Учебники и учебные пособия Е. Н. Басовская, Т. Д. Быкова, Л. М. Вялова и др. Делопроизводство Н. П. Котерова Основы маркетинга
 Скачать 1.03 Mb.
|
|
Организация внедрения информационных технологий в архиве. Ус пешное функционирование информационно-поисковой системы во многом зависит от правильной организации ее внедрения в архиве. Разработка и внедрение базы данных осуществляется в несколько этапов. Изучение делопроизводства и документооборота организа ций ведомства или направления работы архива, которое подле жит компьютеризации. Разработка технического задания. На этом этапе приоритет ное значение имеет доскональное знание проектировщиками пра вил и норм отечественного делопроизводства и архивного дела, а также знание основ технологии баз данных (структура БД, табли цы, поля, отчеты и т.д.). Как правило, фирма — системный ин тегратор — предлагает самостоятельно провести обследование де лопроизводства. Однако в штате этих фирм очень редко бывают специалисты по делопроизводству и архивному делу, поэтому 259 лучше осуществить эту работу собственными силами. Постановка задачи и техническое задание должны быть составлены специалис тами службы ДОУ и архива, а также службами информационного обеспечения (АСУ, информцентра) совместно. Техническое зада ние на внедрение автоматизированной системы архива, формат пред ставленных данных согласуется с Росархивом. Поиск подходящего под определенную задачу программного продукта и фирмы — системного интегратора. Здесь имеют значе ние не только затраты на программное обеспечение и технику, но надежность выбранного вами приложения, солидность фирмы. Заключение договора, к которому прилагается техническое задание. В договоре обязательно следует предусмотреть конверти рование данных в новые версии программы, поддержку «горячей линии», состав документации — сопровождения к программному обеспечению, обучение специалистов и т.п. Создание, установка и адаптация программы осуществляется программистом или фирмой — системным интегратором — на основе технического задания. Сертифицирование и регистрация программного продукта. Поддержка и обслуживание системы. При выборе программного обеспечения предпочтение должно отдаваться комплексным автоматизированным интегрированным системам, соответствующим отечественным и международным стандартам, ориентированным на непрерывную модификацию и развитие, что позволит снизить расходы на интеграцию различ ных локальных систем, их эксплуатацию и сопровождение. Выбор фирмы — системного интегратора — целесообразно проводить на конкурсной основе, с учетом анализа внедрен ных разработчиком действующих отраслевых систем, стабиль ности его положения на рынке, качества разработок. Обязатель ным условием является наличие у разработчика лицензии на создание информационных систем в соответствии с междуна родными стандартами качества. Целесообразно заключение с фирмой — системным интегратором — договора о долговремен ном сотрудничестве. Таким образом, архивист может выступать в роли разработчика программ и эксперта программного продукта, он должен быть спосо бен оценить достоинства и недостатки программы с точки зрения архивных технологий, внести предложения по ее совершенствованию. 9.4. Электронные документы и архивы Под документом на машинном носителе понимается документ, созданный с использованием носителей и способов записи, обес печивающих обработку его информации электронно-вычислитель ной машиной. 260 Создание и использование архивов электронных документов (электронных архивов) обеспечивает сохранение значительной части источников отечественной истории новейшего времени, которые изначально создаются в машиночитаемом виде и не име ют равноценных аналогов на традиционных носителях (это отно сится прежде всего к базам данных, создаваемым в ходе работ по ведению государственного земельного кадастра, банка данных на логоплательщиков, систем бухгалтерского учета, учета ценных бумаг, паспортно-визового контроля, системы «Выборы», а так же базам и банкам данных, создаваемым для обработки экономи ческой, демографической, медицинской статистики, данных со циологических опросов и др.). Основными направлениями деятельности электронных архи вов являются: разработка принципов хранения информации; защита информации; активизация вторичного использования информации; стандартизация критериев описания данных; оценка стоимости создания и архивирования машиночитаемых файлов; регулирование отношений между архивом и разработчиком машиночитаемых данных; реализация информационных услуг и исследовательских про ектов. Обобщив состав хранящихся в электронном архиве докумен тов, можно распределить их на несколько групп: базы данных, касающиеся экономики, переписи населе ния, состояния здоровья, голосования на выборах; текстовые файлы, в которых хранится, как правило, текст законодательных и нормативных актов, стенограмм заседаний выс ших органов власти и управления, наиболее популярных у иссле дователей справочных, энциклопедических изданий, газет; оцифрованные копии (графические файлы) особо ценных источников (летописей, хроник и других раритетов). Машиночитаемые документы (МЧД) первой группы, как пра вило, поступают в электронные архивы из делопроизводства госу дарственных и негосударственных учреждений, корпораций, ис следовательских институтов, в которых они были созданы. Однако электронных архивах с большим опытом работы статистические данные новейшего периода дополняются путем создания баз дан ных по всем сохранившимся источникам, содержащим сходную информацию. Вторая и третья группа документов машиночитаемых архивов обычно создаются в архиве путем сканирования с последующим распознаванием (текстовые файлы) и сканирования без распоз навания (оцифрованные копии). Однако в 1990-е гг. появилась тен- 261 денция к росту четвертой группы электронных документов: ис следовательские базы, банки данных и консорциумы, хранение которых осуществляют не учреждения национальной архивной службы, а исследовательские организации и высшие учебные за ведения. нашей стране становление электронных архивов находится пока в начальной стадии. 1980-е гг. хранением машиночитаемых документов занимался Центральный государственный архив научно-технической доку ментации (РГАНТД), разработка концепции централизованного хранения МЧД была возложена на Центральный архив народного хозяйства СССР (РГАЭ), подготовившего «Положение о порядке отбора, приема на архивное охранение и выдачи потребителям документов, созданных средствами вычислительной техники». В на стоящее время машиночитаемые документы на магнитных лентах хранит Центральный архив документов на специальных носите лях (г. Москва), созданный в 1993 г. на базе архива кинофотофоно-документов г. Москвы. Однако значительные массивы электрон ных документов находятся в ведомственных и негосударственных архивах. архивах Западной Европы при отборе машиночитаемых документов на государственное хранение приняты следующие рекомендации: отби рать на хранение лишь машиночитаемые данные, не имеющие бумаж ных аналогов; при экспертизе уделять основное внимание оценке при кладных программ информационных систем, а не отдельным докумен там, т.е. уделять большее внимание функциям электронного документа, не ему самому; рассматривать вопрос о читабельности принимаемых машиночитаемых данных (проблема совместимости математического обеспечения)1. Концепции информатизации архивного дела в Российской Федерации (раздел «Архивирование документов на нетрадицион ных носителях») рекомендуется принимать на постоянное хране ние «достаточно ограниченный круг больших массивов машино читаемой информации, имеющих очевидную социально-эконо мическую значимость (первичные данные демографических пере писей, социологических обследований), не имеющие аналогов в традиционной форме, с последующим переводом их в единый формат записи данных. Использование документов возможно либо в этом формате, либо с конвертированием в формат пользователя. Одновременно оговаривается и возможность приема на хранение разнородных комплексов данных, когда в задачу архивиста вхо дит лишь хранение, периодическое копирование и специфиче- Гарскова И.М. Архивирование машиночитаемых данных: международныедискуссии // Международный бюллетень ассоциации «История и компьютер». — 1995. - № 13. - С. 19. ское описание массивов данных, а все проблемы их использова ния решает непосредственно пользователь. К тому же особого вни мания заслуживает вопрос о соотношении технической экспер тизы массива МЧД (прикладные программы, формат данных) и источниковедческого анализа массива, который для историка имеет приоритетное значение. Существует точка зрения, согласно кото рой при отборе на хранение компьютерных файлов следует при держиваться, по возможности, тех же критериев, что и при отбо ре документов на традиционных носителях, т. е. критериев проис хождения, содержания и внешних особенностей. Достаточно важной является и проблема стандартизации опи сания машиночитаемых документов, а также создание единого стандарта электронных записей и единых правил описания архив ных документов в базах данных. При описании (каталогизации) машиночитаемых данных по мимо сведений о самих данных необходима дополнительная ин формация, отражающая процесс перехода от источника к его машиночитаемой версии. зарубежных архивах разработаны стандарты на три уровня докумен тации, которые должен иметь каждый массив МЧД: пользовательский (цель, источник данных, содержание, организация данных — описание непосредственно данных и описание машиночитаемых файлов для воз можного вторичного использования); административный, включающий официальные документы, регулирующие отношения архива с пользова телем; каталожный, с помощью которого осуществляется поиск данных массиве документов. В описании МЧД указывается характеристика про граммного обеспечения, информационного массива, лингвистического обеспечения и др. В нашей стране разработка подобных стандартов — дело будущего. Если архив комплектуется электронными документами, необ ходимо принять все меры к обеспечению сохранности данных. Основной массив данных должен храниться на сервере и быть до ступным сотрудникам. В электронном архиве хранятся периоди чески изготавливаемые резервные копии системы на магнитных лентах или магнито-оптических дисках. В Положении об архиве следует указать сроки резервного копирования данных, режим и носители, на которые производится копирование, сотрудника, ответственного за резервное копирование. 262 Список источников и литературы Опубликованные источники Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» от 27 октября 2004 г. // Сборник законодательства Российской Федерации. — 2004. - № 43. - Ст. 4169. Постановление Правительства Российской Федерации от 17 июня 2004 г. «О Федеральном архивном агентстве» // Российская газета. — 2004. - 22 июня. Основы законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах1. Положение «Об Архивном фонде Российской Федерации»1. Постановление Правительства Российской Федерации «Об утверж дении Положения о лицензировании деятельности по обследованию со стояния архивных фондов, экспертизе, описанию, консервации и рес таврации архивных документов»1. Постановление Правительства Российской Федерации «О порядке ве домственного хранения документов и организации их в делопроизвод стве»1. Постановление Правительства Российской Федерации «Об утверж дении Положения о Комитете по делам архивов при Правительстве Рос сийской Федерации и сети федеральных государственных архивов и цент ров хранения документации»1. Постановление Правительства РФ «Об утверждении Положения о Федеральной архивной службе России»1. Основная литература 1. Нормативная литература Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. ГОСТ Р 51141-98. - М., 1998. Квалификационный справочник должностей служащих. — М, 2001. Основные правила работы архивов организаций. — М., 2002. Основные правила работы ведомственных архивов. — М., 1986. Основные правила работы государственных архивов Российской Фе дерации. — М., 2002. Основные правила работы государственных архивов СССР. — М, 1984. Постановление Совета Министров — Правительства Российской Фе дерации «О реализации государственной политики в архивном деле» // Отечественные архивы. — 1993. — № 5. См.: Сборник законодательных и нормативных правовых актов об архи вном деле. — М., 2002. 264 Распоряжение Президента Российской Федерации «О порядке рассекре чивания архивных документов» // Отечественные архивы. — 1995. — № 1. Словарь современной архивной терминологии социалистических стран. - Вып. 1, 2. - М., 1982, 1988. Указ Президента Российской Федерации «О включении отдельных объектов в Государственный свод особо ценных объектов культурного наследия народов Российской Федерации» // Отечественные архивы. — 1995. - № 2; 1997. - № 3. 2.2. Методическая литература Архивный маркетинг. — М., 1996. Дифференцированный подход к описанию документов: Методичес кие рекомендации. — Вып. 1. — М., 1969. Информационное обеспечение деятельности архивных учреждений. — М., 1988. Маркетинг информации Архивного фонда Российской Федерации: Справочно-методическое пособие. — М., 1995. Методические рекомендации по проведению целевой комплексной экспертизы ценности документов, хранящихся в государственных архи вах. - М., 1988. Методические рекомендации по работе с документами личного про исхождения (литература и искусство). — М., 1990. Методы описания документной информации: Методические рекомен дации. — М., 1986. Организация использования документов ГАФ СССР: Пособие для архивистов. — М., 1991. Организация учета использования документов в государственных ар хивах. - М., 1987. Основные положения развития системы научно-справочного аппара та к документам государственных архивов. — М., 1981. Отбор на государственное хранение управленческих документов, об разующихся в деятельности негосударственных организаций (новых эко номических хозяйственных структур): Методические рекомендации. — М., 1997. Отнесение организаций и предприятий нового типа к числу источни ков комплектования государственных архивов. — М., 1993. Перечень документов, подлежащих приему в государственные архи вы СССР . - М., 1973. Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госко митетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий с указанием сроков хранения. — М., 1989. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в дея тельности организаций, с указанием сроков хранения. — М., 2000. Подготовка межархивных справочников: Методические рекоменда ции. - М., 1991. Правила работы исследователей в читальных залах государственных архивов СССР. - М., 1998. 265 Привалов В.Ф. Обеспечение сохранности архивных документов на бумажной основе: Методическое пособие. — М., 2002. Примерный перечень документов, образующихся в деятельности кре дитных организаций, с указанием сроков хранения. — М., 2000. Рекомендации по итогам парламентских слушаний по проблемам бе зопасности, комплектования и использования Архивного фонда Россий ской Федерации // Отечественные архивы. — 1999. — № 3. — С. 4—8. Совершенствование научно-справочного аппарата к документам быв ших партийных архивов: Методические рекомендации. — М., 1994. Создание и ведение системы каталогов государственных архивов СССР . - М., 1989. Создание современных архивных справочников на основе дифферен цированного подхода: Методическое пособие. — М., 2003. Составление архивных описей: Методические рекомендации. — М., 2003. Схема единой классификации документной информации в система тических каталогах государственных архивов (советский период) — М 1978. Управленческие документы постоянного срока хранения, образую щиеся в деятельности негосударственных коммерческих организаций (хо зяйственных товариществ и обществ, производственных кооперативов): Справочное пособие. — М., 1996. Федеральные архивы России и их научно-справочный аппарат — М 1994. 2.3. Архивоведческая литература Автократов В.Н. Архивоведение в кругу других областей знания //Советские архивы. — 1973. — № 2. Автократов В.Н. К вопросу о методологии архивоведения // Археографический ежегодник за 1969 г. — М., 1971. Автократов В.Н. Общая теория архивоведения // Вопросы истории —1973 . - №8 . Алексеева Е.В. Архивы и право: современное состояние и перспективы развития //Делопроизводство. — 2003. — № 2. Альбрехт Б.В. Вопросы организации работы с документами поличному составу // Справочник секретаря и офис-менеджера. — 2003. — № 6. Артизов А.Н. Архивное законодательство России: система, проблемы перспективы (к постановке вопроса) // Отечественные архивы — 1996. - № 4. Архивная реформа: проблемы, пути развития (расширенное заседа ние коллегии Роскомархива) // Отечественные архивы. — 1992. — № 3. Архивоведение и источниковедение отечественной истории. Пробле мы взаимодействия на современном этапе: Доклады и тезисы выступле ний на Всероссийской конференции. — М., 1995. Бакалинская Г.Г., Андреева Л.С. О пересмотре отраслевого состава источников комплектования Архивного фонда Российской Федерации // Отечественные архивы. — 1992. — № 3. Балакирев А.Н. Новый вид документов в составе Архивного фондаРоссийской Федерации // Вестник архивиста. — 2004. — № 3—4. 266 Банасюкевт В.Д. Формирование Архивного фонда Российской Федерации. Современный этап // Секретарское дело. — 1998.— № 1. Банасюкевич В.Д., Грум-Гржимайло Ю.В., Чернин Э.В. На пути к созданию автоматизированной информационной службы // Отечественные архивы. — 1999. — № 2. Бурова Е.М. История и современные тенденции развития экспертизыценности документов: Учебное пособие. — М., 1985. Бурова Е.М. Как сегодня определить сроки хранения документов? (Современная система пособий по экспертизе ценности документов) // Делопроизводство. — 1998. — № 1. Елпатьевская В.В. Развитие обзорной информации по документам ГАФСССР // Советские архивы. — 1979. — № 3. Ерошкин Н.П. История государственных учреждений дореволюционной России. — М., 1983. Жукова М.П. К разработке нового перечня типовых управленческихдокументов // Отечественные архивы. — 2000. — № 4. Жукова М.П. Экспертиза ценности документов современных учреждений, предприятий, организаций // Отечественные архивы. — 1994. — № 5. Жукова М.П. Экспертиза ценности и комплектование государственных архивов управленческими документами (теоретико-методический аспект) // Отечественные архивы. — 1995. — № 6. Илизаров Б. С. Роль документальных памятников в общественном развитии. Теоретические вопросы использования архивных документов: Учеб ное пособие. — М., 1987. Иноземцева З.П., Курносое Н.Д. Новое время — новые проблемы. Комплектование государственных архивов документами общественных дви жений // Отечественные архивы. — 1992. — № 6. Иноземцева З.П., Мельникова Л.А. Новое время — проблемы старые.Описание, учет и хранение документной россыпи // Отечественные ар хивы. — 1995. — № 1. Ковальчук НА., Осичкина Г.А., Бутько СП. Основные информационные справочники в системе НСА государственных архивов. — М., 1985. Козлов В.П. Актуальные проблемы взаимодействия архивов и вузовской исторической науки // Вестник архивиста. — 1996. — № 5. Козлов В. П. Архивная реформа: вопросы научного и методическогообеспечения // Отечественные архивы. — 1994. — № 1. Козлов В. П. Архивная служба России и российская государственность: опыт 80 лет // Отечественные архивы. — 1998. — № 5. Козлов В.П. Публичность архивов и свобода архивной информации //Советская историография. — М., 1996. Козлов В.П. Российское архивное дело. — М., 1999. Котов Б.А. Юридический справочник руководителя предприятия. Тайна. - М., 1999. Крайская З.В., Челлини Э.В. Архивоведение: Учебное пособие. — М., 1996. Кузнецова Т.В. Положение о порядке и сроках хранения документов акционерных общетв // Секретарское дело. — 2004. — № 1. Ларина В.Г. Система НСА государственных архивов как основа формирования общего архивного информационного пространства // Отечественные архивы. — 2000. — № 3. 267 Леонтьева О.Г. Организация комплектования госархивов нуждается вобновлении // Отечественные архивы. — 1994. — № 2. Мякушев С.Д. «Смоленский архив» возвращен, вопросы остались //Отечественные архивы. — 2004. — № 8. Надершина М.Д. Порядок и сроки хранения документов коммерческихорганизаций в современном российском законодательстве // Секретарс кое дело. — 2003. — № 12. свободе доступа к информации и разумном балансе интересов // Отечественные архивы. — 1997. — № 4. Об изменении Основ архивного законодательства // Отечественные архивы. — 1998. — № 6. Орлова НА. Экспертиза ценности документов ГАФ СССР (1958 —1980 гг.). - М., 1984. Павлова Т. Ф. Рассекречивание документов государственных архивов:некоторые итоги, законодательная база, проблемы // Вестник архивис та. - 1994. - № 1 (19), 2 (20). Парламентские слушания по проблемам безопасности, комплектова ния и использования Архивного фонда Российской Федерации // Оте чественные архивы. — 1999. — № 2. Руделъсон К.И. Современные документные классификации. — М., 1973. Самошенко В.Н. История архивного дела в дореволюционной России. — М , 1979. Теория и практика экспертизы ценности документов и комплектова ния государственных архивов СССР /Труды ВНИИДАД. — Т. 4. — Ч 1 2 — М., 1974. Тюнеев В.А. Архивное наследие стран СНГ: хранение, доступ, использование // Отечественные архивы. — 1998. — № 5. Хорхордина Т.Н. История Отечества и архивы. 1917—1980 гг — М1994. Шабанова Т.Е. О некоторых проблемах фондирования документовАрхивного фонда // Отечественные архивы. — 1994. — № 2. Шабанова Т.Е. Укреплена правовая база государственного учета Архивного фонда России // Отечественные архивы. — 1997. — № 5. Этика в архивах: Международные этические нормы поведения архи вистов // Отечественные архивы. — 1995. — № 5. Оглавление
| ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||