Учебники и учебные пособия Е. Н. Басовская, Т. Д. Быкова, Л. М. Вялова и др. Делопроизводство Н. П. Котерова Основы маркетинга
 Скачать 1.03 Mb.
|
|
стандартизации, метрологии и сертификации), на 1 декабря (1 раз в три года) ПО 111
Рис. 9. Движение документов централизованного учета для архивов учреждений Федеральная архивная служба Орган управления архивным делом субъекта Российской Федерации Сводный паспорт документов, хранящихся в архиве РАН, научных и научно-отраслевых архивах РАН Сводный паспорт по архивам субъекта РФ, включащий сведения о научных и научно-отраслевых архивах данного субъекта РФ Центральный фондовый каталог (ЦФК) Федеральной архивной службы Фондовый каталог субъекта Федерации
Научные архивы региональных отделений РАН региональных центров РАН, научно-отраслевые архивы РАН
Федеральная архивная служба Орган управления архивным делом субъекта Российской Федерации Государственные, районные и городские архивы Сводные сведения о состоянии хранения документов в потенциальных источниках комплектования Российской Федерации Сведения о состоянии хранения документов организациях — потенциальных источниках комплектования субъектов Федерации Сведения о состоянии хранения документов организациях — потенциальных источниках комлектования Центральный фондовый каталог (ЦФК) Федеральной архивной службы Фондовый каталог субъекта Федерации Собственники документов негосударственной части Архивного фонда РФ Юридические лица
Карточка фонда по запросу Федеральной архивной службы Рис. 11. Движение документов централизованного учета для негосударственной части АФ Российской Федерации о о
Причиной этого явились не только стихийные бедствия, но и очень часто безответственное, бездумное отношение к документам. До сих пор бытует мнение о «бесполезности бумаг» и о «пыльном архиве» как о чем-то ненужном. И только тогда, когда человек лично сталкивается с необходимостью получить какую-либо справ ку из архива, от которой зависит его социальное, материальное и прочее благополучие, он начинает понимать всю важность архи вов. Но ведь архивы — это еще и уникальные хранилища сведений прошлом нашей страны и наших предков. Как часто всего один сохранившийся документ может поменять наше представление и знание о чем-либо или ком-либо. Это только в романах «рукописи не горят», в жизни все прозаичнее и трагичнее — горят и гибнут и в наши дни. Нет ничего страшнее, чем потерять память, забыть свои корни — это в равной мере страшно и для отдельного чело века и для целых народов. Вот почему призыв, прозвучавший в начале 1920-х гг.: «Сохраняйте архивы!» — столь же актуален и сегодня. Специалистам, решившим связать свою профессиональную де ятельность с архивоведением, необходимо знать основы обеспе чения сохранности документов. Система мер по обеспечению их сохранности включает в себя следующие мероприятия: комплекс мер по организации хранения, предусматривающий создание ма териально-технической базы хранения документов (здания и по мещения хранилищ, средства охраны и безопасности хранения, средства климатического контроля, средства копирования и вос становления поврежденных материалов и др.), а также комплекс мер по созданию и соблюдению режима хранения документов (тем-пературно-влажностный, световой, санитарно-гигиенический, ох ранный). Остановимся более подробно на требованиях, предъявляемых зданиям и помещениям, режиму хранения, размещению, про верке наличия и состояния дел. Здания и помещения для архивов. В соответствии с современны ми нормативными документами к зданиям и помещениям для архивов предъявляются следующие требования: архив должен раз мещаться в специально построенном или приспособленном для хранения документов здании или помещении. Абсолютно не до пускается прием в эксплуатацию ветхих, сырых, не отапливае мых, без вентиляции помещений. Под архив должно быть предоставлено несколько помещений так называемого основного назначения: хранилище документов; помещения для приема, временного размещения, акклиматиза ции документов; помещение для использования документов; ра бочие комнаты сотрудников архива. Они должны быть безопасны в пожарном отношении, гарантированны от затопления и иметь за пасной выход. В них не должно быть газовых и водонесущих труб; 116 электропроводка должна быть скрытой, а рубильники — распола гаться вне помещений хранилищ. Режим хранения. Для сохранности документов очень важную роль играет правильное освещение хранилищ, поэтому для светового ре жима существуют особые требования. Так, постоянное хранение документов должно осуществляться в темноте. Освещение храни лищ и документов солнечным светом не допускается. Естественное освещение должно быть рассеянно специальными светорассеива-телями. Чтобы защитить документы, их хранят в переплетах, пап ках, коробках, шкафах, на стеллажах закрытого типа и т.п. Для искусственного освещения применяют лампы накалива ния в закрытых плафонах. Допускается применение люминесцен тных ламп с урезанным ультрафиолетовым участком спектра. помещениях хранилищ должен поддерживаться оптимальный для документов температурно-влажностный режим, учитывающий их специфику. Так, для бумажных документов температура долж на равняться 17—19°С, а относительная влажность воздуха со ставлять 50 — 55%; для черно-белых пленочных материалов — тем пература 15°С, а влажность40 — 55%; для документов на магнит ных лентах и дисковых носителях — температура 15 — 20 "С, влаж ность воздуха 50 — 65%. помещениях не должно быть резкого колебания температуры влажности, так как это разрушает носитель информации (бума гу, пленку и т.д.). Температурно-влажностный режим в хранили щах необходимо регулярно измерять, а параметры записывать в регистрационном журнале. Измерения проводятся при помощи спе циальных контрольно-измерительных приборов: термометров, психрометров, гигрометров, которые размещают в главном про ходе, вдали от отопительных и вентиляционных систем. Для поддержания санитарно-гигиенического режима, исключа ющего появление плесени, пыли и, особенно насекомых и грызу нов, в помещениях систематически должна проводиться влажная уборка и, не реже одного раза в год, обработка растворами анти септиков. Кроме того, два раза в год документы выборочно под вергаются обследованию для обнаружения насекомых и плесне вых грибков. При проведении уборок и санитарных обработок антисептика ми растворы не должны попадать на документы. Строго должен соблюдаться охранный режим архива. Хранилище рабочее время должно быть закрыто на ключ, право доступа к нему должно быть ограничено и т.д. Обязательно должны быть тех нические средства защиты (решетки на окнах, сигнализация и т.д.). Размещение документов в хранилище. Хранилища оборудуются стационарными металлическими стеллажами, в качестве допол нительных средств хранения могут использоваться сейфы, метал лические шкафы и др. 117 Расстояние между рядами стеллажей должно составлять в глав ном проходе — 120 см, проход между стеллажами — 75 см, такое же расстояние должно быть между наружной стеной здания и стел лажами, параллельными стене. Расстояние между полом и нижней полкой стеллажа — не менее 15 см, а в цокольных этажах — 30 см. Документы в зависимости от вида размещаются в соответству ющих первичных защитных средствах: коробках, специальных фут лярах, пакетах и т.д. Все помещения архива, а также стеллажи и полки нумеруют ся сверху вниз и слева направо. В целях закрепления места хране ния документов в хранилищах используются топографические указатели. Проверка наличия и состояния документов. В ходе проверки уста навливается фактическое наличие документа, находящегося на хра нении в архиве; выявляются и устраняются недостатки в учете до кументов; выявляются документы, требующие реставрации, кон сервации, профилактической и технической обработки. Проверка наличия и состояния документов должна проводиться не реже 1 раза 5 лет. Кроме того, в архивах проводятся единовременные провер ки наличия и состояния документов, если производились переме щения дел в другое помещение; после чрезвычайных происшествий; при смене заведующего архива или лица, ответственного за архив; при ликвидации или реорганизации архива. По окончании проверки наличия и состояния дел в конце каж дой описи после заверительной надписи делается запись «прове рено», проставляется дата проверки и подпись проводивших про верку работников с указанием их должностей. Если проверкой обнаружена недостача дел, то организуется их розыск. На пропавшие дела, а также дела, не подлежащие восстанов лению, составляются соответствующие акты, к которым также составляется справка о проведении розыска. Проверка наличия и состояния документов считается завер шенной после внесения изменений в учетные документы прове ряемого фонда. Создание страхового фонда архивных документов. На особо цен ные и уникальные документы организации создаются страховые копии, которые в совокупности составляют страховой фонд, со здаваемый на случай утраты или повреждения подлинных доку ментов. Страховой фонд архивных документов — это совокупность особо ценных и уникальных документов, хранимых на микрофиль мах в специально защищенных объектах (на случай утраты или повреждения оригинала). Страховой фонд архивных документов входит составной час тью в Единый страховой фонд Российской Федерации (ЕСФ РФ). Кратко остановимся на истории возникновения страхового фонда. конце 1950-х гг. во время ядерного противостояния было постановле ние Правительства СССР по Министерству обороны о создании страхо вого фонда документов оборонного значения. 1991 г. в основном было закончено создание объектов хранения и специальных лабораторий по микрофильмированию (их было даже слиш ком много создано). 1994-1995 гг. ряд министерств и ведомств (экономики, государ ственного имущества) попытались вывести эту работу из-под контроля государства, пошли даже на рассекречивание ряда данных. 1995 г. вышло постановление о Едином российском страховом фонде. соответствии с ЕСФ РФ предлагается четкое разграничение архивных документов по следующим уровням и категориям: уровни: федеральный (на основе мобилизационного плана); региональный (территориальный), категории документов на каждом уровне: включенные в мобилизационный план; для проведения аварийно-спасательных работ; национального культурного наследия страны. Курируют эту работу следующие организации: Министерство экономического развития, МЧС и Минобороны, Министерство культуры, Росархив и РАН. Основным носителем ЕСФ РФ является 35-миллиметровая плен ка (рулонный микрофильм). Микрофильм, как правило, исполь зует МЧС. Можно использовать и лазерные диски с 50-летним сроком хранения (срок хранения самого диска) или 16- и 70-миллиметровую пленку, хотя использование последней в силу ряда причин не совсем эффективно. РФ достаточно объектов для хранения страхового фонда, за полнены они примерно на 50 —60% и расположены в основном за Уралом. К сожалению, многие лаборатории самоликвидировались, однако возможность действующих составляет 140—200 тыс. кадров в год. Особо активно участвуют в создании территориальных страхо вых фондов такие регионы, как Москва, Кемерово, Тула, Курск ряд других. архиве организации, где документы интенсивно используют ся в различных целях, рекомендуется создавать фонд пользова ния, который может быть создан путем микрофильмирования, ксерокопирования, с применением электронных носителей, обес печивающих идентичность копии и подлинника документа. 118 | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||