Учебники и учебные пособия Е. Н. Басовская, Т. Д. Быкова, Л. М. Вялова и др. Делопроизводство Н. П. Котерова Основы маркетинга
 Скачать 1.03 Mb.
|
|
Глава 3 ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ И ДЕЛ АРХИВНОГО ФОНДА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ 3.1. Понятия «архивный документ» и «архив» Архивный документ. Вспомним, что подразумевают под словом документ. Документ — это результат закрепления информации опредметах объективной действительности и о мыслительной дея тельности человека посредством письма, графики, фотографии или другим способом на любых носителях. Это определение взято из Словаря современной архивной тер минологии социалистических стран (1982). Есть и другие трактовки понятия документ, например в ГОСТ 16487 — 83: «Документ — материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для передачи ее во времени и пространстве». Особенность данной трактовки по нятия в том, что в данном случае под документом понимается материальный объект, специально созданный для передачи ин формации. Так, например, белая стена не является документом. Но как только на ней появляется надпись «Здесь был Вася» — это уже документ, призванный пронести имя Васи сквозь века. Истори кам известно немало случаев, когда настенные или даже наскаль ные надписи становились ценным источником по истории куль туры народов. Последняя трактовка понятия документ звучит следующим образом: «Зафиксированная на материальном носителе инфор мация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать» (ГОСТ Р51141-98). Архивный документ — это ценный материальный носитель информации, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для общества или собственника. Весь вопрос в том, для кого он представляет ценность: если для общества в целом как памятник истории, культуры, научной мысли, то он хранит ся в историческом архиве, если же только для человека, то он хранится в личном, семейном архиве. Архив. Слово архив (от греч. archeion и лат. archivum) означает присутственное место. Под архивом понимается совокупность ар хивных документов, а также архивное учреждение или структур ное подразделение учреждения, организации или предприятия, осуществляющее прием и хранение архивных документов в инте ресах пользователей. архивоведческой литературе термин архив употребляется в разных значениях. Слова архив и архивариус проникли в русский язык вместе с другими иностранными понятиями и обычаями в эпоху Петра I. Во всяком случае они употребляются в российском законодательстве с первой четверти XVIII в., например в Гене ральном регламенте 1720 г.: «Книги, документы, дела, учинен ные регистратуры, когда оные три года в канцелярии и в конторе лежали, потом в архив с распискою архивариусу отдаются». XVIII в. слово архив (ж. р. — архива) означал как собрание документов лица, рода, так и структурное подразделение учреж дения, занимающееся хранением документов. В первой половине XVIII в. архивами стали называться и специальные учреждения, хранящие «старые дела». В XIX в. термин архив стал употребляться для обозначения изданий исторических документов: «Архив князя Воронцова» (М., 1870—1895. Т. 1—40); «Архив графов Мордвино вых (СПб, 1901 —1903. Т. 1 —10); «Русский архив». Кроме того, со гласно словарю Даля, под архивом понимали здание, помеще ние, где хранятся документы, т.е. архивохранилище. В Словаре со временной архивной терминологии социалистических стран (М., вып. 1 — 2, 1982, 1988) была сделана попытка покончить с много значностью термина архив. Архивом предлагалось считать только учреждение или структурное подразделение, осуществляющее хранение документов в целях их оптимального использования. Поэтому ГОСТ 16487 — 83 запрещал употреблять термин личный архив. Понятие архив было тесно связано с государственным хранением. Однако ныне исторически сложившаяся двузначность тер мина архив снова закреплена в законе. Таким образом, в современной трактовке архив — это не толь ко многоэтажные хранилища с десятками сотрудников и кило метрами стеллажей. Архивом можно назвать скромную пока кучку конспектов, хранящуюся в вашем письменном столе. Архивы, в зависимости от их функций и подчиненности, можно разделить на две группы: государственные и ведомственные. Государственные архивы — учреждения, которые осуществляютсобирание, хранение и организацию архивных документов в це лях их всестороннего использования. Государственные архивы хра нят постоянно (т.е. вечно) наиболее ценные архивные документы. Главная задача государственных архивов — служение историчес кой науке. Поэтому государственные архивы иногда называют ис торическими. Ведомственные архивы — структурные подразделения учреждений или ведомств, хранящие документы этих ведомств и органи зующие их использование для информационного обеспечения их работы. Наиболее ценная часть документов архива по истечении 5 4 5 5 срока хранения в ведомстве передается на постоянное хранение в государственный архив. Все архивные документы страны образуют Архивный фонд Российской Федерации. 3.2. Архивный фонд Российской Федерации Архивный фонд Российской Федерации — совокупность доку ментов, отражающих материальную и духовную жизнь ее наро дов, имеющих историческое, научное, социальное, экономичес кое, политическое и культурное значение и являющихся неотъем лемой частью историко-культурного наследия народов Российс кой Федерации1. состав Архивного фонда РФ включены все документы, пред ставляющие ценность для общества независимо от формы соб ственности. Напомним, что в состав ГАФ СССР входили доку менты, находящиеся только в государственной собственности. Все ценные документы по Положению о ГАФ СССР, изданному в 1980 г., могли быть национализированы. Работа по распределению документов между архивами и упо рядочению документальных комплексов внутри каждого архива называется организацией документов Архивного фонда РФ. При организации архивных фондов и архивных документов учитыва ется принадлежность документов к различным формам собствен ности, разным историческим периодам, видам носителей инфор мации, а также другие факторы. От рациональной организации документов Архивного фонда Российской Федерации зависит ус пех поиска документов. архивоведческой литературе синонимами термина «организа ция» являются термины «классификация» и «систематизация» до кументов и дел. Классификация — это выработка научных основ (признаков)организации комплексов документов, установление логических и исторических связей между ними. Систематизация — физическая организация и упорядочение документальных комплексов на ос нове схемы классификации документов. Организация документов и дел в современном понимании пред полагает единство двух процессов — классификации и системати зации документов. Организация документов и дел Архивного фонда страны осу ществляется по трем уровням: пределах АФ РФ в целом; пределах архива; пределах архивного фонда. Основы Законодательства РФ об Архивном фонде РФ и архивах. Ст. 1. 3.3. Организация документов и дел в пределах Архивного фонда Российской Федерации в целом (первый уровень организации документов) Организация документов на первом уровне, т. е. Архивного фон да РФ в целом, лежит в основе построения сети государственных хранилищ, которую образуют все федеральные архивы, архивы субъектов федерации, муниципальные архивы, отраслевые фон ды, научно-отраслевые институты и хранилища в системе Россий ской академии наук, музеи, библиотеки. Именно здесь хранятся все документы, представляющие ценность для общества и истори ческой науки. Одни из них складывались в течение столетий, дру гие были созданы в связи с появлением новых систем документа ции и носителей информации, третьи возникают на наших глазах вместе с новыми учреждениями, фирмами, органами управления, в деятельности которых неизбежно создаются документы. Не сразу учеными были выработаны признаки, по которым шла организация документов на уровне Архивного фонда страны. Эти признаки окончательно были сформулированы в конце 50-х гг. в. и оказали влияние на формирование сети современных госу дарственных архивов. Поэтому они заслуживают того, чтобы им уделили особое внимание (рис. 1). Классификация архивных документов и дел в Государственном архивном фонде СССР. До 1991 г. организация документов и дел в Государственном архивном фонде СССР осуществлялась по сле дующим признакам: принадлежности к историческим эпохам: феодализму, капита лизму, социализму (документы эпохи социализма хранятся в госу дарственных архивах отдельно от эпох феодализма и капитализма); принадлежности к комплексам, имеющим общесоюзное, рес публиканское (для союзных и автономных республик) и местное значение; принадлежности к определенным административно-терри ториальным единицам (краям, областям, районам); принадлежности к определенным отраслям государственной и общественной деятельности; принадлежности к составу документации данного фондооб-разователя (принцип недробимости архивного фонда); способу и технике закрепления информации. Рассмотрим подробнее каждый из вышеназванных признаков. П р и н а д л е ж н о с т ь д о к у м е н т о в к и с т о р и ч е с к и м п о х а м . Этот признак организации документов по архивам обус ловлен тем, что эпохам феодализма, капитализма и социализма (хотя их разделение было всегда условно) свойственна особая структура государственного аппарата, что отражается на составе архивных фондов. 5 6 5 7
ГАФ СССР
Рис. 1. Классификация документов, подлежавших хранению в Государственном архивном фонде СССР На практике эта классификация осуществлялась следующим образом. Создавались архивы (центральные), хранящие документы фео дализма, капитализма и социализма отдельно. Например, документы эпохи феодализма (условно с XI в. по 1801 г.) хранились в ЦГАДА СССР (РГАДА); эпохи капитализма (условно с 1801 по 1917 г.) хранились в ЦГИА СССР (РГИА); эпохи социализма (условно с 1917 г.) хранились в ЦГАОР СССР (ГАРФ). Документы дореволюционной и советской эпох хранились раз дельно соответственно в центральных исторических архивах и цен тральных архивах Октябрьской революции на Украине, в Бело руссии, Грузии, Азербайджане, Армении, Латвии, Литве, Эсто нии и других бывших союзных республик. Все эти архивы, изме нившие названия, действуют до сих пор. Документы хранились в рамках одного архива в отделах до революционных и советских фондов (как правило, в областных, краевых, городских архивах). Разделение документов разных эпох по архивам всегда было связано с проблемой разделительной даты, которая устанавли валась специальным нормативным актом. Так, по Декрету о ре организации и централизации архивного дела в РСФСР от 1 июня 1918 г. дата Октябрьской революции считалась началом новой эпо хи и слома старого государственного аппарата. «Правила опреде ления архивного фонда» в 1938 г. утвердили принцип недроби мости архивного фонда. Документы учреждений, созданных со- ветской властью, были отнесены к советской эпохе, документы Российской империи и Временного правительства — к дорево люционной эпохе. При этом следует отметить, что разделение по дате никогда не трактовалось архивистами буквально, поскольку оно противоре чит принципу недробимости фонда. Если бы все учреждения Российской империи, все предприятия, банки, тресты прекратили свою деятельность 25 октября 1917 г., вопросов бы не было. Однако многие из них были ликвидированы или национализированы в течение нескольких лет. На практике датой, по которой материалы относят к той или иной эпохе, является дата ликвидации, реорганизации, национализации учреждения или предприятия, которая определяется каждый раз по-новому для каждого фондообразователя. Документы учреждений, ко торые не были полностью ликвидированы, следовало делить согласно дате их национализации или реорганизации на два фонда, хранящих ся в разных отделах архива или в разных архивах (это относится, как правило, к фондам национализированных фабрик и заводов). Еще сложнее обстоит дело с разделением по эпохам фондов культурных и научных учреждений, журналов и газет, обществен ных организаций, которые продолжили свое существование и после революции, например фондов университетов, театров и т.д. Для ряда территорий (Бухара, Хива, Хорезм, Тува, Дальний Восток, Крым, Западная Украина и Белоруссия, Прибалтика, Бессарабия и Северная Буковина) дата установления советской власти была сдвинута во времени, т.е. советская власть на этих территориях была установлена намного позже октября 1917 г. На оборот, ряд организаций, фонды которых отнесены к материа лам советской эпохи, образовались раньше октября 1917 г. — военно-революционные комитеты, Советы депутатов и др. Наконец, порой очень сложно отнести к той или иной эпохе фонды личного происхождения, например В.Я.Брюсова, А. Бело го, А.А. Блока, А.А.Ахматовой и др. По этой причине почти все архивы, сформированные по прин ципу деления материалов по эпохам, хранят документы, выходя щие за рамки разделительных дат. Не прошло и 75 лет, как перед архивистами вновь встала про блема разграничительной даты в связи с распадом Советского Союза и Государственного архивного фонда СССР. Однако, следуя за канвой исторических событий, нет необходи мости, да и возможности устанавливать единую дату для всех феде ральных органов и новых учреждений Российской Федерации. П р и н а д л е ж н о с т ь д о к у м е н т о в к к о м п л е к с а м о б щ е с о ю з н о г о , р е с п у б л и к а н с к о г о и м е с т н о г о н а ч е н и я . К комплексам документов общесоюзного значения от носились: фонды высших органов власти и управления, централь- 5 8 5 9 ных гражданских и военных учреждений, частей и соединений армии и флота Союза ССР; фонды Русского государства, Россий ской империи, Российской буржуазной республики, а также до кументы правительств периода Гражданской войны и иностран ной военной интервенции, притязавших на государственную власть во всероссийском масштабе. комплексам документов республиканского значения относились:фонды высших органов власти и центральных учреждений советских (союзных, автономных) республик; фонды центральных гражданс ких и военных учреждений, действовавших на территории, входя щей в состав республики, и образованных местными буржуазными контрреволюционными правительствами; фонды местных учреж дений эпох феодализма и капитализма, распространивших свою ком петенцию на всю или значительную часть территории республики. комплексам документов местного значения относились фондыгубернских, уездных, волостных, областных, краевых, окружных, районных, городских, сельских, поселковых и других учреждений, действовавших на территории края, области, округа, района в их современных границах, если документы этих учреждений не отне сены к комплексам союзного или республиканского значения. На практике этот принцип классификации документов реали зовался просто и понятно: для хранения документов, имеющих общегосударственную ценность, создавались центральные архи вы СССР; для хранения документов республиканского значения — центральные архивы республик; для хранения документов мест ного значения — краевые, областные, окружные, городские, рай онные архивы. П р и н а д л е ж н о с т ь д о к у м е н т о в к а д м и н и с т р а т и в о - т е р р и т о р и а л ь н ы м е д и н и ц а м . В основе организации сети областных, краевых, городских, районных и других архивов лежит административно-территориальное устройство страны. Это значит, что каждому городу, району, области, краю, округу, автономной республике необходим свой архив, поскольку в каждой администра тивно-территориальной единице есть органы власти, управления, суда, прокуратуры и подчиненные им учреждения, в деятельности которых образуются документы по истории этой территории. Однако на практике осуществить разделение материалов по ад министративно-территориальным единицам не совсем просто, по скольку в административно-территориальном делении России про исходят изменения: создается либо область, либо район, либо рес публика, а вместе с ними соответствующий архив. В таких случаях возможны два подхода: либо при создании новых областей и райо нов материалы ликвидированных фондообразователей, действовав ших на данной территории, передаются в новый архив, либо в новый государственный архив поступают только документы новых фондообразователей (новых органов власти и управления, создан- ных в новорожденной административно-территориальной едини це). В истории архивного дела использовались оба подхода. Остро стояла проблема размежевания документов автономных республик, округов, областей, ранее не имевших своей государ ственности. Документы по их истории хранились, как правило, в фондах губернаторств и генерал-губернаторств, хранящихся в рес публиканском или областном архиве. Самым ярким примером являются фонды канцелярии наместни ка Кавказского и дипломатической канцелярии наместника Кавказ ского (Центральный государственный исторический архив Грузии, г.Тбилиси), которые содержат документы по истории народов Гру зии, Армении, Азербайджана, но хранятся в центре бывшего наме стничества — г. Тбилиси, а не разделены по архивам этих государств. настоящее время архивисты склоняются к тому, что дробле ние и перемещение территориальных комплексов нежелательно. Поэтому при создании нового архива новой административно-территориальной единицы в него должны поступать только фон ды новых органов власти и управления. П р и н а д л е ж н о с т ь д о к у м е н т о в к о п р е д е л е н н ы м о т р а с л я м г о с у д а р с т в е н н о й и о б щ е с т в е н н о й дея е л ь н о с т и . Этот признак классификации документов был оп ределяющим в построении Государственного архивного фонда в период 1918-1929 гг., когда все архивные документы разбива лись по их содержанию на тематические комплексы (секции). настоящее время тематический, или отраслевой, принцип со здания архивов обусловлен тем, что работа с документами опре деленной тематики требует специальной подготовки архивистов. Практически отраслевой принцип классификации реализуется при создании архивов литературы и искусства, военно-исторических и народного хозяйства, а также многочисленных архивов обще ственных движений (бывшие центральные и местные партийные архивы). Но эти архивы сложились скорее исторически, нежели были созданы специально в соответствии с данным признаком. П р и н а д л е ж н о с т ь д о к у м е н т о в к с о с т а в у д о к у - [ " м е н т а ц и и д а н н о г о ф о н д о о б р аз о в а т е л я. Научной ос новой классификации документов по этому признаку являются следующие принципы: происхождения, т.е. классификация доку ментов по исторически сложившимся комплексам (фондам); ло гический (тематический), т.е. по тематическим рубрикам. Принцип происхождения учитывается и при классификации Документов по архивам. На этом уровне он понимается как прин цип недробимости (неделимости) архивного фонда, т. е. докумен ты одного архивного фонда не подлежат разделению по разным архивохранилищам. С п о с о б и т е х н и к а з а к р е п л е н и я и н ф о р м а ц и и . Этот признак классификации документов предполагает создание 6 0 6 1 архивов кино-, фото-, фоно- и видеодокументов, а также архи вов научно-технической документации: Российского государствен ного архива фотодокументов, Российского государственного ар хива кинофотодокументов, Российского государственного науч но-технического архива и др. Создание подобных архивов вызвано необходимостью, во-первых, особого режима хранения докумен тов на специальных носителях (пленочных, магнитных, оптичес ких), а во-вторых, оборудования для воспроизведения этих доку ментов в читальном зале. Вместе с тем, выделение из состава фонда комплекса научно-технической документации или фотодокумен тов может привести к дроблению фонда. |