Учебники и учебные пособия Е. Н. Басовская, Т. Д. Быкова, Л. М. Вялова и др. Делопроизводство Н. П. Котерова Основы маркетинга
 Скачать 1.03 Mb.
|
|
§а я« Sз лая свобода в определении отношений с Федеральной архивной служ бой и выполнение самостоятельной работы по учету документов. Документы негосударственной части Архивного фонда РФ, переданные собственниками на временное и депозитарное хранение в государствен ные, районные, городские архивы, государственные музеи и библиотеки, учитываются отдельно от документов государственной части АФ РФ. Практически организация учета представляет собой утомитель ный процесс составления и ведения учетных документов. У неко торых неопытных специалистов при первом знакомстве с обили ем учетных показателей возникает «учетофобия» — профессио нальное «заболевание» архивистов. Под учетным документом понимается документ установленной формы, фиксирующий поступление, выбытие, количество, со став и состояние архивных документов в единицах учета. Все учетные документы делятся на внутренние и централизо ванного государственного учета и различаются по составу в него сударственных, государственных, ведомственных архивах, архи вах РАН, отраслевых фондах, органах управления архивным де лом субъектов РФ и Росархиве (табл. 6). 5.2. Составление учетных документов в архиве Внутренние учетные документы. Эти документы служат основой для всех сводных форм: если первичные формы составлены не брежно, неточны или просто утеряны за какой-то период, то ни какой сводной статистики получить не удастся. Как видно из табл. 6, основной «костяк» внутренних учетных до кументов в государственных архивах и архивах учреждений совпа дает. К ним относятся: книга поступлений, список фондов, лист фонда, архивная опись, дело фонда. Кроме того, при необходи мости и в зависимости от состава документов могут также вестись отдельные описи страхового фонда, реестры описей, карточки и книги учета движения фондов, книги учета документов, переда ваемых в другие архивы, книги учета фондов и дел, выделенных к Уничтожению, паспорта фондов и др. Полистный учет докумен тов осуществляется на основе внутренних описей и листа-завери теля дела. Назначение названных выше учетных форм практически идентично в разных хранилищах, но в их ведении наблюдается специфика в зави симости от вида архива. Например, в ведомственном архиве имеется Книга учета поступления и выбытия, поскольку в этом фонде хранятся g £ й « | g S g < s ¥4 104 05 Я Ж kg О. со D . L H 1 = 1 О Л 5?3н —< Документы временного и постоянного хранения, а также документы по Личному составу. В государственный же архив поступают только доку менты постоянного хранения, поэтому в нем ведется книга учета по ступлений. 105 Попробуем разобраться в этом многообразии учетных доку ментов. Книга поступлений предназначена для первичного учета поступающих в архив документов. С ее помощью можно узнать откуда, когда, в каком состоянии и в каком количестве получены доку менты для архива. Можно установить поступления в архив фондов дел за любой период времени. Книга поступлений помогает пра вильно раскрыть динамику роста архивных фондов за определен ный отрезок времени. книгу поступлений в хронологической последовательности заносятся все поступления независимо от того, является поступ ление первичным или вторичным. При ведении книги необходи мо обратить внимание на следующие моменты: сдатчик-фондо держатель может не совпадать с фондообразователем, в таком слу чае следует указать их обоих. Необходимо охарактеризовать состав и состояние документов, а также годы. Если поступила россыпь, то необходимо ее взвесить. Состав документов указывается на основании сдаточной опи си, а если ее нет, то на основании хотя бы приблизительного знакомства с документами поступления. Список фондов представляет собой перечень наименований архивных фондов в порядке их номеров, которые они получают по мере поступления. Указывается официально принятое название учреждения-фондообразователя и официально принятое сокращенное на звание. Если название фондообразователя менялось, то указывается его последнее наименование. Главная цель списка фондов — за крепить за каждым фондом свой уникальный номер. Номер при сваивается фонду один раз, как имя человеку, но в отличие от человеческого его нельзя изменить. При выбытии фонда из архива «освободившийся» номер не может быть присвоен другому фонду, так как прежний номер мог войти в научный оборот. Лист фонда включает сведения о названии со всеми его переименованиями и номере архивного фонда, количестве, хроноло гических границах и составе документов фонда и наличии описей. Лист фонда раскрывает и динамику изменений состава и со стояния фонда. Это осуществляется на основе записей о поступле нии и выбытии документов. Лист фонда состоит из трех основных разделов: сведения о переименованиях фондообразователя; сведения о местонахождении фонда и его номере; сведения о движении (поступлении и выбытии) докумен тов фонда. 106 Сведения о движении документов приводятся отдельно для опи санных и неописанных документов (россыпи). При учете россыпи может быть указано количество дел, доку ментов или листов; при учете описанных материалов — только количество единиц хранения. По листу фонда присваивается номер каждой описи. Если ма териалы какой-либо описи выбывают из архива, то ее номер не присваивается другой описи. Архивная опись является учетным справочником, на основе которого ведется поединичный и суммарный учет (путем сложения данных итоговых записей всех описей фонда). Дело фонда — комплекс документов, отражающих историюархивного фонда. дело фонда включается историческая справка о фондообразо-вателе; схема систематизации дел фонда; рабочая инструкция по обработке фонда; акты о приеме документов; акты о выделении документов к уничтожению; акты проверки наличия и состояния документов; акты о неисправимом повреждении документов; ко пии характеристик фонда, составленные для путеводителя; справка об использовании материалов фонда и др. Таким образом, из дела фонда можно получить следующие све дения: дате создания учреждения; подчиненности; функциях; реорганизации; условиях хранения материалов; видах научно-технической обработки материалов. Каждому делу фонда присваивается номер фонда и его назва ние. Дела фондов хранятся в порядке их номеров. Документы о поступлении и выбытии материалов фонда, о пе реименовании фондообразователя и об изменении в научно-спра вочном аппарате фонда включаются в дело только после фикса ции этих изменений в списке фондов, в описях, реестре описей. Все документы, находящиеся в деле фонда, должны быть под шиты и пронумерованы; на них составляется внутренняя опись. Документы централизованного государственного учета. Документы централизованного государственного учета составляются на основе суммирования данных, извлеченных из документов внутреннего учета. Основным документом централизованного учета в государствен ном архиве и архиве учреждения является паспорт архива органи зации, который составляется архивами учреждений в зависимостиот состава документов (на управленческую, КФД и НТД). В него включаются данные об условиях хранения документов, количе стве единиц хранения и обеспеченности кадрами ведомственного архива на 1 декабря каждого года. 107 Федеральная архивная служба Орган управления архивным делом субъекта Российской Федерации Федеральные архивы, музеи и библиотеки Государственные архивы, музеи или библиотеки субъектов Федерации Суммарный паспорт федеральных архивов Российской Федерации Суммарный паспорт федеральных музеев и библиотек Российской Федерации Суммарный паспорт государственных архивов субъекта Российской Федерации (1 раз в три года) Суммарный паспорт районных городских государственных архивов субъекта Российской Федерации (1 раз в три года) Паспорт федерального архива, музея или библиотеки (1 раз в три года) Паспорт государственного архива, музея или библиотеки на 1 января каждого года (не реже 1 раза в три года)
(ежегодно)
года (ежегодно 1 марта)
| ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||