Учебники и учебные пособия Е. Н. Басовская, Т. Д. Быкова, Л. М. Вялова и др. Делопроизводство Н. П. Котерова Основы маркетинга
 Скачать 1.03 Mb.
|
|
3.4. Организация документов и дел в пределах архивов (второй уровень организации документов) Классификация документов в пределах архива предполагает их организацию по комплексам — фондам и коллекциям. При классификации документов архива выбирают один из на учных принципов классификации: принцип происхождения (организация документов по истори чески сложившимся комплексам (фондам); 6 6 6 7 логический (тематический) принцип классификации докумен тов по тематическим и другим (искусственно созданным) груп пам (коллекциям). Т а б л и ц а 3 № п/п Признак Пример этом разделе рассмотрим вопросы организации дел в преде лах архива с учетом принципа происхождения. В первую очередь остановимся на таких важнейших понятиях для архивоведения, как архивный фонд и фондообразователь. Архивным фондом организации или лица называется вся совокупность документов, образующихся в процессе деятельности какого-либо фондообразователя. Фондообразователем называется учрежде ние или лицо, в деятельности которого отложился архивный фонд. Документальный фонд лица называют личным архивом. соответствии с Г О С Т Р51141 —98 архивный фонд — это сово купность архивных документов, исторически и (или) логически связанных между собой. Виды и разновидности архивного фонда и приравненная к нему качестве классификационной и учетной единицы архивная кол лекция в графическом варианте приведены на рис. 5. Архивный фонд Архивная коллекция
7
Рис. 5. Классификация документов в пределах архива Архивным фондом учреждения (организации) называется архивный фонд, состоящий из документов, образовавшихся в дея тельности одного учреждения (организации). Объединенным архивным фондом называется архивный фонд, состоящий из документов, образовавшихся в деятельности двух фон дообразователей (учреждений, организаций, предприятий, войс Однородные учреждения, действовавшие на одной территории Объединение фондов руководящего органа и подчиненных ему учреждений, действовавших на определенной территории Объединение материалов фондообразователей, связанных объектом деятельности Объединение последовательно сменивших друг друга учреждений на основе единства их функций Объединение документов лиц, связанных родственными отношениями Объединение документов лиц, связанных творческой и про фессиональной деятельностью Фонд лица: Избирательные комиссии по выборам в Верховный Совет РСФСР по Московской области (1938—1967) Департамент народного образования и школы (с 1993); Кооперативно-промысловый совет и промысловые артели Хабаровского края (1960— 1980); Съезд народных депутатов РФ; Верховный Совет РФ и его органы (1990-1993) Завод «Серп и молот» и его профсоюзный комитет; Издательство газеты «Воля» партии социалистов-револю ционеров (1906—1907); книго издательство при агентстве Дальневосточного союза пар тии социалистов-революцио неров в Нагасаки (1907—1910) Конституционно-демократиче ская партия (кадеты) (1905— 1906) + Партия народной свободы (1906-1917) Муравьевы-Апостолы И.М., М.И. и С И . Декабристы (1789— 1869) Объединенный архивный фонд историков-архивистов (1840-1993) ковых частей, отдельных лиц) или более, имеющих между собою исторические и (или) логически обусловленные связи (однород ность целевого назначения, подчиненность, единство объекта и времени деятельности, единство местонахождения и др.; для част ных лиц — родственные, профессиональные, творческие отноше ния). В табл. 3 указываются признаки образования объединенных архивных фондов. Архивным фондом личного происхождения называется архивныйфонд, состоящий из документов, образовавшихся в процессе жизни и деятельности отдельного лица, семьи, рода. Например: 6 8 Александр III. 1854- 1894 (ГАРФ. Ф.677,2 оп., 1333 ед. хр., 1845-1896). Николай II. 1868-1918 (ГАРФ. Ф.601, 2 оп., 2513 ед. хр., 1860- 1991). Фонд семьи: Ивашевы (ГАРФ, Ф.1714, 1 оп., 75 ед. хр., 1827-1892): Ивашев В. П., декабрист, член «Южного общества» — (1797—1840); Ивашева К. П. (урожденная Ле-Дантю), жена В. П. Ивашева (1808 -1839). Фонд рода: Бакунины (ГАРФ, Ф.825, 1 оп., 1530 ед. хр., 1728-1987): Бакунин М.В., вице-президент Камер-коллегии. 1730-1803; Бакунин Н.Н., Санкт-Петербурга гражданский губернатор, сенатор 1764-1837; 69 Бакунин А. М., предводитель дворянства Новоторжского уезда Твер ской губернии. 1768 — 1854; Бакунин М.А., идеолог анархизма, участник революционного дви жения в России. 1814—1876; Бакунин Н.А., мировой судья Устюжского судебного округа, об щественный деятель. 1818 — 1901; Бакунин П.А., новоторжский уездный предводитель дворянства, земский деятель, философ. 1820—1900; Бакунин А. А., земский деятель, участник обороны Севастополя вовремя Крымской войны. 1821-1908; Бакунин И.А., подпоручик. 1819—1900. Муравьевы-Апостолы (ГАРФ, Ф.1002, 2 оп., 23 ед. хр., 1799-1980): Муравьев-Апостол И.М., дипломат, член Коллегии МИД, писа тель. 1765-1851; Муравьев-Апостол М.И., декабрист, член «Союза спасения», «Со юза благоденствия», «Южного общества». 1793 — 1886; Муравьев-Апостол СИ., декабрист, член «Союза спасения», «Союза благоденствия», «Южного общества», руководитель восста ния Черниговского полка. 1795—1826. Архивной коллекцией называется совокупность отдельных документов, образовавшихся в процессе деятельности различных фон дообразователей и объединенных по одному или нескольким при знакам (тематическому, номинальному, авторскому, хронологи ческому и др.). В табл. 4 перечислены признаки, по которым созда ются архивные коллекции.
3.5. Организация документов и дел пределах архивного фонда (третий уровень организации документов) Организация документов в пределах архивного фонда называ ется фондированием. Фондирование складывается из следующих видов работ: определение границ архивного фонда, в том числе опреде ление юридической самостоятельности фондообразователя и хро нологических рамок документов фонда; определение фондовой принадлежности документов. Архивные документы, сформированные в архивные фонды, объе диненные архивные фонды и архивные коллекции, перефондирова нию не подлежат. Исключением являются грубые ошибки в фондиро вании. Как было сказано ранее, пересистематизация материалов произво дится в редких случаях, особенно для фондов, уже введенных в научный оборот. Такой вид работы может встретиться в исторических архивах, сложившихся в XVIII —XIX вв., где фонды обрабатывались разными по колениями архивистов, которые руководствовались различными мето дическими принципами. Если в государственном архиве приходится выполнять большой объем абот по фондированию, значит образовался значительный массив рос-ыпи — материалов из разных фондов, разрозненных и, как правило, не описанных. Образование россыпи может вызываться чрезвычайными обстоятельствами: стихийными бедствиями и пожарами; войной, эвакуацией, вывозом документов захватчиками и последую щи реституцией; военными действиями вследствие социальных потрясений, перево-отов; реформами государственного аппарата, органов власти и управ-ения. Предварительные этапы работы по фондированию. Перед тем как риступить к выполнению работ по фондированию, необходимо зучить историю фондообразователя, познакомиться с законода-ельными актами, ведомственными изданиями, источниками и итературой, отражающими историю фондообразователя, с зада-ами и функциями, возложенными на него, определить масштаб Деятельности фондообразователя, т. е. кому он подчинялся и ка кую имел структуру, уяснить функции учреждения в различные Периоды его деятельности. Важное значение имеет определение связей с другими учреждениями. Следует также ознакомиться с основными видами документов ондообразователя (постановлениями, приказами, протоколами, анами, отчетами, штатными расписаниями и др.), в которых со- 70 71 держатся основные сведения о времени возникновения фондообра зователя, его компетенции, структуре и ее изменениях, функциях структурных частей, времени, причинах ликвидации фондообразо вателя. По выясненным данным составляется историческая справка. Кро ме названных выше данных о фондообразователе в исторической справке нужно раскрыть систему организации документов в дело производстве фондообразователя. Эту систему можно выявить по номенклатурам дел, старым описям, классификаторам, элементам описания на обложках. Далее в исторической справке следует изложить сведения по истории фонда, выяснить: когда поступил фонд на хранение; степень его сохранности; объем фонда; крайние даты документов. исторической справке нужно раскрыть состав, содержание и значение документов для научного и практического использования. К исторической справке необходимо приложить графическую схему структуры фондообразователя, список источников и лите ратуры, использованных при написании справки. Определение границ архивного фонда. Далеко не из любого до кументального фонда может быть сформирован архивный. Кто же может быть фондообразователем? Прежде всего следует учитывать юридическую самостоятельность учреждения, признаками кото рой являются: наличие правового акта об образовании учреждения (акт, ус тав, указ, декрет, закон, положение); самостоятельный баланс, смета, счет в банке; штатное расписание; самостоятельное ведение делопроизводства (бланк, гербовая пе чать и др.). Вместе с тем, самостоятельное структурное подразделение также может быть фондообразователем, если его документы образуют обособленный исторически значимый комплекс. Основных правилах работы государственных архивов 1984 г. даны правила определения границ фонда в случае реорганиза ции, эвакуации учреждения и др. Однако для материалов новейшего времени (периода 90-х гг. XX в.) задача определения границ архивных фондов является весь ма актуальной, потому что часто возникает вопрос, присоеди нить ли новые поступления к уже существующему фонду или со здать новый архивный фонд? В этом случае следует учитывать коренные изменения в жизни государства и общества. В табл. 5 приведены факторы, влияющие на определение границ архив ного фонда.
7 2 7 3 Продолжение табл. 5
Ниже дается определение хронологических границ архивных фондов. Иногда возникают затруднения по определению крайних дат до кументов архивного фонда учреждения и архивного фонда личного происхождения. Поясним, что крайними датами документов архив ного фонда учреждения являются даты наиболее раннего и наиболеепозднего из документов, входящих в его состав. Они могут не совпа дать с крайними датами деятельности фондообразователя, если по каким-либо причинам отсутствуют документы начального или за вершающего этапов деятельности учреждения или если в фонд уч реждения передаются для завершения производством дела учрежде ния-предшественника. Крайние даты документов архивного фонда личного происхожде ния могут быть расширены за счет документов, связанных с откликами на смерть фондообразователя, с посмертным изданием его произведений, проведением мероприятий, которыми отмеча ются юбилейные даты. Определение фондовой принадлежности документов. Определить фондовую принадлежность документов — это значит определить соответствие документов тому или иному архивному фонду на ос нове соответствующих признаков. Фондовая принадлежность всегда устанавливается на основа нии непосредственного изучения документов. 7 4 75 Документы, как правило, сами несут дополнительные сведе ния об их принадлежности к определенному архивному фонду. современном государственном делопроизводстве эти сведения могут быть отражены на обложке дела, где указывается офици ально принятое полное, а в скобках — сокращенное название учреждения-фондообразователя и название структурной части уч реждения, в деятельности которого возникли документы. Если этих сведений нет на обложке или они вызывают сомне ние, а также если делу «не повезло» и оно утратило обложку со всем, то фондовая принадлежность устанавливается на основа нии изучения содержащихся в деле документов. Все документы по месту их составления обычно подразделяют ся на входящие, внутренние и исходящие. Фондовая принадлежность входящих документов (полученных фондообразователем) устанавливается по названию учреждения-получателя, которое можно узнать по адресату, оттиску штампа регистрации входящих документов, тексту (содержанию) доку мента, резолюциям, пометам. Фондовая принадлежность внутренних документов (приказов, протоколов, отчетов, докладных записок и др.), отражающих внут реннюю деятельность учреждения, определяется по названию уч реждения, которое указано в документе: в заголовке, в тексте, а также по подписям должностных лиц. Фондовая принадлежность оттисков (копий) исходящих доку ментов определяется по названию учреждения-автора, которое может быть указано рядом с подписью должностного лица в конце документа и в оттиске регистрационного штампа, а также по со держанию документов и делопроизводственным номерам. Фондообразователем входящих документов является адресат, а внутренних и исходящих — автор. Указанные выше признаки фондовой принадлежности назы ваются прямыми признаками, так как они имеют обязательные эле менты, в которых содержится название фондообразователя. Фондовая принадлежность отдельных, разрозненных дел и до кументов при отсутствии прямых признаков устанавливается по косвенным признакам: содержанию, резолюциям, особенностям почерка, бумаги, чернил и т. п. Иногда эти косвенные признаки могут быть решающими. При определении фондовой принадлежности надо запомнить: в документации учреждений, подвергавшихся реорганизации или переименованию, могут встречаться старые наименования; учреждения-преемники могут продолжать какое-то время пользоваться печатями, штампами и бланками своих предшествен ников; в одном деле могут встречаться документы, образовавшиеся деятельности нескольких учреждений. |