учебное пособие по ДОУ. Учебное пособие по дисциплине документационное обеспечение управления с разноуровневыми практическими заданиями
 Скачать 1.05 Mb.
|
ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКАОбъяснительная записка - документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта и т.д.) или объясняющий причины какого-либо события, факта, поступка. Объяснительная записка оформляется на стандартном листе бумаги и адресуется конкретному должностному лицу. Различаются объяснительные записки, которые прилагают к некоторым документам, например к отчетам, актам, схемам. Их назначение в этом случае – дать пояснение каким-либо фактам в документах. Текст объяснительной записки состоит из двух частей: первая часть содержит факты, послужившие поводом к ее написанию, вторая – причины, объясняющие сложившуюся ситуацию.
ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА 00.00.0000 Заголовок_________________ _________________________ Текст ___________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________ Наименование должности (личная подпись) ИН.Фамилия СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА Служебная записка (разновидность письма) - форма внутренней переписки. Служебные записки могут иметь информационный, инициативный или отчетный характер. В тексте излагают деловые вопросы, касающиеся структурного подразделения или должностного лица. Служебная записка может содержать просьбу, предложения и быть адресована любому непрямому руководителю, в том числе вышестоящему.
Подписывается руководителем подразделения или составителем. Датой служебной записки является дата ее подписания.
СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА 00.00.0000 № Заголовок_________________ _________________________ Текст ___________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________ Наименование должности (личная подпись) ИН.Фамилия ВЫПИСКИ ИЗ ДОКУМЕНТОВ Выписка – копия официального документа, воспроизводящая его часть и заверенная в установленном порядке. Выписка изготавливается тогда, когда нет необходимости в копировании всего содержания документа, либо по соображениям конфиденциальности. Выписки из документов заверяются заверительной надписью:  Верно Наименование должности (личная подпись) ИН.Фамилия 00.00.0000 Выписки из документов оформляется на формате А4 или на бланках учреждения. Выписка из приказа содержит фактически те же реквизиты, что и приказ. Но в выписке из приказа берется только та распорядительная часть текста, которая нужна для практической работы. Констатирующая часть воспроизводится полностью. Выписка из протокола содержит только те части текста, которые нужно довести до сведения заинтересованных органов (сотрудников).
ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА 00.00.0000 № Место составления Заголовок ________________________ _________________________________ Констатирующая часть___________________________________________________ _____________________________________________________________________________ ПРИКАЗЫВАЮ: 2. Дословная запись содержания абзаца. Наименование должности руководителя ИН.Фамилия Верно Наименование должности (личная подпись) ИН.Фамилия 00.00.0000
ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА 00.00.0000 № Место составления Заголовок ______________ _______________________ Председатель - Фамилия ИН. Секретарь - Фамилия ИН. Присутствовали: Фамилия ИН. ПОВЕСТКА ДНЯ: ________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________ 2. СЛУШАЛИ: Дословная запись содержания_____________________________________________ _____________________________________________________________________________ ПОСТАНОВИЛИ: Дословная запись содержания абзаца________________________________________ ______________________________________________________________________________ Председатель ИН.Фамилия Секретарь ИН.Фамилия ВерноНаименование должности (личная подпись) ИН.Фамилия 00.00.0000 З А Я В Л Е Н И Я Заявление – это официальное письменное сообщение, адресованное руководителю и содержащее изложение какого-либо вопроса. В документе могут излагаться просьбы, заявления, жалобы граждан. Заявление пишется в произвольной форме или на трафаретном бланке, разработанном на предприятии.
З А Я В Л Е Н И Е 00.00.0000 Текст (изложение просьбы, заявления или жалобы)
ТРУДОВЫЕ КОНТРАКТЫ Трудовой контракт (договор) – документ, фиксирующий соглашение двух или более сторон об установлении, изменении или прекращении правоотношений. Сторонами трудового контракта являются предприятие и работник. Контрольная форма найма распространяется на следующие категории работающих: - на постоянных работников; на временных работников; работающих на основном месте работы; работающих по совместительству. В трудовом контракте определяются обязанности работника или дается ссылка на должностную инструкцию, разработанную и утвержденную руководством учреждения. Трудовой контракт может заключаться: на время выполнения определенной работы; на неопределенный срок, т.е. на постоянную работу; на определенный срок не более 5 лет. Различают основные и дополнительные условия трудового договора (контракта). Основные условия контракта: о работе по одной или нескольким специальностям; о квалификации; о конкретной работе по профессии; о должности; о месте работы (предприятии, структурном подразделении, их местонахождении); о сроке действия и вида трудового контракта; об условиях оплаты труда; об обязанностях предприятия по охране труда. В контракте не могут быть установлены условия, не предусмотренные законодательством РФ. Контракт (договор) составляется в двух экземплярах, подписывается руководителем и работником, заверяется печатью организации (один экземпляр – предприятию, другой – работнику). Трудовые контракты включают в состав личных дел. Если не заводят личные дела, контракты формируют в отдельное дело по алфавиту. Трудовые контракты хранятся 75 лет, если отсутствует приказ по личному составу, или 5 лет после увольнения работника при наличии приказа по личному составу. Примерная форма трудового контракта К О Н Т Р А К Т 00.00.0000 № ______ Место составления Наименование организации в лице директора _____________________________ (Ф.И.О.) действующего на основании Устава, именуемого в дальнейшем «Заказчик», с одной стороны, и гражданин ________________________________________, действующего от (фамилия, имя, отчество) своего имени, в дальнейшем именуемый «Работник», с другой стороны, заключили настоящий контракт о следующем. Предмет контракта. Условия труда. Оплата труда. Дисциплина труда. Условия отдыха работника. Социальное страхование и обеспечение. Срок действия и порядок расторжения контракта. ______________________________ (другие условия). Юридические адреса сторон:
ОФОРМЛЕНИЕ ТАБЛИЦ Таблица – перечень сведений, о чем либо или о числовых данных приведенных в определенную форму и расположенных по графам. Таблица предоставляет информацию в наиболее компактном виде. Требования к построению, изложению и оформлению таблиц изложены в ГОСТе. Существуют определенные условия, при которых организация материала в таблицу не имеет смысла: в таблице нет надобности, если включенные в нее данные не носят справочного характера, образуют лишь одну строку, из которой используется далеко не вся информация; таблица уступает организации данных в виде текста, когда ради нескольких числовых данных приходится строить сложную по структуре заголовочную часть, занимающую много места и требующую значительных усилий при ее восприятии; таблицу рекомендуется заменить графиком или диаграммой, если необходимо наглядно продемонстрировать характер протекания процесса, выявить структуру, показать соотношение частей. Таблицы в зависимости от характера заполнения ее граф разделяют на: цифровые (содержат только числовые данные и отдельные математические знаки); текстовые (содержат только текст); смешанные (одна часть колонок содержит текст, а другая – числа); математические (хотя бы одна колонка содержит формулы); таблицы с изображениями (хотя бы в одной графе находятся иллюстрации).
Нумерационный заголовок Тематический заголовок
____________________________ \Сноска или примечание ДОКУМЕНТЫ ПО ПЕРСОНАЛУ На каждом предприятии должен быть установлен единый порядок оформления приема, увольнения и перевода сотрудников. Совокупность документов касающихся трудовой деятельности персонала, называется документацией по личному составу.
         Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) регламентировал индивидуальную и сводную структуру приказов по личному составу. Предусмотрено, что формы приказов (распоряжений) УСПУД распространяются на юридические лица всех организационно-правовых форм и форм собственности, а по учету использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда – на юридические лица всех организационно-правовых форм собственности, кроме бюджетных учреждений. Унифицированные формы первичной учетной документации по учету кадров: Типовая межотраслевая форма (ТМФ) приказа (распоряжения) о приеме работника на работу (Т-1, индивидуальная); ТМФ приказа (распоряжения) о приеме работников на работу (Т-1а, сводная); ТМФ личной карточки (Т-2); ТМФ личной карточки государственного служащего (Т-2ГС); ТМФ учетной карточки научного, научно-педагогического работника (Т-4); ТМФ приказа (распоряжения) о переводе работника на другую работу (Т-5); ТМФ приказа (распоряжения) о переводе работников на другую работу (Т-5а, сводная); ТМФ приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска работнику (Т-6); ТМФ приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска работникам (Т-6а, сводная); ТМФ приказа (распоряжения) о прекращении действия трудового договора (контракта) с работником (Т-8); ТМФ приказа (распоряжения) о прекращении действия трудового договора (контракта) с работниками (Т-8а, сводная); ТМФ приказа (распоряжения) о направлении работника в командировку (Т-9); ТМФ приказа (распоряжения) о направлении работников в командировку (Т-9а, сводная); ТМФ командировочного удостоверения (Т-10); ТМФ служебного задания для направления в командировку и отчет о его выполнении (Т-10а); ТМФ приказа (распоряжения) о поощрении работника (Т-11); ТМФ приказа (распоряжения) о поощрении работников (Т-11а, сводная); Бланки унифицированных документов персонального учета хранятся в отделе кадров. Прием на постоянную работу осуществляется по схеме: Резюме Анкета Заявление   Трудовой договор с работником Приказ о приеме Запись в личном деле или Т-2   Запись в трудовой книжке Лицевой счет по заработной плате Схема документирования при увольнении работника Заявление работника или докладная записка Приказ об увольнении Запись в трудовой книжке Запись в личном деле или Т-2 Закрытие лицевого счета по заработной плате   Схема документирования при переводе работника
Приказ о переводе на другую должность Запись в трудовой книжке Запись в личном деле или Т-2 Запись в лицевом счете по заработной плате Р Е З Ю М Е Резюме является предельно краткой и вместе с тем достаточно полной справкой о том, что представляет собой кандидат на должность в профессиональном отношении и социальном аспекте. Изучение резюме является обязательной процедурой при подборе персонала на любую должность. В России резюме не пересылается нанимателю с прежнего места работы гражданина, а заполняется лично кандидатом на должность. В состав данных обязательно включается информация, которая может повлиять на решение о приеме на данную должность. По структуре и стилю изложения резюме напоминает автобиографию. В процессе решения вопроса о приеме на работу помимо резюме заполняется также личный листок по учету кадров (анкета). Примерная форма резюме Р Е З Ю М Е Фамилия, имя, отчество_______________________________________________________ Год рождения_________________________________________________________________ Адрес: _______________________________________________________________________ Телефон: _____________________________________________________________________ Семейное положение:__________________________________________________________ Цель:________________________________________________________________________ (какую работу хотел бы получить претендент) Желаемая зарплата:___________________________________________________________ Образование:_________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________ Профессиональный опыт:______________________________________________________ __________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ Дополнительные сведения:_____________________________________________________ _____________________________________________________________________________ (знание иностранных языков, наличие печатных трудов, профессиональные навыки ____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ по другим специальностям, интересы претендента и т.д.) Подпись ИН. Фамилия АНКЕТА Анкета – перечень вопросов, используемых для тестирования в целях получения каких- либо сведений. Анкета – форма представления текста документа, построенная по принципу «вопрос – ответ». Все записи в анкете должны быть подтверждены соответствующими документами. Эти данные проверяются работником кадровой службы и заверяются его подписью и печатью предприятия. А Н К Е Т А 1. Фамилия___________________________________________________________________ Имя_______________________________________________________________________ Отчество___________________________________________________________________ 2. Постоянный работник: совместитель, внештатник (нужное подчеркнуть) 3. Адрес постоянной работы (для совместителей и внештатников)_____________________ _____________________________________________________________________________ 4. Дата приема на работу ______________ Приказ № __________ Дата _________________ 5. Должность_____________________Должностная нагрузка_________________________ _________________________(по штатному расписанию или тарификационной ведомости) Разряд ЕТС______________________Приказ № _____________Дата____________________ 6. Дата рождения_______________________________________________________________ 7. Место рождения: (сведения берутся строго из паспорта) Город ______________________________Область___________________________________ Район______________________________Страна____________________________________ 8. Адрес по прописке (индекс):___________________________________________________ ______________________________________________________________________________ 9. Адрес фактический:__________________________________________________________ ______________________________________________________________________________ 10. Телефон: рабочий________________________домашний__________________________ 11. Документ (паспорт): серия ____________________№_____________________________ Кем выдан_________________________________________________________________ Дата выдачи________________________________________________________________ 12. Страховое свидетельство государственного пенсионного страхования № ______________________________________________________________________________ 13. Семейное положение, дети (Ф.И.О., дата рождения): __________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ 14. Документ об образовании____________________________________________________ серия_________________________________№___________________________________ дата выдачи________________________________________________________________ название учебного заведения__________________________________________________ ______________________________________________________________________________ 15. Дата увольнения ________________приказ №___________Дата_____________________ Директор Секретарь ЛИЧНЫЙ ЛИСТОК ПО УЧЕТУ ПЕРСОНАЛА
Если изменили фамилию, имя и отчество, укажите их, а также когда, где и по какой причине ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________ 2. Число, месяц и год рождения __________________________________________________ 3. Место рождения _____________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ 4. Национальность, гражданство (если изменили, то укажите когда и по какой причине) ____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ 5. Адрес по месту регистрации и месту проживания _________________________________ __________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ 6. Телефон (домашний, служебный) ______________________________________________ 7. Паспорт или документ, его заменяющий _________________________________________ ____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ 8. ИНН ____________________________ 9. Пенсионное страхование № ________________ 10. Отношение к воинской обязанности, военно-учетная специальность и воинское звание ____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ 11. Образование _______________________________________________________________
12. Где и когда повышали квалификацию, проходили профессиональную переподготовку ____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ 13. Ученая степень и (или) звание ________________________________________________ ____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ 14. Какие имеются научные труды и изобретения ___________________________________ ____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ 15. Какими иностранными языками, языками народов России владеете, в каком объеме, где и когда получена языковая подготовка _________________________________________ ______________________________________________________________________________ 16. Выполняемая работа с начала трудовой деятельности (включая учебу в высших и средних профессиональных учебных заведениях, военную службу, предпринимательскую и другую деятельность).
17. Являетесь ли Вы учредителем кредитных организаций, имеете ли акции ____________ __________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ 18. Семейное положение ________________________________________________________ 19. Ваши жена (муж), близкие родственники: родители (в том числе и отчим, мачеха, и усыновители), родные братья, сестры, дети (в том числе приемные), близкие родственники жены (мужа). Если жена (муж) и близкие родственники изменяли фамилию, имя, отчество, укажите их.
20. Участие в войнах, каких-либо боевых действиях, ликвидации аварий, катастроф и стихийных бедствий ___________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ 21. Наличие заграничного паспорта, были ли Вы за границей, где, когда, с какой целью __________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ 22. Имеются ли у Вас близкие родственники, постоянно проживающие за границей или оформляющие документы для выезда на постоянное жительство в другие государства (фамилия, имя, отчество, степень родства), страна проживания, с какого времени, род занятий ______________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ 23. Привлекались ли Вы, Ваша жена (муж) и близкие родственники к уголовной ответственности, какими органами, когда, за что, мера наказания _____________________ ____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ 24. Какими сведениями о себе и своих родственниках Вы считаете необходимым сообщить дополнительно (государственные награды, наличие спортивных разрядов, увлечения и т.д.) _______________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
