Учебники и учебные пособия Е. Н. Басовская, Т. Д. Быкова, Л. М. Вялова и др. Делопроизводство Н. П. Котерова Основы маркетинга
 Скачать 1.03 Mb.
|
|
Глава 8 МЕНЕДЖМЕНТ В АРХИВАХ 8.1. Основные функции управления современном мире, чтобы быть конкурентоспособными, эф фективными и готовыми к постоянному развитию, необходимо знать современные методы и технологии управления и уметь ими пользоваться. Управление в целом — это общее свойство, присущее техни ко-технологическим, биологическим и социальным системам: для сохранения или поддержания существующих парамет ров системы; 2) изменения каких-либо параметров на величину (+); 3) изменения каких-либо параметров на величину (-), т.е. све дения существующих параметров к 0. Виды управления определяются предполагаемым или реаль ным объектом управления, при этом существуют: технико-технологические системы управления (неживые); автоматизированные системы управления технологическими процессами; биологические системы (живые); социальные системы, где главным субъектом и объектом уп равления является человек. Именно к последнему виду управления и применяется термин менеджмент. Менеджмент — это совокупность современных концептуаль ных моделей и специфических технологий, нацеленных на посто янное изменение и развитие предприятий и организаций в дина мично меняющейся среде хозяйствования. Здесь мы будем употреблять термины менеджмент и управление одном и том же значении. Хотя, несомненно, в обоих из них имеются нюансы, связанные со спецификой двух исследователь ских традиций — западной и отечественной. Значение понятия «менеджмент» можно представить и графи чески (рис. 14). Основными функциями управления на сегодняшний день яв ляются: организация — предметная деятельность, организация как процесс достижения цели, задач и используемых мер, действий, решений; 2) прогнозирование — система и процесс определения веро ятностей событий: 231
Рис. 14. Схема социального управления научно-техническое; экономическое; экологическое; политическое; планирование — система и процесс определения и установ ления плановых показателей на определенный период времени; координация — взаимная увязка работ, задач по видам, ис полнителям, объемам и срокам; работа с персоналом — изучение различных способов сти мулирования деятельности, психологических мотиваций работни ков и др.; маркетинг — вид человеческой деятельности, связанный с изучением спроса на товары и реализацией мер по удовлетворе нию этого спроса; паблик рилейшнс — связи с общественностью; инновации — нововведения на предприятиях, в организациях. Из перечисленных функций рассмотрим три — наиболее ха рактерные для архивов: планирование, работа с персоналом и маркетинг. Однако прежде чем приступить к рассмотрению этих функ ций управления, выясним, что лежит в основе деятельности ар хива. 8.2. Нормативно-правовая база работы архива Вся деятельность в архиве должна базироваться на правовой основе. Нормативно-правовую базу работы архива составляют по мимо архивного законодательства, подробно рассмотренного в соответствующем разделе, нормы гражданского, администра тивного и трудового права РФ, постановления и указы прави тельства, ведомственные нормативные акты. К последним отно сятся приказы Росархива, постановления ее коллегии, основ ные правила работы государственных и ведомственных архивов, 232 отраслевые инструкции и нормативы, например, примерное по ложение (устав) об архиве, типовые структуры, типовые нормы времени и выработки на основные виды работ в архивах. Однако основные нормативные документы, которыми в своей работе руководствуются директор архива и руководители струк турных подразделений, должны быть разработаны в самом архиве утверждены органами управления архивным делом данного субъекта Российской Федерации. Состав этих документов разли чен для государственных архивов и архивов учреждения (табл. 13).
Самым важным документом, определяющим деятельность ар хива, является его Положение (Устав). Положение о государственном архиве или архиве учреждения (Ус тав) определяет его юридический статус (юридическое лицо,структурное подразделение), ранг (центральный республиканс кий, объединенный ведомственный), профиль архива (источни ки комплектования, состав документов, принимаемых на хране ние); задачи, функции, права и обязанности архива, организаци онные основы деятельности архива. Положение о структурном подразделение архива определяет задачи, функции права, организацию деятельности структурного подразделения архива. Должностные инструкции сотрудников определяют обязанности, права и ответственность сотрудников архива. Они составля- 233 ются на всех сотрудников, кроме директора архива и его замес тителей. Штатное расписание — перечень должностей учреждения (организации) с указанием количества и размеров должностных окладов. Все документы, кроме Положения об архиве и инструкции о службе документационного обеспечения управления (ДОУ), под писываются директором архива. Положение (Устав) о государственном, центральном отрасле вом архивах, центральном архиве министерства (ведомства) ут верждается соответствующим органом управления архивным де лом. Так, Положение об архиве учреждения, который является юридическим лицом, утверждается в государственном архиве, По ложение об архиве учреждения и структурном подразделении — руководством этого учреждения. 8.3. Планирование в архиве Планирование — деятельность по составлению планов, определяющих приоритетные задачи архива. Планы составляются в соответствии со структурой и штатами архива, поскольку запланированные мероприятия не должны пре вышать возможности имеющихся подразделений трудовых ресурсов. Структурные подразделения имеются, как правило, в государ ственном архиве. Структура государственного архива складывается из отделов, созданных обычно по функциональному принципу, т.е. по направлениям работы архива: отдела комплектования и ведом ственных архивов, отдела учета, хранилищ, отдела научно-справоч ного аппарата, читального зала, отдела использования, приемной (справочного стола) архива и других отделов. За основу при разра ботке структуры архива берется типовая структура, утвержденная Росархивом, в которой указывается состав структурных подразде лений для различных категорий архивных учреждений. государственном архиве помимо отделов создаются коллеги альные совещательные органы, в работе которых принимают уча стие сотрудники различных структурных подразделений, а также приглашенные специалисты, ученые из других учреждений. К та ким органам относятся: экспертная, экспертно-проверочная (экспертно-методическая) комиссии для решения вопросов экспертизы ценности докумен тов (ЭЦД) и разработки научно-методического обеспечения дея тельности архива; научный совет (для координации исследовательской и изда тельской работы); комиссия по рассекречиванию документов (для снятия грифов секретности с документов). Кроме того, для реализации отдельных издательских проектов архиве могут создаваться временные трудовые коллективы. муниципальных архивах и архивах учреждений вместо струк турных подразделений могут создаваться группы работников по направлениям деятельности под руководством специалиста. архиве учреждения различные направления работы, как пра вило, распределяются между сотрудниками. Штатная численность работников архива определяется, исхо дя из объема документов архива, хронологических границ, ста туса архива и финансовых возможностей учреждения (ведомства) и государственного бюджета. Для государственных архивов суще ствуют специальные формулы расчета штатной численности. Когда штаты и структура архива определены и утверждены директором архива, остается только обеспечить работой трудовой коллектив. Для того чтобы он трудился без авралов и без простоя, существуют планы (табл. 14).
| |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||