учебное пособие по ДОУ. Учебное пособие по дисциплине документационное обеспечение управления с разноуровневыми практическими заданиями
 Скачать 1.05 Mb.
|
БЛАНК ДОКУМЕНТАПрименение бланков ускоряет фиксирование и воспринятие информации, сокращает трудоемкости работ по документационному обслуживанию, улучшает внешний вид документа. Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов. Бланк – стандартный лист бумаги с реквизитами, идентифицирующими автора официального письменного документа. В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков – угловой (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов) и продольный (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов). Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие виды бланков документов [Приложение 1]: общий бланк; бланк для письма; бланк конкретного вида документа. Содержание реквизитов бланка, порядок их размещения определяются видом бланка и регламентируются ГОСТом Р 6.30-2003. Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты: государственный герб Российской Федерации; герб субъекта Российской Федерации или эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания); наименование организации; дата документа; место составления или издания документа Бланк письма, в зависимости от учредительных документов организации, включает в себя реквизиты: государственный герб Российской Федерации; герб субъекта Российской Федерации или эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания); код организации; основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица; идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП); наименование организации; справочные данные об организации; и, при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов: дата документа; регистрационный номер документа; ссылка на регистрационный номер и дату документа; место составления или издания документа; адресат; резолюция; заголовок к тексту; отметка о контроле; текст документа. Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты: государственный герб Российской Федерации; герб субъекта Российской Федерации или эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания); наименование организации; наименование вида документа; место составления или издания документа; и, при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов: дата документа; регистрационный номер документа; ссылка на регистрационный номер и дату документа; заголовок к тексту; отметка о контроле; ХАРАКТЕРИСТИКА РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ 01 Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом "О Государственном гербе Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, № 52, часть I, ст. 5021). 02 Герб субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации. 03 Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации). 04 Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО). 05 Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами. 06 Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами. 07 Код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД). 08 Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии - полное наименование вышестоящей организации (при ее наличии). 09 Справочные данные об организации включают в себя: почтовый адрес; номер телефона и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.). 10 Наименование вида документа - обозначение вида письменного документа. Это один из обязательных реквизитов формуляра. Он позволяет выделить искомый документ из всей массы документов, дает общее представление о нем. Название документа, составленного или изданного организацией, должно быть определено уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД (класс 0200000). Название вида документа пишется в левом углу (при угловом расположении) и посередине (при продольном варианте), пишут заглавными буквами, например:
11 Дата документа – реквизит, свидетельствующий о времени его подписания, утверждения или принятия. Дата в документе оформляется двумя способами: цифровым; словесно-цифровым. 2
Даты в документе могут иметь различное назначение. Они характеризуют стадии работы над документами. Так, дата, проставляемая в бланке документа, должна быть датой подписания его. Однако нередко дату в бланке ставят при его регистрации или даже в момент отправления. В этих случаях дата подписания и отправки документа должна совпадать. Для официальных документов существует также дата опубликования документа, дата утверждения, дата вступления документа в силу. Дата проставляется лицом, подписывающим или утверждающим документ. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату. На документе могут быть проставлены даты написания резолюций, согласования, даты ознакомления с документом, визирования, контроля исполнения, дата исполнения документа и др. Дата служит поисковым признаком и используется при ссылке на документ. 12 Регистрационный номер документа – состоит из его порядкового номера (1), который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела (2) по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др. Индекс документа состоит из трех составных частей: индекс структурного подразделения (например: 7); номер дела (21); порядковый номер документа (123). 2
13 Ссылка на регистрационный номер и дату документа – включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.
Место составления или издания документа – указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об организации». Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения. Адресат – реквизит документа, включающий наименование получателя документа и в необходимых случаях его почтовый адрес. На многих видах сложных документов и, прежде всего, на документах, отправляемых из учреждения, указывается адресат, т.е. наименование учреждения, которому направляется данный документ. Реквизит «адресат» максимально может состоять из следующих составных частей: наименование учреждения, организации; наименование структурного подразделения; указание должности получателя; инициалы и фамилия (инициалы указываются перед фамилией, например: Н.А.Иванову); почтовый адрес. Каждая из указанных составных частей адресата размещается с новой строки. Знаки препинания – точки и запятые – не ставятся. Состав реквизита «адресат» меняется в зависимости от адресата и вида составляемого документа. Для внутренних документов указывается лишь название структурного подразделения или руководитель, которому подается документ. В этом случае название организации или структурного подразделения входит в название должности. Например:
Адресуя докладную записку руководителю структурного подразделения, укажем:
Должность получателя и его фамилия указываются только в том случае, если известно, кто конкретно занимается данным вопросом. Это повышает оперативность доведения документа до исполнителя. При адресовании документов лицам, имеющим звание (военным или ученым), эти звания указываются перед фамилией. В ответах на обращения частных лиц, на жалобы и заявления граждан сначала указывается фамилия и инициалы, а затем почтовый адрес. Например:
Полный почтовый адрес указывается составителем документа в случае его направления разовому корреспонденту, что облегчает работу экспедиции учреждения по обработке и отправке корреспонденции. Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем числе адресатов составляют список рассылки документа. В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи. При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:
При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:
Допускается центрировать каждую строку реквизита «адресат» по отношению к самой длинной строке. 16 Гриф утверждения – реквизит официального документа, придающий нормативный или правовой характер его содержанию. Гриф утверждения располагают в правом верхнем углу документа. Утверждению подлежат: уставы, положения об учреждении и структурных частях, штатные расписания, инструкции, некоторые протоколы, номенклатуры дел, акты и др. Утверждение документа производится после его подписания [Приложение 2]. Гриф утверждения состоит из слова: УТВЕРЖДАЮ (без кавычек); наименования должности лица, утверждающего документ; его личной подписи, инициалов и фамилии и даты утверждения. Например:
При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне. При утверждении документа путем издания другого распорядительного документа гриф утверждения состоит из трех элементов и оформляется по следующей форме:
Допускается в реквизите «гриф утверждения документа» центрировать элементы относительно самой длинной строки. Резолюция - написанная на документе соответствующим должностным лицом, включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату, например:
Допускается оформление резолюции на отдельном листе. Заголовок к тексту – реквизит документа, кратко излагающий его содержание. Все служебные документы, выполненные на листе формата А4 (210 х 297) должны иметь заголовок независимо от вида, содержания и назначения документа. В заголовке кратко, четко и ясно отражается основное содержание документа. Заголовок должен отвечать на вопрос «о чем?» и формулируется чаще всего с помощью отглагольного существительного – О поставках товара и т.п. Заголовок формулируется составителем документа. Для документов сложных по содержанию, составляются подзаголовки. Заголовок размещается в левом верхнем углу документа под основными реквизитами бланка и значительно облегчает обработку документа, т.к. не читая всего текста, можно получить представление о содержании и направить документ на исполнение. Заголовок облегчает регистрацию документа, его поиск, организацию контроля. Он помогает правильному включению документа в дела и облегчает поиск нужного документа в деле. Отметка о контроле за исполнением документа обозначают буквой "К", словом или штампом "Контроль". 20 Текст – информация, зафиксированная каким-либо типом письма или какой-либо системой звукозаписи, представляющая собой всю речевую информацию документа или ее часть. Текст документа, располагают между заголовком и отметкой о наличие приложения. Структура текста документа (его композиция) – последовательное расположение основных частей, раскрывающих содержание документа в соответствии с его функциональным назначением. Документ может состоять из одной, двух и более частей. Отметка о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляют следующим образом: Приложение: на 5 л. в 2 экз. Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например: Приложение: 1. Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л. в 1 экз. 2. Правила подготовки и оформления документов Управления регионального кредитования на 7 л. в 2 экз. Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают. Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом: Приложение: письмо Росархива от 05.12.2003 № 02-6/172 и приложение к нему, всего на 3 л. Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом: Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес. 22 Подпись - обязательный реквизит документа. Она состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, его личной подписи и ее расшифровки. Например: - если документ готовится на бланке учреждения, в наименовании должности название учреждения не повторяется. Директор ИН.Фамилия если документ изготовлен не на бланке, в наименование должности должно войти полное наименование учреждения. Директор КГГТК ИН.Фамилия Подписывается обычно первый экземпляр документа, изготовленный на бланке. Все распорядительные и наиболее важные внутренние и внешние документы подписываются руководителем учреждения и его заместителем. Руководители структурных подразделений подписывают документы в пределах своей компетенции. Если документ направляется в несколько адресов вышестоящих инстанций и неподведомственные учреждения, руководитель подписывает все экземпляры, а в делах остается заверенная копия. При направлении документа нескольким подведомственным учреждениям подписывается только оригинал, остающийся в делах учреждения, а рассылаются заверенные копии. Две и более подписи ставится под документом, если ответственность падает на несколько лиц. Оформляется сначала подпись старшего по должности. Например: Директор КГГТК ИН.Фамилия Главный бухгалтер ИН.Фамилия 23 Гриф согласования – реквизит официального документа, выражающий согласие учреждения или его органа, не являющегося автором документа, с его содержанием. Тексты наиболее важных документов обычно перед подписанием согласовываются с заинтересованными должностными лицами определяется правильность зафиксированных в документе решений, их соответствие действующему законодательству, учитываются интересы различных структурных подразделений или учреждений. Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например: СОГЛАСОВАНОНачальник финансового управления _______________ИН.Фамилия 00.00.0000 Гриф Согласования располагается ниже подписи на оригинале. Если согласование осуществляют письмом, протоколом и др., гриф согласования оформляют следующим образом:
Гриф согласования оформляется в строгом соответствии с ГОСТом 6.30-2003 и имеет два варианта: согласование с конкретным должностным лицом и согласование с коллегиальным органом:
При необходимости согласования документа с несколькими организациями может составляться отдельный лист согласования. Согласованный документ направляется для подписания. 24 Согласование документа оформляют визой согласования документа (далее - виза), включающей в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. Например:
При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом: Замечания прилагаются
Замечания излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу. Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа. Для документа, подлинник которого отправляют из организации, визы проставляют в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа. Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования. Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование документа и его приложения. 25 Оттиск печати – вырезанная на твердом предмете матрица для проставления оттисков круглой или прямоугольной формы, для засвидетельствования и удостоверения чего- либо. Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах: предусмотренных соответствующими нормативными актами; удостоверяющих права лиц; фиксирующих факты, связанные с финансово-хозяйственной деятельностью. Печати бывают гербовые и простые. Гербовая печать всегда круглая с изображением в центре орла, по окружности пишется полное название учреждения. Порядок изготовления гербовой печати, хранения, пользования ею определено законодательными актами и инструкциями. Право пользования печатью оговорено в Положении об учреждении. Гербовая печать ставится на подлинных документах, содержание которых требует особого удостоверения. Например: на договорах, документах, связанных с получением денег или материальных ценностей (чеки, доверенности), документах, удостоверяющих личность, трудовой стаж, квалификацию (паспорт, трудовая книжка, диплом и др.). Простые печати могут быть различной формы – круглые, треугольные, квадратные, прямоугольные. На круглой простой печати по кругу идет наименование учреждения, а в центре структурное подразделение, или какое-то другое целевое назначение такой печати. Простых печатей в учреждении может быть несколько. Они ставятся на размноженных экземплярах распорядительных документов, на некоторых справках, пропусках, при опечатывании бандеролей, пакетов, шкафов и др. [Приложение 3]. По характеру материалов, из которых изготовлены печати, их делят на каучуковые и металлические. Оттиск печати на документе ставится вблизи подписи так, чтобы затрагивалась подпись и название должности. Например:  Наименование должности подпись ИН.Фамилия 26 Отметка о заверении копии - при заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись: «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения, например:
Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации. 27 Отметка об исполнителе - включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например: Н.С.Сидорова 224 45 67 28 Отметка об исполнении документа и направлении его в дело - включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова «В дело»; номер дела, в котором будет храниться документ. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ. 29 Отметка о поступлении документа в организацию - содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты). Допускается отметку о поступлении документа в организацию проставлять в виде штампа. 30 Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации. КЛАССИФИКАЦИЯ ДОКУМЕНТОВКлассификация документов – распределение документов по группам (видам) на основепризнаков содержания, формы составления и др., с цельюорганизации и повышения эффективности работы с ними.- деление документов на классы по наиболее общимпризнакам сходства и различия.Классификация позволяет выработать определенные методы работы с каждой группой документов, закрепить их в инструкциях, организовать документы в делопроизводстве. | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
