Информатика. Инфор-ные системы_УП. Учебное пособие для студентов специальности 080801 Прикладная информатика (в экономике)
 Скачать 1.67 Mb.
|
|
Задачи, решаемые ИС в рамках некоторых функ- циональных сфер ИНФОРМАЦИОННЫЕ СИСТЕМЫ ИС маркетинга ИС финансов ИС кадров ИС производства ИС руководства - Учет за- казов - План марке- тинга - Прогноз продаж - Управле- ние про- дажами - Анализ рекламы - Анализ цен - Исследо- вание рынка - Управление портфелем заказов - Управление кредитной политикой - Контроль бюджета - Финансовое прогнозиро- вание - Текущий финансовый анализ - Анализ потребности в труде - Архивы записей о персонале - Анализ подготовки кадров - Прогнозиро- вание потребно- стей в труде - Планиро- вание объемов - Кален- дарные планы произ- водства - Контроль произ- водства - Анализ работы оборудо- вания - Контроль за дея- тельно- стью фир- мы - Выявление оператив- ных про- блем - Анализ управлен- ческих и стратеги- ческих ситуаций Указанные направления деятельности определили типовой набор информационных систем: 1) производственные системы; 94 2) системы маркетинга; 3) финансовые и учетные системы; 4) системы кадров (человеческих ресурсов); 5) прочие типы, выполняющие вспомогательные функции в зависимости от специфики деятельности фирмы. В данном случае выделены подсистемы, связанные с функ- циями управления: учет и отчетность, экономический анализ, текущее планирование, прогнозирование. Основными являются задачи руководства по оперативному управлению, а также бух- галтерского учета (финансов), маркетинга, текущего планирова- ния и анализа производства, кадровой политики (см. табл. 4.1). Необходимо подчеркнуть некоторую условность выделения функциональных подсистем в силу многообразия связей как между системами, так и между задачами внутри каждой функ- циональной подсистемы. Рассмотрим некоторые функциональные подсистемы, а также задачи, решаемые в их составе [1]. Подсистема учета и отчетности обеспечивает возможность использования информации для оперативного руководства фи- нансово-хозяйственной деятельностью предприятия, составле- ния авансовой отчетности, калькулирования себестоимости производимой продукции. По составу задач подсистема бухгалтерского учета включа- ет следующие основные укрупненные задачи: – учет труда и его оплаты; – учет денежных средств и расчетов; – учет основных средств и производственных запасов; – учет затрат на производство; – сводный синтетический и аналитический учет, баланс; – учет фондов, резервов и результатов хозяйственной дея- тельности. Использование компьютерных технологий при решении этих задач открывает принципиально новые возможности по- вышения актуальности, оперативности и достоверности учетной информации в системе управления предприятием не только без увеличения численности бухгалтерского персонала, но и с тен- денцией к ее сокращению при правильной технологии и органи- зации работ. Достоверность и оперативность обработки учетной 95 информации позволяют принимать своевременно управленче- ские решения по повышению эффективности производства [1]. Подсистема экономического анализа дает возможность проводить анализ производственно-хозяйственной деятельности в целом по предприятию и его подразделениям, а также по от- дельным отраслям. Задачи данной подсистемы не регламенти- рованы. Наиболее широко выполняется автоматизация следую- щих задач: – анализ производственно-хозяйственной деятельности по предприятию; – анализ производительности труда; – анализ производства продукции и затрат на производст- во по отдельным отраслям; – анализ себестоимости отдельных видов продукции; – анализ рентабельности отдельных видов продукции и предприятия в целом. Решение перечисленных задач информационно связано с бухгалтерским учетом. Подсистема «Текущее планирование» обеспечивает разра- ботку текущих годовых, календарных и рабочих планов. При этом решаются следующие задачи: – автоматизированная разработка технологических карт производства продукции; – автоматизированная разработка рабочих и календарных планов; разработка бизнес-плана; – прогнозирование выпуска продукции. При разработке указанных задач в этой подсистеме, как и в подсистеме «Прогнозирование», широко используются матема- тические методы: линейное программирование, корреляционно- регрессионный анализ и другие оптимизационные методы и ме- тоды математической статистики. Необходимо подчеркнуть некоторую условность состава и содержания функциональных подсистем и задач внутри подсис- темы. Однако понимание общих закономерностей структуриза- ции ИС по функциональному признаку позволяет разработать в каждом конкретном случае ИС со структурой, наиболее соот- ветствующей данному предприятию. 96 Контрольные вопросы 1. Какую возможность дает подсистема экономического анализа в составе функциональных подсистем? 2. На что направлена кадровая деятельность при реализа- ции кадровых ИС? 3. Какую возможность обеспечивает подсистема учета и отчетности в составе функциональных подсистем? 4. Что включает в себя маркетинговая деятельность при реализации ИС? 5. Чем является функциональная часть ИС? 4.3 Информационный обмен . Система информационного обмена Предприятие, управляемое с помощью информационных систем, связано информационными потоками с внешним миром, и принять оптимальное решение без их учета невозможно. По- этому информационный (смысловой) обмен между людьми как в рамках предприятия, так и за его пределами происходит очень интенсивно. На современный офис обрушивается колоссальный поток информации в виде разного рода сообщений — электрон- ных писем, факсов, голосовых сообщений и видеофрагментов, пересылаемых с помощью электронных средств связи [1]. Коммерческий успех предприятия в значительной степени зависит от того, насколько его сотрудникам удается, во-первых, осмысливать и упорядочивать входящую информацию, во- вторых, оперативно отвечать на поступающие запросы. Для ре- шения обеих проблем необходимо использовать систему обмена информацией, благодаря которой можно было бы обращать внимание только на содержание сообщений, в максимальной степени абстрагируясь от их конкретной формы, — будь то факс, электронное письмо или голосовое сообщение. Так появи- лась единая среда обмена сообщениями (unified messaging), при которой вся входящая информация — голосовые и факсимиль- ные сообщения и электронные письма (возможно, с вложения- ми) — попадает в один и тот же входной почтовый ящик. С со- держимым этого почтового ящика пользователь может ознако- 97 миться, используя настольный или переносной компьютер, те- лефон. С помощью компьютера пользователь может получить сообщения и краткие аннотации, а также просмотреть или про- слушать независимо от их формы. С другой стороны, с помо- щью телефона пользователь имеет возможность прослушать го- лосовые сообщения, переслать факсы. Электронные письма можно либо переслать корреспонденту по факсу, либо прослу- шать в голосовом виде [1]. Таким образом, в информационном обмене необходимо подчеркнуть главное: во-первых, при работе в единой среде об- мена сообщениями их физическая форма оказывается почти полностью скрытой от пользователя, что дает ему возможность полностью сосредоточиться на содержании сообщения, во- вторых, пользователь всегда может ознакомиться с любыми, поступившими на его имя, сообщениями независимо от их фор- мы, местонахождения и времени суток, причем для этого тре- буются минимальные технические средства. В своем развитии офисная система обмена информацией прошла три этапа. Сначала офисные системы обмена сообщениями разных видов существовали независимо друг от друга: факсы приходи- ли на факсимильный аппарат, электронные письма обрабатыва- лись почтовой программой, а для работы с голосовой почтой использовался обычный телефонный аппарат. Затем пользователи начали использовать компьютер, поя- вилась возможность видеть на экране список голосовых сооб- щений, прослушивать избранные сообщения, тут же надиктовы- вать ответ и т.д. — в общем, с голосовыми сообщениями рабо- тать стало так же удобно, как и с электронными письмами. И все же относительно структуры системы обмена сообщениями раз- ных типов оставались разъединенными. В частности, при работе с такими программами оказалось невозможным выдавать на эк- ран единый список сообщений, отсутствовали также какие бы то ни было «мостики» между сообщениями разных типов. Первые попытки объединить сообщения разных форм были основаны на том, что оцифрованное голосовое сообщение, хра- нимое в системе голосовой почты, в принципе ничем не отлича- ется от оцифрованного факсимильного сообщения или элек- 98 тронного письма, поэтому, несколько видоизменив клиентское программное обеспечение для работы с системой электронной почты, можно заставить его выдавать на экран единый список сообщений независимо от того, в какой форме они были полу- чены. При этом сами хранилища сообщений никак не затраги- ваются, они продолжают оставаться разделенными. При таком подходе часто бывает необходимо, чтобы в базе данных электронных писем имелись записи, соответствующие голосовым и факсимильным сообщениям; при этом сами сооб- щения хранятся отдельно и управление соответствующими ба- зами данных осуществляется независимо от почтовой базы. Так возникает задача синхронизации баз, в процессе решения кото- рой могут возникнуть дополнительные трудности. Кроме того, системному администратору приходится управлять нескольки- ми базами по отдельности. В 1997 г. появились системы информационного обмена, в которых все сообщения независимо от их формы хранятся в единой базе данных. Обычно такие системы представляют со- бой надстройку над программой электронной почты или систе- мой поддержки коллективной работы (groupware), обеспечи- вающую интеграцию сообщений разных типов в готовую систе- му обмена сообщениями. В настоящее время существуют программы, организую- щие единую среду обмена сообщениями на базе Microsoft Ex- change, Lotus Notes и Novell Group Wise. При этом управление базой сообщений осуществляется средствами той программы, на которой базируется надстройка unified messaging. В этом случае значительно удобнее выполнять преобразование между разными типами сообщений [1]. До тех пор пока в качестве аппаратной базы для систем го- лосовой почты использовались учрежденческие АТС, т.е. боль- шие закрытые системы, всегда существовала проблема обмена информацией между вычислительной и телефонной сетью: не наладив такой обмен, единую среду обмена сообщениями по- строить нельзя. Ситуация значительно упростилась с появлением компьютер- но-телефонного оборудования на базе открытых стандартов — плат расширения для компьютера, из которых, как из детского 99 конструктора, можно строить большие и достаточно интеллек- туальные системы. Системы, построенные на базе плат компью- терной телефонии, работают под управлением обычных компь- ютерных программ, написанных на языке высокого уровня, по- этому получить от них необходимую информацию оказывается гораздо легче. Компания Octel Communications предлагает своим клиентам программу Octel Unified Messenger, представляющую собой «надстройку» над системой Microsoft Exchange, благодаря кото- рой все голосовые сообщения попадают в Exchange Inbox. Дан- ный продукт обеспечивает единое управление электронными письмами и голосовой почтой. Тип сообщения (голосовой фраг- мент или электронное письмо) указывается в поле заголовка. Как и другие современные системы обмена, Octel Unified Messenger позволяет знакомиться с содержанием голосовых со- общений и электронных писем в дистанционном режиме с ис- пользованием компьютера или телефона. В последнем случае (чтение электронного письма по телефону) в игру вступает пре- образование «текст — речь». Получатель может немедленно дать голосовой ответ на письмо, не вешая трубку. Записанный речевой фрагмент будет тут же передан отправителю электрон- ного письма. При работе с программой Octet Unified Messenger для хра- нения всех сообщений независимо от их типа используется Exchange Server. В целом в архитектуре можно выделить сле- дующие основные компоненты: Exchange Server, Octel Server, клиентское программное обеспечение для рабочих станций, ли- нии связи в учрежденческой АТС. Адресация всех сообщений осуществляется через каталог Exchange Server, поэтому нет не- обходимости следить за актуальностью адресов во всех катало- гах, имеющихся в сети: изменения в каталоге одного из серве- ров автомата влекут за собой изменения во всех прочих катало- гах. Аналогичным образом использование Exchange Server в ка- честве единого хранилища значительно упрощает выполнение административных задач [1]. Еще одна характерная черта Octel Unified Messenger — вы- сокая степень масштабируемости системы. По мере необходи- мости в сети можно устанавливать новые серверы Exchange и 100 Octel Server, увеличивая тем самым количество обслуживаемых пользователей. Таким образом, Octel Unified Messenger — это единая система информационного обмена третьего поколения, где все сообщения содержатся в одном и том же хранилище. Контрольные вопросы 1. От чего в значительной степени зависит коммерческий успех предприятия? 2. Какие три этапа прошла офисная система обмена ин- формацией в своем развитии? 3. Характерная черта Octel Unified Messenger? 4.4 Информационные ресурсы сети Internet Информационные ресурсы сети Internet — это вся совокуп- ность информационных систем, технологий и баз данных, кото- рые доступны пользователям для осуществления информацион- ного обмена друг с другом. К их числу относятся, например: электронная почта; система телеконференций Usenet; система файловых архивов FTP (File Transfer Protocol); информационная сеть WWW; информационная система Gopher; информационная система WAIS (Wide Area Information service); информационные ресурсы LISTSER V; справочные книги Х.500; справочная служ- ба WHOIS; информационные ресурсы Mailbase и TRICKLE; уда- ленный доступ к ресурсам Telnet [1]. Главный режим доступа к информационным ресурсам сети Internet — on-line. Даже серверы электронной почты обменива- ются информацией друг с другом в интерактивном режиме по протоколу SMTP (Simple Mail Transfer Protocol). Приведем краткую характеристику некоторых перечислен- ных выше ресурсов сети, которые вносят наибольший вклад в информационный обмен между пользователями. В данных условиях, несмотря на бурное развитие телеком- муникаций, основным средством доступа к сети Internet являет- ся электронная почта. 101 Электронная почта. Это один из важнейших информаци- онных ресурсов, самое массовое средство электронных комму- никаций. Любой пользователь сети Internet имеет свой почтовый ящик в сети. Электронная почта во многом похожа на обычную почтовую службу. Корреспонденция подготавливается пользо- вателем на своем рабочем месте либо программой подготовки почты, либо просто обычным текстовым редактором. Програм- ма подготовки почты вызывает текстовый редактор, который пользователь предпочитает всем остальным программам этого типа. Стандартной программой отправки является sendmail, ра- ботающая как почтовый курьер, который доставляет обычную почту в отделение связи для дальнейшей рассылки. В Unix- системах sendmail сама является отделением связи. Она сорти- рует почту и рассылает ее адресатам. От пользователей персо- нальных компьютеров, имеющих почтовые ящики на своих ма- шинах и работающих с почтовыми серверами через коммути- руемые телефонные линии, могут потребоваться дополнитель- ные действия. Так, например, пользователи почтовой службы Relcom должны запускать программу UUCP (Unix-to-Unix Copy Protocol), которая осуществляет доставку почты на почтовый сервер. Для работы электронной почты в сети Internet разработан специальный протокол SMTP, который является протоколом прикладного уровня и использует транспортный протокол TCP. Однако совместно с этим протоколом используется и UUCP, который хорошо подходит для использования телефонных ли- ний связи. Большинство пользователей электронной почты Relcom реально пользуются для доставки почты на узел именно этим протоколом. Разница между SMTP и UUCP заключается в том, что при пользовании первого протокола sendmail пытается найти машину — получателя почты и установить с ней взаимо- действие в режиме оn-line для того, чтобы передать почту в ее почтовый ящик. В случае использования UUCP почта достигает почтового ящика получателя за считанные минуты и время по- лучения сообщения зависит только от того, как часто получа- тель просматривает содержимое своего почтового ящика. 102 Система телеконференций Usenet — система информаци- онного обмена в сети Internet построена по принципу электрон- ных досок объявлений, когда любой пользователь может помес- тить свою информацию в одну из групп новостей Usenet, и эта информация станет доступной другим пользователям, которые на данную группу новостей подписаны. Именно этим способом распространяется большинство сообщений в сети Internet, на- пример списки наиболее часто задаваемых вопросов FAQ (Frequently Asked Questions) или реклама программных продук- тов. Usenet — хорошее место для объявления международных конференций и семинаров. Система файловых архивов FTP — это огромное распре- деленное хранилище всевозможной информации, накопленной за последние 10—15 лет в сети Internet. Любой пользователь может воспользоваться услугами анонимного доступа к этому хранилищу и скопировать интересующие его материалы. Объем программного обеспечения в архивах FTP составляет терабайты информации, и ни один пользователь или администратор сети просто физически не может обозреть эту информацию. Кроме программ, в FTP-apхивах можно найти стандарты Internet RFC, пресс-релизы, книги по различным отраслям знаний. Практиче- ски любой архив строится как иерархия каталогов. Многие ар- хивы дублируют информацию из других архивов (так называе- мые зеркала mirrors). Для того чтобы получить нужную инфор- мацию, не обязательно ждать, пока информация будет передана из Австралии или Южной Африки, можно поискать «зеркало» где-нибудь ближе, например в Финляндии или Швеции. Для этого существует специальная программа Archive, которая по- зволяет просканировать FTP-архивы и найти тот, который уст- раивает пользователя по составу программного обеспечения и коммуникационным условиям. |