Учебники и учебные пособия Е. Н. Басовская, Т. Д. Быкова, Л. М. Вялова и др. Делопроизводство Н. П. Котерова Основы маркетинга
 Скачать 1.03 Mb.
|
копирование) процессе исполнения запросов граждан и организаций сотруд никами отдела использования ведется картотека или журнал реги страции запросов. Отдельная картотека (журнал) может вестись назапросы физических и юридических лиц; на запросы российских и иностранных пользователей; на социально-правовые запросы (в свя зи с необходимостью контроля сроков их исполнения); на заявле ния граждан, передаваемые через приемную, а не по почте. В кар тотеке указываются фамилия, имя, отчество заявителя (или назва ние учреждения, если это юридическое лицо); дата и регистраци онный номер документа; вид запроса (тематический, персональ ный, социально-правовой, консульский и др.); тематика, испол- 224 нитель, контрольная дата; содержание ответа; дата посылки ответа заявителю, номера использованных для ответа фондов и дел, при ложения к ответу (копия, архивная выписка, перечень и др.), а также другие сведения. Для удобства заполнения журнала регистра ции запросов целесообразно заранее разработать перечень тем за просов (разумеется, примерный) и типологии запросов (виды за просов). Записи в журнал (картотеку) регистрации запросов вносят ся в момент получения запроса и после его исполнения. Если по разрешению директора архива срок исполнения запроса был про длен, отметка об этом также делается в журнале (картотеке). Из-за множества первичных форм учета пользоваться докумен тами удобнее в читальном зале, где пользователь прежде всего знакомится с журналом регистрации пользователей читального зала, котором он должен указать дату обращения в архив, свои фа милию, имя и отчество и поставить подпись. После этого он предъявляет сотруднику читального зала письмо-отношение от учреждения или учебного заведения, в котором указана тема ис следования, цель занятий и просьба разрешить работать в архиве. Если обращение в архив носит личный характер и письма-отно шения нет, пользователя просят написать личное заявление на имя директора архива с изложением темы и цели занятий. При изменении темы исследования он должен написать новое заяв ление. Иностранные исследователи могут быть оформлены или на основании письма зарубежной научной организации, или письма принимающей исследователя российской организации, или письма дипломатического представительства, или личного заявления. После этого исследователя ознакомят с правилами работы в читальном зале государственных архивов и предложат заполнить анкету исследователя. В анкете указывается фамилия ис следователя, год рождения, место работы и должность, образова ние, ученая степень и звание, тема и цель исследования, направ ление использования, контактные данные. В конце анкеты ис следователь должен дать расписку в том, что он обязуется не нарушать правил работы читального зала, ссылаться на все до кументы архива, используемые в работе, предоставить архиву экземпляр исследования, не публиковать документы без догово ра с архивом и т.д. На каждого пользователя в читальном зале заводится личное дело, в которое включаются следующие документы: официальное письмо или заявление с резолюцией директора архива о допуске в читальный зал; анкета с обязательством пользователя о соблюдении правил работы с документами, в том числе содержащими конфиденци альную информацию; требования на выдачу описей и дел; заказы на копирование документов. 225 Данные из личного дела пользователя в конце года для удоб ства учета использования обобщаются и формализуются в специ альной форме — карточке учета пользователей и тем исследований. карточку вносятся тема исследования, фамилия, имя и отчество пользователя, номер личного дела, его должность, ученая сте пень, звание, учреждение, которым командирован пользователь, время занятий, цель занятий, цель использования, номера всех использованных фондов и дел. Как было сказано выше, для получения дел необходимо запол нить требование на выдачу дел. Требование является не только доку ментом, в котором фиксируются итоги вашей работы по эвристике (номер и название фонда, номер описи, номер дела, номер мик рофильма, если он указан в описи, заголовок и крайние даты тре буемых дел) и ставится виза, разрешающая выдачу дел, но также указываются причины отказа или отсрочки в доступе к делам. Тре бование также является формой учета использования документов, поэтому необходимо внимательно отнестись к заполнению первой части требования, в которой должны быть указаны фамилия пользо вателя, тема, цель использования и форма реализации информа ции. Последние две группы сведений в современных требованиях уже перечислены, их следует только подчеркнуть. При получении дела пользователь знакомится с листом исполь зования дела, в заголовке которого приведено название дела и егоархивный шифр. Лист использования дела является ценным ис ториографическим источником, в котором указаны статьи, мо нографии и труды видных деятелей науки, которые также зани мались исследованием этой темы. Если лист использования чист, значит пользователь является первым, кто приступил к исследо ванию данной темы. Заполнять лист использования лучше, когда работа с делом уже закончена. В некоторых архивах дела не сдаются в хранилище, пока пользователь не заполнил лист использования каждого дела. В нем должны быть указаны дата использования, фамилия пользователя, характер использования (копирование, выписки, просмотр) и, хотя бы приблизительно, номера использованных листов. Работа по копированию документов учитывается в специаль ном журнале учета выдачи копий. Издательская деятельность архива учитывается с помощью кар точки учета изданий архива. В карточке учета изданий фиксируются название издания, его тип и вид, названия учреждений, уча ствующих в его подготовке, редколлегия, составители, выходные данные, тираж, сведения о рецензиях и др. Карточка ведется в издательском отделе. Работа архива по проведению выставок, экскурсий, лекций, инициативному информированию регистрируется с помощью карточки учета форм использования документов. В карточке, со- 226 ставляемой на каждое мероприятие (выставку, экскурсию, лек цию, инициативное письмо и т.д.), указываются форма и цель использования, тема, место проведения мероприятия, дата, ко личество посетителей, время звучания (для телепередач и т.д.), степень участия архива, вид подготовленного информационного документа, а также шифры использованных при подготовке ме роприятий фондов и дел. Наконец, по желанию архивиста могут вестись специальный журнал учета подготовленных информационных документов, жур нал учета культурно-просветительских мероприятий, журнал реги страции выдачи архивных справок, выписок и копий. По окончании года сведения первичных учетных форм сумми руются и анализируются. Для этого составляются о б о б щ а ю щ и е ф о р м ы у ч е т а и с п о л ь з о в а н и я д о к у м е н т о в . В государ ственном архиве, где ведется большая работа по всем направле ниям и формам использования, для всестороннего анализа этой работы рекомендуется создание специального отдела научной информации и использования, в который по окончании года дол жны стекаться все первичные документы по учету использования (из читального зала, отдела публикации и других структурных подразделений), кроме листов использования дел, которые под шиты в дело и находятся в хранилище. Но эта работа может про водиться и в отделе использования. На данном этапе составляются сводные статистические табли цы. Следует отметить, что форма и состав данных этих таблиц в отличие от первичных форм учета использования нормативно нигде не закреплены, поэтому архиву следует самостоятельно решить, по каким направлениям использования документов важнее всего проанализировать данные. Чем больше этих направлений, тем боль шая предстоит работа. Каждый архив разрабатывает свою методи ку, однако на основе изучения опыта нескольких архивов можно дать несколько рекомендаций: следует наиболее исчерпывающе и полно разработать состав по казателей каждой сводной таблицы и не изменять ее формуляра, по крайней мере, в течение ряда лет. В противном случае работа по составлению итоговых и сводных документов за несколько лет бу дет осложнена: придется сводить воедино противоречивые показа тели; все сведения по каждому показателю сводных таблиц лучше суммировать за год (например, количество выставок за год, коли чество выданных дел за год и т.д.), хотя существует ряд показате лей, по которым интересно просчитать динамику в течение года (например, сезонные колебания числа посетителей читального зала). Вместе с тем, для того чтобы представить сколько-нибудь достоверную картину использования РДИ в архиве, следует при вести сводные данные за 5 —10 лет, иначе вся трудоемкая статис- 227 тическая работа окажется напрасной; для надежности можно ис пользовать временные графики; поскольку полноценный анализ использования документов в архиве — невероятно трудоемкая работа, необходимо приобрести компьютер и освоить статистические программы — электронные таблицы. Приведем возможные сводные показатели по использованию документов, составленных в разных архивах: по данным Россий ского государственного архива экономики (табл. 11) и по данным
228
И т о г о в ы е д о к у м е н т ы п о у ч е т у и с п о л ь з о в а н и я о к у м е н т о в (аналитические обзоры, отчеты по научным пла нам) могут создаваться как в самом архиве, так и за его предела ми (в органах управления архивным делом, ВНИИДАД, Росархи-ве). Если сводные статистические таблицы должны составляться в архиве ежегодно, то аналитические документы, составленные на основе таблиц, разрабатываются один раз в 5 —10 лет. Как правило, работа ведется в рамках отдельной научной темы. В итоговых доку ментах анализируются данные таблиц, выделяются наиболее важ ные тенденции использования и интерпретируются данные, уста навливается зависимость между теми или иными показателями. | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||