Учебники и учебные пособия Е. Н. Басовская, Т. Д. Быкова, Л. М. Вялова и др. Делопроизводство Н. П. Котерова Основы маркетинга

• Название: Учебники и учебные пособия Е. Н. Басовская, Т. Д. Быкова, Л. М. Вялова и др. Делопроизводство Н. П. Котерова Основы маркетинга
• Дата: 07.03.2020
• Размер: 1.03 Mb.
• Имя файла: uchebnik_Alekseeva_arhiv.docx
• Тип: Учебники и учебные пособия; #111160
• страница: 21 из 35

* Элемент заголовка — возможный, но не обязательный.
Простые заголовки наиболее полно отражают порядок форми­ рования документов в дела. Они являются основой составления обобщенных, сложных и типовых заголовков.
Составление обобщенных заголовков рекомендуется тогда, ког­ да дела были сформированы таким образом, что в них вошли до­ кументы разных авторов, разных корреспондентов, разного со­ держания и т.д.
Основными условиями образования обобщенных заголовков яв­ ляются, во-первых, обобщение отдельных элементов заголовка, т.е. обобщение авторов, корреспондентов, содержания и т.д. Например:

• 
  деле содержится переписка с Можайским УИКом об организа­ ции курсов по ликвидации неграмотности и переписка с Можайским УОНО о работе школ уезда.
  

Архивоведение

129

Правильно обобщенный заголовок будет звучать так:
Переписка с Можайским УИКом и Можайским УОНО об органи­
зации курсов по ликвидации неграмотности и работе школ уезда. Во-вторых, в обобщенных заголовках при наличии большого
количества авторов или корреспондентов, вопросов и географи­ ческих понятий возможна замена ряда понятий одним родовым понятием. Например:

• 
  деле содержатся протоколы заседаний коллегии Министерства общего и профессионального образования Российской Федерации и про­ токолы заседаний Ученых советов РГГУ, МГУ и других университе­ тов за 1997 г. Документы подлинные и копии.
  

Правильно составленный заголовок будет звучать так: Протоколы заседаний коллегии Министерства общего и профес­
сионального образования Российской Федерации и ученых советов уни­ верситетов за 1997 г. Подлинники и копии.

• 
  этом заголовке видовые понятия — вузы — были сведены к однородному понятию. Сложнее обстоит дело с обобщением со­ держания. При обобщении содержания излишне подробный заго­ ловок все-таки лучше излишне схематичного. Следует избегать за­ головков типа «Разные бумаги по разным вопросам» (лучше «об­ щие материалы, переписка по организационным вопросам, мате­ риалы к руководству» и т.п.).
  

Сложные заголовки составляются в том случае, когда дело со­стоит из легко выделяемых отдельных групп документов или было сформировано без всякого учета признаков заведения дел. При этом на одну группу документов можно составить простой заголо­ вок, на другую — обобщенный.
Сложный заголовок составляется путем сочетания:
1) простых заголовков, например:
Протоколы совещаний при Управлении делами СНК СССР по воп­ росу постановки секретного делопроизводства за 1932 г. (подлинни­ ки) и акты обследования состояния секретного делопроизводства в
аппарате СНК СССР и СТО СССР за 1927-1936 гг.;
2) простого и обобщенного заголовков, например:
Протоколы заседаний Министерства здравоохранения СССР за
1938 год (подлинники), переписка с иностранными учеными, фирма­
ми и медицинскими учреждениями о взаимном обмене научной ин­ формацией;
3) обобщенных заголовков, например:
Протоколы заседаний избирательных комиссий округов г. Москвы за ноябрь —декабрь 1997г. (копии), переписка с избирательными ко­ миссиями о проведении выборов в Городскую Думу.
Для однородных дел в целях облегчения и достижения единства (унификации) их описания разрабатываются типовые заголовки.

• 
  типовой заголовок входят элементы, присущие большой груп­ пе однородных дел: виды документов или дел и автор, виды докУ'
  

центов или дел и корреспондент, виды документов или дел и содержание и т. д., например:
Протоколы заседаний коллегии Министерства... за... год. Под­ линники, копии.

• 
  этой типовой части надо будет только добавить конкретное название министерства, проставить год и указать подлинность или копийность документа.
  

Для облегчения работы над документами фонда составляется перечень типовых заголовков.
Простые и, тем более, обобщенные и сложные заголовки не всегда могут раскрыть содержание отдельных, наиболее важных документов дела. Это осуществляется с помощью а н н о т а ц и и .
Аннотируются документы, которые содержат сведения о наиболее выдающихся событиях, фактах и деятелях, а также воззвания, лис­ товки, прокламации, брошюры, карты, чертежи, входящие в дела.
Таким образом, аннотируются документы, которые могут слу­ жить предметом самостоятельного поиска.
Аннотация составляется в трех вариантах:

1. 
   аннотация, представляющая собой заголовок отдельного документа, например:
   

Письмо К. Э. Циолковского о конструировании металлического дирижабля. Л. 17—18;
2) аннотация, составляющаяся на несколько однородных до­ кументов, например:
Воззвания о заготовке продовольствия для Поволжья. Л. 14—21;
3) аннотация, содержащая краткое описание содержания до­ кумента, например:

• 
  списке семей красноармейцев, не получивших карточки «Крас­ ная звезда», содержатся сведения о составе семей. Л. 45.
  

• 
  конце аннотации обязательно указываются номера листов документов, на которые составлена аннотация.
  

Аннотация помещается за заголовком дела с красной строки на обложке (карточке) или на отдельном листе, который вклады­ вается между обложкой и первым листом дела.
Ценность документной информации. Степень подробности на­ учного описания документов и дел зависит от ценности докумен­ тной информации, ее уникальности. Дела, содержащие ценные исторические источники, описываются максимально подробно,

• 
  аннотированием отдельных документов. На особо ценные, уни­ кальные дела составляется внутренняя документная опись.
  

Вопрос о ценности информации источников, конечно, слож­ но решить однозначно. Один из подходов к решению был разра­ ботан в 1960-1970-е гг., когда было введено категорирование фон­ дов учреждений, т.е. разделения их на категории (1, 2, 3) в зави­ симости от места учреждения-фондообразователя в системе госу­ дарственного управления:

130 131

1-я категория — высшие и центральные органы власти,управле­ния, суды и др.;
2-я категория — учреждения среднего звена (краевые, областные,губернские и др.);
3-я категория — местные низовые учреждения (районные, волост­ные, сельские, поселковые и др.).

• 
  фондам 1-й категории составлялись наиболее подробные справочники.
  

6.2.2. Описание документов и дел личного происхождения
При описании документов и дел личного происхождения учи­ тывается особенность этих материалов.

• 
  фондах личного происхождения, как правило, откладывают­ ся творческие материалы, переписка, альбомы, записные книж­ ки, материалы биографического, служебного и имущественно-хозяйственного характера, а также материалы членов семьи и дру­ гих лиц. В составе фонда могут быть коллекции документов или иных материалов.
  

• 
  процессе описания документов и дел личного происхожде­ ния на карточках фиксируются следующие информационные ха­ рактеристики:
  

фамилия, имя, отчество фондообразователя, которые являют­ ся и названием фонда;
заголовок дела;
крайние даты документов дела; количество листов; архивный шифр.
Основная специфика при описании документов личного про­
исхождения заключается в с о с т а в л е н и и з а г о л о в к а .

• 
  основе заголовков лежат уже известные элементы: виды до­ кументов или дел, автор, корреспондент, вопрос. Значительно реже
  

• 
  заголовке указывают территорию и время, а также особенности материалов.
  

При составлении заголовков необходимо учитывать, на что они составляются: на рукописи или переписку, альбомы или другие материалы.
Рассмотрим приемы составления заголовков на основные ма­ териалы фондов личного происхождения.

• 
  заголовке на рукопись указывают автора, название произведе­ния, жанр, а также наличие дарственных надписей, правок и других приписок с указанием их авторства, например:
  

А. П. Островский. «Доходное место». Пьеса.
Если в рукописи отсутствует название, то в заголовке указыва­ ется ее первая строка, например:
132
Б.П.Корнилов. «Без тоски, без грусти, без оглядки...». Стихотворение.

• 
  заголовке на переписку указывают вид документа, автора икорреспондентов, содержание, если оно касается одного вопро­ са, а также наличие приложений, приписок и других особеннос­ тей, например:
  

Письма А. М. Коллонтай В. Л. Юреневой.

• 
  письмах родственников рекомендуется указывать их родствен­ ные связи, а в письмах замужних женщин — фамилию писать по мужу, указывая в скобках их девичью фамилию, а также фами­ лию их первого мужа, например:
  

Письма В.А.Жуковского М.А.Вяземской (урожденной Столыпи­ ной, по первому мужу Бек).

• 
  заголовке на альбомы указывают автора альбома и краткое со­держание записей, фотографий и других материалов с обозначе­ нием их авторства, а также отражают внешние особенности аль­ бома, например:
  

Альбом К.К.Олимпова со стихотворениями С.Д.Дрожжина,

• 
  А. Коринфского и др.;рисунками И. Е. Репина, С. И. Пичугина. В бар­ хатном переплете.
  

• 
  тех случаях, когда альбом имел конкретное название, оно указывается до раскрытия его содержания, например:
  

Альбом 77. И. Карпова «Книжка 44 уродов — портретов писате­ лей с их автобиографиями» с зарисовками и записями Д. М.Алтаузе-на, В. В. Вишневского, Я. Купалы и др.
Заголовок на записные книжки составляется очень кратко: в немуказывают вид дела и автора, например:
Записные книжки П. С. Каржановского.

• 
  фондах личного происхождения очень часто на книгах, аль­ бомах и других материалах встречаются дарственные надписи вы­ дающихся лиц. В этих случаях составляют заголовок на дарственные надписи, в котором указывают автора надписи, корреспондента(кому она предназначена) и на чем она сделана, например:
  

Дарственные надписи Ф. И. Шаляпина и Иолы Торнаги.

• 
  заголовках на биографические, служебные, имущественно-хозяй­ ственные материалы, а также на материалы общественной дея­тельности и бытового характера указывают виды документов или Дела, автора, краткое содержание и особенности материалов: ав­ торские правки, газетные вырезки и т.д., например:
  

Рецензии о творчестве М. В. Исаковского. Газетные вырезки.

• 
  заголовке на названные материалы после основных элементов Необходимо указать в круглых скобках виды документов, например:
  

Материалы о праздновании дня рождения и 50-летия литератур­ ной деятельности И.А.Крылова (тексты приветствий и тостов, телеграммы).

• 
  заголовках на фотографии указывают вид документа, иници­алы и фамилии изображенных лиц, событие, например:
  

133

Фотография Т. Л. Щепкиной-Куперник.
При описании фотографии местностей и пейзажей в заголовке кроме вида документа дается описание изображения.
Если на фотографии сделаны дарственные надписи, то это от­ мечается в заголовке с указанием лиц, которым они адресованы, например:
Фотография А. Павловой с дарственной надписью А. А. Бахрушину. Основными изобразительными материалами в фондах личного происхождения являются рисунки, чертежи и тому подобные ма­
териалы.

• 
  заголовках на рисунки, эскизы, чертежи, гравюры кроме харак­тера материалов указывают автора, корреспондента, дают описа­ ние изображения, а также отмечают наличие дарственных надпи­ сей и других особенностей, например:
  

Офорты с видами городов Германии с дарственными надписями

• 
  И. Тургеневу студентов Геттингенского университета.
  

Гравюры Т. Г. Шевченко «В шинке» и «Ростовщик» с дарственны­ ми надписями В. М. Лазаревскому.
Медная доска с гравированным портретом В.А.Жуковского рабо­ ты Ф. Вендрамини с оригинала О. А. Кипренского.
При неустановленном авторстве документов и дел личного происхождения в заголовке пишут «неустановленный автор», на­ пример:
Письмо А. С. Пушкина не установленному лицу с обращением Иван Сергеевич.
При описании не полностью сохранившихся материалов ука­ зывают степень их полноты: отрывок, неполный текст, без кон­ ца, например:
К. С. Семенов. «Воспоминания». Отрывок. Письмо Г. С. Петрова

• 
  К. Игнатьеву. Без конца.
  

При определении способа написания или воспроизведения
материалов указывают:
автограф или черновой автограф;
авторская машинопись, машинопись с авторской правкой или авторизованная машинопись (когда только подпись или дата — автографы);
машинописная или рукописная копия; фотокопия или ксерокопия; вырезки из журналов, газет и др. Например:
Пьесы В.М.Киршона, Б.А.Лаврентьева и др., поставленные С. Г. Розановым. Машинопись с его пометками.
Статьи о жизни и творчестве Г. К. Никифорова. Журнальные и газетные вырезки.
Фотография В. Гюго с дарственной надписью Е. А. Черкасской.
Фотокопия.
134
6.2.3. Описание документов и дел досоветского периода
Состав и содержание документов, созданных в предшествую­ щие исторические эпохи, а также дел, сформированных в дело­ производстве XVI-XVII и XVIII-XIX вв., обладают рядом спе­ цифических черт и особенностей, которые следует учитывать при составлении заголовка.
Необходимо знать, что при описании используют имеющиеся

• 
  архивоведческой и источниковедческой науке перечни и спис­ ки видов и разновидностей документов, которые адекватно отра­ жают функциональное назначение каждого документа, его быто­ вание и юридическую силу. Поэтому при описании документов и дел периода феодализма не допустима механическая модерниза­ ция понятий и терминов, а также применение современных ана­ логий, отражающих существо рассматриваемых в документах воп­ росов.
  

Особым своеобразием отличаются документы XV—XVII вв., так как в них отображается самобытный облик Российского государ­ ства и особый стиль русского языка. Реорганизация структур гос­ управления, развитие языка и расширение функций государства приближает документы этого периода к современным с точки зре­ ния приема их описания. Однако если своеобразие документов XV—XVII вв. делает возможным включение в состав заголовков отдельных оборотов речи и даже целых фраз, целиком заимство­ ванных из текста или самоназвания документа, то для документов и дел XVIII — XIX вв. такие заимствования, как правило, не до­ пускаются, например:

Дело по челобитной детей боярских С.Данилова и Ф. Преснякова на Осташковского воеводу П. Куницина «в нанесенных им обидах и притеснениях». 1623 года 23 апреля —15 мая.
Нельзя допускать и неоправданную модернизацию состава и содержания документов.
При описании документов и дел XV—XVII вв. особое внима­ ние уделяется сохранению транскрипции имен и фамилий упо­ минающихся в них персоналий, название должностей и титулов.
При описании комплексов документов, состоящих из одного и того же вида, например — грамот, само слово «грамота» можно опустить при сохранении разновидности этого вида документов, например:
Меновая купца П. Смолянинова и однодворца И. Курятникова на мельницу в с. Всесвятском Можайской волости, 1665 года.
Жалованная Иосифо-Волоколамскому монастырю на владение сен­ ными угодьями в с. Петрищево, 1664 г.
При описании документов и дел XVIII-XIX вв. надо помнить о соблюдении и следовании тем видам и разновидностям докумен­ тов, которыми документы сами себя называют, и не прибегать к
135

произвольным заменам, уточнениям и модернизациям терминов, сложившимся в делопроизводстве того времени, например:
«доношение», а не «донесение»;
«наставление», а не «инструкция»;
«объявление», а не «информация»;
«рапорт», а не «служебная записка».
При описании документов и дел предшествующих историчес­ ких эпох с особым вниманием надо подходить к фиксации того или иного должностного или церковного звания исторического лица, упоминаемого в документах, для того чтобы оно соответ­ ствовало занимаемому им положению именно в тот период, к которому относится документ, например:
неправильно: Рапорт генералиссимуса А. В. Суворова в Государ­ ственную Военную коллегию о прибытии в г. Царицын для преследо­ вания отрядов Е. И. Пугачева. 1774 г., август.
правильно: Рапорт генерал-поручика А. В. Суворова.
Следует избегать вульгаризированных эпитетов и определе­ ний, носящих отпечаток исторического или идеологического про­ тивостояния. В равной степени это относится как к представите­ лям правящих классов и сословий, так и к их подданным. В последнем случае следует воздержаться от идеологических пере­ косов, содержащихся в тексте самих документов, поскольку они могут искажать подлинный смысл и значение самих докумен­ тов, например:

неправильно: Письмо царского фаворита Потемкина с просьбой выдать ему денег, 1775 г.;
правильно: Прошение Президента Государственной Военной кол­ легии Г.А.Потемкина с просьбой увеличить ассигнования на содер­ жание 1-й Придунайской армии. 1775 г.;
неправильно: Сообщение Писарской воеводской канцелярии гене­ ралу М. Н. Волконскому о кровопролитиях, произведенных злодейской шайкой Емельки Пугачева. 1774 г., 21 июля;
правильно: Рапорт Инсарской воеводской канцелярии московско­ му генерал-губернатору М.Н.Волконскому о боевых действиях по­ встанческих отрядов Е. И. Пугачева и жертвах среди местного на­ селения. 1774 г., 21 июля.