Учебники и учебные пособия Е. Н. Басовская, Т. Д. Быкова, Л. М. Вялова и др. Делопроизводство Н. П. Котерова Основы маркетинга
 Скачать 1.03 Mb.
|
|
4.2. Экспертиза ценности документов 4.2.1. Экспертиза ценности документов на основе научных критериев При формировании Архивного фонда страны из огромного Количества документов лишь незначительная часть поступает на государственное хранение. Процесс изучения документов на основании принципов и кри териев ценности в целях определения сроков хранения докумен тов и отбора их на государственное хранение называется экспер тизой ценности документов. 8 4 8 5 Основы методики экспертизы начали закладываться в XIV— XVIII вв. Более бурное развитие экспертиза ценности документов получила в XIX в. и окончательно сформировалась в XX в. Современная экспертиза ценности документов проводится, как правило, на основе нормативно-методических пособий: перечней, номенклатур дел, классификаторов. Однако эти пособия, как и законы, обратной силы не имеют. Поэто му не проводится экспертиза ценности документов, например 1920-х гг. по перечням 1990-х гг. В данном разделе будет рассмотрена экспертиза ценности документов на основе научных критериев. Итогом экспертизы ценности документов является полноцен ное комплектование государственных архивов и всего Архивного фонда страны. Именно в итоге экспертизы происходит формиро вание архивных фондов, которые концентрируются в государствен ных архивах. Задачи экспертизы ценности документов. Первая задача — отбор наиболее ценных документов из ведомственных в государствен ные архивы на государственное (постоянное) хранение и опреде ление профильное™ документов тому или иному государствен ному архиву. Вторая задача — определение сроков хранения документов,информация в которых может быть использована в течение ка кого-то периода времени. В зависимости от установленных сро ков хранения такие документы могут быть разделены на две группы: для долговременного хранения (например, документы по лич ному составу со сроками хранения 75 лет или 75 лет минус возраст лица на момент заведения дела); для временного хранения. Третья задача — обеспечение полноты состава архивного фонда путем восполнения утраченных документов, что можно сделать за счет идентичных документов из фондов однородных учрежде ний, а также выше- или нижестоящих учреждений. Четвертая задача — отбор на хранение наиболее информативно емких документов. Экспертиза ценности документов проводится в три этапа: в делопроизводстве, в ведомственном и государственном архивах. делопроизводстве решается проблема определения сроков хранения документов уже при составлении номенклатуры дел, т.е. когда дело еще «не родилось». ведомственном архиве происходит выделение из документального фонда учреждения дел для постоянного хранения и подго товка их к сдаче в государственный архив. Если в учреждении имеются юридически самостоятельные структурные подразделения, то из ценных документов формиру ют несколько архивных фондов. Кроме этого отбирают для уничтожения документы времен ного хранения, срок хранения которых истек. При этом особое внимание должно быть уделено документам, срок хранения ко торых 75 лет (по личному составу), ведь за каждым из них стоит судьба человека. Все эти важные задачи решаются совместно с комиссией, которая по-научному может называться централь ной экспертной комиссией (ЦЭК) или просто экспертной ко миссией (ЭК). государственном архиве, во-первых, проверяют решение экспертных органов ведомственных архивов и утверждают их и, во-вторых, проводят целевую комплексную экспертизу ценнос ти документов или разбор россыпи документов. Целевая комплексная экспертиза — это экспертиза, которая проводится в целях выявления дублетности сразу по нескольким фондам: вышестоящих и подчиненных одному ведомству учреждений; однородных учреждений, действовавших на одной территории (школы одного района); лиц, связанных родственными или личными отношениями. Такой комплексный подход возможно осуществить только в государственном архиве, куда поступают сотни и тысячи фондов разных учреждений. результате экспертизы ценности документов выделяются две группы дел: дела для постоянного и долговременного (75 лет) хранения; дела, предназначенные для уничтожения. На дела, подлежащие уничтожению, составляется акт; дела для постоянного и долговременного хранения в дальнейшем заносят ся в описи. Акты и описи представляются на рассмотрение соответству ющей экспертной комиссии, или экспертно-проверочной ко миссии, или центральной экспертно-проверочной комиссии (ЦЭПК) . Критерии экспертизы ценности документов. Критерии экспер тизы ценности документов — это система научно обоснован ных признаков, на основе которых определяется ценность до кументов. Все критерии могут быть подразделены на три большие группы: критерии происхождения документов; критерии содержания документов; критерии внешних особенностей документов. Рассмотрим каждую группу критериев и их использование при менительно к документам конкретных фондов. 1. К группе к р и т е р и е в п р о и с х о ж д е н и я документов относятся: значение учреждения или лица в жизни общества; 8 6 8 7 значимость событий (явлений, предмета), отраженных в доку ментах; время и место создания документов. На основе критерия значение учреждения в жизни общества определяются группы учреждений, от которых документы посту пают либо на государственное хранение в полном объеме (имеет ся в виду ценная документация этих учреждений), либо выбороч но (при этом решаются вопросы о формах выборочного приема), либо вообще не поступают на государственное хранение. При этом учитывают значение деятельности учреждения для развития от расли, его место в ведомственной системе. Критерий значение лица в жизни общества чрезвычайно слож ный для архивиста, поскольку современникам сложно адекватно оценить роль той или иной личности. Поэтому, принимая реше ние о постоянном хранении фонда того или иного деятеля, нуж но учитывать мнение специалистов данной отрасли, ученых, кол лег по профессии и сотрудников. Критерий значимость события позволяет оценивать докумен ты, содержащие новые, обобщенные и единственные свидетель ства о существенных событиях. Этот критерий требует оценивать документы в зависимости от степени участия учреждения или лица в проведении или изучении события, отраженного в доку ментах. На основании этого критерия выявляются документы, кото рые были созданы в связи с событиями огромного исторического значения в истории страны. В связи с этим даже документы, пред назначаемые для уничтожения, могут быть оставлены на государ ственное хранение. Особое внимание архивисты должны уделять периодам войн и других катаклизмов, когда гибнет много доку ментов. Например, документы, образовавшиеся до 1626 г. (до пожара в Мос кве в мае 1626 г., во время которого погибло огромное количество доку ментов московских приказов и других учреждений), ценятся выше дру гих документов. Особо ценятся документы таких периодов в истории нашей родины, как Крестьянская война 1773-1775 гг., Отечественная война 1812 г., движение декабристов, революционные ситуации конца 1850-х-начала 1860-х гг. и конца 1870-х-начала 1880-х гг., революция 1905-1907 гг., Первая мировая война, Великая Октябрьская социалистическая рево люция и Гражданская война, Великая Отечественная война и т.д. Большое значение имеет критерий время образования докумен тов. Чтобы оградить от уничтожения документы, была введеназапретная дата — 1922 г. Документы, отложившиеся в период до 1922 г. включительно, к уничтожению не выделяются. Личные дела документы биографического характера, завершенные в дело производстве по 1945 г. включительно, также уничтожению не под- 88 лежат. Уничтожение документов с 1922 по 1945 г. включительно осуществляется в установленном порядке только с разрешения федеральной архивной службы России. Критерий место образования документов также требует тща тельного изучения материалов, которые обнаружены или могут быть обнаружены на месте какого-либо значительного события, интересного явления. 2. К группе к р и т е р и е в с о д е р ж а н и я документов отно сятся: значимость информации документа; повторяемость документной информации; целевое назначение документов; вид и разновидность документа. На основе критерия значимость информации документы учреж дений делят на три группы: документы, отражающие основные направления деятельности учреждения, с постоянным сроком хранения; документы вспомогательного, оперативного, справочного ха рактера, хранящиеся временно; документы по личному составу. В этой группе может быть пред ставлена как основная, так и вспомогательная документация. При оценке этой группы документов следует учитывать не только зна чение информации, но и значение лица, которого эти документы непосредственно касаются. Как правило, срок хранения — 75 лет по заключению ЭПК . Говоря о значении информации, в первую очередь следует иметь виду ее содержательную сторону. Конечно, всесторонне оценить значение информации документов, поступающих на постоянное хранение, архивисту невозможно. Это может быть достигнуто лишь с помощью источниковедческого анализа документов. Поэтому этот критерий должен применяться в тесной взаимосвязи с кри териями целевое назначение документа и вид и разновидность до кумента. Критерий повторяемость информации широко используется в экспертизе ценности документов, так как «природа» государствен ного управления порождает явление повторяемости информации создаваемых документах. связи с этим учитываются виды и формы повторяемости до кументной информации путем сопоставления документов как ис точников первичной1 и вторичной информации. Различают два вида повторяемости информации, каждому из которых присущи свои формы: Документы, на основании которых были созданы новые документы, явля ются источником первичной информации. 8 9 формальный (когда происходит простое воспроизведение до кументной информации во вторичных источниках) с такими фор мами, как дублетность, цитирование и суммирование; аналитико-синтетический (когда происходит преобразование документной информации первичных источников во вторичных источниках информации) с такими формами, как обобщение, реферирование и изложение. Как форму повторяемости информации выделяют вариант ность, которая может относиться к формальному или аналитико-синтетическому виду повторяемости документной информации. Все зависит от степени переработки вариантов документа. В практике экспертизы ценности документов и при выделении дел к уничто жению учитывается формальный вид повторяемости информации. Наиболее распространенной формой повторяемости информа ции является дублетность. Следует четко разграничивать дублетные документы (докумен ты, размноженные при помощи множительной техники и имею щие ту же форму удостоверения, что и подлинники) и копии документов (выполненные на пишущей машинке). Дублетные документы, как правило, в фондах учреждений пред ставлены постановлениями, решениями, циркулярами вышесто ящих учреждений, которые при описании указываются как ко пии. Это объясняется тем, что копийность считается проявлением дублетности. 3 . К группе к р и т е р и е в в н е ш н и х о с о б е н н о с т е й до кументов относятся: подлинность; внешний вид документа (форма передачи содержания, удосто верения и оформления документов, в том числе художественные, палеографические, языковые и другие особенности; физическое состояние документов). Критерий подлинность документов имеет важное значение, так как именно подлинникам отдается предпочтение при отборе до кументов на государственное хранение. При определении подлин ности документа устанавливается наличие бланка, печати, штам па, подписи и т.д., что непосредственно связано с формой удос товерения документа. Если подлинники имеют особое государственное значение для использования в читальном зале или если есть расхождения в тек стах подлинников и копий документов, 1-2 экземпляра копий оставляются на постоянное хранение. Копии документов подве домственных учреждений оставляются и в тех случаях, когда нет гарантии, что в фонде подведомственного учреждения сохрани лись подлинники этих документов. При оценке такого критерия, как внешний вид документа, ху дожественные, палеографические, языковые и другие особеннос- 9 0 ТИ не столь актуальны для документов современных учреждений, также учреждений 1920-х гг., поскольку эти документы, как Правило, находятся в хорошем состоянии и полностью сохране ны. Хотя иногда приходится учитывать и физическое состояние документов, и форму передачи в них информации. Если в по врежденных документах возможно хотя бы частичное восстанов ление текста, они оставляются на постоянное хранение, рестав рируются или фотокопируются. Особенности проведения экспертизы ценности документов лич ного происхождения. При проведении экспертизы ценности доку ментов личного происхождения на основе критериев сначала оп ределяется ценность фонда, а затем проводится оценка докумен тов. Документы личного происхождения отражают не только фак ты реальной действительности, но и отношение к ним автора, зависящее от социальной позиции, накопленного жизненного опыта и специфики эмоционального восприятия мира. Истори ческие события предстают перед нами в свете его индивидуально го отношения к ним. Вследствие этого отражение внешнего мира документах личных архивов, не теряя своего объективного зна чения, приобретает и субъективный характер. настоящее время не разработаны критерии экспертизы ценно сти для отбора документов личного происхождения на государствен ное хранение, поэтому пользуются системой общих критериев. учетом специфики документов личного происхождения кри терии экспертизы ценности документов личного происхождения подразделяют на две группы: критерии ценности фондов личного происхождения; критерии ценности документов личного происхождения. К группе критериев ц е н н о с т и ф о н д о в л и ч н о г о про и с х о ж д е н и я относятся: значение творческой и общественной деятельности фондооб- разователя; история фонда и его состав; взаимосвязь фонда с другими комплексами документов (так, документы малоизвестного лица могут быть ценны в связи с уже имеющимися в государственных архивах документами, могут под тверждать и дополнять их). К группе критериев ц е н н о с т и д о к у м е н т о в л и ч н о г о п р о и с х о ж д е н и я относятся: значение творческой и общественной деятельности автора до кумента; время и место создания документа; значимость содержания документа, его информационная, ху дожественная и научная ценность; внешние признаки документа (сохранность, степень автогра-
примерных перечнях называются документы, подлежащие государственному хранению, а также документы, подлежащие выделению к уничтожению как не представляющие научной, ис торической, экономической ценности. Ведомственный перечень представляет собой справочник о составе и содержании документов учреждений, организаций и пред приятий одного ведомства, одной отраслевой системы. Перечень предусматривает максимально полный охват видов и разновид ностей документов, систематизированных в соответствии с ос новными функциями и направлениями деятельности учрежде ний этого ведомства, с указанием сроков хранения каждого вида документов. Таким образом, типовая документация с едиными общими и обязательными сроками хранения входит составной частью во все ведомственные перечни. Д о 1990-хгт. п е р е ч н и д о к у м е н т о в , п о д л е ж а щ и х по т о я н н о м у х р а н е н и ю , были одного вида — типовые. В них были указаны документы, подлежащие приему только в государ ственные архивы СССР, которые, как было сказано выше, ори ентировались на документы государственных учреждений. Послед ним таким перечнем является типовой перечень документов, вы пущенный в 1989 г. 1990-е гг. с появлением организаций разных форм собствен ности возникла потребность в подготовке новых видов перечней документов, учитывающих происшедшие изменения. Весьма своевременным является перечень документов для негосудар ственных коммерческих организаций — справочное пособие «Управлен ческие документы постоянного срока хранения, образующиеся в дея тельности негосударственных коммерческих организаций (хозяйствен ных товариществ и обществ, производственных кооперативов)» (М., 1996). Данное пособие может быть отнесено к системе перечней, так как в первую очередь включает примерный перечень управленческих докумен тов негосударственных коммерческих организаций. Поскольку пособие выпущено в электронном формате, оно содержит на дискете программу просмотра примерного перечня и выбора статей для формирования соб ственного перечня управленческих документов. Данная система перечней охватывает так называемые управленчес кие документы. Но есть перечни для специальной документации. Напри мер, в 1998 г. был выпущен «Перечень научно-технической документа ции, подлежащей приему в государственные архивы России». Как видим, рассмотренные перечни представляют два типа пе речней документов: с указанием сроков хранения и подлежащих постоянному хранению. Сегодня уже можно говорить о новом, третьем виде перечней, где даны группы документов как постоянного, так и временного хранения, но последние не только не дифференцированы по сро- кам, а напротив, обозначены лишь как «тяготеющие» к постоян-ому сроку хранения. Среди них нет документов, однозначно име-щих тот или иной временный срок хранения. Из вышедших в последнее время (2000) типовых перечней наи-олее современным является «Перечень типовых документов, об-азующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хра-ения», который явился логическим продолжением Типового пе-ечня документов, вышедшего в 1989 г. В чем же взаимосвязь двух этих перечней? Во-первых, с момента выхода в свет нового типового перечня трачивает свою силу лишь первая часть Типового перечня 1989 г. Во-вторых, новый Перечень типовых документов распростра-лет свое действие на документы, начиная с 1995 г., а для установ-ения сроков хранения документов, созданных в 1980— 1990-е гг. (до 995 г.) необходимо продолжать пользоваться типовым перечнем 989 г. В-третьих, остается действующей вторая часть Типового пе речня документов 1989 г., которой необходимо пользоваться при определении сроков хранения документов по отраслям и специ фическим направлениям деятельности организаций, например конструкторской, технологической, проектной, научно-исследо вательской и другой подобного рода документации. Само название нового Перечня типовых документов указывает на то, что он включает однотипные документы, образующиеся в организациях независимо от их назначения, уровня и масштаба деятельности и даже форм собственности, т.е. действие нового Перечня типовых документов распространяется и на документы негосударственных организаций. Новый Перечень типовых документов необходимо использо вать в качестве основного нормативного документа и в первую очередь — при подготовке номенклатур дел и формировании дел делопроизводстве, а также при определении сроков хранения и отборе документов на постоянное (вечное) хранение. Если вы работаете в учреждении — источнике комплектования (или потенциальном источнике комплектования для негосударственных орга низаций), то без изменений можете использовать те сроки хранения, которые указаны в графе «Срок хранения документов» (графа № 3). Если вы работаете в государственном или муниципальном учрежде нии, которое не является источником комплектования, то вместо графы указанием срока хранения «Постоянно» используйте графу с указани ем срока хранения «10 лет», т.е. сами преобразуйте указанный срок хра нения. Более того, в данном случае негосударственным учреждениям реко мендовано хранить документы «не менее 10 лет... срок хранения докумен тов определяет организация в соответствии с действующим законодатель ством и необходимостью практического использования документов». 9 4 9 5 Но это правило распространяется не на все документы: есть целые комплексы документов, которые необходимо хранить во всех организа циях, не являющихся источником комплектования (государственных, муниципальных, негосударственных), до момента их ликвидации. Это такие документы, как приказы по основной деятельности, бюллетени голосования, уставы и положения, учредительные документы и доку менты их регистрации, а также другие документы нормативно-правово го, имущественно-хозяйственного характера. Особо следует обращать внимание на изменение сроков хранения до кументов по личному составу в учреждениях всех форм собственности. стране существует запретная дата, которой является 1945 г. Это означает, что документы, образовавшиеся до этого срока, нельзя унич тожать без согласования с ЭПК, а для местных дел, организовавшихся до 1945 г., практически устанавливается срок хранения в графе «Посто янно». Необходимо обратить внимание и на отметку ЭПК рядом с опреде ленным сроком хранения, которая означает, что указанная документа ция в организациях государственного типа, возможно, будет иметь по стоянный срок хранения, что решается после ее изучения и по согласо ванию с ЭПК государственного или муниципального архива. организациях негосударственного типа отметка верна лишь в том случае, если данная организация заключила договор с архивным учреж дением на передачу документов. Если негосударственная организация «не контактирует» с архивным учреждением, то вопрос о сроках хранения таких документов решается экспертной комиссией самой организации. 2000 г. вышел в свет еще один новый, не имевший ранее аналогов «Примерный перечень документов, образующихся в де ятельности кредитных организаций, с указанием сроков хране ния», в составе которого отражены документы по организационным вопросам управления, экономическому прогнозированию и креди тованию, кассовым операциям и инкассации, операциям с ценны ми бумагами и внешнеэкономической деятельности, бухгалтерско му учету и отчетности, автоматизации банковских работ и др. Данный перечень способствует рациональной организации до кументов в делопроизводстве, обеспечению сохранности, отбору документов на постоянное (вечное) хранение, установлению кон кретных сроков хранения документов, а также защите законных интересов кредиторов, вкладчиков и клиентов кредитных органи заций. Особо следует отметить, что применение этого перечня явля ется обязательным для кредитных организаций, заключивших до говор с архивным учреждением системы Федеральной архивной службы. Структура перечня. Любой перечень состоит из основной части справочного аппарата. с н о в н а я ч а с т ь — описательные статьи — представляет собой наименования видов и разновидностей документов с ука- занием сроков хранения и вопросов деятельности учреждений, систематизированных в соответствии с классификационной схе мой и имеющих сквозную валовую нумерацию. Каждая описательная статья в перечне включает в себя: поряд ковый номер; наименование видов и разновидностей документов, иногда указывается автор или корреспондент, вопрос или тема, а для планов или отчетов — период планирования или отчетности и др.; сроки хранения документов, дифференцированные по звень ям перечня; примечания, уточняющие сроки хранения документов. Иногда «примечания» располагаются под строкой, что позволяет не повторять одни и те же примечания на одной странице. Ниже приводится образец оформления описательной статьи.
Исчисление сроков хранения документов производится с 1 ян варя года, следующего за годом окончания дела в делопроизвод стве. Так, например, срок хранения документов и дел, закончен ных в любом месяце 1995 г., начинается с 1 января 1996 г. Для документов по личному составу, срок хранения которых равен «75 лет - в» по Типовому перечню документов 1989 г. исчис ление сроков хранения следует производить с учетом возраста чело века, обозначенного в перечне буквой «в», к моменту окончания дела. Продолжительность хранения таких документов после окон чания дела делопроизводством должна равняться разности, т.е. «75 лет - в». Например, личное дело студента, оконченное делоп роизводством в связи с завершением обучения в институте в год, когда ему исполнилось 22 года, должно храниться в архиве вуза 53 года (75 - 22 = 53). Отметка «ЭПК» на конкретных видах документов с временными сроками хранения означает, что часть такого рода документов мо жет иметь научно-историческое значение и должна передаваться на государственное хранение по истечении указанного срока. Сроки хра нения документов обозначаются не только конкретным количеством лет. Для некоторых копийных и дублетных материалов срок хране ния определяется их практической надобностью, а в перечне вместо конкретного количества лет указывается «До минования надобнос ти», «До замены новыми» и т.д. Во многих случаях статьи перечней Дополняются примечаниями, уточняющими сроки хранения доку ментов («После снятия с учета», «По истечении срока действия до говора», «После увольнения», «При отсутствии годовых» и т.п). 9 6 4 Архивоведение 9 7 С п р а в о ч н ы й а п п а р а т помогает ориентироваться в пе речне, пользоваться им при экспертизе документов и включает в себя титульный лист с названием перечня и выходными данны ми, указания по применению перечня, список сокращений, ука затель видов документов. Могут быть и другие элементы справоч ного аппарата (Типовое положение об ЭК, ЦЭК ведомства, фор мы акта о выделении дел к уничтожению, итоговой части номен клатуры дел и т.п.). Указания по применению перечня обычно состоят из несколькихразделов: общие положения; структура и порядок применения перечня; организация проведения экспертизы ценности документов и порядок оформления результатов отбора документов на хранение и уничтожение. Список сокращений чаще всего составляют к большим по объемам перечням. указателе видов документов в алфавитной последовательности перечисляются все виды документов, включенных в описатель ные статьи, с указанием номеров статей. Способы группировки учреждений в схеме перечня. В связи с тем, что типовые перечни включают в себя наименования документов, образующихся при документировании однотипных управленческих функций, выполняемых министерствами и ведомствами в процессе своей деятельности, в основе классификационных схем этих переч ней лежит функционально-отраслевой принцип. Типовой перечень включает разделы, отражающие основные направления деятельнос ти организаций, свойственные им, как правило, независимо от уров ня в системе управления и ведомственной принадлежности: руко водство, контроль, кадры и т.п. Разделы обычно имеют подразделы по более узким вопросам. Рассмотрим это более подробно. Одни и те же виды документов создаются в разных учреждени ях и организациях, поэтому ежедневно «могут плодиться и раз множаться». Не только одинаковые виды документов могут откла дываться в фондах разных учреждений, но копии одного и того же документа могут быть и в фонде автора этого документа, и в фондах, как выше, так и ниже стоящих на иерархической лестни це управления учреждений. Все это ведет как к внутрифондовой, так и к межфондовой дублетности. Для того чтобы избежать поступления в госархив одних и тех же документов, но от разных учреждений, в перечнях предусмот рена группировка учреждений по звеньям управления, что позво ляет отразить различное значение одних и тех же документов в зависимости от масштаба деятельности учреждения-фондообра-зователя и характера взаимоотношений различных учреждений, входящих в систему одного ведомства. ведомственных перечнях все учреждения, организации и пред приятия группируются в звенья в соответствии с выполняемыми ими функциями или в соответствии с уровнями управления. Звеном перечня является группа учреждений одного уровня управления. Группировка учреждений по звеньям ведомственной системы позволяет установить и круг учреждений, являющихся или не яв ляющихся источниками комплектования госархивов. Многозвенность перечней в 1980- 1990-х гг. напрямую связана со списками источников комплектования. Группировка учреждений по звеньям системы помогает выя вить, какие документы создаются на каждом из уровней управле ния, в каждой группе учреждений, какие из них должны хранить ся постоянно, а какие подвергаться уничтожению во всех видах учреждений, какие документы и сколько лет хранятся в зависи мости от их принадлежности к разным уровням системы. Одина ковые виды документов во всех организациях должны храниться одинаковые сроки. 9 8 | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||