Учебники и учебные пособия Е. Н. Басовская, Т. Д. Быкова, Л. М. Вялова и др. Делопроизводство Н. П. Котерова Основы маркетинга
 Скачать 1.03 Mb.
|
|
6.3. Архивные описи Архивная опись — это архивный справочник, предназначенныйдля раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систе матизации внутри фонда и учета дел. Архивная опись выполняет три важнейшие функции: инфор мационную (раскрывает состав и содержание документов), учет ную (обеспечивает учет дел), классификационную (закрепляет систематизацию дел внутри фонда). 136 Информационная функция описи реализуется в процессе описания каждого дела на карточках при составлении такого важного элемента, как заголовок дела, раскрывающего видовой состав документов и содержание единицы хранения. Архивная опись, законченная и правильно оформленная, дает представление о составе и содержании документов фонда в целом. Учетная функция описи состоит в указании количества единицхранения в фонде. Этим обеспечивается сохранность документов, контроль за изменением объема фонда. Кроме того, наличие по рядковых номеров дел способствует и быстрому поиску необхо димой исследователям информации. Классификационная функция описи закрепляет и отражает наиболее рациональное и логическое расположение дел в фонде. Под классификацией документов и дел в пределах архивного фонда понимается их научная группировка в соответствии с историчес ки сложившейся структурой фондообразователя или основными направлениями и вопросами его деятельности. Архивная опись состоит из двух частей: собственно описи, т. е. перечня дел (описательных статей) и справочного аппарата к опи си. Как правило, архивные описи составляются еще в учреждениях. Но и в государственных архивах описи составляются при усо вершенствовании системы научно-справочного аппарата, при пе реработке неудовлетворительно описанных документов. Опись является одним из самых древних архивных справочников: самая ранняя русская опись, дошедшая до нас, относится к XIII в. Однако наиболее ценный опыт составления описей, выработки тео ретических основ описания относится к XIX в. Единая форма архив ной описи сложилась сравнительно поздно, в 1940— 1950-х гг. 6.3.1. Влияние классификации документов и дел в пределах архивного фонда на составление архивной описи Архивная опись строится в соответствии с классификацией дел архивного фонда. Поэтому прежде чем перейти к составлению описи, рассмот рим организацию работы по классификации дел в пределах архив ного фонда, которая состоит из двух этапов: разработки схемы классификации дел фонда; распределения дел в соответствии со схемой классификации. Р а з р а б о т к а с х е м ы к л а с с и ф и к а ц и и дел ф о н д о в явля ется важным шагом для практического осуществления научной организации документов государственных архивов. Кроме того, классификационная схема — это основа структуры описи. Схема классификации (организации) дел архивного фонда представляет собой систематизированный список наименова ний структурных подразделений учреждения-фондообразовате- 137 я, его функций или вопросов и направлений его деятельности. Классификационная схема является основанием для организа ции архивного фонда, для распределения дел фонда по груп пам, отражающим наиболее характерные стороны деятельности фондообразователя, его функции или структуру, что и закреп ляется описью. Прежде чем разработать схему классификации, необходимо изучить историю фондообразователя, выяснить его структуру, компетенцию, функции, вопросы и направления его деятельнос ти. Эта работа производится с учетом основных и дополнительных признаков классификации. основным классификационным признакам относятся:структурный — в соответствии со структурными подразделе ниями; функциональный, отраслевой, тематический — с учетом функ ций или отраслей деятельности учреждения, а также тех, которых касается содержание документов; хронологический — по датам или периодам, к которым отно сятся документы. дополнительным классификационным признакам относятся:номинальный — по видам дел, видам и разновидностям доку ментов; корреспондентский — по учреждениям и лицам, с которыми велась переписка фондообразователем; авторский — по наименованиям учреждений или фамилиям лиц, которые являются авторами документов; предметно-вопросный — по темам и вопросам, которые отра жены в документах; географический — по территориям, населенным пунктам и гео графическим понятиям, с которыми связано содержание доку ментов, их авторы или корреспонденты; хронологический — по датам документов. При разработке схемы классификации следует запомнить, что: необходимо использовать только основные признаки; из всей совокупности основных признаков берут только два; одним из двух выбранных признаков, как правило, должен быть хронологический; выбранные признаки в схеме классификации могут меняться местами. Для фондов учреждений, имеющих четкую структуру, сочета ние таких двух признаков, как структурный и хронологический, образует два варианта схемы классификации: хронологически-структурный или структурно-хронологический. При стабильной структуре учреждений за весь период существования целесообраз но разработать структурно-хронологическую схему. В соответствии этой схемой все дела сначала группируются по структурным 138 подразделениям. Хронологически-структурная схема применяется обычно в том случае, если структура фондообразователя изменя лась. Тогда все дела первоначально группируются по годам, а внутри хронологических групп — по структурным подразделениям. Для фондов учреждений с часто изменяющейся или сложной струк турой, а также при ее отсутствии, необходимо отразить в схемеотрасли деятельности фондообразователя. В таких случаях обычно применяется хронологически-отраслевая схема. При этом дела сна чала группируются по годам, а внутри хронологических групп — по отраслям деятельности учреждения-фондообразователя. При классификации по отрасле-хронологической схеме дела группиру ются сначала по отраслям, а внутри отраслевых групп — по хро нологии. Для фондов бесструктурных фондообразователей при небольшом объеме дел можно применять номинально-хронологическую или хро нологически-номинальную схему систематизации. Для небольших фондов, имеющих свою специфику, а также для коллекции применяются тематически-хронологическая или хроно логически-тематическая схемы. Для объединенного архивного фонда при классификации дел сна чала производится группировка дел по фондам, входящим в объе диненный архивный фонд. Для фондов личного происхождения схемы классификации доку ментов определяются составом фондообразователей (отдельное лицо, семья, род), характером их деятельности, составом и объе мом документов фонда. Так, для деятелей культуры в РГАЛИ раз работали типовую схему классификации документов фондов лич ного происхождения: рукописи фондообразователя; записные книжки фондообразователя; письма фондообразователя; дарственные надписи разным лицам; письма фондообразователю; дарственные надписи разных лиц фондообразователю; материалы к биографии фондообразователя; материалы имущественно-хозяйственного и бытового ха рактера; материалы, собранные фондообразователем для своих ра бот и по интересующим его темам; материалы о фондообразователе; изобразительные материалы; материалы членов семьи фондообразователя; материалы разных лиц, отложившиеся в фонде; коллекции. Для документов представителей науки, управления, производства других возможна аналогичная классификация дел в пределах139 личного фонда. В схеме классификации для других фондов могут отсутствовать какие-либо из перечисленных разделов, но возмож но наличие и других, непредусмотренных этой примерной схе мой разделов, отражающих специфику документов и деятельность самого фондообразователя. Сложность классификации в пределах самой мелкой группы дел заключается в том, что приходится одновременно учитывать все признаки и располагать дела в систематическом порядке с учетом значимости авторов, корреспондентов, содержания, делопроиз водственных форм и т.д. Для дальнейшей классификации используются графическая или текстовые классификационные схемы. графической схеме изображаются графически (кружочками, ромбиками, квадратами и др.) и текстуально поясняются все призна ки группировки документов, начиная от высших групп, созданных на основании ведущих классификационных признаков, и кончая самыми низшими группами, созданными с учетом всех, в том чис ле и второстепенных признаков классификации. Здесь же в схеме указывается и порядок расположения дел в пределах самых мелких групп. Графические схемы классификации документов встречаются крайне редко. Наибольшее распространение в отечественных архивах полу чили текстовые классификационные схемы. В текстовой схеме клас сификации документов архивного фонда последовательно пере числяются все разделы, подразделы и более мелкие деления, в которые должны быть сгруппированы дела фонда. Порядок распо ложения дел в пределах самых низших делений означается пере числением заголовков дел. Р а с п р е д е л е н и е д е л в с о о т в е т с т в и и с о с х е м о й л а с с и ф и к а ц и и может проводиться двумя способами: непос редственной группировки и расположения дел в соответствии со схемой классификации или карточным способом. При непосредственной группировке дела физически группируются по разделам и другим более мелким делениям в схеме и после довательно располагаются с учетом указанного в схеме порядка. При карточном способе группируются не сами дела, а карточки описанными на них делами. Карточки для описания располага ются в предусмотренной схемой классификации последователь ности и нумеруются в порядке валовой нумерации. После этого проводится уже окончательная группировка дел фонда. Карточный способ классификации документов наиболее удо бен в тех случаях, когда архивный фонд велик по объему и сло жен по составу. Кроме того, этот способ обеспечивает большую сохранность документов, так как не требует многократного пере мещения единиц хранения по группам, подгруппам, а также эко номит рабочее время. 140 6.3.2. Составление собственно архивной описи дел После проведения классификации дел (или карточек) фонда в соответствии с разработанной для конкретного фонда классифи кационной схемой составляется архивная опись. В зависимости от схемы классификации, объема и завершенности комплектования фонда (или любого другого комплекса документов) могут быть составлены одна или несколько описей. Отдельная самостоятель ная опись может быть составлена: на все дела фонда, если учреждение прекратило свое существование; дела всех лет одной структурной части, если она прекратила свое существование; дела за один год или несколько лет деятельности учреждения-фондообразователя, а также одной или нескольких функциональ ных, предметно-тематических (материалы по личному составу, научно-техническая документация, фотоальбомы, творческие до кументы и т.д.) и других частей; все дела объединенного фонда или каждого, входящего в объе диненный фонд учреждения. Следует помнить, что количество дел, внесенных в одну опись, не должно превышать самого большого четырехзначного числа (т.е. 9999). Как уже отмечалось, опись отражает систему организации до кументов фонда и закрепляет классификацию дел внутри фонда путем присвоения делу порядкового номера. В описи выделяются разделы, подразделы и более мелкие деления в соответствии со схемой классификации дел фонда. Опись документов (основная информационная часть) состоит из описательных статей. Описательная статья описи представляет собой совокупность сведений о единице хранения и состоит из следующих элементов: порядкового номера; делопроизводственного индекса (номера дела по номенклатуре или старого инвентарного номера); заголовка дела и в ряде случаев аннотации документа; крайних дат документов в деле (число, месяц, год); количества листов в деле; примечаний. Каждому из элементов статьи, выполняющему определенную функцию, соответствует своя графа в листе описи. Графа 1 — «Порядковый номер» — отражает учетную функцию описи, закрепляет последовательность расположения дел в фонде. Присвоенный в порядке валовой нумерации номер последней ста тьи указывает на количество единиц хранения, включенных в опись. При изменении количественного состава дел описи делается со ответствующая запись в конце описи («Итоговые записи»). 141 бинированные указатели при незначительном количестве личных имен, географических названий и предметов. По форме указатели могут быть г л у х и м и и а н н о т и р о а н н ы м и (краткими или полными). Приведем пример составле ния указателя глухого, аннотированного краткого и аннотирован ного полного. Глухой указатель Гиацинтова С В . 7, 9, 18 Аннотированный краткий Гиацинтова С В . — актриса 7, 9, 18 Аннотированный полный Гиацинтова Софья Владимировна — советская актриса и режиссер, народная артистка СССР. На сцене с 1910 года, играла во МХАТе, первой студии МХАТ, МХАТе втором. С 1938 года — в Московском театре им. Ленинского комсомола. В историю русского драматического искусства во шло исполнение ею роли Марии («Две надцатая ночь» В. Шекспира) и др. 7, 9, 18 Составить именной и географический указатели не составляет труда, так как в них включаются все понятия, встречающиеся в тексте описи. Следует только запомнить, что географический ука затель никогда не бывает глухим. Подробно методику составления указателей рассмотрим на примере предметного указателя. Предметный указатель представляет собой алфавитный перечень на учных понятий, исторических фактов, явлений, учреждений и т.п. Пред метный указатель может быть общим, включающим понятия различного характера, и специальным, включающим однородные понятия (указа тель фабрик и заводов). Составить предметный указатель значительно сложнее, чем географический или именной. Специфика предметного указателя состоит в отборе понятий для включения в него. В предметный указатель следует включать только наиболее существенные, раскрываю щие основные вопросы и направления деятельности фондообразователя. Предметный указатель строится следующим образом. Основным элементом предметного указателя является рубрика, со стоящая из предметного понятия и поисковых данных. зависимости от назначения указателя рубрика может быть простой, т.е. не иметь подрубрик, сложной, т.е. иметь одну подрубрику или опре деление, гнездовой, т.е. иметь две или несколько подрубрик, например: Простая рубрика Газеты. Сложная рубрика Газеты, тираж. Гнездовая рубрика Газеты: «Известия» 7, 8, 9 «Независимая» 10, 11 «Спид-инфо» 14, 16 144 Подрубрики могут располагаться как в алфавитной, так и в логичес кой, систематической последовательности, например: Образование: низшее 25, 26 среднее 5, 9 высшее 12, 13, 35 При составлении гнездовой рубрики, следует помнить, что рубрика — всегда родовое понятие, а подрубрики — его виды, поэтому нельзя со ставлять такого типа гнездовые рубрики как: Яблоня: посадка 7 полив 8 уничтожение вредителей 9 Виды документов не включаются в предметные указатели как само стоятельный элемент справочного аппарата. Указатель видов докумен тов составляется только к перечням документов, которые служат для определения сроков их хранения. Понятия в предметном указателе могут быть однословными и много словными. При введении в указатель многословных понятий следует иметь виду, что все слова несут разную смысловую нагрузку. Так, например, понятиях «борьба с неграмотностью», «борьба с дезертирством», «из бирательная кампания» основное смысловое значение имеют слова «не грамотность», «дезертирство», «кампания». Такие слова называются удар ными, или ключевыми. Выявление ударного (ключевого) слова необходимо для правильной организации поиска информации в указателе основных вопросов и на правлений деятельности учреждения-фондообразователя. При включе нии многословного понятия в указатель ключевое слово ставится на пер вое место, т.е. осуществляется инверсия, и к нему указываются поиско вые данные. А второе слово превращается в пояснение, дополнение к первому, например: Неграмотность, борьба с ней 4, 6, 8 Невозможно предугадать заранее мысли исследователя, поэтому в указатель необходимо включать многословное понятие полностью, де лая отсылку к ключевому понятию, например: Избирательная кампания — см. кампания избирательная Кампания избирательная 13, 21 Если оба слова являются ключевыми, то в указатель вносится такое словосочетание, какое включено в опись, а второе слово заносится в указатель на соответствующую букву с отсылкой на основное понятие без указания ссылочных данных, например: Учет военнообязанных 14, 17, 18 Военнообязанные — см. Учет Инверсии не подвергаются устоявшиеся понятия, например: Новый русский 7, 13 145 Для того чтобы составить предметные указатели к описи, необходи мо каждое предметное понятие выписать на отдельную карточку, дать к нему необходимые пояснения, указать номера единиц хранения, где встречается это понятие. После выявления всех предметных понятий, в том числе именных и географических, следует произвести их систематизацию по алфавиту (до 4-го знака), сделать необходимую инверсию, создать при необходимос ти сложные рубрики. И только после этого перенести содержание кар точного указателя на листовую форму. Прописные заглавные буквы русского алфавита должны быть про ставлены перед каждой группой понятий, начинающихся на эту букву, в центре листа, например:
И Избирательная кампания, см. кампания избирательная К Кампания избирательная 7, 8, 9. подготовленной архивной описи обязательно должна быть составлена заверительная надпись на отдельном листе-заверителе. заверительной надписи указывается количество листов в описи. Листы собственно описи и справочного аппарата к ней пронуме ровываются в валовом порядке. Заверительная надпись подписы вается составителем описи, например: опись внесено 24 (двадцать четыре) дела с № 1 по № 24 Составитель Дата -Ц 00.00.00 | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||