Учебники и учебные пособия Е. Н. Басовская, Т. Д. Быкова, Л. М. Вялова и др. Делопроизводство Н. П. Котерова Основы маркетинга
 Скачать 1.03 Mb.
|
|
часть документа; документ; группа документов; дело; группа дел. 6.4.5. Описание документной информации на каталожных карточках Этот процесс представляет собой не что иное как фиксирова ние вторичной документной информации на каталожной карточ ке. Каталожная карточка имеет строго установленную форму с 154 155 обязательным набором элементов. Отдельные группы элементов каталожной карточки несут в себе следующие сведения: классификационные (рубрика, подрубрика, дата и место со бытия); информационные (содержание документов); поисковые (название фонда, № фонда, № описи, № дела, листы); внешние (язык документа и способ воспроизведения); контрольные (должность и подпись составителя, дата состав ления карточки). При описании классификационных сведений следует учесть, что такие элементы, как «Рубрика», «Подрубрика» и «Индекс» целе сообразно заполнять именно в указанной последовательности и в последнюю очередь после заполнения информационных, поис ковых, внешних и контрольных сведений. Элементы «Дата собы тия» и «Место события» содержат дату и место описываемых со бытий, фактов, явлений. Перед описанием классификационных сведений необходимо еще раз изучить документную информацию на каталожной карточке, выбрать основное понятие, кратко и достаточно полно характеризующее содержание документа. Такое понятие выносится в «Рубрику». Затем определяется детализация этого понятия, под каким аспектом оно дано в содержании. Эта информация выносится в «Подрубрику». Именно «Рубрика» и «Подрубрика» служат основой для проведе ния индексирования карточек. При описании информационных сведений в первую очередь опи сывается вопрос, содержание документа, затем — вид документа или вид дела, автор, адресат, корреспондент. Формальный при знак — указание подлинности — указывается в отдельных случаях. Основным методом описания информационных сведений явля ется вопросное описание, когда на одной карточке дается только один вопрос, независимо от того, где он освещен: в части докумен та, в одном документе, группе документов, деле или группе дел. Следует учесть, что в ходе заполнения карточек при описании переписки обязательно указывается автор, а затем — корреспондент. При описании поисковых сведений элементы «Название фон да», «№ фонда», «№ описи», «№ дела» заполняются в полном соответствии с данными описи. Но если карточка составлена на группу дел, то указываются все номера этих дел. Элемент «Лист» указывает номер страницы или количество листов документа или документов, информация из которых была вынесена на карточку. Если карточка составлена на дело, то ука зывается общее количество листов в деле. При описании внешних сведений элемент «Язык документа» за полняется только в том случае, когда документ написан на дру гом языке, нежели основной массив документов данного архив ного фонда. 156 Элемент «Способ воспроизведения» также заполняется в ред ких случаях, когда документ выполнен в нетрадиционной форме. При описании контрольных сведений элементы «Должность и подпись составителя» и «Дата составления карточки» заполняют ся обязательно (в учебной ситуации вместо должности уместно указать «учащийся...»). 6.4.6. Индексирование каталожных карточек После отбора и описания документной информации на ката ложных карточках можно приступать к их индексированию. Индексирование — это процесс выбора или составления индексов по схеме и их проставление на каталожных карточках. Индекс — это условное обозначение, элемент языка, букв, цифри условных знаков. Одно условное обозначение или их совокупность присваива ются соответствующим классификационным делениям схемы клас сификации документной информации и проставляются на ката ложных карточках. Назначение индекса — передать содержание информации, ко торая зафиксирована в документах, закрепить место делений в клас сификационной схеме и отразить связи между этими делениями. С и с т е м а и н д е к с о в — это система построения индексов учетом методики, определенных правил, другими словами, это перевод с естественного языка на искусственный язык букв, сим волов, правил. Системы индексов бывают нескольких видов: буквенные; цифровые; смешанные (комбинированные). Цифровые индексы в свою очередь подразделяются: на нумерационные; серийные; десятичные. Нумерационная система индексов — это простой ряд чисел от Одо бесконечности, т.е. порядковая (валовая) индексация, приме няемая при наличии только одного уровня делений в схеме. Она не способна выразить зависимость, отношение понятий, т.е. логику построения, а поэтому применяется при алфавитной структуре. Ярким примером применения нумерационной системы индек сов при алфавитном расположении понятий служит таблица об щих определителей языка СЕК: 1 Абазинский 2 Абхазский 157 Аварский Австралийские языки. Папуасские. Тасманийские. При серийной системе индексов для деления в схеме отводится определенный ряд цифр: от 0 до 99, от 100 до 999 и т.д. Она применяется часто, так как позволяет вводить новые ступени де лений. Основным недостатком этой системы является то, что она нечетко отражает и закрепляет структуру схемы. СЕК серийные индексы обозначены знаком распростране ния — косой чертой (/) и применяются при обозначении отделов Б/3, И/К, Л/Т, У/Я, а также при обозначении в отделах, разде лах и подразделах комплексных понятий, которые детализируют ся, распадаются на частные понятия. Например, подраздел Х9 85/89 «Педагогические науки» далее детализирован: Х9 86 «Общая педагогика и дидактика»; Х9 87 «Школьная педагогика»; Х9 88 «Внешкольная педагогика»; Х9 89 «Дефектология». Десятичная система индексов позволяет отводить для понятийряд делений от 0 до 9. Первая цифра указывает уровень делений (класс, раздел, тему), вторая — следующий уровень делений и т.д. Эта система дает количество знаков, используемых для за крепления классификационных делений; возможность произво дить изменения при сохранении логической связи. Но есть и недо статок — когда индексы при установлении логической связи по лучаются громоздкими. СЕК десятичная система индексов используется только в од ном случае — когда она вводится после букв. Например, в подотделе Р «Сельское, лесное и водное хозяй ство» разделы имеют индексы Р0, PI, Р2 и так далее до Р9. Необходимо учитывать следующие т р е б о в а н и я п р и вы б о р е с и с т е м ы и н д е к с о в : система должна быть удобной в применении, хорошо выра жать взаимоотношения, легко запоминаться, т.е. должна быть мнемоничной; индексы должны вызывать ассоциацию близости или удале ния обозначенных предметов от основных классификационных понятий и наиболее сокращенным способом указывать на степень подчинения и соподчинения; индексы должны быть максимально краткими, т. е. при наи меньшем количестве обозначений давать наибольший объем све дений. Все эти требования, по возможности, были учтены при разра ботке СЕК. Выше были рассмотрены общие положения проблемы индек сации с привлечением примеров из СЕК по отдельным позициям. 158 Однако при изучении системы индексов, применяемой в СЕК, базу индексации в СЕК составляет совокупность обозначений, ис пользуемых для обозначения индексов. Это не только буквы русско го алфавита и арабские цифры, но и ряд знаков, каждый из которых несет определенную смысловую нагрузку: двоеточие (:) — знак отно шения; точка (.) — разделительный знак; косая черта (/) — знак распределения и т.д. Детально изучив структуру построения СЕК, необходимо определить, какие же индексы применяются в различных ее таблицах: главной, основной, общих и специальных опреде лителей. Рассмотрим м е т о д и к у и н д е к с и р о в а н и я д о к у м е н т н о й и н ф о р м а ц и и н а б а з е С Е К . Порядок присоединения индексов. индексу основной таблицы индексы вспомогательных таб лиц присоединяются в следующей последовательности: индекс специального определителя аспекта (если из основной таблицы взяты индексы подотделов, например «Ж. Вооруженные силы», «3. Вооруженная защита социалистического Отечества», «Ф. Народное образование», «Э. Физкультура и спорт»; индекс общего определителя аспекта; индекс определителя групп населения; индекс определителя языка; индекс определителя места. Для выражения смысла документной информации необходимо использовать индекс основной таблицы. Индексы вспомогатель ных таблиц применяются в различных сочетаниях по необходимо сти, например: ФЗ Школьное образование ФЗ 01 (.05) Школьная олимпиада ФЗ 01 (.05)-2.13 Роль школьников в проведении олимпиад в школах и т.д. Построение индексов со знаком отношения (:). Знак отношения (:) можно использовать в следующих четырех случаях: для присоединения индексов основной таблицы, когда для выражения смысла документной информации необходимо одно временно использовать два-три индекса, например: Т1 16:ТЗ Радиофикация административных зданий; М2: Х4 НИИ легкой промышленности; для присоединения индексов общих определителей аспек та, например: РЗ (01.32: 02.44) Усовершенствованная структура сельского хозяйства; для присоединения индексов специального определителя аспекта, например: 159 ФЗ 01 (.05:.08) Программа проведения школьных олимпиад; для присоединения специального и общего определителей аспекта, например: ФЗ 01 (.05: 01.30) Организация школьных олимпиад. данном случае индекс специального определителя аспекта помещается перед индексом общего определителя аспекта. Следует помнить, что круглые скобки при присоединении ин дексов специальных и общих определителей аспектов при помо щи знака отношения проставляются один раз. Например, правиль ным составлением индекса является: ФЗ 01: Л2 (. 05:01.30) Планирование организации школьных олимпиад. Неправильным составлением индекса является: 01: Л 2 (.05): (01.00). ФЗ 01 (.05) : Л2 (01.). Построение индексов со знаком присоединения (+). Знак присоединения (+) можно использовать в следующих трех случаях: для закрепления двух или трех индексов определителей групп населения, например: Б4 03 -7.1 + 7.2 Участие рабочих и крестьян в деятельности Комитетов бедноты. РЗ 75 — 1.21 +1.22+1.25 Постоянные и временные работники, работаю щие по совместительству в животноводческих товариществах; для присоединения двух или трех определителей языка, на пример: ФЗ 01 (.05)=80+114 Школьные олимпиады. Документы написаны на русском и эстонском языках. ФЗ 01 (.05) = 80+96+114 Те же документы написаны на русском, узбекском и эстонских языках. для присоединения двух или трех определителей места, на пример: ФЗ «6.130 + 6.393» Школьное образование в Белоруссии и Украине. ФЗ «6.130 + 6.392 + 6.393» Школьное образование в Белоруссии, Узбекистане и Украине. Следует учесть, что присоединение более трех индексов одно именной таблицы считается нецелесообразным. Если же необходимо отметить более трех понятий из одноимен ной таблицы, то проставляется индекс общего понятия, в кото рое входят нужные частные понятия. Правильным составлением индекса считается следующий пример: 160 ФЗ «6.333» Школьное образование в Российской Федерации. Неправильным составлением индекса служит пример: ФЗ «6.166 + 6.246 + 6.286 + 6.337» Школьное образование в Горьков-ской, Костромской, Московской и Ростовской областях. Построение индекса со знаком распространения (/). Косая черта применяется для построения серийных индексов, обозначающих комплексные понятия, которые при дальнейшей детализации образуют однородные частные понятия, например: Б1 01 10/13 Территория. Административно-территориальное деление. Для индексирования используется та часть индекса, которая находится слева от знака распространения, например: Б1 01 10 Территория. Исключения составляют серийные индексы А1 01/09: А1 10/19; А1 20/29; А1 30/39; А1 40/47. Для индексирования понятий, стоящих непосредственно под этими индексами, используется весь серийный индекс, например: А1 20/29 Рабочее движение. Виды индексов, используемые для индексирования документной информации. В процессе индексирования можно оперировать различными видами индексов: простым индексом — являющимся отдельной записью, отображающей одно понятие, например: Л940 Потребительская кооперация; составным индексом, образуемым в результате объединения простых индексов разных таблиц, например: ТЗ (01.30) Организация фонда нежилой площади; комбинированным индексом, образуемым из нескольких простыхили составных индексов, которые присоединяются с помощью знака отношения (:), например: ФЗ 01: Л 2 (.05:01.30) Планирование и организация школьных олим пиад. 6.4.7. Систематизация карточек и ведение каталога Заиндексированные карточки необходимо систематизировать Для включения в каталог. " Архивоведение 161 Систематизация карточек проводится в соответствии с индек сами в порядке расположения букв и цифр, например: ГО Суд. Прокуратура. Г1 Охрана общественного порядка и взаимоотношений между члена ми общества. Г1 20 Паспортная система. Г1 25 Пожарная охрана. 25 (01.31) Реорганизация пожарной охраны. группе карточек с одинаковыми индексами дальнейшая систе матизация проводится по рубрикам и подрубрикам, указанным на карточках. Расположение самих карточек уже на уровне подрубрик производится по логическому принципу — от высшего к низшему, от общего к частному. Например, группы карточек, образованные по географическому признаку, располагаются по указанному прин ципу, а равнозначные — по алфавиту географических наименова ний. Группы карточек, образованные по хронологическому призна ку, располагаются по дате событий и далее по датам документов. Для взаимосвязи как отдельных делений систематического ка талога, так и всего каталога с архивными справочниками исполь зуют отсылочные карточки. В отсылочных карточках графы «Ин декс», «Рубрика» и «Подрубрика» заполняются в обычном поряд ке, а в графе «Содержание» после информации из документов указываются: «см. также» и индекс соответствующего деления в каталоге или в другом архивном справочнике. Одним из источников пополнения системы каталогов архива могут быть имеющиеся в архивах тематические и предметно-тема тические картотеки по документам фондов, картотеки по лично му составу на документы наиболее информативных и часто ис пользуемых фондов в справочных целях. Самостоятельно существующие картотеки должны быть связа ны с системой каталогов путем отсылок. 6.5. Архивные путеводители Путеводитель — архивный справочник, содержащий краткиесведения о документах одного или нескольких архивов. Видами пу теводителя являются: путеводитель по архивам, путеводитель по фондам архива(ов), краткий справочник по фондам архива(ов), тематический путеводитель по фондам архива(ов). Путеводитель по архивам {архиву) — вид путеводителя по фондам архивов, содержащий систематизированный перечень архи вов с характеристикой хранящихся в них документов. Он может включать информацию обо всех архивных учреждениях, музеях, библиотеках и других архивохранилищах, осуществляющих посто янное хранение документов АФ РФ, отдельных субъектов Рос- ийской Федерации или ее регионов1. Объектом описания в путе водителе по архивам выступает архив или любое из перечислен ных выше хранилищ документов АФ РФ. Характеристика архива в путеводителе по архивам состоит: из названия архива (полного и сокращенного), адреса архива (пол ные адресные данные), количества фондов на бумажной основе, объема фондов на бумажной основе, крайних дат документов на бумажной основе, исторической справки, аннотации. Она может содержать список изданных справочников. При наличии в архиве кинофотофонодокументов и научно-технической документации (НТД) указывается их объем и крайние даты. Путеводитель по фондам архива — вид архивного справочника,содержащего краткие характеристики или краткие сведения об архивных фондах (коллекциях, комплексах) в систематизирован ном порядке и предназначенного для общего ознакомления с со ставом и содержанием фондов архива. Тематический путеводитель по фондам архива(ов) — вид путеводителя по фондам архива(ов), характеризующий ту часть доку ментов этих фондов архива(ов), в которой заключена информа ция по теме (темам), и указывающий наименования или номера архивных фондов. Путеводитель, краткий справочник и тематический путеводи тель могут создаваться по фондам всех или нескольких архивов любого региона, по фондам отдельного государственного архива, по отдельному комплексу фондов государственного архива(ов). Подробно рассмотрим методику создания подобного рода архив ных справочников на примере путеводителя по фондам архива. Любой путеводитель состоит из двух частей: характеристик фондов (документов) и справочного аппарата. 6.5.1. Характеристики фондов в путеводителе Основной частью в путеводителе является характеристика фон да — это совокупность сведений, включающих название фонда,справочные данные о нем, историю организации-фондообразова-теля (для фонда личного происхождения — основные биографи ческие сведения о лице), информацию о составе и содержании Документов фонда. Она может дополняться библиографическим списком литературы о фонде. Порядок расположения характерис тик зависит от классификационной схемы, которая определяется составом фондов архива. Так, для архивов, хранящих фонды досо ветского, советского и современного периодов, характеристики на них даются раздельно по историческим периодам, например: Государственные архивы СССР: Справочник. — Ч. 1—2. — М, 1989; Документы ГАФ СССР в библиотеках, музеях и научно-отраслевых архивах. — М., 1991. 162 163 Фонды досоветского периода. Фонды советских, современных учреждений, организаций предприятий. Характеристики фондов досоветского периода могут располагаться по следующей схеме: высшие и местные органы государственного управления; органы административно-полицейского управления и подчи ненные им учреждения и организации; органы финансово-хозяйственного управления и подчиненные им учреждения; хозяйственно-экономические организации и пред приятия; культурно-просветительские органы и подчиненные им учреж дения; органы суда и прокуратуры; органы сословно-городского и земского самоуправления; учреждения религиозного культа; общественные организации; фонды личного происхождения и архивные коллекции. Характеристики фондов советского и современного периодов мо гут располагаться по такой схеме: высшие и местные органы государственного управления; органы народного и государственного контроля; органы управления промышленностью, сельским хозяйством другими отраслями экономики и подведомственные им учреж дения, организации, предприятия; органы управления народным образованием, здравоохранени ем, научной и другими отраслями социально-культурного строи тельства; подведомственные им учреждения и организации; органы правосудия, арбитража и прокурорского надзора; общественные организации; фонды личного происхождения и архивные коллекции. Внутри разделов фонды группируются в подразделы по отрас лям или характеру производственной деятельности. В пределах под разделов характеристики могут объединяться по признаку ведом ственного подчинения или однотипности учреждений. Внутри этих групп возможно расположение характеристик по хронологии, зна чимости фондов, алфавиту названий и т. д. При составлении характеристик фондов существуют различ ные методы и способы описания документов данного фонда или группы фондов архива, которые заключаются в выборе принципа группировки в аннотации, различной методике подачи информа ции о содержании отдельных видов документов, в разной степени подробности сведений, включаемых в историческую справку, в составе и степени полноты справочного аппарата к изданию. Теперь рассмотрим характеристики фондов. Они могут быть индивидуальные и групповые. Название фонда в индивидуальной 164 характеристике должно соответствовать его названию в учетныхдокументах. Для групповой характеристики дается типовое или обобщенное название группы фондов, включенных в характеристику. Для груп повой характеристики, объединяющей последовательно сменяв шие друг друга организации с родственными функциями, назва нием может служить перечисление в хронологической последова тельности этих фондообразователей. Основное требование, предъявляемое к характеристике фон да, заключается в том, чтобы она отражала основное содержание документов фонда, давала четкое представление об объеме и ха рактеристике его документной информации. Максимально пол ный охват содержания документов фонда без лишней детализа ции возможен при четко намеченных пределах описания, завися щих от целевого назначения данного вида справочника. Цель характеристики фонда в целом — дать необходимую и до статочную информацию о составе и содержании документов фонда адрес информации. Необходимость и достаточность информации определяется тем, что в характеристике фонда отражаются основ ные направления деятельности организации, зафиксированные в ее документах, с учетом специфики ее деятельности. Выполнению этой задачи служат все элементы характеристики фонда: название фонда, справочные данные о фонде, историческая справка, анно тация, библиографический список литературы о фонде. Каждый элемент характеристики фонда несет определенную информационную нагрузку. а з в а н и е ф о н д а — обязательный элемент характеристи ки, который может дать указание: на историческую эпоху деятельности фондообразователя; название фондообразователя, его функции в государствен ном аппарате или отрасли экономики, культуры и т. п.; масштаб деятельности фондообразователя, который содержится понятиях «губернский», «областной», «волостной», «уездный» и т.д. то же время по названиям фондов предприятий нельзя, как прави ло, установить масштаб их деятельности; местонахождение фондообразователя. С п р а в о ч н ы е д а н н ы е о ф о н д е сообщают поисковые све дения в виде номера фонда; объем фонда позволяет судить в опреде ленной мере о сохранности документов, составе фонда (когда огова ривается количество дел по личному составу). Хронологические рамки Документов дают информацию об их принадлежности к определен ной исторической эпохе и их сохранности за весь или частичный период деятельности фондообразователя, что вместе с характерис тикой объема фонда дает представление о возможном содержании фонда. Сведения о наличии научно-справочного аппарата к доку ментам фонда указывают дальнейшие пункты поиска информации. 165 Важной частью характеристики фонда является и с т о р и ч е с а я с п р а в к а , которая помогает вскрыть сущность историчес ких и логических связей документов описываемого комплекса, уяснить характер и правильно оценить содержание документов, включенных в аннотацию. Историческая справка является своего рода введением к аннотации, давая общее представление о месте данной организации в системе государственного аппарата, пери ода ее деятельности, масштабе и функциях (если название фонда не сообщает эти данные). Основными требованиями, предъявляемыми к исторической справке, являются связь информации, заключенной в ней, с ан нотацией и предельная краткость. В историческую справку вклю чаются следующие сведения: даты образования и ликвидации орга низации, название организации-предшественника и преемника и перечисление основных функций организации, если из названия нельзя определить круг вопросов ее деятельности. исторической справке целесообразно отметить особеннос ти организации документов в делопроизводстве фондообразо вателя. При значительной утрате документов в фонде сведения об их плохой сохранности помещаются в конце исторической справки виде краткой информации: «документы сохранились не полнос тью», «значительная часть документов не сохранилась» и т.д. Для фондов, включенных в групповую характеристику, в об щую историческую справку вносятся общие данные по истории организаций. Особенности исторического развития отдельных фон дообразователей называются при перечислении этих фондов. Историческая справка для фондов личного происхождения со стоит из кратких биографических данных о фондообразователе: фамилия, имя, псевдоним, девичья фамилия, даты жизни, про фессия, род служебной и общественной деятельности. В истори ческой справке на семейные и родовые фонды даются сведения по хронологии степени родства. На фонды, состоящие из доку ментов нескольких лиц, связанных творческой деятельностью, кратко излагаются сведения о служебной и общественной дея тельности фондообразователей в порядке алфавита их фамилий. исторической справке к архивной коллекции указываются сведения по истории ее создания, составитель, а также место на хождения коллекции до поступления в архив. А н н о т а ц и я с о с т а в а и с о д е р ж а н и я д о к у м е н т о в о н д а представляет собой краткое обобщенное описание соста ва документов (по видам) и их содержания (по темам, вопросам, отражающим направления деятельности фондообразователя). аннотации может быть указана хронология темы, вопросов или отдельных групп документов и обозначены их географичес кие (административно-территориальные) границы. 166 аннотированию отдельных документов нужно прибегать в Крайних случаях, когда есть возможность отразить в аннотации на фонд содержание действительно всех уникальных документов. Аннотирование лишь отдельных важных документов, когда за рам ками аннотации остается информация о целом ряде таких же до кументов, ведет к искажению и потере информации, к дезориен тации потребителя информации в вопросе о действительном со держании документов фонда. Большое значение для повышения информативности путеводи теля имеет принцип группировки информации о содержании доку ментов в аннотации. Четкая и продуманная группировка информа ции о содержании документов фонда в аннотации позволяет пока зать состав и содержание документов фонда в закономерной логи ческой последовательности, вскрыть исторические связи докумен тов данного комплекса, что повышает возможность восприятия та кой информации, облегчает пользование путеводителем в целом. Группировка информации в аннотации может быть различной, так как она зависит от характера и особенностей аннотируемого фонда может строиться по следующим схемам: структурной, тематичес кой, производственно-отраслевой (функциональной), номинальной. Для фондов, содержащих многоаспектную документную ин формацию со значительным объемом документов, систематиза ция которых в фонде проведена по структуре, возможно построе ние аннотации по структурным делениям. Этот принцип расположения информации наиболее удобен для фондов организаций, имевших достаточно четкую и стабильную структуру. Внутри струк турных групп информация в аннотации группируется по темати ческому или номинальному признаку. Построение аннотации по тематическому признаку применяется тех случаях, когда именно такой принцип дает точное представ ление о содержании документов фонда, об истинном направлении деятельности организации, его создавшей. Наиболее целесообраз но применение тематического признака для фондов досоветского периода, когда ни структура, ни функции учреждения не могут достаточно отчетливо ориентировать в содержании его документов. Одним из вариантов группировки информации в аннотациях является расположение информации о документах по видам и раз новидностям, т. е. по номинальному признаку. Такая группировка ин формации применяется, в частности, при аннотировании узкоот раслевых фондов, а также коллекций, созданных по одной теме. Выбор этого признака может быть продиктован также особенно стью содержания документов фонда, определяемой узкоотраслевым Назначением фондообразователя. В этом случае формальный признак вполне достаточен для обозначения содержания материалов фонда. Таким образом, если при тематическом построении аннота ции тематические группы или вопросы размещаются в историчес- 167 кой или логической последовательности, то в пределах темы или вопроса — по номинальному признаку. Выделение тематических рубрик позволяет в пределах каждой темы сократить аннотацию до перечисления основных разновидностей документов. Если тема тические рубрики крупные, внутри них может быть проведена по следующая группировка по вопросам, располагающимся также в исторической или логической последовательности. Название те матических рубрик определяется содержанием самих документов. Сущность построения аннотации по производственно-отрасле вой, или функциональной, схеме состоит в том, что в основу группировки сведений берутся отрасли или основные направления деятельности фондообразователя (или его функции). Такая схема группировки информации в аннотации применима для тех фон дов, когда организации, в деятельности которых они отложились, имели четко обусловленные отрасли (направления) деятельности или функции, подтвержденные содержанием документов. такой аннотации вначале указываются материалы о деятель ности фондообразователя в целом, а затем — материалы, относя щиеся к отдельным отраслям (или функциям). Внутри отдельных групп при производственно-отраслевой схеме информация стро ится по номинальному признаку. Так, например, аннотацию на материалы фонда финансового учреждения можно составить, ис ходя из его функций, по следующим группам: деятельность по рассмотрению и утверждению смет доходов и расходов; по фи нансированию; по разработке налоговых мероприятий и проведе нию их в жизнь. В начале аннотации помещаются сведения по об щим вопросам деятельности организации. Внутри каждой группы материалы располагаются в порядке их значимости по номиналь ному признаку. Методика описания документов, сведения о которых включа ются в аннотацию, должна отвечать требованию четкости и лако ничности подачи информации. При описании организационно-распорядительной и нормативной документации характерным является отсутствие прямых сведений содержании документов, обозначается лишь их разновидность. Информация о такой группе документов дополняется указанием их автора (за исключением тех случаев, когда без такого указания ясно, что автором является фондообразователь) и обозначением направленности действия (если это возможно). При описании отчетной и плановой документации помимо раз новидности документов и указания в определенных случаях авто ра обязательно обозначается их содержание, дополненное при необходимости хронологическими и географическими данными. При описании переписки обязательно указывается ее обобщенное содержание. Указание адресатов и корреспондентов дается только в том случае, если эти данные являются дополнительным источни- 168 ком информации о содержании описываемых документов. Автор в переписке не указывается, так как им является сама организация. Информация о документах может быть значительно дополнена путем датирования наиболее важных фактов и событий, упомина емых в аннотации. Кроме того, в аннотации датируются комплек сы документов или отдельные документы в том случае, если ма териалы, сведения о которых содержатся в аннотации, имеются в фонде не за все годы, указанные в справочных данных, а лишь за отдельные периоды. Отсутствие дат свидетельствует о том, что документы, сведения о которых приведены в аннотации, имеют ся за все годы, указанные в крайних датах фонда. Если даты материалов фонда выходят за рамки существования организации, то необходимо, чтобы в аннотации сведения об этих материалах были датированы. В характеристику фонда может включаться б и б л и о г р а ф и ч е с к и й с п и с о к л и т е р а т у р ы о ф о н д е . В соответствии с действующими государственными стандартами в нем дается опи сание изданий по истории фондообразователя, справочников и исследований о документах и публикациях документов фонда. Вслед за характеристиками фондов помещается список неан-нотируемых фондов, в котором указывается: название фонда (груп пы фондов), номер (номера или количество) фонда, объем и край ние даты документов. Однотипные фонды могут быть приведены под общим названием с указанием общего количества фондов, дел и общих крайних дат. Неаннотированные фонды в списке рас полагаются в соответствии с общей схемой построения путеводи теля. Основную часть ггутеводителя дополняет х а р а к т е р и с т и к а пе а т н ы х и з д а н и й , в которой приводятся сведения о количестве печатных изданий, их хронологических рамках, аннотируется их со став и содержание, отмечается наличие редких изданий, изданий на языках народов РФ и иностранных языках, журнального фонда, пер сональных и коллекционных собраний, системы каталогов. Характеристика небольшого по объему фонда печатных изда ний может быть дана в предисловии к путеводителю. 6.5.2. Справочный аппарат к путеводителю Основными элементами справочного аппарата в путеводителе являются: титульный лист, оглавление (содержание), предисло вие, список сокращений, указатели. Следует знать, что титульный лист не только завершает оформ ление справочника, но и содержит основные сведения справоч-но-ориентирующего характера. Это — информация общего харак тера о подведомственности данного архива, названии архива и названии справочника, о месте и времени издания. 169 Для повышения информативности оглавления целесообразно включать в него постраничный перечень не только разделов, под разделов, но и рубрик. Оглавление несет определенную информа ционную нагрузку, показывая основные ступени систематизации, давая конкретную и наглядную информацию о структуре описа ния комплекса документов в целом. Предисловие включает общие сведения по истории архива, надокументы которого составлен данный справочник, по составу и содержанию документов и построению справочника. История ар хива дается очень кратко, освещаются такие вопросы, как исто рия комплектования архива, его объем и профиль. Основное внимание в предисловии уделяется характеристике материалов и принципам построения справочника. Как правило, дается общая оценка хранящихся документов. Основной акцент делается на те аспекты их содержания, которые составляют спе цифику данного архива. Кроме того, указывается объем, степень сохранности докумен тов, приводятся сведения об опубликованных документах архива. предисловие следует включать сведения о материалах, относя щихся к профилю архива, но хранящихся в других архивах, биб лиотеках, музеях. При отсутствии в путеводителе списка непро фильных фондов, хранящихся в архиве, в предисловии целесооб разно оговорить их наличие в составе архива. последней части предисловия даются сведения о принципах построения справочника (обосновывается схема построения спра вочника, при этом обращается особое внимание на признаки, взятые в качестве ее оснований, и на расположение групп мате риалов в соответствии со схемой); составе характеристик, спра вочного аппарата и приложений. Выбор остальных элементов справочного аппарата зависит от назначения (для широкой информации или целевого информи рования) и формы издания (архивный справочник или научно-популярное издание). Для многотомных изданий составляется спра вочный аппарат как для всего издания в целом, так и для отдель ных томов. Методика составления списка сокращений, указателей и оглав ления к путеводителям аналогична методике подготовки этих элементов справочного аппарата к описи. 6.6. Обзоры документов и другие архивные справочники Обзор архивных документов — тип архивного справочника,включающий систематизированные сведения о составе и содер жании отдельных комплексов архивных документов, дополнен ные в необходимых случаях источниковедческим анализом этих документов. 170 Комплексы документов, сведения о которых включаются в об зор, могут быть связаны между собой единством происхождения (фондовой принадлежностью) или единством содержания (тема тикой). В зависимости от этого различают два вида обзоров: обзо ры архивных фондов (объединенных фондов, коллекций) и тема тические обзоры документов. Обзор архивного фонда — вид обзора документов, включающийсистематизированные сведения о составе и содержании докумен тов архивного фонда с их источниковедческим анализом. Тематический обзор документов — вид обзора документов, включающий систематизированные сведения о составе и содержании документов одного или нескольких архивных фондов по опреде ленной теме с источниковедческим анализом этих документов. Названным видам обзоров присуще много общего (в структу ре, методике описания, составе справочного аппарата). Оба они имеют две основные части: характеристика документов (собственно обзор), включаю щая сведения о составе и содержании документов (аннотации), их источниковедческий анализ и поисковые данные; справочный аппарат, состоящий из титульного листа, оглав ления, предисловия, списка сокращений, указателя(ей). 6.6.1. Характеристика документов в обзоре характеристике документов (собственно обзоре) излагаются сведения о документах. С х е м а м и п о с т р о е н и я о б з о р о в архивного фонда яв ляются: структурная; отраслевая (функциональная); тематическая; хронологическая; номинальная. Для тематического обзора документов используются следую щие схемы: отраслевая (функциональная); тематическая; хронологическая. Как видим, структурная и номинальная схемы применяются только при составлении обзоров фондов. Применение остальных схем возможно как при составлении обзоров фондов, так и при составлении тематических обзоров. Разберем на конкретном примере сущность каждой из назван ных схем. Структурная схема применяется в обзорах фондов учреждений отчетливо выраженной структурой. Названия структурных час-171 тей при такой схеме выступают в качестве разделов характеристи ки обзора и, как правило, располагаются в порядке их значимос ти и производственной соподчиненное™. В отдельных случаях, когда трудно установить их производственную значимость и со-подчиненность, они могут располагаться в порядке их названий, иногда по номерам, присвоенным им фондообразователем. Отраслевая (функциональная) схема применяется в обзорах фон дов, когда фондообразователь не имеет структуры, или когда струк турные части нечетко отражают функции фондообразователя, или когда структура часто изменялась. тематических обзорах отраслевая (функциональная) схема применяется для тем, отражающих конкретное направление в раз витии тех или иных сторон государственного аппарата, управле ния, экономики, науки, культуры и т.д. Тематическая схема обзоров применяется в тех случаях, когдафондообразователь не имел четко выраженных и устойчивых струк турных частей или отраслевой деятельности, а если и имел их, то не так ярко выраженные, не так ярко отражающие вопросы, связан ные с наиболее значительными проблемами социально-экономи ческого или политического характера, как это может быть раскрыто при группировке и изложении содержания документов по темам. Применение хронологических схем в обзорах архивного фонда ограничивается случаями, когда необходимо либо подчеркнуть преобразования, сложные структурные перестройки фондообра зователя, которые происходили в то или иное время, либо пока зать периодизацию деятельности фондообразователя. Хронологическая схема построения характеристики в темати ческих обзорах мало распространена. Ее применение в таких слу чаях обычно связано с освещением содержания документов по определенным темам исторического характера, где необходимо показать содержание документов в последовательности происхо дящих событий. Применение хронологических схем при составлении темати ческих обзоров, связанных с освещением документов по широ кой тематике, не может считаться правильным, так как в этом случае, следуя хронологической схеме, трудно избежать повторе ния однообразных вопросов. Номинальная схема применяется для построения обзоров архивных фондов только в тех случаях, когда материалы фонда пред ставлены небольшим количеством однородных видов. Дальнейшее деление основных разделов внутри каждой из выб ранных схем построения характеристики документов на подраз делы и группы может быть произведено по любым классификаци онным признакам. При разработке схем характеристик серьезное внимание долж но быть обращено на последовательное расположение разделов, 172 подразделов и более мелких делений, которые могут быть распо ложены: а) в систематическом порядке: Промышленность, транспорт и связь, торговля; Сельское хозяйство; Наука, культура, быт; б) в хронологической последовательности: Январь; Февраль; Март; Апрель; Май и т.д.; в) в алфавитном порядке: Авиационная промышленность; Медицинская промышленность; Химическая промышленность. Сведения о составе и содержании документов в обзорах приня то называть аннотацией. А н н о т а ц и я может составляться как на группу однородных по содержанию дел и документов, так и на отдельные дела и документы. В зависимости от этого аннотации называются или групповыми, или индивидуальными. групповых аннотациях информация представляется в болееобобщенной форме с указанием разновидностей документов, их номеров, авторов, краткого описания содержания, хронологичес ких рамок и объема документов. Групповые аннотации могут дополняться индивидуальными, в которых полнее и детальнее раскрывается содержание наиболее важных и значимых документов и к которым составитель обязан привлечь внимание читателя. Благодаря сочетанию групповых и индивидуальных аннотаций обзорах достигается достаточно углубленная и полная информа ция о содержании всего комплекса документов в целом. Необходимо помнить, что обзор должен информировать о со держании документов, подробный же пересказ фактов и собы тий, о которых идет речь, а также включение большого числа статистических данных из текста не входят в задачу обзора. Подоб ное «описание» может превратить обзор из архивного справочни ка в специальное историческое исследование, а такие цели перед обзором не ставятся. При составлении аннотации в обзорах могут использоваться цитаты из текста документов, однако злоупотреблять излишним цитированием не следует. Цитирование текста документов допустимо в тех случаях, ког да цитата помогает лаконично подчеркнуть сущность содержания документов или же когда она выражает дух эпохи, к которой она относится. 173 При составлении аннотаций в обзорах обязательно надо иметь всестороннее представление о документах как исторических ис точниках, провести их источниковедческий анализ. И с т о ч н и к о в е д ч е с к а я х а р а к т е р и с т и к а д о к у м е н о в помогает лучше показать их значение и ценность, дает воз можность детально составить более объективное представление о характере и содержании документов, степени их важности, а сле довательно, их последующего использования. Именно в этом состоит информационная особенность обзо ров, отличающая их от всех остальных информационно-поиско вых справочников. Благодаря включению в аннотации элементов источниковедческого характера подтверждается значение той или иной группы документов, или конкретного документа, или изу чения темы, показывается полнота и степень сохранности доку ментов, отмечается характер содержащихся в них фактических дан ных, их достоверность. обзоре следует обратить внимание на отсутствие либо недо статочность источников по тем или иным конкретным пробле мам, подчеркнуть полноту сведений некоторых категорий дел, отметить взаимодополняемость отдельных документов. В обзорах сведения об аннотациях документов сопровождаются точными п о и с к о в ы м и д а н н ы м и , которые должны обеспе чить быстрое разыскание обозреваемых материалов. Состав поисковых данных в обзорах архивных фондов склады вается из номеров описей (если их несколько) и единиц хране ния. Необходимо обозначение номеров листов, если аннотируют ся отдельные документы. Состав поисковых данных в тематических обзорах может быть более широким, поскольку эти обзоры составляются по докумен там нескольких фондов. В этом случае состав поисковых данных дополняется номерами соответствующих фондов и названиями архивов (если создается межархивный справочник). тех случаях, когда при аннотировании групп документов один из этих документов цитируется, поисковые данные должны сна чала приводиться по всей группе в целом, а затем отдельно дается ссылка на цитируемый документ. Поисковые данные указываются рядом с аннотацией докумен тов и заключаются в круглые скобки. 6.6.2. Справочный аппарат к обзору Рассмотрим вторую часть обзоров документов — справочный аппарат. На титульном листе обзора архивного фонда после названия архи ва указывается тип справочника — обзор фонда, номер фонда, край ние даты документов, год издания или год составления обзора. 174 На титульном листе тематического обзора после указания типа справочника следуют название темы обзора, крайние даты доку ментов по теме, год издания (составления) обзора. Предисловие к обзору архивного фонда составляется по аналогиик описи. В предисловии к тематическому обзору в исторической части ха рактеризуется тема, обосновывается ее актуальность, а история фондообразователя дается лишь под углом зрения этой темы. Характеристика основных групп фондообразователей показыва ет взаимосвязи в содержании документов и, таким образом, значе ние и место соответствующих категорий материалов при разработ ке темы. Если тематический обзор составляется на один фонд, то историческая часть подготавливается по образцу предисловия к обзору фонда. В археографической части предисловия к тематическому обзору кроме общепринятых положений даются сведения о документах по теме, которые по какой-либо причине не вошли в справочник. Методика составления списка сокращений, указателей и оглав ления к обзорам документов аналогична методике подготовки этихэлементов справочного аппарата к описи. Для тематических обзоров составляется список фондов, инфор мация о которых включена в обзор, а в необходимых случаях — библиографический список. 6.7. Дополнительные справочники системы НСА В архиве могут создаваться дополнительные справочники сис темы НСА — указатели, тематические картотеки и перечни доку ментов и дел, аннотированные реестры описей. Указатель — архивный справочник, представляющий собойалфавитный, систематический или составленный по какому-либо другому признаку перечень названий (наименований) предметов, упоминаемых в архивных документах, с указанием поисковых дан ных этих документов. Основными видами указателей являются: тематические, предметные (общие и специальные), именные, географические (разновидности предметных), хронологические. Указатели могут быть межархивные, межфондовые, внутрифон довые. По форме указатели могут быть листовыми или карточны ми. Указатели могут составляться к делам (без просмотра дел) или документам (с просмотром дел). Указатели к делам одного фонда или к нескольким описям од ного фонда составляются в том случае, если фонд многопрофиль ный, имеет сложную структуру и большое количество описей. Тематические картотеки могут создаваться самостоятельно, но,как правило, формируются на основе делопроизводственных кар тотек, поступивших из учреждения-фондообразователя вместе с 175 документами. В таком случае на них проставляется новый архив ный шифр — по законченной описи дел. Наиболее распростра ненные виды картотек — картотеки документов по личному со ставу учреждения, картотеки приказов, картотеки по истории учреждений и др. Тематические перечни документов и дел создаются при подготовке ответов на сложные тематические запросы, требующие боль- шой работы по выявлению документов. Они могут создаваться в карточной форме (карточки заполняются в процессе выявления дел) или в виде таблицы со следующими графами: номер по по рядку, заголовок документа (дела), дата документа, архивный шифр документа. Один экземпляр перечня обязательно остается в архиве и служит для поиска информации по теме, сходной с те мой запроса. Перечни состоят из заголовков документов или дел. Аннотированные реестры (списки) описей составляются к фондам, к которым составлено много описей. В аннотированных рее страх приводятся крайние даты каждой описи, дается характери стика состава и краткого содержания документов каждой описи. |