационному обеспечению возложены на секретаря отдела. 38% 24% 22% 16% Входящие документы Исходящие документы Переписка Организационно- распорядительные документы 45 Основные функции секретаря: 1. Прием и учет входящих документов. 2. Регистрация исходящих документов. 3. Контроль за прохождением документов в отделе. 4. Работа с базами данных. 5. Справочно-информационная работа. Порядок контроля и сроки исполнения документов в Мухоршибирском отделе определяются Типовым регламентом взаимодействия федеральных органов исполнительной власти, который был утвержден постановлением Правительства Российской Федерации от 19 января 2005 года №30, Типовым регламентом внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 28 июля 2005 года №452, Регламентом Министерства экономического развития Российской Федерации, который был утвержден приказом Минэкономразвития России от 14 сентябрь 2005 №220. Контроль исполнения документов – это учет и анализ сроков, порядок и качество исполнения документов. Целью контроля является повышение эффективности деятельности Отдела и укрепление исполнительской дисциплины. Стоит отметить, что контроль исполнения документов в Отделе носит нерегулярный характер. В Отделе упускаются важные элементы контроля исполнения документов. Процедура постановки и снятия документов с учета выполняются не со всеми документами - это важное упущение в работе. В журналах регистрации документов заполняется только поле «дата», «срок исполнения» и «исполнитель» поле «контроль исполнения» остается не заполненным. Следовательно, реквизит «отметка о контроле» в документах не указывается. В отдельных случаях руководитель отдела просит предоставить сведения об исполнении наиболее важных документов. На документ, находящийся на исполнении руководитель обращает внимание только в тех случаях, когда поступает сообщение о несоблюдении сроков исполнения. В этом случае делопроизводитель связывается с исполнителями и требует ускорения исполнения документа и предоставления отчета или проекта документа. Таким образом, контроль за исполнением документов осуществляется только «по отклонению». В отделе не осуществляется предварительный контроль и регулирование хода исполнения. Обобщаются только сведения об исполнении важных делопроизводственных документов, но не анализируются руководством. Делопроизводитель только фиксирует в учётных формах факт передачи документов исполнителям. 46 Для улучшения организации контроля за исполнением документов в Мухоршибирском отделе Управления Росреестра можно предложить следующую схему контроля делопроизводственных документов (Рис.7). На рисунке отражены необходимые стадии, которые должны быть включены в деятельность по контролю исполнения документов. Это значительно улучшит деятельность отдела по контролю за документооборотом. В целом, в Мухоршибирском отделе контроль ведется централизованно. Контроль за исполнением является наиболее уязвимым местом в системе документационного обеспечения деятельности в Мухоршибирском отделе. Его неэффективная организация, отрицательно сказывается на управленческой деятельности в целом и на состоянии исполнительской дисциплины. Секретарь осуществляет аналитическую деятельность, составляя отчет о выполненной работе. В процессе деятельности составляются ежедневные или еженедельные оперативные отчёты. Их основное значение - это получение информации обо всех имеющихся документах в Отделе для оперативного управления. Также в процессе деятельности составляются аналитические отчеты, которые служат для анализа общей картины документооборота в Мухоршибирском отделе Управления Росреестра. Объем документооборота в Отделе представлен в таблице 4. Отражены общие данные по Отделу. Рисунок 7 – Контроль исполнения документов Контроль исполнения документов Проверка своевременности получения контрольных документов Постановка документов на контроль Предварительный контроль Предупредительный контроль Аналитический контроль Снятие документов с контроля |