Учебники и учебные пособия Е. Н. Басовская, Т. Д. Быкова, Л. М. Вялова и др. Делопроизводство Н. П. Котерова Основы маркетинга
 Скачать 1.03 Mb.
|
|
6.4. Система каталогов в архиве 6.4.1. Каталог как архивный справочник Архивный каталог — межфондовый архивный справочник, вкотором информация о содержании документов архива сгруппи рована по предметам (темам, отраслям), расположенным в соот ветствии с принятой для данного каталога схемой классифика ции документной информации. Это дает исследователю широкие возможности для поиска информации. 146 В отличие от архивной описи каталог: во-первых, как правило, охватывает подавляющее большин ство фондов архива, потому что его структура не зависит от сис темы хранения документов, а отражает классификацию докумен тной информации по темам, отраслям и т.д., опись же составля ется на документы одного архивного фонда или его части; во-вторых, гораздо подробнее описи, так как может содержать информацию не только одной единицы хранения, но и части до кумента, одного документа, группы документов, группы единиц хранения; в-третьих, в отличие от описи не является учетным справоч ником, т.е. он не служит для подсчета количества единиц хране ния и документов; единственная его функция — информацион ный поиск; в-четвертых, если каждая опись строится на основе собствен ной схемы систематизации материалов данного фонда, то ката ложные карточки всех фондов архива упорядочиваются в соответ ствии с единой схемой, основы построения которой являются общими для всех архивов. Рассмотрим, какую роль выполняет архивный каталог в раз личных архивах. делопроизводстве важно уметь быстро найти ту или иную документную информацию. С этой целью ведутся регистрационные и учетно-регистрационные картотеки документов, картотеки писем заявлений граждан и др. При этом необходимо помнить, что эти картотеки имеют не только сиюминутное значение: в дальнейшем вместе с документами они должны будут поступить в ведомствен ный архив, архив учреждения, где вольются в каталог учреждения. Особое значение имеют картотеки документов по личному со ставу, которые в ведомственных, объединенных ведомственных и межведомственных архивах помогают архивистам своевременно исполнять социально-правовые запросы граждан. От четкости и точности картотеки порой зависит судьба человека. архиве учреждения путь делопроизводственных картотек не завершается. В идеале они должны поступать вместе с документами постоянного хранения в государственный архив. Картотеки по ис тории государственных учреждений активно используются инфор мационно-справочными службами государственных архивов для ответов на запросы граждан. Кроме того, «особо выдающиеся» де лопроизводственные картотеки столетиями служат исследовате лям (например, картотека Департамента полиции в ГАРФ или картотека Сената в РГИА). архиве учреждения, если туда поступила некачественная делопроизводственная картотека или архив выполняет большой объем справочной работы, рекомендуется самостоятельно создать каталог архива учреждения. 147 государственном архиве необходимо создать стройную систему каталогов архива, а также в совершенстве овладеть методами поиска информации с помощью архивного каталога. Совокупность различных каталогов составляет систему катало гов архива. Сам процесс подготовки, составления и ведения архивных ка талогов называется каталогизацией архивных документов, который складывается из следующих видов работ: определение вида каталога; разработка схемы классификации документной информации в каталоге; выявление и отбор документной информации для каталогизации; описание документной информации на каталожных карточках; индексирование каталожных карточек; систематизация карточек и ведение каталога. Рассмотрим подробнее каждый вид работ по каталогизации. 6.4.2. Определение вида каталога Определение вида каталога, создание которого предполагает ся, зависит от состава и содержания документов, а также от нали чия других видов каталогов. При определении состава каталогов конкретного государствен ного архива учитываются: ранг и профиль архива; структура, со став и содержание фондов архива; степень разработанности фон дов; интенсивность и задачи использования документов; наличие качественный уровень других типов архивных справочников; материально-технические возможности архива. зависимости от выбранной структуры каталоги бывают двух типов: логической структуры и алфавитной структуры. Если информация располагается от общего к частному, т.е. сверху вниз (метод дедукции), получают логическую структуру построения каталогов. Если информация располагается от частного к общему, т.е. снизу вверх (метод индукции), получают алфавитную (формальную) структуру. свою очередь каталоги логической структуры по видам под разделяются на систематические, тематические и их разновидно сти (каталог по истории учреждений и каталог по истории адми нистративно-территориального деления) и хронологические, а ка талоги алфавитной структуры — на предметные и их разновидно сти, именной и географический (рис. 12). В свою очередь каталоги могут быть как внутриархивными, так и межархивными. Для архивов федерального и регионального уровней основу си стемы каталогов составляют систематический и именной каталоги. 148
классифицируется по отраслям знаний и практической деятель- ности общества и располагается в логической последовательности. систематическому каталогу или его подразделам могут быть со ставлены предметный, географический и именной указатели (при отсутствии соответствующих каталогов). В т е м а т и ч е с к о м к а т а л о г е документная информация по теме сгруппирована внутри по подтемам, рубрикам и подрубри-кам, расположенным в логической последовательности. Условием самостоятельного существования тематического ка талога в архиве, где ведется систематический каталог, является группировка информации по признаку, отсутствующему в систе матическом каталоге. каталоге по истории учреждений документная информацияклассифицируется по отраслям, затем — по подведомственности, далее — по типам учреждений (банки, заводы, общества, това рищества, управления) в алфавитном порядке, внутри — по ал фавиту их наименований. каталоге по истории административно-территориального де ления документная информация классифицируется по алфавитупредметных понятий (географических наименований). Затем сис тематизация проводится в логической и хронологической после довательности. Если надо описать документы с точки зрения времени их со здания, то составляют х р о н о л о г и ч е с к и й к а т а л о г . В этом каталоге сведения о документах группируются по периодам вре мени, векам, годам, месяцам, числам. Хронологический каталог создается, как правило, там, где хра нятся древние рукописи. Описание рукописей в таком каталоге да ется по времени их создания или по времени освещаемых событий. 149 Если архив задался целью выявить, каких предметов — учреж дений, событий, лиц, географических наименований — касаются его документы, то создается п р е д м е т н ы й к а т а л о г или как его разновидности именной и географический. именном каталоге информация классифицируется по алфавиту фамилий лиц, упоминаемых в документах или являющихся их авторами. Дальнейшая систематизация осуществляется в хроноло гической или другой последовательности. географическом каталоге документная информация классифицируется по алфавиту географических и топографических объек тов (названий стран, республик, краев, областей, экономических районов, населенных пунктов, морей, рек и др.). Основой клас сификации может быть также административно-территориальное деление. Дальнейшая систематизация проводится в хронологичес кой или тематической последовательности. Название каталога будет определяться в зависимости от того, что положено в основу его деления: если в основе делений ката лога взяты темы, то каталог по виду будет тематический (пред метно-тематический), если предмет, — то предметный, если от расли человеческих знаний или деятельности, — то системати ческий и т.д. 6.4.3. Разработка схемы классификации документной информации в каталоге Создание конкретного вида каталога начинается с разработки схемы его классификации. На основе обобщения отечественного и зарубежного опыта в нашей стране был подготовлен ряд изданий классификационных схем для систематических каталогов, среди которых — «Таблицы библиотечной классификации для массовых библиотек» и «Биб-лиотечно-библиографическая классификация», СЕК (1962, 1978). России и странах Восточной Европы ББК используется как основа классификационной системы поиска ретроспективной до кументной информации (РДИ). Международной библиографии и документалистике наибо лее распространены две системы классификации: «Универсальная десятичная классификация» (ДК Дьюи); «Классификация при помощи двоеточия» (Ранганатана). Мельвиль Дьюи — организатор американской библиотечной ассоциации — в 1972 г. составил 1-й вариант д е с я т и ч н о й л а с с и ф и к а ц и и (ДК), в соответствии с которой вся совокуп ность сведений архива или библиотеки делится на основе дедук тивного метода на 10 классов, которые затем делятся на сотые, тысячные и т.д. классы, например: 150 ДК для книг: Общие произведения 100 Философия 200 Религия 600 Полезные искусства 900 История Каждый из этих классов делится на 10 классов: 600 Полезные искусства Медицина Инженерия 640 Домашнее хозяйство 690 Строительное дело 1987 г. на основе ДК Дьюи Международный библиографиче ский институт (МБИ) в Брюсселе издал усовершенствованную ДК, которая с 1905 г. называется УДК (Универсальная десятичная классификация). Она предназначалась для установления связи меж ду библиографиями и библиотеками всего мира. Имея в своей основе ДК Дьюи, УДК имела ряд таблиц опреде лителей, разработанных сначала Чарльзом Кеттером (1837—1903), | затем Полем Отле (1868 - 1944) и Анри Лафонтеном (1853 - 1943). I Эти таблицы имели свои знаки: присоединение + распространение / отношение : язык = Были и свои специфические обозначения: место () время «» аспект 00 Таким образом, УДК по отношению к ДК Дьюи стала более углубленной, многоаспектной, способной раскрывать и содержа ние архивных материалов (хотя для документов советской и со временной эпох она плохо подходит). Индийский теоретик систематической классификации Ш. Р. Ран-ганатан (1892-1972) развил многоаспектный поиск информации, заложенный в УДК. О н разработал « К л а с с и ф и к а ц и ю п р и п о м о щ и д в о - | е т о ч и я», которая имеет 37 разделов: 151 Естественные науки Математика C. Физика Z. Правоведение каждому разделу составлены таблицы-характеристики. На пример, к разделу «Инженерия» есть таблицы: «по признаку работ»; «по признаку инженерных работ»; «по признаку части». свою очередь эти таблицы тоже классифицируются следую щим образом: «по признаку работ»: здания и жилища; ирригационные и дренажные работы; горное дело; «по признаку инженерных работ»: прикладная механика; исследование; чертежи и рисунки: «по признаку части»: земляные работы; фундамент; пол; крыша; окна. Связь между понятиями, взятыми из разных разделов и таб лиц, обозначается двоеточием (:). Например: Д: Е2: Р1 «Инженерные исследования земляных работ». Таким образом, если УДК и ДК Дьюи относятся к иерархичес ким классификациям, то классификация Ранганатана преодоле вает одноаспектность иерархических классификаций и может слу жить основанием для автоматизированных информационно-по исковых языков (ИПЯ). Необходимо запомнить, что при библиотечной классифика ции книги и т.п. расставляются на полках по той же схеме, по какой производится поиск сведений. При классификации архивных материалов классификационная система хранения и классификационная система поиска РДИ не совпадают. конца 70-х гг. XX вв. в отечественном архивоведении исполь зовали Схему единой классификации (СЕК), которая во многом вобрала черты рассмотренных систем. Разработанная еще в совет- 152 ский период Схема единой классификации документной информации систематических каталогах государственных архивов СССР (М., 1978) была предназначена для систематического каталога, следова тельно, она также построена на основе логической структуры, где деления представлены отраслями знаний и деятельности общества. Такими отраслями в масштабах государства являются: Государственное строительство. Государственная власть. Охра на государственности (индекс Б/3). Общественно-политическая жизнь (индекс И/К). Народное хозяйство (индекс Л/Т). Культура. Наука. Здравоохранение (индекс У/Я). Каждую такую отрасль (деление) в СЕК принято называть от делом. Наряду с отраслевыми отделами в СЕК введен историко-тематический отдел: Великая Октябрьская социалистическая ре волюция (индекс А). Введение этого отдела обусловлено нали чием значительного количества документов по этой теме в гос хранилищах и их широким использованием. Отраслевые и историко-тематические отделы образуют глав ную таблицу СЕК, ее стержень. Каждый отдел имеет свое четкоеделение на подотделы, разделы и подразделы и более мелкие де ления. При работе с СЕК необходимо знать, что глубина делений каждом отделе может быть различной. В совокупности подот делы, разделы, подразделы и более мелкие деления образуют ос новную таблицу. Для детализации понятий, выражений их многоаспектное™, а также для исключения повторов к основной таб лице в СЕК разработаны четыре таблицы общих определителей: аспекта: руководство и организация управления; рабочий процесс внедрение его результатов; обеспечение и снабжение производства; разработка теоретических проблем; творческая деятельность и т.д.; групп населения: по занимаемому положению, характеру свя зи с предприятием, оплате труда; по возрасту; по половой принад лежности и т.д.; языка: иностранный и народов России; места: зоны и общие указания определенных мест (страны све та; государства и государственные объединения и т.д). Следует запомнить, что любое понятие из таблицы общих оп ределителей логично может сочетаться с любым понятием основ ной таблицы СЕК. Более сложно обстоит дело с детализацией понятий отдельных подотделов. Разработаны три таблицы специальных определителей аспекта подотделам: вооруженные силы (индекс Ж) и вооруженная защита социа листического Отечества (индекс 3); народное образование (индекс Ф); физкультура и спорт (индекс Э). 153 Следует помнить, что понятия из конкретной таблицы специ альных определителей аспекта сочетаются только с понятиями того подотдела, к которому таблица составлена. Например, соединив индекс из подотдела «Физкультура и спорт» («ЭЗ 11) индекс из таблицы специальных определителей аспекта к этому же подотделу (.07.01) — «Спортивные общества», выразим информацию о футбольных спортивных обществах «Э 11 (.07.01)». Графически структура построения СЕК с применением ин дексов показана на рис. 13.
Приступая к каталогизации документов архивного фонда, не обходимо подробно изучить структуру построения СЕК, четко пред ставлять себе, к какому отделу, подотделу и т.д. логически может быть соотнесено то или иное понятие, выраженное в документах. После изучения методики построения систематического ката лога на основе СЕК следует перейти к выявлению и отбору доку ментной информации для включения ее в каталог. 6.4.4. Выявление и отбор документной информации для каталогизации архивном фонде для каталогизации определяются следующие группы документов: организационно-распорядительные, планово-отчетные и дру гие основные документы учреждения-фондообразователя; руководящие документы вышестоящих органов, непосредствен но относящиеся к учреждению-фондообразователю; документы подведомственных учреждений, присланные для контроля, обобщения, анализа; печатные издания, относящиеся к деятельности учреждения-фондообразователя ; копии предложений, проектов постановлений, актов провер ки и другие документы, по своей ценности и трудности поиска заслуживающие каталогизации. При каталогизации особое внимание должно уделяться важ ным событиям, фактам и явлениям, отражающим эпоху, опреде ленный исторический период, событие или характер отдельной местности, региона и т.д. Отобранная для каталогизации документная информация опи сывается на каталожных карточках дифференцированно, т.е. пу тем применения различных приемов описания: подокументного; поединичного; группового. При подокументном описании на карточку выносится информа ция одного документа или части сложного, многоаспектного до кумента (протоколы, доклады). При поединичном описании на карточку заносится информация одного дела, но при условии, что она касается одного вопроса или события. При групповом описании на карточку заносится информация группы документов (одного или нескольких дел) или группы дел (одной описи). В этих случаях также наблюдается единство вопро са, события, места и времени. Как видно из этого ряда, три приема охватывают пять объек тов описания (по возрастающей): | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||