Учебники и учебные пособия Е. Н. Басовская, Т. Д. Быкова, Л. М. Вялова и др. Делопроизводство Н. П. Котерова Основы маркетинга
 Скачать 1.03 Mb.
|
|
7.6. Анализ использования архивных документов Анализ использования архивных документов имеет два основ ных направления: изучение интенсивности использования; изучение эффективности использования. Данные анализа интенсивности и эффективности использова ния документов лежат в основе всестороннего маркетинга дея тельности архива по оказанию информационных услуг. Интенсивность использования документов. Удовлетворение по требностей общества в документной информации — основная со циальная функция архивов. Анализ закономерностей использова ния документов лежит в основе планирования всех направлений деятельности архива. Однако особенно важно знать наиболее ин тенсивно используемые фонды, темы, периоды и виды источни ков для организации работы по созданию и совершенствованию системы научно-справочного аппарата в архиве. Интенсивность использования документов измеряется в абсолютных величинах, которыми являются: количество обращений пользователей в архив за год; количество обращений по целям использования; категории потребителей информации (статус организации, отрасль, местоположение, образование, профессия, возраст, дол жность лица); число обращений хронологическим группам документов (разных истори ческих периодов); по разным темам исследования; 219 разным видам исторических источников; каждому фонду за год; фондам разных категорий за год; по формам использования; по формам реализации информации (выписки, копиро вание, публикации и т.д.). Все эти абсолютные величины имеют смысл, если возможно по строить динамические ряды за несколько лет и даже десятилетий. Общее количество обращений пользователей в архив за год свидетельствует о способности архива удовлетворять информаци онные потребности1 общества и уровне организации использова ния документов. Данные о потребителях информации необходимы для того, чтобы определить категории потребителей информации. Потреби телями могут быть как физические, так и юридические лица. Юри дические лица (учреждения, организации, предприятия), кото рые уполномочили своих сотрудников работать в архиве, называ ются в запросах и обращениях организации в архив. Для физичес ких лиц выявляются профессия, образование, должность, реже, возраст, место жительства. Как показали исследования последних лет, значительная доля исследователей имеет достаточно высо кий профессиональный уровень, специальное военное или воен но-историческое образование. Вместе с тем велик процент и не профессиональных исследователей (представители предприятий лица, занимающиеся по частным заявлениям) — 17 - 28% об щего числа исследователей. Из этого следует, что архиву необхо димо продумать работу с этой категорией потребителей — изда вать дополнительные тематические и фондовые справочники, схе мы НСА, проводить консультации. Следует также обратить особое внимание на новые категории потребителей информации: политические партии, церковь и ре лигиозные организации, фирмы и другие негосударственные струк туры. Важно также следить за иностранными учебными, научны ми и общественными организациями, по заданиям которых ве дется работа исследователей в архивах. Учет их запросов важен для установления международных контактов и участия в международ ных исследовательских проектах. Анализ числа обращений по темам использования, по хроно логии используемых документов; числа обращений к отдельным фондам и категориям фондов, а также числа обращений по видам источников позволяет судить о потребности общества в ретро спективной документной информации. Информационная потребность — это объективная необходимость получе ния сведений, способных ответить на вопросы, возникающие в деятельности людей или учреждений. Эффективность использования документов. Под эффективнос тью использования понимают результативность применения по требителем полученной им информации. Эффективность может измеряться в числовых величинах, например в рублях (сумма эко номического эффекта, полученного от обращения к архивным документам). Однако, как правило, эффективность использова ния измеряется в неколичественных показателях. О ней можно судить по качеству публикаций документов, по научному резо нансу, вызванному исследованиями, подготовленными на основе изучения архивных источников. Эффективность использования измеряется как в количествен ных, так и в качественных показателях. Количественными показателями являются: отношение количества единиц хранения в архиве к количеству использованных единиц хранения (по годам, пяти- и десятилет ним периодам, за весь период работы архива). Под использован ными делами в данном случае подразумеваются как дела, зака занные исследователями, так и дела, затребованные архивиста ми, например для исполнения запросов, подготовки выставок, теле- и радиопередач и др.; отношения количества использованных дел к количеству ре зультативно использованных дел (по годам или другим периодам). Под результативно использованными делами подразумеваются дела, из которых сделаны выписки, копии документов или под готовлены публикации документов, дела, на которые имеются ссылки в научных исследованиях; отношение количества учреждений, к которым архив обратил ся с информационными письмами, к количеству учреждений, обратившихся в архив с запросами по своей истории или заказав шими копии документов. Этот показатель отражает эффективность работы архива по инициативному информированию потенциаль ных потребителей. неколичественным показателям относятся оценка качества публикаций документов архива, а также отклик научного сообщества на монографии, статьи и другие исследования, подготовленные на основе документов архива. Об этих показателях можно судить по рецензиям, дискуссионным статьям и другим источникам. Не менее важным показателем является результативность ис пользования — отношение общего числа заказанных дел к числу дел, из которых исследователями сделаны выписки, копии, пуб ликации и т.д. Вместе с тем об эффективности использования можно судить и по абсолютным величинам — количеству публикаций, подготовлен ных по документам архива; по фондам; количеству ссылок в науч ных работах на документы архива; количеству копий, снятых с до кументов архива. Эти данные даются по годам, по фондам и т.д. 220 221 Кроме того, в абсолютных величинах, как правило, измеряют экономическую эффективность использования документов. Эко номический эффект измеряется в рублях и подсчитывается потре бителем информации, как правило, на основе его собственной методики. Важным моментом анализа эффективности использования яв ляется изучение отказов в предоставлении ретроспективной доку ментной информации. Это могут быть отказы в выдаче заказанных исследователями дел, отрицательные ответы на запросы. Необхо димо установить отношение заказанных дел к выданным, а так же, самое главное, — причины отказов. Типология этих причин уже выявлена исследователями. К ним относятся: отсутствие данных документов в архиве в случаях, если запрос является непрофильным для архива или документы выделены к уничтожению; отсутствие сведений о документах в научно-справочном аппа рате или искаженные сведения в научно-справочном аппарате (например, неверный шифр на каталожной карточке); ошибки фондирования и профилирования (распределения до кументов по архивам), когда исследователь дезориентирован вслед ствие того, что в фонде хранятся документы других фондообразо-вателей и др.; ошибки пользователя, не владеющего методикой архивной эв ристики и не знакомого с системой НСА архива; ограничение доступа к документам. Эта причина действует не только в случае засекречивания документов, но и в случае их пло хого физического или санитарного состояния, а также в случае, если документы не описаны и хранятся в россыпи. На основе анализа выясняются наиболее актуальные причины отказов для данного архива. Формы учета документов. Результаты анализа использования до кументов в архиве зависят от точности и аккуратности ведения форм первичного учета. Существующая система унифицированной документации по ар хивному делу предусматривает единые формы учета использова ния РДИ, которые подразделяются на: первичные; обобщающие; итоговые документы. Ведение этих форм обязательно как в ведомственном, так и в государственном архиве. Формы учета использования документов в архивах приведены в табл. 10. П е р в и ч н ы е ф о р м ы у ч е т а и с п о л ь з о в а н и я доку е н т о в заполняются либо сотрудником отдела использования или читального зала, либо самим исследователем. 222
| ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||