учебное пособие по ДОУ. Учебное пособие по дисциплине документационное обеспечение управления с разноуровневыми практическими заданиями

• Название: Учебное пособие по дисциплине документационное обеспечение управления с разноуровневыми практическими заданиями
• Анкор: учебное пособие по ДОУ
• Дата: 06.10.2020
• Размер: 1.05 Mb.
• Имя файла: uchebnoe_posobie_po_dou.doc
• Тип: Учебное пособие; #141217
• страница: 1 из 26

Краснодарский гуманитарно-технологический колледж


УЧЕБНОЕ ПОСОБИЕ ПО ДИСЦИПЛИНЕ:
«ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ»
С РАЗНОУРОВНЕВЫМИ ПРАКТИЧЕСКИМИ ЗАДАНИЯМИ

Руденко Ирина Анатольевна – преподаватель КГТК

г. Краснодар

Учебное пособие составлено в соответствии с Государственными требованиями к минимуму содержания и уровню подготовки выпускника по специальностям среднего профессионального образования и ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Руденко Ирина Анатольевна – преподаватель КГТК

Рецензенты: Воронцова Е.И. – начальник юридического отдела КГТК, преподаватель юридических дисциплин; Прошутинский А.В. - заместитель директора по учебной работе Краснодарского финансово-юридического колледжа, преподаватель документационного обеспечения управления.

С О Д Е Р Ж А Н И Е

Введение

Пояснительная записка

Понятие о документе

Общие требования к документам

Бланк документа

Характеристика реквизитов документов

Классификация документов

Понятие о документообороте

Организационные документы

Устав

Положение

Структура и штатная численность

Штатное расписание

Инструкция

Правила

Распорядительные документы

Постановление

Распоряжение

Решение

Приказ

Информационно-справочные документы

Служебные письма

Протокол

Оформление справки

Акт

Докладная записка

Объяснительная записка

Служебная записка

Выписки из документов

Заявления

Трудовые контракты

Оформление таблиц

Документы по персоналу

Резюме

Анкета

Личный листок по учету персонала

Трудовая книжка

Личная карточка

Регистрация документов

Номенклатура дел

Подготовка дел к передаче в архив

Экспертиза ценности документов

Оформление командировочного удостоверения

Дифференцированные практические задания

Литература

Приложение

Толковый словарь терминов в области делопроизводства

Для заметок


В В Е Д Е Н И Е
Опыт преподавания курса «Документационное обеспечение управления» в колледжах показывает, что студенты не без труда усваивают учебный материал. Это объясняется различными причинами. Среди них можно назвать, в частности, неподготовленность аудитории к восприятию нового материала. Еще одна причина заключается в том, что, с одной стороны, предлагаемые учебники по «Документационному обеспечению управления», – а это, как правило, объемные книги – для студентов достаточно сложны; с другой стороны, издающиеся схемы и таблицы, призванные помочь обучаемому, напротив, слишком упрощены и не позволяют заглянуть вглубь того или иного учебного материала.

Настоящим учебным пособием мы попытались найти «золотую середину» и дать возможность студентам быстро сориентироваться по всем основным темам.

Целью проекта является совершенствование существующей образовательной ситуации; повышение качества знаний студентов в области «Документационного обеспечения управления». Учебное пособие выполнено с учетом новых Государственных стандартов в области делопроизводства, в нем изложен теоретический материал и представлены задания разного уровня сложности для выполнения практических работ, в зависимости от качества знаний студентов. Учебное пособие может быть использовано как для изучения дисциплины «Документационное обеспечение управления», так и для подготовки к экзаменам.

Правила и нормы обязательны для предприятий всех форм собственности. От постановки работы по документационному обеспечению управления зависит уровень и качество работы предприятия.

Знание вопросов современного документирования управленческой деятельности поможет руководителю работать без внешних (с государственными органами и партнерами) и внутренних (с подчиненными) конфликтов, сосредоточив внимание на решении задач производственно-хозяйственной деятельности, конкурентной борьбы, получения максимальной прибыли, развития предприятия.

ПОЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА
Учебное пособие по дисциплине «Документационное обеспечение управления» предназначено для реализации государственных требований к минимуму содержания и уровню подготовки студентов по специальностям: 2711 «Технология продукции общественного питания», 0601 «Экономика и бухгалтерский учет», 0613 «Государственное и муниципальное управление».

В структуре рабочего учебного плана дисциплина «Документационное обеспечение управления» является общепрофессиональной.

Разработанное учебное пособие позволит студентам получить знания и умения по дисциплине в объеме не ниже установленного государственным образовательным стандартом среднего профессионального образования для вышеуказанных специальностей.

Учебный материал предлагается изучать в той последовательности, которая дана

в учебном пособии:

В результате изучения дисциплины студент должен:

иметь представление:

• 
  об унификации документов;
  
• 
  о работе с документами по личному составу;
  

- о системе ведомственных и государственных архивов.

знать:

• 
  терминологию и определения в области делопроизводства;
  
• 
  нормативные документы, регламентирующие составление и оформление документов, порядок работы с ними;
  
• 
  реквизиты документов и правила их оформления;
  
• 
  правила составления и оформления организационно-распорядительных документов;
  
• 
  виды работ по организации работы с документами;
  
• 
  технологию, применяемую при организации работы с документами.
  

уметь:

• 
  пользоваться изученными терминами и определениями;
  
• 
  применять на практике государственные стандарты, регламентирующие организацию делопроизводства;
  
• 
  составлять и правильно оформлять основные виды организационно-распорядительных документов;
  
• 
  выполнять определенные виды работ по организации работы с документами.
  

С учетом целей, задач и требований к уровню подготовки студентов по дисциплине были разработаны дифференцированные задания, которые используются для закрепления теоретических знаний и приобретения практических умений.

Дифференцированные задания по дисциплине «Документационное обеспечение управления» являются индивидуальными. Для определения уровня знаний по пройденным темам в ходе практических занятий преподаватель предлагает студентам выполнить определенные задания. Объем и сложность дифференцированных заданий зависит от уровня подготовленности студента. Выполнив задание низкого уровня сложности, студент может перейти к выполнению задания среднего, а затем и высокого уровня сложности. Это создает возможность углубленного изучения делопроизводства, стимулирует применение полученных знаний и умений в будущей профессиональной деятельности.

В учебном пособии представлены дифференцированные задания по следующим темам:

• 
  Приказы по основной деятельности
  
• 
  Служебные письма
  
• 
  Протоколы
  
• 
  Справки
  
• 
  Акт
  
• 
  Докладные записки
  
• 
  Объяснительная записка
  
• 
  Выписки из документов
  
• 
  Заявление
  
• 
  Приказы по личному составу
  
• 
  Личное дело
  

Задания соответствуют трем уровням:

I. Высокий (задания с карточки I № 1-19);

II. Средний (задания с карточки II № 1-19);

III. Низкий (задания с карточки III № 1-19).

Высокий уровень: студенты самостоятельно должны составить и оформить документ согласно карточке-заданию, соблюдая все требованиями ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Средний уровень: студенты должны составить и оформить документ по исходным данным согласно карточке-заданию соблюдая все требованиями ГОСТ Р 6.30-2003.

Низкий уровень: студенты должны оформить документ, соблюдая все требования ГОСТ Р 6.30-2003. Текст документа со всеми необходимыми реквизитами указан в карточках-заданиях.

Основными инновационными концептуальными идеями данного учебного пособия

являются:

1. 
   Использование в обучении разноуровневых заданий на практические работы.
   
2. 
   Предоставление студентам права выбора заданий разного уровня сложности.
   
3. 
   Возможность студентов самостоятельно овладеть знаниями по дисциплине, используя данное учебное пособие.
   
4. 
   Повышение уровня мотивации в обучении.
   
5. 
   Качество подготовки студентов к профессиональной деятельности в роли руководителя среднего звена.
   

ПОНЯТИЕ О ДОКУМЕНТЕ
Документы используются в различных областях человеческой деятельности, отраслях знаний, сферах жизни, являются объектом исследования многих научных дисциплин, поэтому понятие документ многозначно и зависит от того, в какой отрасли и для какой цели он используется.

ГОСТ Р 51141-98 на терминологию делопроизводства и архивного дела дает следующее определение документа.
Документ – это зафиксированная на материальном носителе информация с

реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
Как носитель информации документ выступает в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения или предприятия, обеспечивая взаимодействие структурных частей и предприятий между собой. Документы используются для передачи информации во времени и на расстоянии. Таким образом, все документы создаются с определенной целью, связанной с производственной деятельностью учреждения.
ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ К ДОКУМЕНТАМ
Сокращение документации и уменьшение трудоемкости ее составления являются сегодня одной из актуальных задач для всех учреждений, организаций и предприятий. Одним из путей ее эффективного решения является унификация и стандартизация документов как по форме, так и по содержанию, выработка единых научно обоснованных правил подготовки и оформления документов, разработка и внедрение государственных стандартов на документы.
Под унификацией документов понимается приведение их к единообразию, это значит:

1. 
   Установление оптимального числа необходимых реквизитов, из которых складывается документ.
   
2. 
   Определение форматов бумаги, применяемых для оформления документов.
   
3. 
   Установление постоянного расположения реквизитов на бумаге.
   

Под стандартизацией документов понимается установление единых норм и требований, предъявляемых к документам.
Стандарт – это нормативный документ, содержащий комплекс норм, правил, требований

к объекту стандартизации.
При подготовке конкретного документа учитываются составляющие его элементы. Совокупность этих элементов называется формуляром документа.

Число реквизитов, характеризующих отдельные документы, различно и определяется целями документа, его назначением, требованием к содержанию и форме данного документа, способом документирования и т.д. Для многих документов число реквизитов ограничено. Отсутствие или неправильное указание какого-либо реквизита делает документ недействительным.

Формуляр, характерный для определенной разновидности документов, называют типовым формуляром.

При разработке стандартов на управленческую организационно-распорядительную документацию, прежде всего, был определен максимальный состав реквизитов этой категории документов.

ГОСТ Р 6.30-2003 содержит предельно четкие указания в отношении реквизитов документов.


При подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты:

01 - Государственный герб Российской Федерации;

02 - герб субъекта Российской Федерации;

03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 - код организации;

05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

07 - код формы документа;

08 - наименование организации;

09 - справочные данные об организации;

10 - наименование вида документа;

11 - дата документа;

12 - регистрационный номер документа;

13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа;

14 - место составления или издания документа;

15 - адресат;

16 - гриф утверждения документа;

17- резолюция;

18 - заголовок к тексту;

19 - отметка о контроле;

20 - текст документа;

21 - отметка о наличии приложения;

22 - подпись;

23 - гриф согласования документа;

24 - визы согласования документа;

25 - оттиск печати;

26 - отметка о заверении копии;

27 - отметка об исполнителе;

28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29 - отметка о поступлении документа в организацию;

30 - идентификатор электронной копии документа.


В стандарте за каждым реквизитом закреплено строго определенное место на листе. Реквизиты в формуляре-образце расположены с учетом последовательности операций по подготовке, оформлению и исполнению документа. При составлении конкретных документов необходимо исходить из требований формуляра-образца.

Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 углового бланка

	20	73		88	10
3						297
51	17	02 03		16 19
	16	08 09 10 04 05 06 07		15 17
22		12 13 14
18		18
		20
20		21 22 25
40		23 24 26 27
		28 30 29
20
	210

Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 продольного бланка

	20				10
3						297
73 18	17	02 03 16 19
	16 10 20	08 09 10 04 05 06 07
		11 12 15
		14
18		18 17
		20
20		21 22 25
40		23 24 26 27
		28 30 29
20
	210

Документы изготавливают на бланках.
      Устанавливают два стандартных формата бланков документов:

А4 (210 х 297 мм);

А5 (148 х 210 мм).

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:


     20 мм - левое;
     10 мм - правое;
     20 мм - верхнее;
     20 мм - нижнее.