Учебники и учебные пособия Е. Н. Басовская, Т. Д. Быкова, Л. М. Вялова и др. Делопроизводство Н. П. Котерова Основы маркетинга
 Скачать 1.03 Mb.
|
|
Глава 5 УЧЕТ И ОБЕСПЕЧЕНИЕ СОХРАННОСТИ ДОКУМЕНТОВ АРХИВНОГО ФОНДА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ Архивист как хранитель фондов должен знать вверенное ему документальное богатство с точностью до каждого дела. Обществу же в целом необходимо знать, сколько ценных источников сохра няется в его архивах. Под учетом архивных документов понимается установление их количества, отражение этого количества в учетных документах архивов и архивных органов. Таким образом, учет складывается из следующих этапов: подсчет количества документов в архиве; регистрация сведений о количестве документов во «внутрен них» учетных документах архива; заполнение на их основе документов централизованного госу дарственного учета, которые представляются в органы управле ния архивным делом субъектов федерации; составление в органах управления архивным делом сводных документов централизованного государственного учета и представ ление их в Росархив. Централизованный государственный учет документов — это система учета, основанная на сосредоточении в органах управления архивным делом сведений о количестве архивных документов. Научный учет документов осуществляется, исходя из следую щих принципов: централизации учета — регламентация взаимодействия Федеральной архивной службы с учреждениями, создающими и хра нящими документы государственной части АФ РФ, и собствен никами документов негосударственной части АФ РФ; унификации учета — преемственность учета архивных документов на всех этапах работы с ними (единство учетных документов); динамичности учета — любое движение документов архива (поступление, выбытие, описание) должно быть своевременно от ражено в учетных формах; полноты и достоверности государственного учета — документы, давно уничтоженные, а также такие, которые, якобы, поступили на комплектование, не должны числиться хранящимися. Цифры учетных форм должны отражать реальное количество документов в архиве, иначе будет искажена вся статистическая картина отрасли. 100 Единицей учета Архивного фонда РФ называется единица измерения количества документов. Единицами учета Архивного фонда РФ являются: архивный фонд (а также приравненная к нему архивная кол лекция); единица хранения; отдельный обособленный документ. Например: объем документов ЦГАДА (РГАДА) на 1989 г. со ставляет 1383 фонда и 3 333 104 единицы хранения. 5.1. Организация учета документов Архивного фонда Российской Федерации Государственному учету подлежат следующие документы: государственных архивов (федеральных, центральных, краевых, областных, городских, районных); государственных музеев и библиотек; научных и научно-отраслевых архивов Российской академии наук, а также других ведомств; структурных подразделений организаций, хранящих докумен ты (ведомственных архивов); негосударственных архивов юридических и физических лиц, отнесенных к составу Архивного фонда РФ на основе соглашения с Федеральной архивной службой. Современные правила учета базируются на Регламенте госу дарственного учета документов Архивного фонда РФ, зарегист рированном Министерством юстиции 8 июля 1997 г. Регламент установил требования о порядке и сроках представления учетных сведений учреждений системы Росархива и организаций, являю щихся источниками комплектования государственных и муници пальных архивов, а также негосударственных организаций, хра нящих документы Архивного фонда РФ. Отношения с собственниками документов негосударственной части АФ РФ складывались в 1990-е гг. не просто. Первоначально по Основам законодательства об Архивном фонде РФ и архивах все документы госу дарственной и негосударственной частей АФ РФ, независимо от места Их хранения, подлежали государственному учету. Это строго обязывало собственника документов представлять сведения о своих документах в Росархив, что выполнялось далеко не всегда. В соответствии с Положе нием об Архивном Фонде РФ 1994 г. собственники документов (негосу дарственной части АФ РФ) представляли сведения о своих фондах и Документах с целью их государственного учета по запросам ГАФ РФ. В Соответствии с Регламентом государственный учет негосударственной Части АФ РФ осуществляется на основе соглашения с Федеральной ар хивной службой России после отнесения документов к составу АФ РФ. Таким образом, собственникам документов предоставляется определен- 101
| ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||