вв. ВКР.pdf. Теоретические основы документооборота
 Скачать 1.76 Mb.
|
|
на начало 2016 г № Вид документа Кол-во входящих документов Кол-во исходящих документов 1 Документы, поступившие из Совета Федерации 1 0 2 Документы, поступившие из Минэкономразвития России 3 0 3 Документы по направлению деятельности отдела 74 60 4 Обращения граждан 96 92 5 Переписка между структурными подразделениями 104 106 6 Служебные письма 35 13 7 Приказы (в том числе по основной деятельности, по личному составу) 7 2 ИТОГО 325 273 Исходя из таблицы, можно сделать вывод, что наибольшая доля документов Отдела приходится на входящие документы. Если провести сравнение с предыдущим годом, то лучше всего это отобразить в виде диаграммы (Рис.8). Рисунок 8 – Изменение количества документов Росреестра по годам На диаграмме четко видно, что по сравнению с 2014 годом, в котором основным видом документа была переписка, в 2015 году основная доля документов приходилась на входящую и исходящую корреспонденцию, сведения по ОРД одинаковы. 0 50 100 150 200 250 300 350 Входящие Исходящие Переписка Организационные документы 2014 2015 48 Количество входящих и исходящих документов отдела растет по следующим причинам: в 2015 году в Бичурском районе повысилось количество индивидуальных предпринимателей, развивающих сельскохозяйственную сферу, в связи с этим увеличилось количество поступающих документов и запросов на регистрацию земельных участков. Повышение количества подобных документов влечет за собой составление различных подробных отчетов о деятельности Отдела. При тщательном анализе Инструкции по делопроизводству помимо порядка обработки документопотока описаны основные правила оформления разных видов документов. Это создает условия для образования процесса документационного обеспечения управления. Организация управления документооборота в отделе имеет ряд недостатков. Прежде всего, это отсутствие должностных лиц, отвечающих за выполнение конкретных делопроизводственных функций. Выполнение отдельными сотрудниками работы не входящую в их компетенцию. Несмотря на централизованный учёт документов, контроль за исполнением оставляет желать лучшего, он является бессистемным, нерегулярным и затрагивает лишь часть документации. Решение этих проблем возможно только путем создания системы контроля и подбора кадров. Основная организационно-распорядительная документация поступает в Отдел из Управления Росреестра по Республике Бурятия, эти документы считаются внутренними. Документы поступают от руководства Управления Росреестра, а после регистрации, учёта, подписания и исполнения, отправляются в Управления для составления отчётности. Подробнее о движении документов между Мухоршибирским отделом и Управлением Росреестра по РБ можно рассмотреть на рисунке 9. Рисунок 9 – Движение документов между Управлением Росреестра по Республике Бурятия и Мухоршибирским отделом – территориальным отделом Управления Росреестра. Управление Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии по Республике Бурятия Мухоршибирский отдел Управления Росреестра по Республике Бурятия Н и сх о д я щ и й п о т о к В о сх о д я щ и й п о т о к 49 Как упоминалось ранее, Мухоршибирский отдел сотрудничает с многофункциональным центром, который находится в городе Улан-Удэ и Администрацией Бичурского района основными видами документов, создающимися в процессе совместной работы, являются документы по направлению деятельности отдела. Движение документов представлено на рисунке 10. Рисунок 10 – Документооборот между Отделом, МФЦ и Администрацией района Для совершенствования документооборота в Мухоршибирском отделе разработана автоматизированная система электронного документооборота, которая предоставляет работникам отдела средства для выполнения обязанностей в соответствии с их должностными инструкциями и регламентом. При этом начальник Отдела и его первый заместитель обеспечиваются средствами электронной подписи. Несмотря на переход от бумажного документооборота к электронному, (делопроизводство в Отделе ведется с использованием программы «Дело») все-таки основная часть документов (90%) - на бумажных носителях. Характер деятельности отдела требует документального подтверждения всех действий в ходе выполнения управленческих функций. Как и во всех современных организациях, в Отделе существуют утвержденные формы первичной учетной документации, они используются практически во всех технологических операциях. Однако недостаточно просто перевести документы с бумажного носителя в электронную форму без совершенствования технологического процесса, это не решит задачи повышения эффективности деятельности. Документооборот - не единственная технологическая цепочка в деловом процессе. Движение документов (Рис. 11) тесно связано и с другими задачами, поэтому автоматизация Администрация Бичурского района Многофункциональный центр г. Улан-Удэ Мухоршибирский отдел В х о д я щ и й И сх о д я щ и й Входящий Исходящий 50 документооборота должна позволять внедрять функции хранения и передачи документов в существующие прикладные системы. Данная государственная отрасль часто реформируется и поэтому необходимо постоянно пересматривать технологии работы. Все это требует увеличения скорости передачи информации и повышения достоверности данных, также стоит сократить затраты и сроки на регистрацию документов, исключить дублирование данных, создать централизованную систему отчетности и обеспечить быстрый доступ к производственным результатам. Образование большого количества территориальных органов и ведомств устанавливает потребность в оперативном обмене документацией не только между структурными подразделениями и вышестоящим органом, но также с другими субъектами хозяйственной деятельности и органами местного самоуправления. В настоящее время при движении документов в отделе можно выделить следующие недочёты: 1. Приём документов не всегда происходит централизовано, иногда бывает, что вместо секретаря, документы попадают в руки делопроизводителя. И регистрировать документы приходится делопроизводителю. Так как регистрация документов должна быть однократной, делопроизводитель индексирует документ, а в журнале регистрации секретаря документ остается неучтенным, это влечет за собой проблемы при учёте и поиске документов. Делается это для того, чтобы «разгрузить» секретаря, но на самом деле это вносит много неясностей в работу всего отдела, документы теряются. 2. При рассмотрении документов руководством иногда соблюдаются не все сроки, например, при поступлении обращения граждан, оно рассматривается не в день поступления, а на следующий, это тормозит весь дальнейший процесс движения документа и увеличивает длительность «жизненного цикла» документа минимум на один день. Также в Отделе существует технологическая карта документооборота, в ней отражается маршрут движения документа с момента составления и до момента сдачи в архив (Табл.5). По вертикали располагаются операции с документами, по горизонтали – применяемое оборудование и материалы, продолжительность операции, исполнитель. Карта дает возможность регулировать операции, производимые с основными видами документов и их последовательность. На основании технологической карты определяется время, затрачиваемое на определенные виды работ с документами. 51 Секретарь Делопроизводитель Документ Руководитель Зарегистрированный документ Исполнитель Резолюция Делопроизводитель Исполненный документ Рисунок 11 – Движение документов в Мухоршибирском отделе Таблица 5 – Образец формы технологической карты Наименование операции производимой с документом Исполнитель Применяемое оборудование Применя- емые материалы Продолжи- тельность операции Заверить копии проставлением печати Начальник ЭВМ 1-2 дня Огромным минусом в работе Отдела является отсутствие архивного работника. В связи с этим, на секретаря возложены функции по разработке номенклатуры дел, хранению и учету архивных документов. Это существенно тормозит общий процесс деятельности Отдела. Секретарь вынужден отвлекаться от выполнения прямых обязанностей и вести дела архива, кроме того у секретаря нет квалификации на выполнение подобной работы. Это влечет за собой ошибки в формировании и хранении документов, в состоянии самого архива и соблюдением всех правил. На стадии передачи дела в архив допускается много ошибок. Дела сдаются в соответствии с графиком, в котором указаны сроки сдачи дел в архив. Составлением графика должно заниматься лицо, ответственное за архив. Все сроки согласовываются с начальником Отдела, но чаще всего они не соблюдаются. Документы в самом архиве не систематизируются. Не соблюдаются правила ведения архива, нет приборов для измерения Прием документов Регистрация Рассмотрение Исполнение В Дело Отправка документов заявителю 52 влажности воздуха и освещения. Сотрудникам нужно серьёзно задуматься над этим вопросом и минимизировать количество ошибок. 2.3 Методы оптимизации документооборота в Мухоршибирском отделе Управления Росреестра по Республике Бурятия Объем документации, создаваемой в Отделе, имеет тенденцию к постоянному росту. Увеличение объемов управленческой документации происходит пропорционально увеличению количества запросов на регистрацию земель. Причины роста объема документооборота подразделяют на объективные и субъективные. К объективным причинам роста объемов документации относится: - влияние научно-технического прогресса; - развитие сельскохозяйственной инфраструктуры; - расширение границ района; - выделение земель государством для поддержки малого бизнеса; - строительство новых объектов. К субъективным причинам относят: - увеличение количества проверяющих инстанций; - увеличение числа контролирующих органов; - игнорирование или несоблюдение работниками законодательства, нормативных актов, которые устанавливают требования к оформлению документов. В результате происходит перепроверка документов, т.е. создание новых документов; - неправильное документирование распорядительной документации. Например, в приказ, который содержит неточные указания, нереальные сроки исполнения и т.д. обязательно приведет к увеличению потока писем в вышестоящую организацию для разъяснения; - несвоевременное выполнение заданий, срыв сроков их исполнения, которые порождают потоки документов с просьбами переноса сроков, объяснениями и т.д.; - отсутствие некоторых прав у Отдела в решении стоящих перед ним задач. Это приводит к постоянным обращениям в вышестоящий орган за разъяснениями или разрешениями спорных вопросов; 53 - бесконтрольное использование копировальной техники в Отделе приводит к созданию огромного количества копий документов; - использование в процессах создания и подготовки документов компьютеров, с одной стороны, значительно повышает скорость подготовки документов и сокращает трудоемкость подобных операций, а с другой стороны, приводит к увеличению количества документов за счёт создания одного и того же документа в традиционной (бумажной) и электронной форме. Документы часто создаются в целях соблюдения некой традиции или как единственное выражение реакции на решение вышестоящих органов, постоянно дублируются; большой поток неоправданной документации возникает при издании некачественных документов, особенно нормативных актов, вызывающих большое количество запросов и разъяснений. Рассмотрим основные методы оптимизации документооборота в Мухоршибирском отделе Управления. 1. Централизация операций по приему, первичной обработке и отправке документов. 2. Исключение дублирования операций при регистрации документов. 3. Рациональное распределение функциональных обязанностей сотрудников Отдела. 4. Уменьшение количества дублетных экземпляров. Большой объем документооборота создают документы, которые копируются и рассылаются, при этом важным фактором, позволяющим сократить объем документов является определение точного количества адресатов, до сведения которых действительно необходимо довести информацию. Стоит исключить случаи, когда копии документов рассылаются без реальной производственной необходимости. 5. Для эффективного взаимодействия данного Отдела, а также других территориальных отделов с Управлением необходима корпоративная СЭД. Использование новейших технологий обеспечит замену бумажного носителя электронным, что позволит формировать базы данных и тем самым сокращать количество обращающейся бумажной документации. Таким образом, в результате проведенного исследования документооборота в Мухоршибирском отделе Управления Росреестра по Республике Бурятия были выявлены недостатки в процессе организации документооборота Отдела и предложены методы, которые могут способствовать устранению данных недостатков, тем самым упорядочивая документооборот Отдела. 54 ЗАКЛЮЧЕНИЕ Организация документооборота в управленческой деятельности каждого предприятия, учреждения, организации состоит в формировании порядка движения, оформления и обработки документов. Основой для принятия управленческих решений и последующих действий по их реализации является информация, а документы - это легитимные носители информации. Документы содержат в себе информацию, побуждающую к действию, а также информацию, обеспечивающую деятельность. Цель выпускной работы - анализ документооборота в территориально удаленном филиале организации и разработка рекомендаций по оптимизации документооборота. Документооборот представляет собой движение документов с момента их получения или создания до отправки адресату, завершения исполнения или сдачи на хранение. За понятием "документооборот" скрываются сложные процессы, от которых во многом зависит эффективность управления организацией в целом. Документооборот является важной составной частью делопроизводства и информационного обеспечения управления. Четко организованный документооборот ускоряет прохождение и исполнение документов, поэтому очевидна необходимость регулярно проводимого анализа документооборота с целью его оптимизации. Особенно актуально это в крупных организациях с филиалами с большим объемом входящих, исходящих и внутренних документов. В результате анализа документооборота в территориальном отделе Управления Росреестра по Республике Бурятия – Мухоршибирском отделе - можно сделать следующие выводы. От четкости и оперативности обработки и движения документа зависит скорость получения информации, необходимой для выработки решения, поэтому в Управлении рациональной организации документооборота уделяется большое внимание, разрабатываются нормативно-методические документы: порядок прохождения документов и организация всех операций при работе с ними регламентирован Инструкцией по делопроизводству и т.п. Однако организация имеет территориально удаленные подразделения, и этот факт необходимо учитывать при организации документооборота, создав корпоративную автоматизированную сеть, т.е. предусматривать отлаженный механизм взаимодействия с ними. Кроме того, на местах в территориальных отделах Управления имеются отдельные недостатки в организации документооборота. 55 Оперативность и надежность управления документооборота связана с быстротой прохождения и обработки документов. Ускорение документооборота достигается за счет сокращения количества инстанций, проходимых документами, сокращения и убыстрения операций, производимых с ними, сокращения объема документооборота. Последнее достигается за счет обращения в ряде случаев к бездокументным связям (телефону, личным переговорам). Сокращению документооборота способствует также более четкое распределение функций между сотрудниками. Если говорить об использовании СЭД, то бумажные и электронные документы имеют свои преимущества. Традиционные документы имеют преимущества, связанные с бумагой как носителем информации, что важно для долговременного хранения информации с сохранением возможности восприятия. С другой стороны, необходимо использовать преимущества электронного документооборота при работе с копиями документов, подлинники которых существуют на бумажных носителях, так как в сфере управления главное требование — оперативность, своевременность, быстрота получения и доведения информации и ее полнота. Для оперативного информационного обеспечения (прежде всего — доведения информации и ее поиска в информационном фонде) электронные документы имеют неоспоримые преимущества. Поэтому для эффективной организации документационного обеспечения управленческой деятельности предпочтительно сочетание документов на бумажном и электронном, а при необходимости — и на других носителях информации применительно к конкретным задачам отдельного учреждения. Также существует необходимость создания единой функционирующей автоматизированной системы. Но при внедрении подобной системы документооборота возможны следующие препятствия: консерватизм сотрудников, слабый кадровый состав. К основным целям оптимизации документооборота в Отделе, как и в любой организации, можно отнести: - повышение эффективности его деятельности; - ускорение движения документов; - уменьшение трудоёмкости обработки документов. Таким образом, для результативной работы организации необходимо периодически проводить анализ текущих показателей состояния документооборота и иметь возможность прогнозировать появление «узких» мест в реализации процессов деятельности организации. Результаты работы по оптимизации документооборота должны закрепляться в нормативно- методических документах. |