Учебники и учебные пособия Е. Н. Басовская, Т. Д. Быкова, Л. М. Вялова и др. Делопроизводство Н. П. Котерова Основы маркетинга
 Скачать 1.03 Mb.
|
|
Глава 4 КОМПЛЕКТОВАНИЕ И ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ 4.1. Комплектование Архивного фонда Российской Федерации Комплектование — это систематическое пополнение архива документами в соответствии с его профилем. Под профилем архива следует понимать установленный для ар хива состав документов, который определяется признаками клас сификации документов Архивного фонда РФ. Главной целью комплектования является наиболее полная кон центрация документов, относящихся к профилю каждого архива. Работа по комплектованию архивов состоит из нескольких этапов: установление профиля архива; определение источников комплектования; определение состава документов, подлежащих хранению в архиве; организация комплектования. Первый этап работы по комплектованию подробно описан в р. 3.3, третий решается в ходе экспертизы ценности документов (р. 4.2.2). Поэтому в этом разделе остановимся на двух этапах работы: опреде ление источников комплектования и организация комплектования. 4.1.1. Определение источников комплектования Источники комплектования — это учреждения или лица, непосредственно передающие документы в государственные или ве домственные архивы. Источниками комплектования могут быть как государственные, так и негосударственные учреждения. Научно обоснованные критерии определения источников ком плектования государственных архивов сложились к 1960-м гг. концу 1980-х гг. они были развиты и дифференцированы. Одна ко в середине 1990-х гг., в связи с изменениями в общественно-политической и экономической жизни страны, архивисты вновь вынуждены были их переоценить. В 1960-е-1980-е гг. сложились следующие к р и т е р и и опре д е л е н и я и с т о ч н и к о в к о м п л е к т о в а н и я г о с у д а р с т в е н н ы х а р х и в о в : для учреждений: значение учреждения в системе органов власти и управления, в отраслевой ведомственной системе (учреждения союзного, рес- 77 публиканского, областного, районного, городского подчинения и т.д.); полнота отражения деятельности учреждения в документах вы шестоящих организаций; соответствие документов учреждения профилю государствен ного архива; для документов личного происхождения: значение творческой и общественной деятельности фондооб разователя в развитии науки, культуры, общественной жизни и других областей; история фонда, т. е. степень сохранности личного фонда, нали чие собранных фондообразователем ценных документов, особен ности фиксации его творческого процесса; взаимосвязь фонда с другими комплексами документов (нали чие в фонде документов, освещающих жизнь и творчество видных деятелей). На основе этих критериев утверждались с п и с к и и с т о ч н и о в к о м п л е к т о в а н и я 1 , в основе которых лежало разделение потенциальных источников комплектования на несколько групп: учреждения, организации и предприятия, документы которых под лежат полному (обязательному) приему в государственные архивы; учреждения, организации и предприятия, документы которых подлежат приему в государственные архивы в составе фондов вы шестоящих инстанций, а также выборочному приему. Под выборочным приемом подразумевается, что из многих фондов однотипных учреждений, действовавших на одной территории, в госу дарственные архивы поступали на хранение один или несколько фондов (как правило, «лучший», «худший» и «средний»). Это так называемый групповой выборочный прием. Повидовой выборочный прием предполагает, что в государственный архивпоступают отдельные виды и разновидности создаваемых источниками комплектования ценных документов. Таким образом, повидовой и групповой выборочные приемы отлича ются друг от друга по следующему принципу: все от избранных (группо вой), немногое от всех (повидовой); учреждения, не являющиеся источниками комплектования го сударственных архивов. На основе последней редакции примерных списков каждый го сударственный архив ведет в соответствии со своей зоной комп лектования списки своих источников комплектования. Списки долж- 1 Примерные списки учреждений, организаций, предприятий, материалы которых подлежат или не подлежат приему в государственные архивы СССР . ГАУ при СМ СССР. - М., 1960. Примерные списки видов учреждений, организаций и предприятий, являю щихся или не являющихся источниками комплектования государственных архи вов. ГАУ при СМ СССР . — М., 1987. 7 8 нЬ1 постоянно уточняться и пересматриваться. В современных редак циях списков источников комплектования архивов вместо Верхов ного Совета СССР значится Федеральное Собрание, вместо Совета Министров СССР — Правительство РФ, вместо исполкомов — мэ рии и префектуры. Но принцип составления списков остался преж ним. Так, например, в 1992 г. Росархив направил на места новые примерные отраслевые списки учреждений, организаций и пред приятий, являющихся и не являющихся источниками комплектова ния государственных архивов. Особое внимание было уделено изуче нию состава и содержания документов вновь образованных органов: Администрации Президента РФ, аппарата глав исполнительной вла сти (президентов республик в составе РФ), администраций краев, областей, автономных областей, автономных округов, местной ад министрации, представительств и представителей Президента РФ, мэрий, муниципалитетов, префектур, дум, департаментов и др. Особого внимания требует отбор на государственное хранение документов о подготовке и проведении массовых политических кампаний (референдумов, выборов). Кроме того, весьма усили лась роль учреждений и организаций социально-культурной сфе ры, общественных организаций и творческих союзов. После пере смотра списков многие из этих учреждений стали самостоятель ными источниками комплектования. Такова система критериев и методика комплектования госу дарственных архивов, которая сложилась к началу 1990-х гг. и впол не может быть использована при комплектовании архивов доку ментами, созданными до 1991 г. Однако изменения в государствен ном аппарате, общественно-политической жизни страны, эконо мическом развитии привели к тому, что в комплектовании по явился целый ряд новых проблем. Во-первых, после распада СССР бывшие союзные республи ки, ставшие независимыми государствами, приняли собственное архивное законодательство, в связи с чем возникла проблема, связанная с претензиями бывших союзных республик на матери алы, которые уже поступили на государственное хранение. Одна ко в соответствии с основным научным принципом архивоведе ния — «недробимости архивных фондов и комплексов фондов» — было принято нелегкое решение — не перемещать материалы. Во-вторых, с изменением статуса архивных фондов (объекты федеральной собственности и собственности субъектов Федера ции, муниципалитетов) уточняется профиль комплектования ар хивов: архивы федерального уровня, архивы субъектов федера ции, муниципальные архивы. Архивисты предлагают способ ре шения этой проблемы на основе «принципа территориальности комплектования», т.е где родился (архивный фонд), там и приго дился (принят на государственное хранение независимо от фор мы собственности и подчинения). 7 9 В-третьих, в связи с распадом централизованной ведомствен ной системы во всех отраслях управления пересматриваются крите рии определения источников комплектования. Так, например, осо бое внимание архивистов обращено на критерий места учреждения отраслевой системе, поскольку уровень подчиненности учрежде ния уже не отражает реального значения его деятельности. Рост самостоятельности государственных учреждений приводит к тому, что все меньше их документации поступает на хранение в фонды вышестоящих органов. В связи с этим растет число государственных учреждений — самостоятельных источников комплектования. условиях реформирования экономики архивисты столкнулись также с неотложной проблемой приема на государственное хране ние документов ликвидированных учреждений, которые не имеют правопреемников. Это создает для архивов «девятый вал» внеплано вого приема документов, вследствие чего они «тонут», не успевая обрабатывать поступающие документы временного и постоянного хранения. Особое внимание в данной ситуации следует обратить на документы по личному составу, срок хранения которых 75 лет; иногда они могут быть отданы на постоянное хранение. Сведения из этих документов порой могут решить судьбу человека. Прием этих доку ментов в государственный архив в составе фондов ликвидированных учреждений — это один путь решения проблемы, другой — созда ние специальных межведомственных архивов по личному составу, особенно на районном и городском уровнях. Эти «промежуточные» архивы могли бы освободить Федеральную архивную службу РФ от большого количества социально-правовых запросов. В-четвертых, в 1990-е гг. наблюдается устойчивая тенденция к «разгосударствлению» всех сфер управления. Роль государственных структур постоянно сокращается в таких отраслях как экономика, культура, общественно-политическая жизнь. Поэтому, если Феде ральной архивной службой РФ не будут приняты меры по сохране нию документов негосударственных структур, значительная часть цен ных источников по истории современности будет утрачена. В связи с этим перед государственными архивами стоит двуединая задача: выявить негосударственные структуры, фонды которых отно сятся к профилю комплектования данного архива, и установить, какие из них являются источниками комплектования; установить «договорные отношения» с представителями этих структур. результате выявления негосударственных структур составляют ся списки потенциальных источников комплектования госархивов. Источниками комплектования государственных архивов явля ются организации нового типа, в деятельности которых образу ются документы, имеющие историческое, культурное, научное, социальное, экономическое, политическое значение, подлежа щие обязательной передаче на государственное хранение (органи- зации с государственной или муниципальной форой собственнос ти) и на основе договора (с другими формами собственности). Списки источников комплектования составляются на основе несколько видоизмененной системы критериев, которая активно обсуждается в современном архивоведении. Критерий Пояснение Функционально- Выполнение основных задач отрасли, уникаль-целевое назначение ность деятельности, новизна товаров и услуг, учреждения стабильность существования, конкурентоспо собность, участие в международных и регио нальных программах 2. Масштаб Многопрофильность производства товаров и ус- деятельности луг; объем уставного фонда; состав учредителей и участников; межрегиональная деятельность; численность работников 3. Вид организации Сложившаяся структура и организация деятель ности, наличие иностранного партнера, нали чие уникальных или наиболее типичных структур 4. Полнота отражения Степень повторения ценной информации, информации в том числе в фонде других организаций Среди источников комплектования особую группу составляют общественные организации — партии, союзы, движения, студии,клубы и др. Критерий определения источников комплектования в отношении этой категории фондообразователей только разрабаты ваются. Однако, опираясь на опыт ЦАОДМа и других центров хране ния современной документации и архивов общественных движений, можно наметить общие тенденции в отборе на постоянное хранение документов этих организаций. На основании изучения хроники об щественно-политической жизни архивисты делят всю совокупность современных общественно-политических организаций по направле ниям и характеру их деятельности на общественно-политические, религиозные, правозащитные, культурные, экологические и др. Политические организации в свою очередь по ориентации подразделяются на национал-патриотические, марксистские, соци ал-демократические, либерально-демократические и др. каждой из этих групп выделяются, в свою очередь, лидирую щие организации, в документах которых наиболее полно должна отразиться история того или иного общественно-политического направления. Далее, при непосредственном изучении архива орга низации вступает в силу критерий истории фонда, т.е. наличие в архиве организации документов, наиболее полно отражающих важнейшие события общественно-политической жизни страны и Региона, а также деятельность самой партии и ее лидеров и раз личных движений, структуру региональных отделений движения. 80 8 1 4.1.2. Организация комплектования Рассмотрим процесс принятия документов на хранение в ве домственном и государственном архивах. Передача дел на хранение в ведомственный архив. После опера тивной работы с документами дела структурных подразделений должны быть переданы на хранение в ведомственный архив. В ве домственный архив сдаются дела, оконченные производством, на срок хранения более 10 лет, а также дела по личному составу. Передача дел в ведомственный архив осуществляется по описи, составляемой в структурном подразделении. процессе передачи дел необходимо проверить: правильность формирования и оформления дел; соответствие количества дел постоянного и долговременного хранения, заведенных в соответствии с номенклатурой, и коли чество этих же дел, включенных в опись. Проверка формирования дела предполагает установление соответствия между заголовком дела на его обложке и содержимым дела. Принципы формирования дел отражены в их заголовках, кото рые, в свою очередь, закреплены в номенклатуре дел учреждения. Дела, передаваемые в ведомственный архив, должны подвер гаться в структурном подразделении полному оформлению. Это зна чит, что каждое дело должно быть переплетено и подшито, листы дела должны быть пронумерованы, причем нумерация должна быть скреплена заверительной надписью в конце дела, где указывается общее количество листов; обложка дела должна быть правильно оформлена, т.е. содержать название учреждения и структурного подразделения, делопроизводственный индекс дела, заголовок дела, крайние даты дела, срок хранения дела, количество листов деле. Кроме того, на особо ценные, личные, судебные и след ственные дела, а также другие категории дел составляется внут ренняя опись, в которой указывается заголовок и дата каждого документа, его индекс и номера листов дела, на которых нахо дится документ. Сопоставление количества дел в номенклатуре и в описи — оченьответственная задача. Если в описи дел постоянного и долговре менного хранения меньше, чем было заведено в соответствии с номенклатурой, об этом следует составить справку и предпринять все меры к розыску недостающих дел. Материалы долговременного хранения по личному составу (до лет), по которым исполняется множество социально-правовых запросов граждан, поступают на хранение в объединенные меж ведомственные архивы. Сроки хранения документов в ведомствах, имеющих отраслевые фонды, определяются специальным согла шением между ведомством и Росархивом. Ниже приводятся сроки хранения документов в архиве учреждения. 82
Передача дел на хранение в государственных архив. Документы принимаются от ведомств по описям дел постоянного хранения с визой экспертно-проверочной комиссии (ЭПК) архивного учреж дения, а также по актам приема-передачи. государственном архиве строго следят за соблюдением сро ков передачи документов от источника комплектования в госар хив. Ниже приводятся сроки передачи документов от источников комплектования в государственный архив.
83 Передача документов из каждого учреждения — источника комплектования в государственный архив осуществляется ежегодно или раз в 3 — 5 лет (в зависимости от объема документов фондооб-разователя). Естественно, что если у архива 200 источников комп лектования, регулярное комплектование возможно только при со ставлении графика приема документов из учреждений. Комплек тование государственного архива документами данного фондооб-разователя осуществляется в несколько этапов: сначала на заседании Э П К госархива утверждается опись дел постоянного хранения, которые должны быть переданы в архив (этот экземпляр описи остается в государственном архиве); затем в ведомственный архив выезжает сотрудник государствен ного архива для проверки физического и санитарно-гигиеничес кого состояния дел, оформления дел и т.д.; наконец, на последнем этапе, в соответствии с описями по-единично передаются дела на постоянное хранение. В особо цен ных делах проверяется количество листов. Если количество дел в описи больше количества реально передаваемых дел, в описи де лается новая итоговая запись, а ведомственный архив составляет справку о причинах отсутствия дел. Основным документом, на основании которого производится прием документов на хранение, является акт приема-передачи документов на хранение. В акте указывается учреждение, передаю щее документы, и архив, в который они поступают, причина пе редачи (истечение сроков ведомственного хранения или ликвида ция учреждения), а также реальное количество передаваемых ко пий, количество особо ценных дел и др. Акт составляется в двух экземплярах, подписывается представителями государственного и ведомственного архивов. Вместе с документами передаются еще два экземпляра описи (в дополнение к экземпляру, оставшемуся в архиве после утверж дения описи на ЭПК государственного архива). Один экземпляр описи остается в ведомственном архиве. На трех экземплярах опи си, переданных в государственный архив, делается отметка о пе редаче документов. Всего составляется четыре экземпляра описи. Прием документов от источников комплектования негосударственной части Архивного фонда РФ имеет свою специфику. Как показывает опыт, сохранность документов у этих фондооб-разователей оставляет желать лучшего, поэтому рекомендуется принимать документы через пять лет после окончания их делоп роизводства. Собственники документов могут передавать свои до кументы в собственность государства на хранение в учреждения Федеральной архивной службы России, государственные музеи библиотеки. При этом передача права собственности на доку менты оформляется соглашением (договором) с архивным уч реждением. случае необходимости условия хранения и использования до-^ментов могут включать ограничения права доступа и использо вания документов, содержащих тайну личной жизни, коммерчес кою тайну, являющихся объектом авторского права и др. Документы личного происхождения также могут поступать в государственный архив по договору дарения, по завещанию, по решению суда или нотариальных органов о признании докумен тов бесхозными, по договору купли-продажи. На временное хранение (депонент) документы личного про исхождения передаются на основании личного заявления вла дельца. При приеме документов также составляется акт приема-пере дачи, к которому прилагается сдаточная опись. Особо важное значение имеет договор между архивом и вла дельцем, поскольку на его основе документы передаются в госу дарственную собственность. Поэтому следует детально обсудить с владельцем каждый его пункт. современных условиях архивисту зачастую необходимо ис пользовать методы «активного комплектования»: проведение бесед с фондообразователями о важности сохране ния их документов; выявление потенциальных источников комплектования в орга нах регистрации юридических лиц, а также на основе изучения хроники общественно-политической жизни; анкетирование, интервьюирование лидеров и членов партий и движений, запись митингов и других событий общественно-по литической жизни, запись устных воспоминаний; сбор воспоминаний, составление хроники событий; сбор документов, отражающих общественное мнение, участие во встречах, «круглых столах» с фондообразователями. Основой работы по «активному комплектованию» является вы сокий профессионализм, компетентность, вежливость и актив ная жизненная позиция архивиста. |