Учебники и учебные пособия Е. Н. Басовская, Т. Д. Быкова, Л. М. Вялова и др. Делопроизводство Н. П. Котерова Основы маркетинга
 Скачать 1.03 Mb.
|
|
Глава 9 ИНФОРМАТИЗАЦИЯ АРХИВНОГО ДЕЛА конце XX в. компьютерные технологии затронули все сферы деятельности человека, в том числе и архивные учреждения. Вне дрение новых информационных технологий в работу архивохра нилищ и библиотек расширяет доступ (в том числе удаленный, е. через глобальные компьютерные сети) к документной инфор мации, увеличивает возможности научного анализа информаци онных богатств архивов, создает новый инструментарий архивной эвристики, новые формы издания документов и справочников на нетрадиционных носителях (прежде всего CD-ROM и DVD), ин теграцию информационных ресурсов архивов в мировое кибер- пространство1. Информатизация архивного дела — это процесс усовершенствования технологий обработки архивных документов путем внедре ния в архивное дело теоретических и прикладных разработок ин форматики, а также использования в работе архивов компьютер ной техники и программного обеспечения. \ Л. Этапы информатизации архивного дела истории механизации и автоматизации архивного дела мож но выделить несколько этапов: 1) период с конца XIX в. до 1950-х гг.; 2) период с 1950-х до первой половины 1970-х гг.; 3) период второй половины 1970-х гг. — первой половины 1980-х гг.; 4) период второй половины 1980-х — 1990-х гг. История механизации и автоматизации тесно связана с исто рией эволюции вычислительной техники и носителей информа ции. Вместе с тем для каждого этапа характерна своя трактовка роли автоматизированных технологий в развитии архивного дела стране. На первом этапе механизация касалась в основном ведомствен ных архивов. Применение средств «малой механизации» было эпи зодическим и ограничивалось использованием матричных носи телей информации (ручных перфокартотек, перфолент, кодек сов) и счетно-перфорационных устройств для решения конкрет- Под киберпространством в информатике понимают весь объем информа ции, открытый для доступа во всех сетях мира. 245 ных задач в области учета населения (переписи населения), пла нирования, отчетности на производстве и т.д. Второй этап автоматизации архивного дела был связан не столько развитием технического и программного обеспечения, применя емого в архивах, сколько с бурным развитием информатики в на шей стране и ее влиянием на историческую науку и архивоведение. Основным итогом этого этапа стало формулирование теорети ческих основ создания информационных систем, классификации документной информации в архивах, хотя практически автомати зация еще не оказала сколько-нибудь значительного влияния на развитие архивного дела. Однако именно на базе междисципли нарных исследований 1960-х гг., сблизивших архивоведение и те орию информации, получил развитие «информационный подход архивоведении», представленный трудами В.Н.Автократова, К. Б. Гельмана-Виноградова, К. И. Рудельсон, Р. Н. Ефименко и др. Это во многом определило современные представления о теории классификации и фондирования, научно-справочном аппарате, анализе интенсивности использования РДИ. Третий этап был временем накопления эмпирического опыта вобласти создания локальных и межархивных автоматизированных информационно-поисковых систем — АИПС. Рост сфер примене ния автоматизированных систем в архивном деле связан прежде всего с эволюцией носителей информации (микропленки, магнит ные ленты, карты, диски, бланки и др.) и технического обеспече ния (электронно-перфорационные машины, ЭС ЭВМ, персональ ные компьютеры ПЭВМ), а также с появлением специальных па кетов прикладных программ для АИПС. Значительное влияние на автоматизацию архивного дела в этот период оказал также процесс создания автоматизированных систем управления (АСУ) во всех отраслях хозяйства. На АСУ, согласно решениям XXW съезда КПСС, возлагалась миссия по ликвидации чуть ли не всех проблем разви тия экономики. Результатом этого процесса стал тот факт, что к началу 1980-х гг. перед архивами впервые встал вопрос об отборе на государственное хранение машиночитаемых документов, отло жившихся в деятельности отраслевых государственных вычислитель ных центров (ГВЦ). Вместе с тем этот период, безусловно, ценен позитивным опытом по контролю и унификации процессов авто матизации управления в рамках Государственной автоматизирован ной системы НТИ (ГАСНТИ), включавшей сеть автоматизирован ных центров и распределенных автоматизированных банков дан ных. В этот период в связи с участием в международном информа ционном обмене впервые встал вопрос о стандартизации создания и хранения машиночитаемых документов. 1970- 1980-м гг. относится опыт создания межфондовых АИПС (в государственном архиве Курской области, Центральном архиве Ми- 246 нистерства обороны и др.). Первые электронно-вычислительные маши ны класса ЭС-ЭВМ, установленные в НИЦКД СССР (РНИЦКД), и пакет прикладных программ АИДОС фирмы РОБОТРОН (ГДР) послу жили базой для реализации трех грандиозных по тем временам межар хивных проектов — АИПС: «Победа Великой Октябрьской революции и борьба за установление и упрочение советской власти. 25 октября 1917 — июнь 1918 г.» (участвовали 200 архивов-соисполнителей), «История па мятников архитектуры и градостроительства Москвы, Ленинграда и при городов» (7 архивов-соисполнителей) и общеотраслевой автоматизиро ванной системы научно-технической информации (АСНТИ) на основе Центрального фондового каталога (ЦФК) государственного архивного фонда СССР (в нее успели ввести данные 70 тыс. карточек фондов госу дарственных архивов СССР). Две первые системы, являющиеся по соста ву элементов описания первыми электронными каталогами, выдержали испытание временем и функционируют до сих пор уже на ПЭВМ. Попыт ки воссоздать АСНТИ на основе ЦФК продолжаются до сих пор. В реали зации этих проектов архивисты приобрели важный опыт решения вопро сов технического, программного и лингвистического обеспечения архив ных ИПС, экспорта данных на стареющих носителях. Особенно важен для последующего развития автоматизированных архивных технологий был опыт создания тематических тезаурусов, изданных в 1980-е гг. этот же период зародилось такое направление архивной ин форматики, как применение автоматизированных систем обработ ки изображений для реставрации документов (АСОИЗ), начало которому положили разработки НИЦ ТД в области реставрации фото- и фотодокументов. Вместе с тем, несмотря на накоплен ный опыт, автоматизированные технологии не вызвали существен ных изменений в методике архивного дела и на данном этапе. Такие изменения связаны с массовым распространением в на чале 1980-х гг. сравнительно дешевых персональных компьютеров, интенсивной разработкой программного обеспечения для ПЭВМ, совершенствованием пользовательского интерфейса этих про грамм, появлением удобных и простых для освоения непрофессио налом оболочек операционных систем, систем управления база ми данных, текстовых и графических редакторов, издательских систем, программ для сканирования и оптического распознава ния символов, появлением емких и сравнительно надежных но сителей информации (магнитных и оптических). Таким образом, электронно-вычислительная техника в большинстве стран мира стала неотъемлемой принадлежностью рабочего места специалис та любой отрасли. Этот процесс, пусть с опозданием почти на десятилетие, затронул и отечественные архивы. Четвертый этап связан с началом стихийной компьютеризации сначала московских, а затем и местных государственных ар хивов. Лидерами этого процесса были НИЦ ТД СССР (РНИЦ КД), ВНИИДАД, ЦХИДК, ЦГАОР (ГАРФ) и другие архивы. 247 1990-е гг. в РФ законодательными и нормативными актами было введено в действие более 20 отраслевых автоматизированных сис тем делопроизводства и документации, создающих огромные мас сивы машиночитаемых (электронных) документов. Создание мас сивов электронных документов происходит также путем оцифрова ния источников на традиционных носителях в государственных ар хивах (с целью создания страхового фонда и фонда пользования), также создания полнотекстовых баз данных). Кроме того, новые информационные технологии в области консервации и реставра ции документов, создания страхового фонда и фонда пользования позволяют продлить жизнь ценным историческим источникам. 9.2. Объекты и цели информатизации архивного дела Под о б ъ е к т а м и и н ф о р м а т и з а ц и и понимают функции направления работы архива, которые эволюционируют в ре зультате внедрения современных информационных технологий. В настоящее время к объектам информатизации работы государствен ного архива и архива учреждения (ведомственного) относятся: комплектование архива и экспертиза ценности документов; создание и ведение информационно-поисковых архивных спра вочников по всем документам архива в целях ускорения процес сов поиска информации (номенклатуры дел, описей, каталогов, указателей и др.); комплектование, хранение и поиск документов на машиночи таемых носителях, создаваемых в учреждении (для ведомственно го архива) или в учреждениях-источниках комплектования (для государственного архива); учет документов архива и контроль за обеспечением сохранно сти документов; создание страхового фонда и фонда пользования документами; информационно-справочная работа, контроль за исполнением запросов, поступающих в архив от структурных подразделений учреждения (для ведомственного архива), других учреждений, ис следователей и граждан; контроль за делопроизводством и участие во внедрении автомати зированной системы делопроизводства (для ведомственного архива); контроль за внедрением автоматизированных систем делопро изводства и электронного документооборота в учреждениях — источниках комплектования (для государственного архива). Ц е л я м и и н ф о р м а т и з а ц и и работы архива являются: избавление труда архивиста от рутинных операций; повышение точности и оперативности учета документов в архиве; получение сводных статистических данных и осуществления ста тистического анализа документооборота учреждения, движения 248 документов в ведомственном архиве, анализа эффективности и интенсивности использования документов; повышение исполнительской дисциплины, скорости и точно сти поиска документной информации при исполнении запросов по архивам; обеспечение сохранности документов — создание страхового фонда и фонда пользования на нетрадиционных носителях путем оцифровывания архивных документов (сканирования). 9.3. Информационные технологии и организация их внедрения в архивах архивном деле в основном применяется технология баз дан ных (БД), а также другие информационные технологии (оцифро вание документов, сетевые технологии и т.д.). Все базы данных, создаваемые в архиве, условно разделяются на учетные и информационно-поисковые. Эти две категории баз данных различаются структурой, методикой создания, применяе мым программным обеспечением. Учетные базы данных. Служат для обработки статистических мас сивов — учета документов и дел в архиве, учета использования, контроля за обеспечением сохранности и т.д. Учетные базы данных в а р х и в е у ч р е ж д е н и й предназна чены для определения количества документов в единицах учета (единица хранения) и обеспечения сохранности документов при выдаче их во временное пользование в структурные подразделе ния. Учетные БД могут создаваться по функциональному или ин теграционному (многофункциональному) принципу. По функцио нальному принципу создаются базы данных для учета документов идел, контроля за наличием и состоянием дел, учета использова ния, учета источников комплектования и др. Так, в архиве Государственной Думы применяется база данных по уче ту документов и дел — БД «Поступление и выбытие» (поля — признак поступления/выбытия, дата поступления/выбытия дела, год поступления/ выбытия, вид хранения, подразделение ГД,'индекс дела по номенклату ре, заголовок дела, номер сдаточной описи, номер сводной описи, номер дела, номер дела по сводной описи, номер фонда, год документов, номер компактуса, номер шкафа, номер полки, номер прохода, сторона прохо да, номер хранилища, место хранения, количество дел). База данных за полняется на основе сдаточных описей дел, отчетами служит переводная таблица шифров, топографические указатели, описи дел, сводные стати стические сведения о поступлении и выбытии документов. Интеграционный принцип предполагает создание единой системы, реализующей функции учета и информационного поиска 249 документов. Такие информационные системы существуют в госу дарственных архивах. Г о с у д а р с т в е н н ы й а р х и в ведет учет всех созданных БД виде базы данных их описаний. 1996—1997 гг. была начата работа по созданию серии интег рированных типовых автоматизированных информационно-поис ковых систем под общим названием «Архивный фонд», которые совмещали бы в себе функции всех справочников по учету доку ментов (архивной статистике) и раскрытию содержания докумен тов на разных уровнях: архивного фонда и описи фонда; единицы хранения (дела); документа. настоящее время общеотраслевая программа «Архивный фонд» внедрена в подавляющем большинстве государственных архивов. Она представляет собою интегрированную информационную си стему, соединяющую в себе функции учетных и информацион ных справочников на уровне фонда и описи: списка фондов, кни ги поступлений документов, листа фонда, карточки фонда, путе водителя по архиву, книги учета поступлений страхового фонда, исторической справки, аннотированного реестра описей (послед ний в еще не запущенной в эксплуатацию версии). С помощью данной программы архивисты имеют возможность создавать в ав томатизированном режиме основной документ централизованно го государственного учета — Паспорт государственного архива, музея, библиотеки, а также множество других отчетов. Программа работает в сетевом режиме, имеет современный графический интерфейс. Общеотраслевая программа «Архивный фонд» призвана решить задачу компьютеризации учета документов в масштабе отрасли и создать единую систему централизованного государственного учета. (Это нашло отражение в Регламенте государственного учета доку ментов Архивного фонда РФ за 1997 г.) Помимо общеотраслевой программы «Архивный фонд» суще ствует общеотраслевая программа «Фондовый каталог субъекта Федерации», которая позволяет получить сводный паспорт госу дарственных архивов субъекта Федерации, а также провести срав нение данных паспортов одного и того же архива за разные годы1. Помимо общеотраслевых программы по учету созданы в боль шинстве архивов, например в Московском городском объедине нии архивов внедрена интегрированная система «Учет-НСА». Пре имуществом системы является наличие «умной» технологии вне сения изменений в учетные документы, предусматривающей не Киселев И.Н. Информационная система архива: модель и воплощение //Отечественные архивы. — 1997. — № 6. — С. 28 — 36. 250 только выполнение всего возможного формального и логического контроля вводимых данных, но и динамическое построение эле ментов меню, соответствующих тому или иному типу акта. Про грамма реализует учет документов как подсистему, позволяя по этапно вести работу, начиная от внесения данных акта (приема-передачи, выделения дел на уничтожение и др.) и заканчивая паспортом архива. Большинство учетных форм система позволяет получать в качестве отчетов. Подсистема научно-справочного ап парата реализует несколько видов электронных архивных спра вочников (описи, указатели, каталоги и др.). Программа является достаточно качественным, но дорогостоящим продуктом, что ме шает широкому распространению ее в архивах. Информационно-поисковые базы данных. Эта категория базы данных служит для создания и ведения таких архивных справоч ников, как архивные описи, сводные номенклатуры дел, катало ги, картотеки, а также для совершенствования процессов инфор мационного поиска в архиве. Создание автоматизированной информационно-поисковой си стемы архива является наиболее сложной задачей. В а р х и в а х у ч р е ж д е н и й РФ существуют информацион но-поисковые системы (ИПС) трех типов: использование в качестве поисковой базы данных инфор мационного массива, созданного в делопроизводстве (на основе электронной контрольно-регистрационной картотеки); создание единой интегрированной информационно-поис ковой базы для всех систем документации в делопроизводстве и архиве учреждения; создание отдельной информационной базы (систем) в де лопроизводстве или архиве организации. Последовательно рассмотрим эти три типа ИПС . 1. При использовании базы данных информационного масси ва создание автоматизированной информационно-поисковой си стемы должно базироваться на информационно-поисковой сис теме, создаваемой в текущем делопроизводстве организации, прежде всего на таких ее элементах, как электронные справоч ные картотеки, электронные номенклатуры дел и описи, клас сификаторы учреждений, структурных подразделений и видов документов. Основой для создания интегрированной поисковой системы по документам долговременного (или постоянного) срока хране ния в архиве учреждения является электронная регистрационно-контрольная картотека (РКК), создаваемая в делопроизводстве входе регистрации входящих, исходящих и внутренних документов. Основными полями БД электронной РКК по управленческой до кументации являются: вид документа, автор, корреспондент, дата (документа и получения/отправки), регистрационный номер, крат- 251 кое содержание (аннотация); реквизиты: резолюция, исполнитель, срок исполнения, индекс дела по номенклатуре. Каждая запись электронной РКК связана с записью электронной номенклатуры дел по полю («индекс дела по номенклатуре»), чтопозволяет осуществить переход от поиска на уровне документа фон да к поиску на уровне дела. Основными полями БД электронной номенклатуры является индекс дела, заголовок дела (вид докумен та, автор, корреспондент, содержание, дата и место события), ко личество дела, томов, частей, срок хранения и статья по перечню. При формировании полей целесообразно использовать международ ный стандарт описания архивной документации (ISACG), который лег в основу раздела о НСА проекта Основных правил работы государствен ных архивов (2000). Согласно ISACG реквизитами описания документа являются вид документа, автор, адресат, содержание (аннотация), спра вочные данные (количество листов, дата документа), поисковые данные (номера фонда, описи, единицы хранения, документа, листов докумен та в деле), условия доступа и использования (подлинность, способ вос произведения, язык документа). Реквизитами описания единицы хране ния — дела — являются: название учреждения, название структурной части, название вида дела или вида документов, автор, адресат, коррес пондент, вопрос или предмет, событие, факт, имя, к которому отно сится содержание документов дела, место события, местонахождение автора, адресата или корреспондента документов, даты событий, край ние даты документов дела, подлинность, степень полноты, способ вос произведения, язык документов. При завершении хранения единиц управленческой документа ции в делопроизводстве дела передаются в ведомственный архив течение установленного инструкцией по делопроизводству сро ка. База данных на документы также поступает в ведомственный архив после предварительной обработки. База данных электронной номенклатуры преобразуется в базу данных электронной описи дел. Записи фильтруются по сроку хранения документов, в архивной БД остаются сведения о делах постоянного и долговременного хра нения. Заголовки дел в номенклатуре уточняются и редактируются. Основными полями БД электронной описи являются: номер дела по описи дел структурного подразделения, номер дела по сводной описи, заголовок дела, подлинность/копийность, край ние даты документов, количество листов в деле, аннотация доку ментов. При формировании базы данных электронной описи це лесообразно учитывать требования к описанию единицы хране ния в ISACG, приведенные выше. Каждая карточка единицы хра нения связана с регистрационной карточкой документа. Таким образом, формируемая база данных представляет собой совокуп ность описи дел и электронного каталога. Для унификации ввода информации и ускорения поиска, ис ключения ошибок при вводе целесообразно разработать для базы 252 данных классификаторы отраслей экономики (или использоватьОКОНХ), стран и регионов, субъектов РФ, корреспондентов, ви дов документов и др. Поисковые возможности ИПС первого типа будут усилены в случае соединения информационно-поисковой системы с систе мой электронного документооборота (полного или частичного). Для этого в инструкции о службе документационного обеспече ния управления (ДОУ) следует предусмотреть категории доку ментов, подлежащих обязательному сканированию (с последую щим оптическим распознаванием символов). Для исходящих и внут ренних документов сканирование не требуется, так как файл до кумента имеется на одном из жестких дисков. Текстовый файл документа соединяется с регистрационной карточкой документа. Таким образом современные системы документооборота по зволяют осуществить гипертекстовый поиск по тексту документа контекстный поиск по реквизитам регистрационной карточки (полям базы данных). Примером изложенного выше является «текущий» архив Министер ства иностранных дел (МИД), в котором используются следующие базы данных: комплексы задач «Учет и контроль несекретных документов» и «Учет и контроль секретных документов». В состав информационного массива входит регистрационно-контрольная картотека, журналы дви жения документов внутри организации, номенклатуры дел, внутренние описи (досье) дел. Функции системы — регистрация входящих и исходя щих документов, регистрация движения документов внутри организа ции и резолюций, контроль исполнения документов, формирование и распечатка журналов передачи документов от исполнителя к исполните лю, формирование и распечатка внутренних описей дел. Основной таб лицей является регистрационная карточка документа, полями — регис трационный номер документа, дата регистрации документа, номер эк земпляра документа, тип документа (вид), код автора документа, ис полнитель, номер входящего документа, дата документа, краткое содер жание, подпись исполнителя, количество экземпляров документа, код адресата, кому отправлено, дата отправки, дата возврата, резолюция, автор резолюции, дата резолюции, дата списания документа в дело, индекс дела по номенклатуре, номер дела по описи, дата сдачи в архив, номер описи, дата уничтожения, коды сотрудников, имеющих право уничтожения документов. Отчеты, получаемые из системы: сводка доку ментов, находящихся на исполнении (по структурным подразделениям заданном интервале дат или с истекшим сроком исполнения), журнал наличия документов, находящихся в данный момент в подразделении, сводный журнал регистрации документов (за год), внутренние описи каждого дела, сводка о документообороте за год. Система может одно временно работать с тремя базами данных (за три года). Для ускорения ввода информации в систему включены справочники (коды адресатов, номенклатура дел за текущий год, коды исполнителей и др.). Такая сис тема после списания документов постоянного и долговременного хране- 253 ния в дело передается вместе с документами данного года в ведомствен ный архив и служит для подокументного поиска, т.е. выполняет функ ции архивного каталога. При этом база данных «фильтруется» по номе рам дел — из нее исключаются записи с номерами дел, срок хранения которых истек. Однако система с точки зрения методики архивного дела не свободна от недостатков. Например, в нее вводится код сотрудника, уничтожившего документы, но не вводится основание уничтожения (но мер и дата протокола экспертной комиссии, номер и дата акта об унич тожении). В системе есть лишь единственный реквизит, позволяющий отслеживать списание документа в дело и использовать ее для поиска данных в ведомственном архиве — индекс дела по номенклатуре. Это делает необходимым создание особой базы данных («электронная опись») для поиска по заголовкам дел. Информационно-поисковую систему второго типа, т. е. со здание единой интегрированной информационно-поисковой базы для всех систем документации в делопроизводстве и архиве уч реждения, рассмотрим на примере центрального аппарата Мини стерства по налогам и сборам РФ и его учреждениях (управлениях МНС по субъектам Федерации и районных налоговых инспекциях). Комплексная система документооборота построена по единой методике во всех учреждениях МНС, что позволяет направлять данные из регионов в единый федеральный банк данных, который обрабатывается специальным структурным подразделением — Го сударственным научно-информационным вычислительным цент ром (ГНИВЦ) МНС . Состав информационного массива — систе ма автоматизации документооборота и делопроизводства «Босс-референт», система управления персоналом «Босс-кадровик». Пер вая подсистема включает в себя следующие базы данных: «Кор респонденция» (регистрационная картотека), «Согласование» (жур нал регистрации движения документов от руководства к испол нителю и обратно и др.), БД «Архив» (описи дел и каталоги, созданные на базе БД «Регистрация» путем фильтрации данных). БД архива представляет собой совокупность информационных массивов, формируемых после окончания каждого делопроизвод ственного года на основе БД «Корреспонденция». База данных интегрируется на основе двух массивов — картотеки единиц хра нения (поля — номер дела, номер описи, вид документа, автор, корреспондент, содержание, подлинность/копийность, способ воспроизведения, дата начала дела, дата окончания дела и др.) и связанной с ней картотеки документов (поля аналогичны полям БД «Корреспонденция»). Найдя дело, можно просмотреть все кар точки документов, входящих в дело. Такое построение информа ционной системы ведомственного архива является наиболее гра мотным с точки зрения методики архивного дела. Данная система электронной документации распространя ется на управленческую документацию. Введение единого стан- 254 дарта работы с электронными документами в рамках ведомства, обеспечивающего управляемость, защищенность и доступность документов, является важной особенностью работы с банком данных «Реестр налогоплательщиков». Все эти системы элект ронного делопроизводства реализованы единым системным интегратором (компанией АЙТИ) на одном программном обеспечении. Аналогичная интегрированная система поиска документной инфор мации в делопроизводстве и архиве создана в Центральном банке РФ с 1997 г. (на 370 рабочих местах в центральном аппарате и более чем на 100 рабочих местах в ГУ ЦБ по г. Москве). В 2000 г. состав введенного массива данных составлял более 500 тыс. записей. Система ЦБ РФ инте ресна тем, что с 1999 г. компьютеризация делопроизводства осуществля ется в рамках создания типовой системы во всех территориальных уч реждениях ЦБ России (это более 4 тыс. автоматизированных рабочих мест). Информатизация осуществляется на базе интегрированной автоматизи рованной системы «ДЕЛО» («Дело-96»), созданной фирмой «Электрон ные офисные системы» на базе СУБД Oracle. Состав первого информационного массива системы — база данных сетевой структуры из регистрационных карточек (РК) документов, свя занных между собой (первичные, вторичные обращения, приложения), дополняющих друг друга, образующих гипертекстовые сети зарегистри рованных документов с возможностью навигации (передвижения по связ кам между РК и просмотра цепочки взаимосвязанных документов). Вто рой массив — электронные документы, созданные в делопроизводстве и связанные с РК каждого документа. Функции системы: регистрация входящих, исходящих и внутреннихдокументов, обработка и хранение электронных документов, присоеди ненных к картотеке, механизм управления ходом работ (маршрутиза ция) — автоматическая передача электронных копий документов испол нителям, контроль исполнения документов, формирование реестров рас сылки документов, надпечатка конвертов, отправление документов с помощью систем электронной почты, поиск документов по реквизитам регистрационной карточки и по тексту, регламентация прав доступа. Достоинством системы является поддержание архивного хранения как традиционной, так и в электронной форме. Для использования систе мы в качестве поискового средства в ведомственном архиве служат рек визиты «индекс дела по номенклатуре», «архивный номер дела» (по опи си), «номер сдаточной описи», «подпись списавшего». Для хранения до кументов в электронном архиве служат следующие реквизиты: «дата ар хивации», «режим архивации», «комментарий к архиву». Интегрированная информационная система делопроизводства может быть создана путем включения в единый комплекс всех подсистем (банков данных), существующих в организации. Примером может служить Единая система электронного документо оборота администрации г. Санкт-Петербурга, созданная с целью комп- 255 лексного решения проблем электронного документооборота и делопро изводства в органах власти. Состав информационного массива — электронные специализированные системы делопроизводства (служебная корреспонденция, письма и обращения граждан, контроль исполнения и др.); банки документов [БД «Кодекс», документы канцелярии губернатора и территориальных орга нов администрации, служебная корреспонденция, нормативно-право вые и другие документы, тексты которых необходимы в работе; индиви дуальные и групповые системы подготовки документов (базы данных с набором шаблонов всех видов исходящих документов, оформленных по правилам унифицированной системы организационно-распорядительной документации — УСОРД); корпоративные сервисы (электронная рас сылка уведомлений, справок и других материалов, оперативный доступ к банкам и базам данных); обмен данными между системами]. Функции системы: учет и контроль движения документов, внедрениеединых принципов регистрации, учета и движения документов, единой технологии ведения делопроизводства, списания документов в дело и подготовки описи, а также сквозной системы контроля исполнения; со здание эталонных банков электронных документов (шаблонов), элект ронная рассылка документов по всем учреждениям системы из выше стоящих в нижестоящие. Особенностями данной системы электронного документооборота является то, что все подсистемы ведутся в рамках единой информационной системы, на одном программном обеспечении, с высоким уровнем стан дартизации и унификации данных. Рассмотрим третий тип информационно-поисковой систе мы, когда возможно создание отдельной информационной базы в делопроизводстве или архиве. Такой подход реализован, например, в архиве Государственной Думы Федерального собрания РФ. Для поиска документов в делопроизводстве Госдумы используется с 1998 г. система «Дело», аналогичная описанной выше системе Центрального банка РФ. В архиве же создается отдельная информационно-поисковая система. Состав информационного массива: тематическая картотека законопроектов (БД «Законопроекты»), включа ющая данные по всем документам, создаваемым в ходе законодательной процедуры, картотека личного состава аппарата Госдумы («Персоналии»). Функции системы: исполнение запросов о прохождении законопроектов, справок по личным запросам депутатов и других пользователей информации, ведение классификаторов, получение отчетов в заданной форме и др. База данных «Законопроекты» ведется путем заполнения электрон ных карточек законопроектов (поля: вид документа законодательной процедуры, субъект законодательной инициативы, отрасли законода тельства, ответственный комитет, дата документа, стадия рассмотрения, номер сдаточной описи, номер сводной описи, номер дела, номер дела по сводной описи, номера листов в деле, номер фонда). Особый набор полей предусмотрен для карточки документа. Таким образом, система представляет собой подокументную опись законопроектов. Состав полей 256 БД «Персоналии»: ФИО, группа кадрового состава, подразделение Гос думы, дата приема в Госдуму, дата увольнения из Госдумы, номер сда точной описи, номер сводной описи, номер дела, номер дела по свод ной описи, количество листов в деле, номер фонда, номер хранилища, номер компактуса, номер шкафа, номер полки, номер прохода, сторона прохода. Для удобства ввода информации система имеет множество клас сификаторов (подразделений, субъектов законодательной инициативы, отраслей законодательства и др.) Так же, как и в системе МИД, одним из классификаторов является номенклатура дел Госдумы, что обеспечи вает связь с системой делопроизводства. При создании отдельной информационной системы в ведом ственном архиве учреждения вся работа по вводу данных выполня ется архивистами. Поэтому Росархив рекомендует автоматизиро ванный справочный аппарат ведомственного архива формировать на основе информационно-поисковой системы, создаваемой в те кущем делопроизводстве организации, и прежде всего таких ее эле ментов, как электронные справочные картотеки, номенклатуры дел, классификаторы и др. Однако есть одно существенное препятствие, мешающее использованию в поисковой работе архива электрон ной делопроизводственной картотеки. Дело в том, что основным классификатором данных в делопроизводстве является номенкла тура дел организации, которая переутверждается каждый год. Это заставляет архивистов хранить массив данных за каждый год в от дельной базе данных. В ведомственном архиве, где документы хра нятся долговременно, для поиска по каждому году неудобно загру жать отдельную базу данных. Поэтому создание самостоятельной информационной системы архива позволяет осуществлять сквоз ной поиск за весь период хранения документов, причем базы дан ных привязаны к традиционным справочникам, составляемым в ведомственном архиве (сдаточная опись дел структурного подраз деления, сводная опись дел учреждения) и даже топографии хра нилища (шкафы, стеллажи, полки и т.д.). Кроме того, если в учреждении отсутствует автоматизирован ная система регистрации документов, создается БД описаний на уровне документов — электронный каталог, основными полями которого являются: индекс, рубрика, подрубрика, дата события, место события, содержание, название фонда, номер фонда, но мер описи, номер дела, номер листа. Каталог снабжается ключе выми словами, отражающими тему, персоналии, географию. Ин дексация документов в электронном каталоге осуществляется на основе единого классификатора документной информации. Карточка электронной картотеки/каталога (запись БД) может быть связана с текстовым файлом документа или отсканирован ным изображением документа. В первом случае возможен гипер текстовый поиск информации по содержанию документа. Поиск информации по полнотекстовым документам может осуществлять- 257 ся по дескрипторам, которые выбираются из тезауруса по класси фикационным индексам, а также по словам естественного языка из текста документа. Для г о с у д а р с т в е н н ы х а р х и в о в в 1995 г. Росархивомбыла разработана концепция информатизации архивного дела России, на основе которой была создана Программа информатизации на 1997 — 2000 гг. В соответствии с концепцией предусмотрено созда ние автоматизированного научно-справочного аппарата, баз дан ных, содержащих электронные копии документов. Развитие телекоммуникационных систем должно улучшить обес печение пользователей архивной информацией, более оперативно решать вопросы информационного обмена между архивными уч реждениями, способствовать укреплению взаимодействия архивных учреждений с федеральными органами государственной власти1. Одним из важнейших направлений компьютеризации, соглас но концепции, является разработка типовых (общеотраслевых) баз данных по основным направлениям работы архивов (комп лектование, учет, обеспечение сохранности документов, созда ние справочников системы НСА, использование). Применение типовых технологий (так называемых типовых модулей) обеспечивает совместимость баз данных, созданных раз личными архивными учреждениями, возможность объединить их единую архивную информационную сеть с горизонтальными связями между архивными учреждениями одного уровня и вер тикальными связями между учреждениями разных уровней. При этом обязательно должна соблюдаться преемственность тради ционных и автоматизированных справочников, а также различ ных версий автоматизированных справочников. Последнее очень важно в условиях быстрого старения программного обеспечения. соответствии с концепцией информатизации архивного дела государственном архиве целесообразно создание интегрирован ной информационной системы (ИИС) архива, реализованной на унифицированном по отрасли программном обеспечении. Эта систе ма должна быть многоуровневой и многофункциональной, вклю чать в себя описания архивных документов, автоматизированную поддержку учета и поиска архивных документов; контроль за обес печением сохранности документов; ведение списков источников комплектования, учета использования документов архива. Однако возможно использование архивом и собственных про граммных разработок, в которых должны предусматриваться: включение в структуры информационных массивов обязатель ных реквизитов, т. е. обязательного перечня полей БД с их специ фикациями; Концепция информатизации архивного дела // Вестник архивиста. — 1996. — 1 . - С . 69. 258 обязательные процедуры обработки данных и представления результатов обработки (выходных форм) по основным направ лениям деятельности архива в традиционной или электронной форме. Очень важной частью работы по внедрению информационных технологий является сопровождение программного обеспечения (ПО), включающего: усовершенствование ПО в соответствии с дополнительными требованиями архива, возникшими в ходе эксплуатации; адаптацию, т.е. приспособление ПО к изменяющимся услови ям работы, установление связей с другими программами; коррекцию, т.е. исправление ошибок в программе, выявлен ных на стадии эксплуатации. Для эффективного ведения и использования БД, организации распределенных БД, обмена файлами и сообщениями, коллек тивной подготовки документов и т. п. в архиве целесообразно ус тановление локальной вычислительной сети (ЛВС), работой ко торой руководит администратор сети. Для сохранения массива данных очень важное значение имеет защита информации от несанкционированного доступа и свое временное конвертирование данных в новые версии программы. Доступ к архивным базам данных регулируется системой парольной защиты компьютеров и информационных массивов, которая обес печивает доступ, как правило, на трех уровнях в режимах «пользо вателя», «редактора» и «администратора». Однако пока не создана ни одна информационно-поисковая система, раскрывающая содержание документов, приемлемая для большинства архивов (типовая электронная опись, типовой элек тронный систематический каталог). Эти задачи должна решить новая версия отраслевой программы «Архивный фонд». |