Учебники и учебные пособия Е. Н. Басовская, Т. Д. Быкова, Л. М. Вялова и др. Делопроизводство Н. П. Котерова Основы маркетинга
 Скачать 1.03 Mb.
|
|
Глава 6 НАУЧНО-СПРАВОЧНЫЙ АППАРАТ ДОКУМЕНТАМ АРХИВНОГО ФОНДА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ 6.1. Система научно-справочного аппарата к архивным документам Система научно-справочного аппарата (СНСА) к документам архива — это комплекс взаимосвязанных и взаимодополняемых архивных справочников о составе и содержании архивных доку ментов, создаваемых на единой методической основе для поиска архивных документов и архивной информации в целях эффектив ного использования. Классификация архивной документации. Проблема классифика ции архивной документной информации — это стержневая про блема современной организации архивного информационного про странства. Поэтому в настоящее время ведется работа по созданию отраслевого классификатора архивной документной информации. Работа по созданию научно-справочного аппарата к архивным документам представляет вид научного труда, направленный на обеспечение организаций и лиц необходимой документной ин формацией. Д о к у м е н т н а я и н ф о р м а ц и я — это сведения, различные данные, содержащиеся в документе. практике информационной работы архивные документы, яв ляющиеся первоисточниками сведений о предметах объективной действительности и мыслительной деятельности человека, полу чили название носителей первичной документной информации. Различные сообщения о документах, состоящие из описаний, специальных шифров и кодов, называются информацией об ин формации, или вторичной документной информацией. Архивные справочники, содержащие вторичную документную информацию, и сами документы, несущие первичную документ ную информацию, в совокупности составляют архивную инфор мационную среду. Все а р х и в н ы е с п р а в о ч н и к и , описывающие документ ную информацию, делятся на обязательные и дополнительные. Обязательные справочники существуют во всех государственных архивах. К ним относятся архивные описи и архивные каталоги, обзоры документов и другие архивные справочники. Дополнительные справочники создаются с учетом специфики документов архива, а также складываются исторически (поступив шие на постоянное хранение делопроизводственные картотеки, 120 картотеки и перечни документов, выявленных для публикации). дополнительным справочникам относятся указатели, обзоры, тематические перечни, аннотированные каталоги. Принципы построения системы НСА. Основными принципами построения системы НСА являются: взаимосвязь и взаимодополняемость информации различных справочников, описывающих первичную ретроспективную доку ментную информацию на разных уровнях; неповторяемость и недублированность информации различ ных видов справочников; преемственность НСА ведомственных, государственных и му ниципальных архивов. Первые два принципа необходимо соблюдать для того, чтобы сделать поиск более эффективным и избегать затрат труда архиви ста на дублирование информации. Если описание и каталогизация фонда проведены в соответ ствии с принципом взаимосвязи и взаимодополняемости инфор мации, исследователь, ознакомившись с описью фонда и выпи сав из нее номера единиц хранения по интересующей его теме, обращается затем к соответствующему разделу каталога для более углубленного поиска. В каталоге он находит не только названия единиц хранения, но и заголовки документов и более подробную информацию с указанием на листы единицы хранения, на кото рых эту информацию можно найти. Третий принцип очень важен для организации поисковой работы. Он означает, что к созданию всех типов справочников в ведомствен ных, государственных и муниципальных архивах применяются еди ные требования и единые методы. Так, описи дел составляются еще в делопроизводстве учреждений под контролем ведомственного ар хива. Сводные описи (годовые разделы) описей дел постоянного хранения ведомственного архива обязательно утверждаются ЭПК го сударственного архива и хранятся в государственном архиве как кон трольные экземпляры до передачи дел на постоянное хранение. Та кой же контроль должен осуществляться за составом ведомственных картотек и других справочников. Все элементы описания, все вспо могательные элементы справочного аппарата к описи должны нахо диться в строгом соответствии с основными правилами работы ве домственных и государственных архивов. Структура системы НСА. Система НСА структурно подразделя ется на вертикальный и горизонтальный уровни. Г о р и з о н т а л ь н ы й у р о в е н ь с и с т е м ы основан на функциональном разли чии справочников. По функциям справочники системы НСА под разделяются: на справочники по учету; справочники по раскрытию содержания документов (инфор мационно-поисковые системы). 121 В е р т и к а л ь н ы й у р о в е н ь с и с т е м ы основан н а иерар хии классов справочников к следующим комплексам архивных документов: АФ РФ в целом; сети архивов; архиву; фонду; делу или отдельному документу. соответствии с таким делением можно назвать наиболее рас пространенные справочники и справочные комплексы к архивным документам. 1. АФ РФ: Центральный фондовый каталог Росархива и разрабаты ваемая ранее на его основе автоматизированная система НТИ; справочник «Государственные архивы СССР». — Ч. 1 —2. — М., 1989; справочник «Документы ГАФ СССР в библиотеках, музеях и научно-отраслевых архивах». — М., 1991; указатель «Личные архивные фонды в государственных хра нилищах СССР». - Т. 1-2. - М., 1963; Т. 3. - М., 1980. 2. Группа архивов отдельного региона: фондовый каталог субъекта Российской Федерации или му ниципального образования; путеводитель «Центральные архивы Москвы». — Вып. 1 — 3. — М., 1999; Вып. 4. - М., 2000. 3. Архив: путеводитель или краткий справочник; книга поступлений; список фондов; листы фондов; описи; каталоги; тематические обзоры; указатели; паспорт архива. 4. Фонд: лист фонда; опись; обзор фонда; каталоги; указатели; Отдельное дело или отдельный документ: тематические путеводители; каталоги; указатели; 122 обзоры фондовые и тематические; внутренняя опись дела; аннотация; заверительная надпись. практической работе все справочники в результате их класси фикации по уровням документов получили названия: межархивные (на уровне АФ РФ и его части); внутриархивные и межфондовые (на уровне фондов или их частей); внутрифондовые (на уровне фонда или его части). Подробный перечень справочного аппарата каждого федераль ного архива России по указанным группам (внутриархивные, меж фондовые, внутрифондовые справочники) дается в справочнике «Федеральные архивы России и их научно-справочний аппарат», опубликованном в 1994 г. Перспективы развития СНСА. Разработка перспектив дальней шего оптимального развития системы НСА опирается на решение следующих основных проблем. Оптимизация системы НСА АФ РФ в целом как подсистемы в общегосударственной системе научно-технической информации (НТИ). 2. Оптимизация отдельных подсистем и элементов системы НСА АФ РФ на различных уровнях организации документов: архив — фонд — дело — документ — это уровни «входа» в систему НСА; а также оптимизация системы НСА каждого архива. 3. Всестороннее обеспечение преемственности НСА государ ственных архивов и архивов учреждений. 4. Дальнейшее совершенствование методики создания отдель ных типов справочников с учетом их взаимодействия и взаимодо полняемости в системе НСА архива. Система НСА должна строиться на основе единства методов учета и описания документов и на едином нормативно-методи ческом обеспечении, что определяют следующие требования, предъявляемые к ней: 1) удовлетворять все потребности общества в ретроспективной ин формации по мере возникновения и поступления запросов в архивы; 2) ориентироваться в основном на тематический поиск ин формации; 3) быть универсальной, т.е. охватывать всю совокупность доку ментов АФ РФ (текстовых, КФФД, технических и др.), независи мо от способа закрепления информации; 4) иметь единую методику составления всех типов и видов спра вочников; 5) отличаться взаимосвязью, взаимодополняемостью справочников; 6) развиваться с учетом дальнейших перспектив применения Новейших достижений науки и техники, т. е. автоматизированного ввода и поиска информации. 123 Исходя из этих требований, основу системы НСА должно со ставлять «двойное единство»: единство организации документов, которое достигается един ством научно-методических основ классификации документов (еди ная система НСА закрепляет организацию документов и их учет по единицам хранения, фондам, комплексам фондов, архивам); единство описания документов, которое достигается единством методики составления справочников. настоящее время создание и усовершенствование НСА в каж дом архиве происходит дифференцированно. Это означает, что архивисты по-разному подходят к созданию и усовершенствова нию справочников к фондам различной информативности. зависимости от информативности архивные фонды подразде ляют на три категории. Под категорией архивного фонда при этом понимают различную степень информативности материалов это го фонда. Так, к значимым, многоаспектным по содержанию и большим фондам, к которым часто обращаются исследователи, создаются сложные, высококачественные виды архивных спра вочников, отличающиеся глубиной и детализацией сведений о содержании документов. Такие справочники создаются к фондам I категории. Более упрощенный НСА создается к фондам II и III категорий. 2. Аналитико-синтетическая обработка ретроспективной документной информации Для того чтобы первичную информацию можно было легко и быстро отыскать в архиве, она подвергается аналитико-синтети-ческой обработке, т. е. сжатию, свертыванию, обобщению, в ре зультате чего появляется вторичная документная информация ар хивов — описание. более узком смысле слова описание — это раскрытие состава содержания документов каждого дела для обеспечения быстро го поиска и использования документов. Описание дел заключается в выявлении информационных ха рактеристик и в письменном обозначении этих характеристик на обложке дел или карточках. 6.2.1. Описание документов и дел в архивах учреждения государственных архивах Описание начинается в делопроизводстве учреждений и про изводится непосредственно на обложках дел в начале делопроиз водственного года. Оно представляет собой прогностический спи сок тех документов, которые будут сформированы в дела. 124 архивах учреждения и государственных архивах описание про изводится, если поступили дела, описанные неудовлетворитель но или совсем не описанные. При обработке значительного комплекса документов описание архивах производится на карточках, что помогает не только опе ративно исправлять неточности, но и облегчает в дальнейшем клас сификацию дел внутри архивного фонда. На обложках и карточках указываются одинаковые и в единой последовательности информационные характеристики докумен тов и дел. Информационные характеристики документов и дел. Информа ционными характеристиками каждого дела являются: название учреждения с указанием вышестоящего ведомства; название структурной части (функции, отрасли); индекс дела по номенклатуре; заголовок дела; аннотация; крайние даты документов дела; количество листов; архивный шифр. Название учреждения является в то же время и названием фонда. Дается полное наименование учреждения с указанием ведом ства, в систему которого оно входит. Обычно, если есть офици ально принятое сокращенное наименование, оно дается в скоб ках после полного наименования учреждения. Если название учреждения менялось или дело из одного уч реждения передавалось в другое, то на обложке указывается пос леднее название. Название структурной части помогает быстро и правильно провести классификацию дел внутри архивного фонда. Если учреждение не имело структуры, то указываются функ ции или отрасли деятельности этого учреждения, например «ру ководство» и т.д. Индекс дела по номенклатуре облегчает систематизацию делвнутри архивного фонда, показывает степень сохранности и пол ноты материалов. Заголовок дела является важнейшей характеристикой описанияДела, которая раскрывает состав и содержание его документов. Аннотация документов — это краткое изложение содержанияДокумента, а также краткая характеристика наиболее ценных до кументов, содержание и особенности которых не охватываются заголовками дела. Крайние даты определяются по датам заведения и окончанияДела в делопроизводстве. Следует учитывать, что дела могут начи наться или заканчиваться документами входящими, исходящими Или внутренними. На каждом документе, как правило, бывает 125 несколько дат: составления, подписания, исходящей или входя щей регистрации. качестве крайних дат для документов входящих приняты даты входящей регистрации, для исходящих и внутренних — даты со ставления или подписания документов. Особое внимание следует обратить на датировку декретов и законов, планов и отчетов, книг и копий документов. Для декретов, законов, указов, постановлений, приказов крайними дата ми являются даты подписания или утверждения. Если они не датирова ны, то дата определяется моментом опубликования или вступления до кумента в силу. Для планов, отчетов, смет крайними датами являются даты, на кото рые или за которые они составлены, а не даты составления или подпи сания. Такие даты достаточно указать только в заголовке, не указывая крайних дат. Для книг (кассовых, учета, регистрации) крайние даты определяются первой и последней записями. Для копий документов крайними датами являются даты их изготовле ния, а не даты оригиналов. На практике встречаются случаи, когда дело было начато в одном учреждении, а затем передано в другое. Особенно это типично для судеб ных дел. В этих случаях указываются 3 даты: дата заведения в первом учреждении; дата поступления в другое учреждение; дата окончания дела во втором учреждении. Первые две даты в таких случаях обозначаются в виде дроби. Количество листов проставляется с целью сохранности документов дела. Архивный шифр — это условное обозначение места хранениядела: название архива, № фонда, № описи, № дела по описи. Из перечисленных информационных характеристик более подробно рассмотрим важнейшие из них — заголовок и анно тацию. а г о л о в о к должен быть кратким, точным и литературно-грамотным. Не следует механически переносить в заголовки из текстов документов архаичные выражения, нельзя также модер низировать заголовок, заменяя исторические понятия современ ными терминами. Заголовки бывают трех типов: простые, обобщенные и сложные. Простой заголовок складывается из расположенных в опреде ленной последовательности следующих элементов: вид дела, вид или разновидность документов (вид дела: дело, материалы, переписка и др.; вид документов: протоколы, планы и др.); автор (дает возможность уяснить смысл и степень достоверно сти фактов, определить сущность содержания документов); 126 корреспондент (указывает на те учреждения и лица, с которы ми был связан в своей деятельности фондообразователь); предмет или вопрос (отражает содержание документов дела, имеет большое значение и его надо четко и ясно формулиро вать); территория (указывает на территорию, о которой говорится в документах, или на территорию, на которой были созданы доку менты, или на территорию, с учреждениями или лицами кото рой переписывался фондообразователь); время (событий или составления документов); формальные признаки (подлинность или копийность). Рассмотренные элементы заголовка одновременно все вместе никогда не применяются. Их набор зависит от состава и содержа ния документов дела. Документы в дело подбираются на основе признаков заведения: предметного, номинального, авторского, корреспондентского, географического, хронологического, а так же формальных признаков подлинности и копийности. Если в делопроизводстве правильно были сформированы дела по признакам их заведения, то не представляет труда составить заголовок, с наибольшей полнотой отражающий состав и содер жание документов этого дела. Протоколы, приказы, циркуляры и другие организационно-распорядительные документы в делопроизводстве формируются по номинально му, авторскому, иногда предметно-вопросному, а также хронологичес кому признакам. Соответственно заголовки будут содержать указание вида документов, название автора и дату, а также будет указан формальный признак подлинности или копийности. В том случае, если при формиро вании был использован предметно-вопросный признак или заголовок составлен на отдельный документ, тогда в заголовке будет указано со держание документов. Например: Протоколы №1-15 заседаний коллегии Министерства экономики Рос сийской Федерации за январь — июль 1996 г. Подлинники. Приказы ректора РГГУпо личному составу за 1997 г. Подлинники. Циркуляры Управления Можайской уездной рабоче-крестьянской мили ции о внесении в основной оклад милиционеров самогонной премии за март 1926 г. Копии. Планы и отчеты также описываются с указанием автора, иногда содержания, и времени — периода составления документа. Например: План работы коллегии Министерства общего и профессионального об разования Российской Федерации на 1996 г. Отчеты о работе секции ВО политкаторжан и ссыльнопоселенцев по изучению декабристов и их времени за 1924 г. Сведения, ведомости, сводки, справки, таблицы и другая информационно-аналитическая документация описывается с указанием в заголов ке автора, содержания, территории и времени. В некоторых случаях ука зания автора и территории можно опустить, что зависит от состава и содержания самих документов. Например: 127 Сведения о положении военнослужащих Красной Армии в немецкое плену, о деятельности испанской «Голубой дивизии» за 1940-1942 гг. Ведомости на выдачу заработной платы профессорско-преподаватель скому составу РГГУ за январь —июнь 1994 г. Сводки удовлетворенных и отклоненных ходатайств о принятии в граж данство СССР за 1925-1927 г. Самым сложным при составлении заголовков является опреде ление характера дела по составу документов. Иногда в деле собра ны разные виды документов, и необходимо, в первую очередь определить вид дела: материалы, дело, переписка. Понятие материалы применяется тогда, когда описывается комплекс, состоящий из документов разных видов и не связан ных между собой последовательностью делопроизводства. Их, как правило, объединяет вопрос, содержание. Например: Материалы об организации выставок советской литературы в Лондоне, Париже, Харбине, Нью-Йорке в 1925 г. (положение, про токолы, докладные записки). Понятие материалы применяется и в тех случаях, когда обо значаются документы-приложения к какому-либо документу. На пример: Протоколы заседаний Комитета по присуждению международ ных премий за 1991 г. (подлинники) и материалы к ним (стенограм мы, представления, переписка). При описании материалов после указания всех элементов заго ловка в круглых скобках по значимости перечисляются основные виды документов, включенных в дело. Понятие дело применяется при описании личных дел, когда указываются только фамилия, имя и отчество, а также при опи сании дел, в которых документы разных видов связаны единством вопроса и последовательностью делопроизводственного рассмот рения. Как правило, это судебные, следственные или по рассмот рению споров дела. Например: Дело об авторском праве наследников НА. Римского-Корсакова. Следственное дело об Игнатии, митрополите Крутитском, и Кириане, архимандрите Суздальского Спасо-Ефимъего монастыря, обвиненных в оказывании чести и разных услуг инокине Елене, быв шей царице Евдокии, во время заточения ее в Суздальском Покровс ком девичьем монастыре. Из: Описания документов и дел, храня щихся в архиве Св. Синода. Т. 1. С. 81. Понятие переписка применяется к комплексу документов, яв ляющихся запросами и ответами, возникающими в процессе вза имодействия нескольких учреждений. В заголовке указывается лишь корреспондент и содержание. Например: Переписка с ЦИК СССР, НК РКП СССР, секретариатом В. Сталина, Главлитом о переводе и популяризации национальной литературы, об изъятии книг из печати. 128 Для личной переписки уместно указать и автора. Например: Переписка Ю. С. Нечаева-Мальцева с И. В. Цветаевым и В. Д. По леновым об архитектурном убранстве и росписи залов Музея изящ- нЫх искусств художниками В.Д.Поленовым, В.М.Васнецовым, А. Серовым, П. В. Жуковским. После того как определен характер дела, составляется заголовок з определенных элементов, вытекающих из признаков заведения дел. Ниже приведена примерная схема расположения заголовка.
|