Учебники и учебные пособия Е. Н. Басовская, Т. Д. Быкова, Л. М. Вялова и др. Делопроизводство Н. П. Котерова Основы маркетинга
 Скачать 1.03 Mb.
|
|
Инициативное информирование учреждений и организаций, струк турных подразделений о документах архива по профилю их деятель ности. В отличие от исполнения запросов организаций и граждан такая форма использования архивных документов, как инициа-I тивное информирование, осуществляется самим архивом без об ращения потребителя. Выявление документов производится в рас-I чете на потенциального потребителя информации. Второе отли- f чие от исполнения запросов состоит в том, что потребителями | информации при инициативном информировании являются ис- ключительно юридические лица: для государственного архива — органы государственной власти, управления и местного самоуп- \ равления, научные и общественные организации, зарубежные на-| учные и культурные организации; для ведомственного архива — руководство организации, руководители структурных подразде-I лений, а также другие организации, документы о деятельности которых отложились в архиве. Работа по инициативному информированию ведется в соот- ветствии с планом. При составлении плана сначала необходимо \ выявить круг постоянных потребителей информации или катего рий потребителей информации. Для этого следует изучить резуль- таты анализа интенсивности и эффективности использования до-I кументов за предшествующие годы. При этом не стоит привязы-\ ваться к конкретным учреждениям: если администрация одного [ административного округа запросила подборку об истории дорож-[ ного строительства, возможно эта информация понадобится и другой администрации. Особое внимание следует обращать на те- матику работы иностранных исследователей и организаций, по [ заданию которых они работают. Затем следует наметить темы для выявления документов. Для этого необходимо изучить планы и прогнозы работы потенциаль ных потребителей, просмотрев материалы ведомственной перио-[ дики («Ведомости», «Информационные бюллетени...»), планы разработки законопроектов и решений местных законодательных '[ органов, перспективные программы развития предприятий и т. п. За информацией целесообразно обратиться к пресс-службам уч- реждений и организаций. В ведомственном архиве используются планы и прогнозы работы данного учреждения или организации. 185 Впрочем, в практике работы некоторых архивов включение темы план работы по инициативному информированию производит ся уже после согласования с пользователем. Затем осуществляется выявление документной информации, соответствующей предполагаемым (согласно вашим расчетам) информационным запросам потенциального потребителя. результате работы по инициативному информированию в го сударственном или ведомственном архиве, как правило, состав ляется информационное письмо (см. выше). От информационного письма, составляемого в ответ на запрос, оно отличается тем, что нем указывается перечень информационных услуг архива с ука занием их стоимости. В архиве также может быть составлен тема тический перечень дел или документов, тематический обзор или тематическая подборка документов. Однако, учитывая трудоем кость этой работы, все эти виды информационных документов целесообразно составлять все же уже по согласованию с пользо вателем, получив его отклик на инициативное письмо архива. Но главным результатом работы по инициативному информи рованию является заключение договора о сотрудничестве или за каза на копирование информации, когда потенциальный потре битель станет реальным. В ведомственном архиве лучшим резуль татом работы по инициативному информированию является по вышение эффективности работы учреждения или организации за счет использования документной информации. Таким образом, в современных условиях инициативное инфор мирование осуществляется по согласованию с потребителем ин формации, как правило, в целях реализации совместных проек тов, заключения договоров о сотрудничестве, лицензионных до говоров на коммерческое использование документов и др. Если в государственном архиве создается маркетинговая служба, иници ативное информирование возлагается на нее. Предоставление документов пользователям через читальный зал для исследовательской работы. В государственном архиве для пре доставления архивных документов пользователям (исследователям) создается специальное структурное подразделение — читальный зал, оснащенный необходимым оборудованием для просмотра документов и микрофильмов, а также необходимым научно-спра вочным аппаратом. В архивах кинофотодокументов и звукозаписей создаются просмотровые залы, комнаты прослушивания фонодо-кументов. В ведомственном архиве обслуживание сотрудников орга низации и других пользователей осуществляется либо в специаль ном помещении, либо в рабочей комнате сотрудников архива. последнем случае в ней выделяется специальное рабочее место для исследователей. Предоставление документов и научно-справочного аппарата в читальном зале архивов осуществляется бесплатно. В государствен- 186 ном архиве плата взимается в том случае, если исследователь не ведет самостоятельный поиск (как за исполнение тематического запроса). Поэтому, чтобы избежать лишних затрат, следует изу чить раздел об архивной эвристике. Кроме того, плата может взи маться за ряд дополнительных услуг (ксерокопирование, сроч ность исполнения запроса). Перечень платных услуг должен быть указан в доступном для пользователей месте. Расписание работы читального зала должно быть вывешено на доступном месте, указано в справочниках или размещено на сай те архива в Интернет. Правила работы исследователей в читальном зале данного ар хива должны находиться в соответствии с Правилами работы ис следователей в читальных залах государственных архивов, утвер жденных Росархивом в 1998 г. При первом посещении государственного архива на каждого • пользователя заводится личное дело, в которое подшиваются: все письма-направления и заявления данного пользователя; анкета исследователя с подпиской о знакомстве с правилами \ работы читального зала и обязательством их выполнять; заказы на выдачу описей и дел; заказы на копирование документов. ведомственном архиве на каждого пользователя заводится карточка с указанием основных сведений о должности, месте ра боты, цели и темы исследования, заказанных делах и др. случае повреждения или хищения дел, внесения изменений в текст документов и т.д. пользователь несет ответственность: от ли шения права пользования читальным залом до уголовной ответ ственности. Выдача подлинных документов и дел во временное пользование. Удов летворению информационных запросов пользователей служит и та кая форма использования документов, как выдача подлинных доку- ментов и дел во временное пользование. Подлинные дела и доку-I менты выдаются либо фондообразователям, передавшим их на хра-[ нение (как физическим, так и юридически лицам), либо органам суда, прокуратуры, Федеральной службы безопасности (ФСБ) или МВД в исключительных случаях, когда в целях защиты законности \ или государственной безопасности необходим именно подлинник документа. Особо ограничена выдача документов из личных фон-[ дов или фондов негосударственных организаций. Дела выдаются во : временное пользование на основании запроса (заявления) фондо образователя, а также его наследников или правопреемников, в котором указывается, для каких целей и какие именно документы [ (желательно, с шифрами) должны быть выданы. Особое внимание следует обратить на обеспечение сохран-I ности документов. В архиве составляется акт выдачи дел во вре-[ менное пользование, в котором перечисляются шифры выда- 187 4. Доступ к документам Архивного фонда Российской Федерации 7.4.1. Регулирование доступа к документам Архивного фонда РФ Свободный доступ к архивным документам. Полноценное и раз ностороннее использование документальных богатств архивов воз можно лишь при их открытости, т. е. наличии свободного доступа граждан к архивным документам и научно-справочному аппарату (НСП). Если фонды надежно заперты в спецхранилище, вся рабо та по поиску источников, созданию и совершенствованию архи вных справочников бессмысленна — документы не будут востре бованы исследователями. Немало смелых исследовательских про ектов разбилось о гриф «совершенно секретно». Доступ к инфор мации и поныне является важнейшей проблемой, без ее разреше ния невозможно взаимодействие Росархива с представителями ис торической науки и общественности. Правовое регулирование доступа к информации в соответствии нормами демократического общества является необходимым условием существования архивов в современной информацион ной среде. Уголовный кодекс Российской Федерации предусматривает наказание за необоснованное ограничение доступа к документам, запрещает создание тайных архивов. Неправомерный отказ должностного лица в предоставлении собран ных в установленном порядке документов и материалов, непосредст венно затрагивающих права и свободы гражданина, либо предоставле ние гражданину неполной, заведомо ложной информации, если эти деяния причинили вред правам и законным интересам граждан, нака зываются штрафом в размере от 200 до 500 минимальных размеров оп латы труда или в размере заработной платы или иного дохода осужден ного за период от 2 до 5 месяцев либо лишением права занимать опреде ленные должности или заниматься определенной деятельностью на срок от 2 до 5 лет. Ст. 140 Уголовного кодекса РФ- Отношения государственного архива с потребителями ретро спективной документной информации, а также работа по комп лектованию, экспертизе ценности, обеспечению сохранности, созданию НСА подчинена задаче наиболее эффективного исполь зования архивов в интересах общества, поскольку архивные доку менты принадлежат обществу в целом. Незнание правды о про шлом лишает общество социальной памяти и может стать причи ной катастроф. В Основах законодательства об Архивном фонде РФ и архивах был провозглашен принцип публичности архивов, 192 их равной доступности для любого физического или юридическо го лица. Это означает: возможность получения свободного доступа в архив любому физическому или юридическому лицу независимо от пола, про фессии и образования, вероисповедания, партийной принадлеж ности, взглядов и убеждений, гражданства; возможность получения в архиве доступа к НСА; возможность копирования архивных документов; возможность различных форм использования архивных доку ментов (кроме специально оговоренных случаев) с обязательным соблюдением требования сообщения в работах (статьях) сведе ний об архиве, документы которого использованы. Вступление России в 1997 г. в Совет Европы означает, что наша страна обязана соотносить порядок доступа к своим архивам с европейскими стандартами. К маю 1997 г. под эгидой Совета Ев ропы Международный совет архивов (МСА) подготовил проект «Рекомендаций по стандарту европейской политики в отношении доступа к архивам». Вот выдержки из этого документа: «Доступ к государственным архивам является частью прав граждани на, а в широком смысле соблюдаемых в мире демократических ценнос тей — частью прав человека. Поэтому одинаковые права должны быть предоставлены гражданам страны и иностранцам, университетским ис следователям и простым читателям. Закон не должен делать никаких раз личий между ними». момента своего создания в XIX в. все исторические архивы находились в ведении ведомства иностранных дел, министерства юстиции, военного министерства, Сената и др. Для того чтобы по лучить доступ к документам, необходимо было разрешение руко водителя ведомства (министра), а иногда и резолюция августей шей особы. После революции 1917 г. архивные деятели, стоявшие у исто ков реформы 1918 г., надеялись, что впервые будут созданы усло вия для широкого доступа научной общественности в архивы. Дей ствительно, исторические архивы впервые были выведены из ве дения ведомств и подчинены единому органу управления архив ным делом — Главархиву. Однако надеждам реформаторов не впол не суждено было осуществиться. Очень скоро партийные идеологи осознали, что архивные документы могут быть мощным средством политической борьбе. Поэтому в государственных архивах с сере дины 20-х гг. XX в. появляются специальные секретные отделы — спецхраны. В 1930-е гг. складывается Архивный фонд КПСС — сеть центральных и местных архивов, существовавших отдельно от го сударственной архивной службы. Свою сеть центральных местных архивов имели спецслужбы (ВЧК - ОГПУ - НКВД СССР - КГБ СССР). В ведении МИД остался Архив внешней политики
России. Стал ограничен доступ к архивам отраслевых фондов, где он определялся правилами данного ведомства. Период начала 1990-х гг. в отношении рассекречивания архивных ма териалов во многом сходен с периодом подготовки реформы 1918 г. Чув ство информационной свободы, испытанное обществом после августов ских событий 1991 г., не могло не затронуть и архивы. Началось массовое рассекречивание документов, в ряде исторических архивов были ликви дированы спецхраны. После августовских событий 1991 г. были подписаны Указы Пре зидента РФ «Об архивах КГБ СССР», «О партийных архивах», лик видировавшие Архивный фонд КПСС и передававшие его в веде ние государственной архивной службе. Обнародование документов во время суда над КПСС, публикация источников в серии «Рос сия, XX век», в средствах массовой информации, выход в свет справочника «Архивы России. Москва и Санкт-Петербург», где впервые приведены сведения о составе и объеме фондов архивов МИДа, Службы внешней разведки (СРВ) и ФСБ РФ (1997 г.), стали вехами демократизации архивного дела. Наконец, в ходе ар хивной реформы был принят ряд законодательных и нормативных актов, создавших правовую базу для единого в масштабах страны режима регулирования доступа к документам Архивного фонда РФ. Важную роль в деле рассекречивания архивов сыграли Закон РФ «О реабилитации жертв политических репрессий» от 18 октября 1991 г., Указ Президента Российской Федерации «О снятии ограничитель ных грифов с законодательных и других актов, служивших основа нием для массовых репрессий и посягательств на права человека» от 23 июня 1992 г., а также законы «О временном порядке доступа к архивным документам и их использования» от 19 июня 1992 г., «О государственной тайне» от 21 июля 1993 г., «Об информации, информатизации и защите информации» от 2 февраля 1995 г. и др. Однако, несмотря на все эти важные шаги, приходится конста тировать, что значительная часть источников истории страны XX в., которой относится почти весь бывший Архивный фонд КПСС, материалы спецслужб, ряда ведомств (МВД СССР, МИДа, Глав ной военной прокуратуры СССР, военной коллегии Верховного Суда СССР, Министерства обороны) остаются засекреченными. Для большинства историков фактически закрыты исторические части Архива Президента РФ и Правительства РФ. Темпы рассек речивания документов, которые в 1991-1993 гг. были довольно высокими, во второй половине 1990-х гг. резко снизились, в не которых регионах рассекречивание документов полностью пре кратилось. настоящее время к категории публичных архивов можно отне сти все государственные архивы России (включая и муниципаль ные). Во всех этих архивах действуют единые правила доступа к архивной информации и ее использования, периодически кор- 194 ректируемые распорядительными и методическими документами Росархива. ограниченно-публичному типу архивов можно отнести архивыряда министерств и ведомств, например Министерства обороны Российской Федерации. Любой гражданин имеет возможность по лучить доступ в такие архивы. Однако на стадии работы непосред ственно в них существует своеобразное разграничение пользова телей в зависимости от целей их работы, уровня профессионализ ма, определяющее возможности знакомства с научно-справочным аппаратом, документальными комплексами. В каждом из таких архивов существуют свои, особые правила доступа к архивной информации и ее использования. Для доверительного типа архивов характерны еще более жест кие ограничения использования документов. Уже сама возмож ность получения доступа в такие архивы существует не для каж дого. Справочный материал в них, как правило, носит служебный характер. Он и создавался изначально не в научно-информацион ных целях, а для обеспечения определенных ведомственных инте ресов. В большинстве случаев в таких архивах отсутствуют приспо собленные читальные залы, регламентированные процедуры ра боты с архивными документами, правила их копирования. Закрытый тип архивов присущ для архивов министерств, ведомств и учреждений их систем. Находящиеся в них документы еще не приобрели признаков исторических источников, исклю чительно выполняя те задачи и реализуя достижение тех целей, ради которых они были созданы. Закрытый тип архивов — естественное и нормальное явление. Исследовательские интересы пользователей отношении таких архивов в конечном счете удовлетворяются после регулярных передач их документов в систему публичных и ограниченно-публичных архивов. |