Учебники и учебные пособия Е. Н. Басовская, Т. Д. Быкова, Л. М. Вялова и др. Делопроизводство Н. П. Котерова Основы маркетинга
 Скачать 1.03 Mb.
|
|
Глава 7 ИСПОЛЬЗОВАНИЕ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ Использованием документов архива — комплекс работ по обеспечению информационных потребностей общества в ретроспек тивной документной информации. отечественном архивоведении различают направления, цели формы использования. 7.1. Направления использования архивных документов современном архивоведении важнейшими задачами направ лениями использования архивных документов являются: укрепление российской государственности; удовлетворение информационных потребностей общества; обеспечение законных прав и интересов граждан. процессе использования архивных документов участвуют две стороны — архив (федеральный, субъект Федерации, муници пальный, ведомственный, негосударственный и др.), хранящий информацию, и пользователь, которому нужна информация. Пользователями информации государственного архива могут быть органы государственной власти, управления, суда, прокуратуры, министерства, ведомства, предприятия и организации, воинские части, научные, культурные, учебные учреждения, средства мас совой информации, негосударственные объединения, предприя тия, фирмы, в том числе общественные организации, а также граж дане. Круг пользователей ведомственного и негосударственного ар хива организации, фирмы, субъекты Федерации, как правило, уже. Использование документов — сложная и ответственная рабо та, которая требует высокого профессионализма, знания в со вершенстве научно-справочного аппарата данного архива, ис точниковедения и архивной эвристики. Поэтому в государствен ных архивах использование документов считают разновидностью научной работы. Сотрудники всех архивов и сами архивы несут ответственность за точность, достоверность и своевременность предоставления информации, использование информации во вред интересам общества и личности, отказ в предоставлении инфор мации. Использование архивных документов в нашей стране основы вается на принципах открытости и доступности. Это значит, что любой отказ в предоставлении информации должен быть основан на законе. Для архивиста одинаково важно обеспечение информа- 177 ционных потребностей государства и отдельной личности. С этим связана проблема доступа к документной информации, засекре чивания и рассекречивания архивных документов. Вопросам, свя занным с этой проблемой, а также целям и формам использова ния документов и посвящен данный раздел. 7.2. Цели использования архивных документов Цели использования документов могут быть: управленческие; политические; экономические; научные; культурно-просветительские; социально-правовые (обеспечение прав граждан). Использование документов в управленческих целях предполага ет информационное обеспечение работы данного ведомства или организации, решение с помощью архивных документов воп росов, возникающих в его деятельности, повышение эффек тивности управления. Например, обращение к архивным доку ментам необходимо при составлении планов и прогнозов раз вития отрасли, предприятия (они должны быть основаны на анализе опыта предшествующих лет), при разработке проектов реформ государственного аппарата или реорганизации данного ведомства, организации, нормативных актов, положений, ин струкций, в том числе квалификационных справочников, дол жностных инструкций сотрудников, положений о структурных подразделениях, архиве, инструкций по делопроизводству орга низации и т.д. Использование архивных документов в политических целях осуществляется при разработке законопроектов, программ реформ, политической борьбе различных партий и группировок (публи кация материалов в ходе избирательных кампаний, использова ние опыта своих политических предшественников при создании программ, платформ и т.д.); для пропаганды официальной идео логии и политики правительства; для укрепления государствен ности (публикация материалов о репрессиях, преступлениях ре жимов, материалов, разоблачающих терроризм, национализм и т.д.); для укрепления государственной безопасности; при про ведении национально-территориального размежевания и измене нии административно-территориального деления; для заключе ния международных договоров; при определении межгосударствен ных границ и т.д. Использование архивных документов играет существенную роль в за конотворческой деятельности. 178 Так, например, для разработки Закона о земле и Земельного кадаст ра в 1970-е гг. изучались документы о пахотных землях, лугопастбищных угодьях, почвенные карты, материалы регистрации сделок купли-про дажи и аренды земельных участков и т.д. При разработке Закона об охра не окружающей природной среды изучались материалы мониторинга состояния природной среды и экологической экспертизы различных пред приятий, материалы о природозащитных мероприятиях. Использование архивных документов в экономических целях достаточно разнообразно: при прогнозировании и планировании экономического разви тия (при разработке и реализации планов, прогнозов, бизнес-планов и экономических проектов) очень важно провести анализ развития на современном этапе, а для этого обращаются к архи вным документам; при осуществлении проектных и опытно-конструкторских ра бот (строительстве, реконструкции, проектировании). Обязатель но изучение архивных данных при проведении геологических изыс каний и горных работ. Научно-техническая и картографическая документации используется при проектировании и реконструк ции гидротехнических, мелиоративных сооружений, путей сооб щения, промышленных и жилых объектов; при осуществлении научных и прикладных исследований (про ведение патентной экспертизы); для оптимизации производственных и технологических про цессов (к архивным материалам обращаются в поисках утрачен ных технологий в промышленности, сельском и лесном хозяй ствах, в области охраны окружающей среды и т.д.). Материалы муниципальных архивов содержат бесценные све дения по истории городского и коммунального хозяйства, строи тельства мостов, дорог, путепроводов, водопровода, канализа ции, озеленении, транспортной сети и др. Использование архивных документов для реконструкции па мятников истории и культуры преследует как экономические, так и культурно-просветительские цели. Использование документов в научных целях предполагает проведение научных исследований по историческим источникам, хра нящимся в архивах. Научное использование документов предполагает написание статей, диссертационных исследований, монографий, а также курсовых, дипломных работ, публикацию документов в изданиях научного типа, создание справочников, обзоров документов и т.д. Среди исследователей в архивах преобладают профессиональные историки, хотя с архивными документами работают представите ли всех отраслей знания. Исследования проводят не только масти тые ученые, но и студенты, и даже школьники. Однако из выше сказанного не следует, что в ведомственном архиве не осуществ- 179 ляется использование документов с научными целями, например исследования по истории данного учреждения, ведомства, отрас ли в целях написания очерка, издания юбилейного сборника подготовки выставки, альбома и т.д. Использование документов в культурно-просветительских целях предполагает подготовку юбилейных выставок, музейных экспо зиций, докладов, очерков, брошюр, проведение экскурсий, ис пользование документов в средствах массовой информации, пуб ликацию документов и обзоров. Документы используются писате лями, кинорежиссерами, художниками, представителями СМИ в процессе творчества. Наконец, важнейшей категорией пользова телей являются реставраторы (художники, архитекторы, искусст воведы), работа которых невозможна' без проектной документа ции, планов и других источников. Использование документов в социально-правовых целях предполагает исполнение запросов, обеспечивающих права и законные ин тересы граждан, для решения задач социальной защиты, обеспече ния установленных льгот и подтверждения имущественных прав физических и юридических лиц. Тематика запросов, как правило, касается службы в армии, размера заработной платы и трудового стажа, образования, гражданского состояния и т.д. Поскольку от результата запроса зависит, зачастую, судьба человека, социально-правовые запросы выделены в особую группу из всех тематических запросов. Сроки исполнения их строго лимитированы. 7.3. Формы использования архивных документов Формы использования архивных доументов — это определенные информационные услуги, выполняемые архивами по каж дому направлению использования. По каждой форме использо вания, как правило, составляются определенные информаци онные документы. Основными формами использования в архи ве являются: информационное обеспечение организаций, структурных под разделений и граждан в соответствии с их запросами (исполнение тематических запросов); исполнение запросов в целях обеспечения прав и законных интересов граждан; инициативное информирование учреждений и организаций, структурных подразделений о документах архива по профилю их деятельности; предоставление документов пользователям через читальный зал для исследовательской работы; выдача подлинных документов и дел во временное пользование; публикация документов; 180 информационные мероприятия в научных и культурно-просве тительских целях (выставки документов, использование докумен тов в средствах массовой информации; организация лекций, экс курсий, дней открытых дверей, уроков и других просветительских мероприятий). Формы использования в государственном и ведомственном ар хиве имеют свою специфику. Естественно, что в архивах Федераль ной архивной службы России (Росархива), где хранятся сотни и тысячи фондов, объем информационных услуг больше и разнооб разнее. Однако технологии, например методика исполнения запро сов, отличаются мало. Рассмотрим подробнее каждую из форм использования. Информационное обеспечение пользователей. Эта форма исполь зования осуществляется либо по инициативе пользователя (ис полнение запросов), либо по инициативе архива (инициативное информирование). Исполнение запросов. Наиболее важной формой использования документов архива является исполнение запросов, в том числе со циально-правовых. По данным Росархива ежегодно в государствен ные архивы поступает 10 млн запросов. До 80% рабочего времени сотрудников архивов поглощает подготовка архивных справок. Запрос — это письмо организации или заявление гражданина,!р котором сформулирована тема, географические и хронологи ческие рамки необходимой заявителю информации. Исполнение запроса — поиск и предоставление потребителюинформации, содержащейся в архивных документах. Существуют следующие виды запросов: тематические (выявление информации по конкретной теме илидокументальное подтверждение какого-либо факта, например образования учреждения в таком-то году); персональные, в том числе биографические (о жизни конкретного лица) и генеалогические (об истории семьи, рода); социально-правовые (направленные на обеспечение прав и интересов граждан), которые в свою очередь подразделяются на зап росы: о трудовом стаже; размере заработной платы; службе в вооруженных силах; участии в Великой Отечественной войне 1941 -1945 гг. и других военных конфликтах в соответствии с Законом РФ «О ветера нах», об участии в партизанском и подпольном движении, на хождении на оккупированной территории, в блокадном Ленин граде и др.; пребывании в концлагерях, гетто, вывозе на принудительные работы в Германию в период Великой Отечественной войны; работе в годы Великой Отечественной войны; 181 нахождении на излечении, состоянии здоровья; награждении, присвоении званий; образовании, учебе; репрессиях, раскулачивании, реабилитации; рождении, смерти, браках и других актах гражданского состо яния; творческой деятельности и авторских правах; имущественных и наследственных правах и др.; консульские, направленные на защиту законных прав и интересов граждан, постоянно проживающих за рубежом, в том чис ле российских граждан, граждан СНГ, иностранных граждан и лиц без гражданства. Эти запросы являются разновидностью со циально-правых запросов и отличаются от них лишь тем, что поступают через Министерство иностранных дел (МИД) РФ, посольства зарубежных стран в России, зарубежные организа ции, Центр розыска и информации ЦК общества Красного Кре ста Российской Федерации и другие ведомства и общественные организации. Исполнение запроса складывается из нескольких этапов: прием запроса и работа с заявителем; поиск запрашиваемой информации; составление и выдача заявителям ответов на запросы. При п р и е м е з а п р о с а необходимо уделить большое вни мание составлению запроса. Надо проследить, чтобы заявитель изложил в нем все сведения, которые удалось почерпнуть из семейного архива, рассказов родственников, из других архивов. Это существенно ускоряет работу архивистов по исполнению запроса. Наконец, если запрос относится к категории платных, следует в тактичной форме оповестить об этом заявителя. Например: «Сообщаем, что исполнение запросов является в архиве платной ус лугой, и поиск сведений начнется после получения Вашего согласия на оплату. В связи со сложностью запроса стоимость поиска может составить значительную сумму». Государственный архив не может взимать плату за исполнение социально-правовых и консульских запросов, запросов органов государственной власти и местного самоуправления для исполь зования в служебных целях, а также за научно-техническое ин формирование организаций системы Росархива и др. Тематичес кие запросы граждан, как правило, выполняются за плату. Ведомственный архив также обязан предоставить информацию бесплатно тем организациям или лицам, которых она непосред ственно касается1. Подробнее о перечне платных услуг архива будет сказано в разделе, посвя щенном информационному маркетингу. 182 При п о и с к е з а п р а ш и в а е м о й и н ф о р м а ц и и очень важно помнить о сроках исполнения. Срок пересылки непрофильного запроса заявителя в другие архивные учреждения с информированием об этом заявителя или Предоставления ему письменных рекомендаций о месте хранения документов составляет 5 дней со дня регистрации запроса. Срок исполнения запросов на основании научно-справочного аппарата архива составляет 15 дней со дня регистрации. Такие зап росы выполняются на основании просмотра описей, каталогов, без обращения к документам архива. Срок исполнения запроса, требующего обращения к докумен там архива, не должен превышать 30 дней. Однако в случае особой сложности запроса руководитель архива может продлить этот срок, но не более чем на 30 дней. Особое внимание следует уделять социально-правовым запро сам, срок исполнения которых не должен превышать 30 дней. При этом следует проинформировать заявителя о промежуточных ре зультатах работы по поиску документов. приоритетном порядке исполняются запросы органов госу дарственной власти, управления, суда и прокуратуры о получе нии информации, необходимой для их деятельности. Для повышения результативности поиска необходимо: во-пер вых, совершенствовать систему архивных справочников по лич ному составу, создавать тематические каталоги, картотеки, под вергать каталогизации фонды, по которым исполняется большая часть запросов; во-вторых, работникам архивов следует следить за законодательной деятельностью Федерального собрания, а также перипетиями внутренней и внешней политики. При с о с т а в л е н и и и в ы д а ч е з а я в и т е л я м о т в е т о в на з а п р о с ы архив предоставляет ответы в виде следующих ин формационных документов: архивной справки; архивной копии; архивной выписки; информационного письма; тематического перечня документов; тематической подборки; тематического обзора документов. Архивная справка — документ, подготовленный и заверенный архивом, имеющий юридическую силу и содержащий (под тверждающий или не подтверждающий) информацию об имею щихся в документах архива сведениях, относящихся к предмету запроса с указанием поисковых данных документов (архивного шифра). Архивная копия — это документ, дословно воспроизводящийлюбым способом текст или изображение архивного документа, 183 относящегося к предмету запроса, подготовленный и заверенный архивом. Архивная выписка — это фрагмент архивной копии (дословноевоспроизведение части документа любым способом), подготов ленный и заверенный архивом. Выписки, как правило, делаются из документов, посвященных нескольким, не связанным между собой вопросам. Информационное письмо — это письмо, составляемое архивомпо собственной инициативе или в ответ на запрос пользователя и содержащее сообщение об имеющихся в архиве документах по определенной проблеме, теме, вопросу. При исполнении тематических запросов организаций и граж дан в государственном архиве могут создаваться такие сложные информационные документы, требующие аналитико-синтетичес-кой переработки больших объемов документной информации, как тематические перечни документов, тематические подборки доку ментов, тематические обзоры документов. Тематический перечень документов — систематизированныйперечень заголовков дел или документов с указанием дат и поис ковых данных. Тематическая подборка документов — комплект копий документов или цитат из документов на данную тему. Тематический обзор документов — информационно-поисковыйсправочник, содержащий подробную характеристику документов нескольких архивов, нескольких фондов одного архива или части фонда по определенной теме. Подробнее об обзорах сказано в раз деле, посвященном научно-справочному аппарату. Подготовка этих информационных документов очень трудо емка, требует высокой квалификации и относится к научной работе архива. Поэтому предоставление информации в виде пе речня, подборки или обзора, как правило, происходит по ини циативе пользователя и по согласованию с ним. Если эта работа проводится не по обращению органа государственной власти или управления для выполнения его функций, она относится к чис лу платных услуг. Объем работы, вид информационного спра вочника и сроки фиксируются в специальном договоре между архивом и пользователем. соответствии с законодательством помимо архивных спра вок гражданам для защиты их прав и интересов могут быть вы даны подлинные документы из архивных дел. Для этого гражда нину необходимо написать заявление на имя директора архива (руководителя организации, структурным подразделением ко торой является архив). Решение о выдаче подлинных докумен тов осуществляется этими должностными лицами всегда в со ответствии с законодательством РФ . Так, граждане имеют пра во на получение свидетельства о рождении, браке, смерти близ- 184 г | кого родственника и т.д. по согласованию с органами ЗАГСа. Реабилитированные лица имеют право на выдачу из архивно- следственных дел конфискованных у них творческих материа лов, дневников, рукописей и т.д. К сожалению, это очень обед няет архивные фонды, так как сохранность выданных докумен-I тов и их дальнейшая судьба находятся вне поля зрения архиви-| стов. Поэтому выдачу документов можно осуществлять только после их копирования. При этом вносятся изменения в учетные документы архива. |